Kosten einrichten
Budgetplanung und Kostenzuweisung sind wichtige Aspekte des Projektmanagements, und Merlin Project gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um diese Aufgaben effizient zu bewältigen. Hier finden Sie eine kurze Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert:
Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht die Vorgänge, Meilensteine, Gruppen oder Zuweisungen aus, denen Sie Budgets und Kosten zuweisen möchten. Klicken Sie auf den Inspektor und gehen Sie zum dritten Tab - der mit dem Bild von Münzen und einem Dollarzeichen. Im Finanzinspektor sehen Sie drei Tabs: Budget, Kosten und Saldo.
Tab Budget
Auf dem Tab "Budget" verwalten und kontrollieren Sie die Budgets für die ausgewählten Artikel. Dabei können Sie sowohl beantragte als auch genehmigte Budgets festlegen.
Tipp: Wenn Sie kein Budget haben und grundlegende Projektkosten eingeben möchten, verwenden Sie den Tab "Finanzen → Kosten".
Tab Kosten
Auf dem Tab "Kosten" können Sie Basiskosten für Vorgänge und Zuweisungen eingeben. Geben Sie eine Basiskostenposition ein, indem Sie auf den Pfeil zum Öffnen des Feldes klicken. Drücken Sie dann auf das Plus-Symbol, um eine neue Position einzugeben. Um mehrere Kostenpositionen hinzuzufügen, klicken Sie wiederholt auf das Plus-Symbol. Merlin Project summiert diese Kosten automatisch für Sie im Feld "Grundkosten".
Tipp: Für die Fälligkeit der Kosten, auch "Abgrenzung" genannt, wählen Sie je nach den Anforderungen Ihres Projekts Optionen wie "Fällig sofort", "Fällig zu Beginn", "Anteilig fällig" oder "Fällig Am Ende".
Tab Saldo
Auf dem Tab Saldo erhalten Sie einen Überblick über die Kosten, kategorisiert als Erwartet, Geplant und Tatsächlich - in jedem Segment getrennt nach Grundkosten, Arbeitskosten und Zusatzkosten und abgezogen vom genehmigten Budget, um den Saldo zu berechnen.
Tipp: Klicken Sie auf das Projekt in Zeile #0 und wechseln Sie zum Inspektor für "Finanzen → Saldo", um die Gesamtsumme aller Projektkostenpositionen, kategorisiert nach erwartetem, geplantem und tatsächlichem Budget, anzuzeigen.
Bei der Untersuchung der Kostentreiber für die Veranstaltung zum Tag der offenen Tür von VitaLeaf Botanicals Inc. ergeben sich mehrere finanzielle Überlegungen:
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Was den Aspekt 'Veranstaltungsort und Logistik' betrifft, so werden die größten Ausgaben wahrscheinlich durch die Anmietung des Veranstaltungsraums entstehen, der die grüne Ästhetik der Marke widerspiegeln muss. Zu den weiteren Ausgaben in diesem Bereich gehören die Miete von Möbeln, Bühnenbildern und modernster audiovisueller Ausrüstung, um ein beeindruckendes Erlebnis zu schaffen. Die Produktionskosten für die Beschilderung und die Informationsdisplays sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, ganz zu schweigen von den unerlässlichen Vorkehrungen für wetterbedingte Unwägbarkeiten, die die Anmietung von Zelten oder anderen Schutzvorrichtungen beinhalten können.
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Wenn Sie zum Gästemanagement übergehen, umfassen die finanziellen Verpflichtungen das kreative Design und den Druck der Einladungen sowie das Porto für den traditionellen Postversand. Die Investition in ein zuverlässiges und effizientes Anmeldesystem für die Bearbeitung der Rückmeldungen in Verbindung mit dem Personal, das für den Empfang und die Koordination der Gäste am Tag benötigt wird, stellt eine weitere Kostenstelle dar.
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Die Marketing- und Werbemaßnahmen werden durch gezielte Werbung in den sozialen Medien, die Produktion hochwertiger Werbematerialien und möglicherweise durch die Beauftragung von PR-Dienstleistern für die Berichterstattung in der lokalen Presse Kosten verursachen. Diese Bemühungen sind entscheidend, um die Begeisterung zu wecken und eine hohe Beteiligung zu gewährleisten.
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Im Bereich Vorgänge und Engagement kann die Budgetierung für interaktive Sitzungen und Workshops die Einstellung von Experten oder Moderatoren, die Beschaffung von Materialien für Live-Demonstrationen und möglicherweise Kosten für besondere Merkmale oder Attraktionen beinhalten, um die Teilnehmer zu begeistern.
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Die Kategorie Catering und Annehmlichkeiten umfasst nicht nur die Kosten für den Cateringservice, sondern auch Überlegungen für ein vielfältiges Menü, das auf das botanische Thema abgestimmt ist, einschließlich biologischer und pflanzlicher Erfrischungen, die die Werte des Unternehmens widerspiegeln.
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Für das Markenerlebnis werden Ausgaben für die Gestaltung hochwertiger Produktauslagen und Informationsstände getätigt, wobei ein zusätzliches Budget für kostenlose Proben und Werbegeschenke vorgesehen ist, die die Teilnehmer beeindrucken und einen bleibenden Eindruck von der Marke hinterlassen sollen.
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Das Post-Event Management schließlich verursacht Kosten im Zusammenhang mit der Sammlung von Feedback und Analysetools sowie der Erstellung von persönlichen Danksagungen an die Gäste, die zu einem umfassenden und professionellen Nachbereitungsprozess beitragen.
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