Eventos y Espectáculos
200 proveedores. Una fecha. Cero margen de error.
Los eventos tienen una fecha fija. Que el catering entregue, que la técnica esté lista y que el permiso esté en regla se decide en las semanas previas. Merlin Project muestra qué tiene que pasar cuándo, y qué está bloqueando.
La planificación de eventos en la práctica
Por qué las hojas de cálculo fallan en los eventos
Montaje, evento, desmontaje, todo encadenado
El escenario tiene que estar antes de que lleguen luz y sonido. El catering necesita corriente. En una hoja de cálculo ve filas, no dependencias.
Cambios de última hora, a diario
El cabeza de cartel cancela, el patrocinador pide más stand, la autoridad cambia los requisitos. Cada cambio afecta a decenas de tareas dependientes.
Sin Internet en el recinto
En el pabellón o en el recinto del festival no hay Internet estable. Su herramienta en la nube muestra una barra de carga en lugar de su calendario.
Demasiados actores, poca visibilidad
Catering, seguridad, técnicos, decoradores, autoridades: cada uno con su propio calendario. Tiene que coordinarlos a todos, pero nadie trabaja en su herramienta.
Planificación de eventos con Merlin Project
Dependencias entre oficios
Vincule las fases de montaje con dependencias. Si el montaje del escenario dura un día más, luz, sonido y butacas se desplazan automáticamente. Verá al instante si el calendario aguanta.
Sin conexión en el recinto
Merlin Project funciona totalmente en local. En el iPad tiene el plan completo, ya sea en el pabellón, en el recinto del festival o en backstage. Los cambios se sincronizan en cuanto vuelve a haber conexión.
Planes PDF para cada uno
Exporte PDFs a medida para cada proveedor. El catering ve sus tareas, el técnico las suyas. Listos para imprimir, claros, legibles de un vistazo.
Una plantilla, cada evento
Feria, congreso, festival, road show. Configúrelo una vez, reutilícelo siempre. Guarde estructuras probadas como plantillas y adáptelas en minutos para el próximo evento en lugar de empezar de cero. La pérdida de conocimiento entre eventos pasa a la historia.
Funciones para la planificación de eventos
Diagrama de Gantt
Montaje, evento y desmontaje como fases vinculadas con tiempos precisos.
Planificación de recursos
Asigne proveedores y personal. Consulte disponibilidades.
App para iPad
Acceso completo al plan del evento, sin conexión en el recinto.
Exportación PDF
Exporte planes individuales para cada proveedor.
Archivos adjuntos
Adjunte contratos, permisos y planos del recinto a las tareas.
Plantillas
Guarde eventos recurrentes como plantillas y reutilícelos.
MagicSync
Sincronización patentada entre dirección de evento, técnica y producción, sin archivos en conflicto.
Presupuesto bajo control
Asigne costes a las tareas y supervise el presupuesto total en tiempo real. Antes del evento, no después.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona Merlin Project si en el pabellón no hay cobertura?
Merlin Project funciona completamente en local en Mac y iPad. Lleva consigo el plan completo, incluso sin datos móviles ni Wi-Fi. Cuando vuelve la conexión, MagicSync sincroniza sus cambios de forma automática y sin conflictos.
¿Puedo dar a cada proveedor su propio calendario?
Sí. Filtra el plan general por recurso u oficio y lo exporta como PDF: el catering ve solo sus tareas, el técnico solo las suyas, la seguridad solo sus zonas. Listo para imprimir, con su logo y sus colores corporativos.
¿Qué pasa si el artista principal cancela tres días antes del evento?
Mueve la tarea. Todas las tareas dependientes (remontaje del escenario, prueba de sonido, coordinación del catering, briefing de seguridad) se desplazan automáticamente. Verá al instante a qué proveedores hay que avisar, sin efecto dominó de Excel.
¿Hay plantillas listas para formatos de evento recurrentes?
Sí. En la sección de plantillas encontrará estructuras para congresos, ferias, eventos corporativos y road shows. Puede convertir cualquier evento existente en una plantilla con un solo clic.
