Gantt-Diagramm erstellen: Anleitung mit Beispiel

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm für die Terminplanung eines Projekts. Die senkrechte Achse listet die Vorgänge, die waagerechte Achse ist die Zeit in Tagen, Wochen oder Monaten. Jeder Vorgang erscheint als Balken von seinem Start bis zu seinem Ende.

Ein vollständiges Gantt-Diagramm enthält sechs Elemente:

Andere Namen für dieselbe Darstellung sind Balkenplan, Balkendiagramm und Gantt Chart. Eine Kurzdefinition steht im Glossar unter Gantt-Diagramm.

Herkunft: Der Name geht auf den US-Ingenieur Henry L. Gantt zurück, der seine Balkendiagramme zwischen 1910 und 1915 für die Steuerung von Fertigungsaufträgen einsetzte und bekannt machte. Vorläufer sind die „Chart of Biography“ von Joseph Priestley aus dem Jahr 1765 und das Harmonogramm, das der polnische Ingenieur Karol Adamiecki 1896 entwickelte (Quelle: Wikipedia, Gantt chart).

Wie liest man ein Gantt-Diagramm?

Sie lesen ein Gantt-Diagramm von links oben nach rechts unten: Links steht die Gliederung der Vorgänge, rechts zeigt jeder Balken, wann der Vorgang läuft. Je weiter rechts ein Balken beginnt, desto später startet der Vorgang; je länger er ist, desto länger dauert er.

Fünf Fragen klären jedes Gantt-Diagramm:

1. Wann endet das Projekt? Das Ende des letzten Balkens oder der letzten Raute.
2. Welche Phasen gibt es? Die Sammelbalken der Gruppen; ihre Länge rechnet die Software aus den Vorgängen darunter.
3. Was hängt wovon ab? Die Pfeile. Ein Pfeil vom Ende eines Balkens zum Anfang des nächsten heißt: erst fertig, dann weiter.
4. Was darf sich nicht verzögern? Die Balken des kritischen Pfads. In Merlin Project erscheinen sie rot.
5. Wo steht das Projekt? Der gefüllte Anteil eines Balkens ist der erledigte Teil. Liegt ein Balken links der Statuslinie und ist nicht gefüllt, hängt der Vorgang hinterher.

Beispiel: Wie sieht ein Gantt-Diagramm für ein Projekt aus?

Ein Gantt-Diagramm für ein Projekt entsteht aus einer Vorgangsliste mit Dauer und Vorgänger. Unser Beispiel: Ein Softwarehersteller stellt in 8 Wochen auf einer Fachmesse aus und fasst danach 2 Wochen lang die Kontakte nach. Sieben Vorgänge, zwei Meilensteine, alle Dauern in Wochen.

So lesen Sie das Ergebnis:

1. Projektdauer: Der kritische Pfad A, B, C, F, G summiert sich auf 2 + 1 + 4 + 1 + 2 = 10 Wochen.
2. Engpass: Der Messestand C ist mit 4 Wochen der längste Vorgang auf dem kritischen Pfad. Liefert der Standbauer eine Woche später, rückt die Messeeröffnung in Woche 9, und der Messetermin ist verpasst.
3. Puffer: Die Exponate D enden in Woche 6, der Aufbau F beginnt erst in Woche 8. D darf also 1 Woche länger dauern. Die Prospekte E haben 3 Wochen Puffer.
4. Meilensteine: M1 trennt Planung und Umsetzung. Erst nach der Freigabe starten B, D und E parallel. M2 ist der Fixtermin, an dem sich der ganze Plan ausrichtet.

Dieselbe Logik gilt für Bauprojekte, Softwareprojekte und Umzüge: Ändern Sie eine Dauer auf dem kritischen Pfad, verschiebt sich das Ende. Ändern Sie eine Dauer innerhalb des Puffers, bleibt das Ende stehen.

Wie erstellen Sie ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm erstellen Sie in sieben Schritten: Vorgänge sammeln, Dauern schätzen, Abhängigkeiten setzen, Meilensteine markieren, Vorgänge gruppieren, kritischen Pfad prüfen und den Fortschritt laufend nachtragen.

1. Vorgänge sammeln: Leiten Sie die Vorgänge aus dem Projektstrukturplan ab. Ein Vorgang ist eine Arbeit mit klarem Ergebnis, zum Beispiel „Standfläche buchen“.
2. Dauern schätzen: Fragen Sie die Personen, die die Arbeit erledigen. Tragen Sie die Dauer ein, nicht Start- und Enddatum.
3. Abhängigkeiten setzen: Legen Sie für jeden Vorgang fest, worauf er wartet. Der häufigste Typ ist Ende zu Anfang: B beginnt, wenn A endet. Wie Sie mit Überlappungen und Wartezeiten planen, zeigt der Artikel zu Vorlauf und Nachlauf.
4. Meilensteine markieren: Setzen Sie Meilensteine an Freigaben, Phasenenden und Fixtermine. Im Beispiel sind es zwei. Wann ein Meilenstein sinnvoll ist, erklärt der Artikel Meilensteine im Projektmanagement.
5. Gruppieren: Fassen Sie zusammengehörige Vorgänge zu Phasen zusammen. Die Gruppe zeigt Start, Ende und Dauer der Phase als Sammelbalken.
6. Kritischen Pfad prüfen: Die Vorgänge ohne Puffer bestimmen das Projektende. Passt das Ende nicht zum Zieltermin, kürzen Sie Vorgänge auf diesem Pfad oder lassen sie überlappen; siehe Crashing und Fast Tracking.
7. Fortschritt nachtragen: Ein Gantt-Diagramm ist nur so gut wie sein letzter Stand. Tragen Sie erledigte Anteile und tatsächliche Termine wöchentlich ein und vergleichen Sie sie mit dem Basisplan.

Tipp: Legen Sie feste Termine nur dort fest, wo sie wirklich fest sind, meist an Meilensteinen. Alle anderen Termine ergeben sich aus Dauer und Abhängigkeit. Verschiebt sich ein Vorgang, rechnet die Software den Rest des Plans neu.

Statt jedem Vorgang ein Start- und Enddatum zu geben, werden nur ausgewählte Vorgänge (meist Meilensteine) im Projekt mit einem Datum versehen. Wenn diese unbedingt an einem bestimmten Datum liegen müssen, können sie sogar fixiert werden.
Kathrin Lamm, zertifizierte Merlin Project Trainerin

Wie erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Merlin Project?

In Merlin Project erstellen Sie ein Gantt-Diagramm, indem Sie im Strukturplan Vorgänge mit Dauern anlegen und verknüpfen. Das Gantt-Diagramm rechts neben der Tabelle zeichnet Balken, Pfeile und Rauten automatisch und rechnet die Termine bei jeder Änderung neu.

1. Projekt anlegen: Wählen Sie Ablage > Neu …, dann Leeres Dokument und Erstellen. Merlin Project öffnet den Strukturplan.
2. Vorgänge eingeben: Tippen Sie den ersten Vorgang in die leere Zeile, jeden weiteren mit Cmd+N.
3. Dauer eintragen: Öffnen Sie den Inspektor mit F1 und tragen Sie im Reiter Plan die Dauer ein, zum Beispiel „4w“ für vier Wochen.
4. Gruppieren: Rücken Sie Vorgänge mit Ctrl+Cmd+→ unter einen Phasenvorgang ein. Die Gruppe rechnet ihre Dauer selbst aus.
5. Meilensteine einfügen: Einfügen > Meilenstein (Alt+Cmd+M). Merlin Project zeichnet den Meilenstein als Raute.
6. Verknüpfen: Wählen Sie Vorgänger und Nachfolger aus und wählen Sie Struktur > Verknüpfen > Ende zu Anfang (Ctrl+Cmd+L). Alternativ ziehen Sie mit gedrückter Alt-Taste im Gantt-Diagramm von einem Balken zum nächsten.
7. Kritischen Pfad zeigen: Darstellung > Kritischen Pfad zeigen färbt die Kette ohne Puffer rot. Die Spalte Erwartete gesamte Pufferzeit zeigt den Puffer jedes Vorgangs.

Für die laufende Steuerung wechseln Sie die Projektansicht: Fortschritt färbt die Balken danach, wie gut jeder Vorgang im Plan liegt, Meilensteine zeigt nur die Meilensteine, Soll/Ist-Vergleich (Zeit) stellt geplante und erwartete Termine gegenüber. Die Lektion Kontext und Logik hinzufügen zeigt alle Abhängigkeitstypen im Detail.

Vorlage: Phasen mit Gantt

Die Vorlage „Phasen mit Gantt“ teilt das Fenster: oben die Phasen als Karten mit Start, Ende und Erledigungsgrad, unten der Strukturplan mit Gantt-Diagramm. Stilregeln färben gleichartige Vorgänge gleich ein. Laden Sie die Datei herunter und ersetzen Sie die Vorgänge durch Ihre eigenen.

Vorlage öffnen

Im Strukturplan von Merlin Project sehen Sie dieselben Vorgänge auf Wunsch auch als PERT-Netzplan oder als Kanban-Board. Sie pflegen die Daten einmal.

Wann eignet sich ein Gantt-Diagramm, und wann nicht?

Ein Gantt-Diagramm eignet sich für Projekte mit festem Endtermin, bekannten Arbeitsschritten und vielen Abhängigkeiten, zum Beispiel Bau, Veranstaltungen, Produkteinführungen oder Umzüge. Für Arbeit, deren Umfang sich jede Woche ändert, passt ein Kanban-Board besser.

Stärken:

• Termine, Dauern und Reihenfolge stehen auf einer Seite; Auftraggeber verstehen den Plan ohne Einführung.
• Der kritische Pfad zeigt, welche Vorgänge Sie eng überwachen müssen.
• Mit Basisplan und Statuslinie sehen Sie Verzug, bevor er beim Endtermin ankommt.

Grenzen:

• Ab einigen hundert Zeilen verliert das Diagramm die Übersicht. Gruppen und eingeklappte Phasen halten es lesbar.
• Ein Gantt-Diagramm zeigt keine Unsicherheit. Eine Dauer von 4 Wochen sieht gleich sicher aus, egal ob sie auf Erfahrung oder auf einer Vermutung beruht. Hier hilft die Monte-Carlo-Simulation.
• Ohne Pflege veraltet der Plan in wenigen Wochen.

Viele Teams kombinieren beides: Phasen und Meilensteine im Gantt-Diagramm, die Arbeit innerhalb einer Phase auf dem Kanban-Board. Diesen Ansatz beschreibt der Artikel zum hybriden Projektmanagement. Den klassischen Phasenablauf erklärt der Ratgeber zum Wasserfallmodell.

Worauf achten Sie bei Gantt-Software?

Gantt-Software lohnt sich, sobald ein Plan Abhängigkeiten hat: Sie verschiebt alle Nachfolger, wenn sich ein Vorgang verzögert. Excel hat keinen vordefinierten Diagrammtyp für Gantt-Diagramme; Microsoft beschreibt als Behelf ein angepasstes gestapeltes Balkendiagramm (Quelle: Microsoft Support, Gantt-Diagramm in Excel). Abhängigkeiten rechnet so ein Diagramm nicht durch: Verschieben Sie einen Vorgang, ändern Sie alle Nachfolger von Hand.

Prüfen Sie diese sieben Punkte:

1. Automatische Terminberechnung: Verschiebt die Software Nachfolger, wenn sich eine Dauer ändert?
2. Abhängigkeitstypen: Gibt es neben Ende zu Anfang auch Anfang zu Anfang, Ende zu Ende und Vorlauf oder Nachlauf?
3. Kritischer Pfad und Puffer: Zeigt die Software beides ohne Handarbeit?
4. Soll/Ist-Vergleich: Können Sie einen Basisplan sichern und den Ist-Stand dagegen halten?
5. Ressourcen: Erkennt die Software, wenn eine Person in derselben Woche doppelt verplant ist?
6. Weitere Ansichten: Netzplan, Kanban-Board oder Mindmap auf denselben Daten?
7. Austausch: Öffnet und speichert die Software Dateien von Microsoft Project und Excel? Merlin Project zeigt die Formate unter Zusammenarbeit und Import/Export.

Praktische Tipps

1. Gruppieren statt scrollen: Ein Veranstaltungsplan gliedert sich zum Beispiel in Ort und Logistik, Gäste, Marketing, Programm und Nachbereitung. Eingeklappt zeigt das Diagramm fünf Sammelbalken.
2. Meilensteine sparsam setzen: Wird jeder Schritt zum Meilenstein, fällt keiner mehr auf.
3. Das Team schätzen lassen: Wer die Arbeit macht, kennt die Dauer besser als die Projektleitung.
4. Wöchentlich aktualisieren: Ein veralteter Plan schadet mehr als keiner, weil alle ihm vertrauen.
5. Für den Vorstand verdichten: Zeigen Sie Stakeholdern nur Phasen und Meilensteine. Die Details bleiben im Arbeitsplan.

Wenn ich einen Projektplan erstelle, setze ich Meilensteine mindestens auf der obersten Ebene zwischen den Phasen. So habe ich bei jeder Vorstandssitzung immer einen Status, ohne mich in den Details zu verlieren.
Frank Blome, Geschäftsführer von ProjectWizards

Wer einen Plan nicht bei null beginnen will, findet in der Checkliste mit 100 Aufgaben für jedes Projekt die typischen Vorgänge.

Fazit

Ein Gantt-Diagramm übersetzt eine Vorgangsliste mit Dauern und Abhängigkeiten in einen Zeitplan. Es liefert drei Ergebnisse: das Projektende, den kritischen Pfad und den Puffer aller übrigen Vorgänge. Im Beispiel sind das 10 Wochen, die Kette A, B, C, F, G und 1 bis 3 Wochen Puffer für Exponate und Prospekte. Planen Sie mit Dauern statt mit Datumsangaben, dann rechnet die Software jede Änderung für Sie durch.

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