Événements et Spectacles
200 prestataires. Une date. Aucune marge d'erreur.
Les événements ont une date fixe. Que le traiteur livre, que la technique soit prête et que l'autorisation soit là se joue dans les semaines qui précèdent. Merlin Project montre ce qui doit arriver quand, et ce qui bloque.
La planification d'événement au quotidien
Pourquoi les tableurs échouent sur les événements
Montage, événement, démontage, tout est imbriqué
La scène doit être montée avant que la lumière et le son arrivent. Le traiteur a besoin de courant. Dans un tableur, vous voyez des lignes, pas des dépendances.
Des changements de dernière minute, chaque jour
La tête d'affiche annule, le sponsor demande un stand plus grand, l'autorité modifie les règles. Chaque changement touche des dizaines de tâches en aval.
Pas d'Internet sur le site
Dans le hall d'exposition ou sur le site d'un festival, il n'y a pas d'Internet stable. Votre outil cloud affiche une barre de chargement au lieu de votre planning.
Trop d'intervenants, pas assez de vue d'ensemble
Traiteurs, sécurité, techniciens, décorateurs, administrations : chacun a son propre calendrier. Vous devez les coordonner tous, mais personne ne travaille dans votre outil.
Planification d'événement avec Merlin Project
Dépendances entre corps de métier
Reliez les phases de montage par des dépendances. Si le montage scénique prend un jour de plus, lumière, son et placement se décalent automatiquement. Vous voyez immédiatement si le planning tient.
Hors ligne sur le site
Merlin Project fonctionne entièrement en local. Sur l'iPad, vous avez tout le déroulé avec vous, dans le hall, sur le site du festival, en backstage. Les modifications se synchronisent dès que vous êtes à nouveau en ligne.
Des PDF sur mesure pour chacun
Exportez des PDF personnalisés pour chaque prestataire. Le traiteur voit ses tâches, le technicien les siennes. Prêts à imprimer, clairs, lisibles d'un coup d'œil.
Un modèle, chaque événement
Salon, congrès, festival, tournée. Configuré une fois, réutilisable à volonté. Enregistrez les structures d'événement éprouvées comme modèles et adaptez-les en quelques minutes pour l'édition suivante au lieu de repartir de zéro. La perte de savoir-faire entre deux éditions est terminée.
Fonctions pour la planification d'événements
Diagramme de Gantt
Montage, événement et démontage en phases liées avec un timing précis.
Planification des ressources
Affectez prestataires et personnel. Vérifiez les disponibilités.
App pour iPad
Accès complet au planning, hors ligne sur le site.
Export PDF
Exportez des plannings individualisés pour chaque prestataire.
Pièces jointes
Joignez contrats, autorisations et plans de site aux tâches.
Modèles
Enregistrez les événements récurrents comme modèles et réutilisez-les.
MagicSync
Synchronisation brevetée entre direction d'événement, technique et production, sans fichiers en conflit.
Budget maîtrisé
Attribuez des coûts aux tâches et suivez le budget global en temps réel. Avant l'événement, pas après.
Questions fréquentes
Comment fonctionne Merlin Project quand il n'y a pas de réseau dans le hall ?
Merlin Project fonctionne entièrement en local sur Mac et iPad. Vous avez le déroulé complet avec vous, même sans réseau mobile ni Wi-Fi. Dès le retour en ligne, MagicSync synchronise vos modifications automatiquement et sans conflits.
Puis-je fournir à chaque prestataire son propre planning ?
Oui. Filtrez votre planning maître par ressource ou corps de métier et exportez en PDF : le traiteur ne voit que ses tâches, le technicien les siennes, la sécurité ses zones. Prêts à imprimer, avec votre logo et vos couleurs.
Que se passe-t-il si la tête d'affiche annule trois jours avant ?
Vous déplacez la tâche. Toutes les tâches dépendantes (remontage, balance son, timing du traiteur, briefing sécurité) se décalent automatiquement. Vous voyez immédiatement quels prestataires prévenir, sans effet domino d'Excel.
Existe-t-il des modèles prêts à l'emploi pour les formats récurrents ?
Oui. La section Modèles inclut des structures pour congrès, salons, événements d'entreprise et tournées. Vous pouvez transformer n'importe quel événement existant en modèle d'un simple clic.
