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Branchen

Beeindruckende Veranstaltungen - geplant mit Merlin Project

Merlin Project für die Veranstaltungs- und Eventbranche

Messen, Kongresse, Marketingaktionen, Firmenevents, Volksfeste, Konzerte, Festivals, Sportereignisse bis hin zu kleinen und großen privaten Feiern - keine Branche ist so vielfältig, wie die Veranstaltungs- und Eventbranche. Die Gäste und Besucher sehen in der Regel nur das Ergebnis, also das Event selber. Vor der Durchführung solcher Veranstaltungen steht aber die Planung und Organisation. Umso größer ein Event ist und umso mehr Beteiligte es hat, desto wichtiger ist die konkrete Strategie für eine zielgerichtete Organisation. Die Arbeit beinhaltet abwechslungsreiche Termine, spannende Aufgaben und vielfältige Auftraggeber.

Veranstaltungen ermöglichen und fördern die Begegnung von Menschen, stellen persönliche Kontakte und Bindungen her, wecken Emotionen und erzeugen dadurch eine positive Stimmung.

Veranstaltungsziele

Dabei ist Event nicht gleich Event. Veranstaltungen haben unterschiedliche Ziele, aus denen sich das „Veranstaltungsdesign“ und die Veranstaltungsform ableitet. Das Veranstaltungsdesign wird dabei bestimmt von Didaktik, Methodik, Kommunikationsform, Ablauf, Veranstaltungsort und Veranstaltungsstätte, z. B. durch die Verfügbarkeit der Räume oder der Technik, und ist Grundlage für die Veranstaltungsform. Nicht zu vergessen die Unterscheidung zwischen kommerziellen Events, die einen wirtschaftlichen Zweck erfüllen sollen und nicht-kommerziellen Events, womit in der Regel Privatveranstaltungen gemeint sind.

Phasen der Eventplanung

Unabhängig von Veranstaltungsziel und Kategorie besteht jedes Event aus mehreren Phasen und an jeder Phase sind unterschiedliche Akteure beteiligt.

Ideenphase

Zu Beginn wird die Idee für eine Veranstaltung umrissen und verfeinert. Dazu gehören Vorgespräche mit Partnern, die die Durchführung unterstützen, die Information über benötigte Unterlagen und die Erstellung einer Machbarkeitsstudie.

Planungsphase

Die Planungsphase beinhaltet die Abstimmung mit den Behörden. Das Ziel ist es, eine fertige Erlaubnis, eine Festsetzung oder einen Bescheid zu erhalten. Je nach Veranstaltung können weitere Konzepte erforderlich und von den Ämtern angefordert werden.

Umsetzungsphase

Ist das behördliche Verfahren abgeschlossen, kann die Umsetzung beginnen. Die Verträge mit den Dienstleistern müssen geschlossen und Personal muss akquiriert werden, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Auch die Auflagen müssen erfüllt werden. In dieser Phase kann es immer wieder Gespräche mit den beteiligten Akteuren geben.

Durchführungsphase

Die Phase der Durchführung umfasst den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. Das behördliche Verfahren umfasst ggf. eine Freigabe und eine Abnahme bei Schluss der Veranstaltung.

Nachbereitungsphase

In der Nachbereitungsphase wird die Veranstaltung ausgewertet. Dies umfasst die Kommunikation, die Auswertung der Besucherzahl und negative wie positive Effekte. Das Ziel sind Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Durchführung.

Unser Support empfiehlt!

Projektvorlagen erleichtern den Start eines Projekts. Einige Vorlagen sind in Merlin Project bereits eingebaut, Sie können die Liste aber jederzeit selber erweitern.

Egal ob agil mit dem Kanban-Board oder klassisch mit dem Projektstrukturplan, die einzelnen Phasen lassen sich prima in Merlin Project abbilden. Auch unterwegs in der Eventlocation haben Sie auf dem iPad immer alle wichtigen Informationen dabei. So steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts im Wege!

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