Events & Veranstaltungen
200 Dienstleister. Ein Termin. Null Spielraum.
Events haben ein fixes Datum. Ob der Caterer liefert, die Technik steht und die Genehmigung vorliegt, entscheidet sich in den Wochen davor. Merlin Project macht sichtbar, was wann passieren muss und was blockiert.
Eventplanung in der Praxis
Warum Tabellen bei Veranstaltungen versagen
Aufbau, Event, Abbau, alles verzahnt
Die Bühne muss stehen, bevor Licht und Ton kommen. Catering braucht Strom. In der Tabelle sehen Sie Zeilen, keine Abhängigkeiten.
Letzte Änderungen, täglich
Der Headliner sagt ab, der Sponsor will einen größeren Stand, die Behörde ändert Auflagen. Jede Änderung betrifft Dutzende Folgeaufgaben.
Kein Internet in der Halle
In der Messehalle oder auf dem Festivalgelände gibt es kein stabiles Internet. Ihr Cloud-PM-Tool zeigt einen Ladebalken statt Ihren Zeitplan.
Zu viele Beteiligte, zu wenig Überblick
Caterer, Security, Techniker, Dekorateure, Behörden: jeder hat seinen Zeitplan. Sie müssen alle koordinieren, aber niemand arbeitet in Ihrem Tool.
Eventplanung mit Merlin Project
Abhängigkeiten zwischen Gewerken
Verknüpfen Sie Aufbau-Phasen mit Abhängigkeiten. Wenn der Bühnenbau einen Tag länger dauert, verschieben sich Licht, Ton und Bestuhlung automatisch. Sie sehen sofort, ob der Zeitplan hält.
Offline auf dem Gelände
Merlin Project läuft komplett lokal. Auf dem iPad haben Sie den gesamten Ablaufplan dabei, ob in der Halle, auf dem Festivalgelände oder im Backstage-Bereich. Änderungen synchronisieren sich, sobald Sie wieder Netz haben.
PDF-Zeitpläne für alle
Exportieren Sie maßgeschneiderte PDFs für jeden Dienstleister. Der Caterer sieht seine Aufgaben, der Techniker seine. Druckfertig, übersichtlich, auf einen Blick erfassbar.
Ein Template, jedes Event
Messe, Kongress, Festival, Roadshow. Einmal sauber aufgesetzt, mehrfach nutzbar. Bewährte Event-Strukturen als Vorlage speichern und beim nächsten Event in Minuten anpassen, statt bei null zu starten. Der Wissensverlust zwischen Events gehört der Vergangenheit an.
Funktionen für Eventplanung
Gantt-Diagramm
Aufbau, Event und Abbau als verknüpfte Phasen mit präzisem Timing.
Ressourcenplanung
Dienstleister und Personal zuweisen und Verfügbarkeiten prüfen.
iPad-App
Voller Zugriff auf den Eventplan, offline in der Location.
PDF-Export
Individuelle Zeitpläne für jeden Dienstleister exportieren.
Dateianhänge
Verträge, Genehmigungen und Lagepläne an Vorgänge anhängen.
Vorlagen
Wiederholende Events als Vorlage speichern und wiederverwenden.
MagicSync
Patentierte Synchronisation zwischen Event-Leitung, Technik und Produktion, ohne Konfliktdateien.
Budget im Griff
Kosten pro Vorgang zuweisen, Gesamtbudget in Echtzeit überwachen. Vor dem Event, nicht danach.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert Merlin Project, wenn in der Messehalle kein Netz ist?
Merlin Project arbeitet komplett lokal auf Mac und iPad. Sie haben den vollständigen Ablaufplan dabei, auch ohne Mobilfunk oder WLAN. Sobald Sie wieder online sind, synchronisiert MagicSync Ihre Änderungen automatisch und konfliktfrei.
Kann ich jedem Dienstleister einen eigenen Zeitplan bereitstellen?
Ja. Filtern Sie Ihren Gesamtplan nach Ressource oder Gewerk und exportieren Sie als PDF: der Caterer sieht nur seine Aufgaben, der Techniker nur seine, die Security nur ihre Bereiche. Druckfertig, mit Logo und Ihrer Farbgebung.
Was passiert, wenn der Headliner drei Tage vor dem Event absagt?
Sie verschieben den Vorgang. Alle abhängigen Aufgaben (Bühnenumbau, Sound-Check, Catering-Timing, Security-Briefing) rücken automatisch nach. Sie sehen sofort, welche Gewerke informiert werden müssen, ohne Excel-Dominoeffekt.
Gibt es fertige Vorlagen für wiederkehrende Event-Formate?
Ja. Im Vorlagen-Bereich finden Sie Strukturen für Kongresse, Messen, Firmenevents und Roadshows. Eigene Vorlagen erstellen Sie aus jedem bestehenden Event mit einem Klick.
