Des événements impressionnants - prévus avec Merlin Project

Foires commerciales, congrès, campagnes de marketing, événements d'entreprise, fêtes publiques, concerts, festivals, événements sportifs et même petites et grandes célébrations privées - aucun secteur n'est aussi diversifié que celui de l'événementiel. Les invités et les visiteurs ne voient généralement que le résultat, c'est-à-dire l'événement lui-même. Cependant, avant que de tels événements puissent avoir lieu, il y a la planification et l'organisation. Plus un événement est important et plus il compte de participants, plus la stratégie concrète d'une organisation orientée vers un objectif est importante. Le travail implique des rendez-vous variés, des tâches passionnantes et des clients divers.

Les événements permettent et encouragent les gens à se rencontrer, à établir des contacts et des liens personnels, à susciter des émotions et à créer ainsi une atmosphère positive.

Objectifs de l'événement

Tous les événements ne sont pas les mêmes. Les événements ont des objectifs différents, dont découlent la "conception de l'événement" et la forme de l'événement. La conception de l'événement est déterminée par la didactique, la méthodologie, la forme de communication, la séquence des événements, le lieu et l'emplacement de l'événement, par exemple par la disponibilité des salles ou la technologie, et constitue la base de la forme de l'événement. Sans oublier la distinction entre les événements commerciaux, qui doivent remplir un objectif économique, et les événements non commerciaux, qui sont généralement des événements privés.

Phases de l'organisation d'un événement

Indépendamment de l'objectif et de la catégorie de l'événement, chaque événement se compose de plusieurs phases et différents acteurs sont impliqués dans chaque phase.

Phase de l'idée

Au début, l'idée d'un événement est esquissée et affinée. Cela comprend des discussions préliminaires avec les partenaires qui soutiennent la mise en œuvre, des informations sur les documents requis et la préparation d'une étude de faisabilité.

Phase de planification

La phase de planification comprend la coordination avec les autorités. L'objectif est d'obtenir un permis, une détermination ou un avis complet. Selon l'événement, d'autres concepts peuvent être requis et demandés par les autorités.

Phase de mise en œuvre

Une fois la procédure officielle terminée, la mise en œuvre peut commencer. Les contrats avec les prestataires de services doivent être conclus et le personnel doit être recruté pour assurer le bon déroulement de l'événement. Les conditions requises doivent également être remplies. Au cours de cette phase, il peut y avoir des discussions répétées avec les parties prenantes concernées.

Phase de mise en œuvre

La phase de mise en œuvre comprend le montage, l'événement lui-même et le démontage. La procédure officielle peut inclure une décharge et une acceptation à la fin de l'événement.

Phase de suivi

Dans la phase de suivi, l'événement est évalué. Cela comprend la communication, l'évaluation du nombre de visiteurs et les effets négatifs et positifs. L'objectif est d'identifier les améliorations possibles pour le prochain événement.

Qu'elles soient agiles avec le tableau Kanban ou classiques avec l'organigramme des tâches du projet, les différentes phases peuvent être facilement cartographiées dans Merlin Project. Même en déplacement sur le lieu de l'événement, vous avez toujours toutes les informations importantes avec vous sur l'iPad. Ainsi, rien ne s'oppose à la réussite d'un événement !