Projektmanagement mit etwas Magie
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Wie schreibt man eine gute Executive Summary?
Eine gute Executive Summary spart dem Leser Zeit und motiviert tiefer in das Dokuments einzusteigen. Folgendes sollten Sie beim Schreiben beachten.
Das Informationszeitalter hat die Art und Weise verändert, wie Geschäftspläne, aber auch Projektanträge und Forschungsberichte verteilt und konsumiert werden. Heute sehen immer mehr Leser diese Inhalte digital auf einem Bildschirm. Auch ist es in der heutigen, schnelllebigen Zeit eben diese, die oft fehlt. Diese Methode des Content-Konsums erhöht das Risiko, dass wichtige Informationen aufgrund das Scan- und Scrollverhalten eines Online-Publikums verloren gehen.
Um so wichtiger ist es daher eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Dokuments zu erstellen und diese als 'Executive Summary' dem Leser an Hand zu geben.
Was ist eine Executive Summary?
Warum sollten Sie eine Executive Summary schreiben?
Wie man eine Executive Summary schreibt
Was sollte in der Executive Summary enthalten sein?
Worauf Sie bei der Zusammenfassung achten sollten
Wie beendet man eine Zusammenfassung?
Nutzen Sie Vorlagen um alles Wichtige in der Executive Summary aufzuführen
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Weiterlesen ...Die Business Modell Canvas
In zwei vorherigen Artikeln wurde das Thema der Executive Summaries bereits genauer beleuchtet. Hierbei wurde erwähnt, dass auch Businesspläne gerne in einer übersichtlichen und zusammenfassenden Form dargestellt werden. Ein bekanntes Beispiel, wie Sie Ihr Geschäftsmodell schnell und einfach darstellen können, bietet die Business Modell Canvas.
Klare und effiziente Projektkommunikation
Dank guter Meeting-Protokolle
Erstellen Sie Protokolle, die nicht einfach in der Schublade verschwinden, sondern echten Mehrwert bieten.
Früher oder später trifft es jede Person einmal – wenn auch nicht mit Begeisterung: das Protokollschreiben in einem Meeting. Wenn das nicht bereits im Vorfeld geklärt wurde, wird spätestens zu Beginn jeder Sitzung eine Person aus der Runde zum Mitschreiben ausgewählt. Die Wahl der Mittel ist vielfältig: Einige bevorzugen Stift und Papier, andere nutzen Textprogramme auf Notebooks oder Tablets, wieder andere zeichnen ein Meeting kurzerhand auf.
Weiterlesen ...S.M.A.R.T. Ziele bieten Struktur und Orientierung während eines Projekts
SMART-Ziele helfen Ihnen effektiv dabei, Ziele zu setzen, die mit Unternehmensinitiativen im Einklang stehen. Unser Leitfaden unterstützt Sie bei der Formulierung.
Fühlen Sie sich zu Beginn eines Projekts überfordert? Finden Sie es schwierig, die Produktivität Ihres Teams zu steigern? Der beste Weg, Projekt-Herausforderungen zu meistern, besteht darin, die richtigen Ziele zu definieren. SMART-Ziele bieten Ihnen eine verlässliche Struktur und klare Orientierung in Ihrem Projekt. Sie zeigen Ihnen genau auf, was Sie erreichen möchten, und helfen Ihrem Team dabei, sich an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten. Dieses Vorgehen eignet sich ideal für smart project-Initiativen und kann von Führungskräften wie auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden.
Weiterlesen ...Der ultimative Leitfaden zu PERT-Diagrammen
PERT-Diagramme sind ein grundlegendes Projektmanagement-Tool, um Projektaktivitäten zu organisieren, zu terminieren und zu koordinieren. Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile dieser Methode.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein PERT-Diagramm?
Vor- und Nachteile eines PERT-Diagramms
Die Kernmethode von PERT zur Zeitplanung
Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie ein PERT-Diagramm
Wann sollte man ein PERT-Diagramm vs. andere Tools verwenden?
Beispiel: Berechnung der Dauer mit PERT
Praktische Tipps
Fazit
Was ist ein PERT-Diagramm?
Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) ist ein Projektmanagement-Tool, das die Aktivitäten eines Projekts, ihre logischen Abhängigkeiten und ihre zeitliche Abfolge visualisiert. Es geht über den Projektstrukturplan (PSP) hinaus, indem es nicht nur die Beziehungen zwischen Aufgaben, sondern auch die Reihenfolge hervorhebt, in der sie ausgeführt werden sollten. Dadurch können Projektmanager den kritischen Pfad (d. h. die Aufgabenfolge, die direkt die Gesamtprojektdauer beeinflusst) und mögliche Zeitpuffer (Slack) identifizieren.
Warum ein PERT-Diagramm verwenden?
- Umfassender Überblick: Es zwingt Sie dazu, das gesamte Projekt durchzudenken, wodurch verborgene oder unklare Aufgaben sichtbar werden.
- Logische und chronologische Struktur: Es legt die Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aufgaben offen – entscheidend für komplexere oder langfristige Projekte.
- Identifizierung des kritischen Pfads: Zeigt enge Engpässe und Aufgaben, die unbedingt im Blick bleiben müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Zeitplanung: Durch Analyse frühester Start- und spätester Endzeiten entsteht eine genauere Planung, die oft Kosten senken kann.
- Klarer Kommunikationstool: Bietet eine leicht verständliche, visuelle Darstellung des Projektablaufs – ideal für die Kommunikation mit Stakeholdern.
Tipp: Entdecken Sie den Merlin Project Learning Path für weitere Tipps & Tricks im Projektmanagement
Vor- und Nachteile eines PERT-Diagramms
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Die Erstellung macht es erforderlich, das gesamte Projekt statt nur einzelner Teilbereiche zu durchdenken. So werden offene Punkte sichtbar. | Die Erstellung ist relativ komplex. |
| Der Netzplan liefert eine aussagekräftige Übersicht über alle Projektaktivitäten und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten. | Die Darstellung erfordert eine Einarbeitung, um den Informationsgehalt vollständig zu verstehen. |
| Der Plan kann leicht aktualisiert werden. | Je detaillierter der Netzplan, desto höher der Aufwand, um Planungsfehler zu vermeiden. |
| Eine relativ exakte Terminplanung und damit eine mögliche Kostenersparnis sind erreichbar. | Die Methode ist für kleinere Projekte überdimensioniert. |
| Engpässe (kritischer Pfad und Puffer) sind leicht zu erkennen. | |
| Der Netzplan kann unabhängig von zeitlichen Annahmen erstellt werden. | |
| Das Diagramm ist ein übersichtliches Kommunikationsmittel für Projektverantwortliche. |
Tipp: Netzplantechniken (einschließlich PERT-Diagrammen) eignen sich besonders für größere oder komplexe Projekte. Für einfachere oder kürzere Vorhaben können agile PM-Methoden mit Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme praktikabler und weniger zeitintensiv sein.
Die Kernmethode von PERT zur Zeitplanung
Ein Hauptmerkmal der PERT-Methode ist die Zeitschätzung für Aufgaben anhand dreier Werte. Anstatt nur eine einzige Zeitangabe zu nutzen, bedient sich PERT einer Drei-Punkt-Schätzung, um Unsicherheiten abzudecken:
- Optimistisch (O): Bestfallszenario, in dem alles glattläuft.
- Wahrscheinlich (M): Das realistischste Szenario unter normalen Bedingungen.
- Pessimistisch (P): Worst-Case-Szenario mit auftretenden Hindernissen und Verzögerungen.
Auf Basis dieser drei Schätzungen berechnet PERT eine erwartete Dauer (TE) pro Aktivität, üblicherweise mit der Formel:
TE = (O + 4M + P) / 6
Man kann ebenfalls die Varianz oder Standardabweichung für jede Aufgabe berechnen, um die Wahrscheinlichkeit für eine rechtzeitige Fertigstellung abzuschätzen. Moderne Projektmanagement-Software (z. B. Merlin Project) übernimmt diese Kalkulationen oft automatisch.
Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie ein PERT-Diagramm
Obwohl viele PM-Tools viel Automatisierung bieten, ist es ratsam, den Prozess zu kennen:
-
Alle Aufgaben identifizieren
- Listen Sie sämtliche Aktivitäten auf, die für den Projektabschluss nötig sind.
- Detaillierte Betrachtung von Phasen oder Deliverables – ggf. Mindmapping verwenden, wenn Kreativität gefragt ist.
-
Abhängigkeiten definieren
- Bestimmen Sie, welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.
- Gruppieren Sie Aufgaben, die gleichzeitig durchgeführt werden können.
-
Dauer schätzen
- Für eine genauere Planung: Drei-Punkt-Schätzung (O, M, P) nach PERT.
- Oder eine Einzelschätzung, wenn bereits verlässliche Daten vorliegen.
-
Diagramm erstellen
- Aktivitäten werden meist als Knoten (Boxen) dargestellt.
- Pfeile verdeutlichen Abhängigkeiten.
- Achten Sie auf eine korrekte logische und zeitliche Reihenfolge.
-
Kritischen Pfad ermitteln
- Finden Sie die längste Kette abhängiger Aufgaben, die die Projektdauer vorgibt.
- Aufgaben auf dem kritischen Pfad besitzen keinen Puffer.
-
Zeitpuffer hinzufügen
- Ermitteln Sie Aufgaben mit Spielraum (Slack), der den Gesamtplan nicht beeinflusst.
- Bedenken Sie, dass Verzögerungen bei kritischen Aufgaben das gesamte Projekt verzögern können.
-
Überprüfen & Aktualisieren
- Halten Sie Zeiten, Abhängigkeiten und Ressourcen auf dem neuesten Stand.
- Neuberechnung des kritischen Pfads nach größeren Änderungen.
Wann sollte man ein PERT-Diagramm vs. andere Tools verwenden?
Im Projektmanagement existieren zahlreiche Tools, jeweils passend für unterschiedliche Projektarten und -größen:
PERT vs. Gantt
- Gantt-Diagramm: Zeigt Aufgaben entlang einer Zeitachse (Balken) – vereinfacht Termin- und Ressourcenplanung, ideal für lineare Übersichten.
- PERT-Diagramm: Stellt Abhängigkeiten tiefergehend dar und unterstützt die frühzeitige Identifizierung möglicher Verzögerungen – ideal für große, komplexe Projekte.
PERT vs. Kanban
- Kanban: Fokussiert den Arbeitsfluss sowie Limitierung von gleichzeitigen Aufgaben – üblich in agilen oder Lean-Kontexten.
- PERT-Diagramm: Legt den Schwerpunkt auf sequentielle Planung und kritische Pfade. Passend bei vielen komplex verzahnten Aufgaben.
PERT vs. andere agile Methoden (z. B. Scrum)
- Scrum: Iterative Sprints und Daily Stand-ups, ideal bei sich stetig ändernden Anforderungen.
- PERT-Diagramm: Eher für traditionelle oder hybride Ansätze, bei denen genaue Zeitplanung und Abhängigkeitsanalysen relevant sind.
Wichtiger Hinweis: PERT lässt sich in hybride Ansätze integrieren. Manche Teams kombinieren eine PERT-Übersicht mit Kanban- oder Scrum-Boards für die tägliche Aufgabensteuerung.
Beispiel: Berechnung der Dauer mit PERT
Nehmen wir an, Sie haben die Aufgabe: Prototyp entwickeln
- Optimistisch (O): 5 Tage
- Wahrscheinlich (M): 8 Tage
- Pessimistisch (P): 14 Tage
Formel:
TE = (O + 4M + P) / 6TE = (5 + 4*8 + 14) / 6TE = (5 + 32 + 14) / 6 = 51 / 6 ≈ 8,5 Tage
Damit sollten Sie ca. 8,5 Tage einkalkulieren. In vielen PM-Tools können Sie alle drei Werte hinterlegen – die Berechnung erfolgt automatisiert.
Praktische Tipps
- Software nutzen: Merlin Project & Co. automatisieren den Netzplan. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitabschätzungen, während das Tool die Darstellung und Berechnungen übernimmt.
- Vorlagen & Ansichten: Viele Lösungen bieten Netzplan-, Mindmap- oder andere Vorlagen. Nutzen oder passen Sie diese an, um Zeit zu sparen.
- Erst grob, dann detailliert: Verschwenden Sie zu Beginn nicht zu viel Energie auf zu feine Details.
- Kommunikation: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, wie ein PERT-Diagramm zu lesen ist. Geben Sie eine kleine Einführung in Symbole und Begrifflichkeiten.
- Regelmäßige Updates: Ein PERT-Diagramm lebt – passen Sie es bei größeren Änderungen im Projekt stets an.
Fazit
Ein PERT-Diagramm ist weitaus mehr als ein statisches Schema – es ist ein strategisches Planungswerkzeug, das hilft, komplexe Projekte zu durchdenken, den kritischen Pfad zu bestimmen und Unsicherheiten bei der Zeitplanung zu berücksichtigen. Zwar erfordert es etwas mehr Aufwand als einfachere Methoden wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards, doch für umfangreiche, vielschichtige Projekte ist der Nutzen enorm.
- Für komplexe Projekte: Die analytische Tiefe lohnt den Mehraufwand.
- Für kleinere Projekte: Einfachere Tools sind oft ausreichend und zugänglicher.
- Für hybride Vorgehen: Nutzen Sie PERT für die Gesamtplanung und agile/Lean-Methoden für die tägliche Umsetzung.
Da moderne Software Tools viele Kalkulationen, Lernkurven und Diagramm-Updates automatisieren, können Sie mit der Einbindung von PERT Ihr Projektmanagement erheblich stärken.
