Projekt erstellen

In der Anfangsphase jedes neuen Projekts werden alle Vorgänge, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, in einem Brainstorming zusammengetragen. Dies ist die Phase, in der die Zusammenarbeit mit Ihrem gesamten Team entscheidend ist, um alle Anforderungen zu ermitteln und zu skizzieren. Da das Brainstorming auf einem unstrukturierten Gedanken- und Ideenfluss beruht, ist die Erstellung eines Projektstrukturplans als erster Schritt nicht effektiv. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Projekt damit zu beginnen, alle Inputs in einer Mind Map zu sammeln.

Erstellen einer Mind Map in Merlin Project

Um Ihre Mind Map in Merlin Project zu starten, gehen Sie zum Hauptmenü und wählen Sie den Ansichtstyp Netzplan > Mind-Map. Der zentrale Knotenpunkt dieser Map, auch Brennpunkt genannt, kann einfach durch Drücken der Taste ⏎ bearbeitet werden. Das Hinzufügen neuer Elemente ist ganz einfach: Um einen neuen Vorgang einzufügen, klicken Sie auf "Einfügen > Neuer Vorgang" oder verwenden Sie die Tastenkombination ⌘+N. Um einen neuen Zweig oder Meilenstein auf derselben Ebene einzufügen, heißt es "Einfügen > Meilenstein" oder ⌘+⌥+M. Um ein Blatt eine Ebene unterhalb der Auswahl hinzuzufügen, wählen Sie "Einfügen > Kind" oder ⌘+⌥+G.

Das Anpassen des Layouts Ihrer Mind Map ist ebenso intuitiv. Ziehen Sie mit der Maus, um Knoten zu verschieben, oder verwenden Sie Tastaturkürzel wie ⌘+⌃+← und ⌘+⌃+→ für horizontale Anpassungen oder ⌘+⌃+↑ und ⌘+⌃+↓ für vertikale Anpassungen.

Zoomen und Filtern für eine bessere Perspektive

Während einer Brainstorming-Sitzung kann es vorkommen, dass sich Ihre Mind Map stark ausweitet. Um den Nutzern bei der Bewältigung der Informationsflut zu helfen, bietet Merlin Project die Funktionen Zoomen und Filtern. Navigieren Sie zu "Ansicht > Zoom", um auf Zoomstufen von 10% bis 500% zuzugreifen. Die Tastenkombinationen ⌘+⌥++ und ⌘+⌥+- ermöglichen eine schnelle Anpassung des Zooms. Und wenn Ihnen bestimmte Details die Sicht versperren, können Sie mit der Filterfunktion die Ansicht optimieren. Wenn Sie "Ansicht > Filter" oder das Filtersymbol in der Symbolleiste wählen, können Sie vordefinierte Filter aktivieren oder sogar eigene Filter erstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Mehr zu Filtern in Kapitel 6 über Projektberichte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ideen beim Brainstorming entstehen. Mit Werkzeugen wie Merlin Project können Sie diese Ideen in strukturierte, umsetzbare Pläne umwandeln und so sicherstellen, dass der Weg Ihres Projekts genauso kohärent ist wie seine Vision. Um einen strukturierten Projektplan zu erstellen, in dem jeder Vorgang mit Logik und Kontext versehen ist, ist es an der Zeit, die Mind Map in einen Projektstrukturplan umzuwandeln. Im nächsten Unterkapitel erfahren Sie, wie das geht.

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Die Umwandlung einer Mind Map in einen konkreten Projektstrukturplan ist bemerkenswert einfach und nahtlos. Es handelt sich um einen einfachen Wechsel innerhalb der Ansichten. Ändern Sie dazu den Ansichtstyp in Strukturplan > Eingabe. Das Ergebnis Ihrer Brainstorming-Sitzung erscheint nun als Liste von Gruppen und Vorgängen. Diese Konvertierung sorgt dafür, dass jeder Vorgang aus der Mindmap direkt in die Projektstruktur übertragen wird.

Die Klarheit, die ein strukturierter Plan mit sich bringt, beseitigt Unklarheiten und stellt die Vorgänge auf eine klare, lineare Weise dar. Das macht es den Teammitgliedern leichter, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Darüber hinaus bietet er ein chronologisches Verständnis des Projekts und hilft dabei, den Gesamtfortschritt an die Beteiligten zu kommunizieren und Korrekturmaßnahmen zu erleichtern, wenn z.B. Termine oder Budgetanforderungen nicht eingehalten werden.

Ihr erstes Projekt: Der Tag der offenen Tür bei VitaLeaf Botanicals Inc.

Lassen Sie uns ein praktisches Beispiel betrachten: Sie sind Teil einer Arbeitsgruppe, die den jährlichen Tag der offenen Tür bei VitaLeaf Botanicals Inc. plant, einem fiktiven Hersteller von hochwertigen Pflanzen für Haushalte und Büroräume. Um den Erfolg der Veranstaltung zu gewährleisten, versammeln Sie Ihr Team, um alle Anforderungen und Wünsche zu besprechen. Während dieses Treffens machen Sie ein Brainstorming und ordnen Ihre Ideen in der Merlin Project Mind Map.

Das Team macht sich zahlreiche Gedanken über die anstehenden Vorgänge. Nachdem Sie genügend Raum für eine ungehemmte Ideensammlung gelassen haben, beginnen Sie, die Ideen in verschiedene Muster zu gruppieren. Die Ergebnisse der Brainstorming-Sitzung werden in verschiedene Vorgänge für den Tag der offenen Tür von VitaLeaf Botanicals Inc. eingeteilt.

• Der Bereich Ort und Logistik umfasst zunächst die Auswahl eines geeigneten Ortes, der die grüne und üppige Essenz von VitaLeaf Botanicals verkörpert. Dazu gehört auch die Bereitstellung der notwendigen Möbel, der audiovisuellen Ausrüstung, der Beschilderung und die Planung möglicher Wetterkapriolen für Außenbereiche.

• Zu den Vorgängen im Bereich Gästemanagement gehören das Erstellen und Verwalten der Einladungsliste, das Entwerfen und Versenden von Einladungen und die Einrichtung eines klaren RSVP-Systems. Dies umfasst auch die Planung des Gästeempfangs, die Registrierung und die Bereitstellung von Namensschildern am Tag der Veranstaltung.

• Der Bereich Marketing und Werbung konzentriert sich auf Strategien zur Bekanntmachung der Veranstaltung. Dazu gehört die Erstellung eines kohärenten Marketingplans, die Nutzung von Social-Media-Plattformen, E-Mail-Kampagnen und der lokalen Presse, um Begeisterung und Vorfreude auf den Tag der offenen Tür zu wecken.

• In der Abteilung Aktivitäten und Engagement liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung eines ansprechenden Programms. Dazu gehört die Planung von Workshops, Führungen durch die Einrichtung und interaktiven Veranstaltungen, die die Produkte und das Know-how von VitaLeaf hervorheben. Dazu gehört auch die Planung von Live-Demonstrationen der Pflanzenpflege und der Integration in Büro- und Wohnumgebungen.

• Der Bereich Catering und Annehmlichkeiten befasst sich mit dem kulinarischen Erlebnis und dem Komfort für die Gäste. Er umfasst die Auswahl von Caterern, die Planung des Menüs mit Schwerpunkt auf biologischen und pflanzlichen Optionen und die Organisation von Erfrischungen während der gesamten Dauer der Veranstaltung.

• Im Bereich Markenerlebnis geht es darum, die Gäste in den VitaLeaf Ethos einzutauchen. Dazu gehört das Aufstellen von Produktauslagen, Informationsständen und das Verteilen von Werbematerialien und Proben, die die Qualität und die Vorteile der VitaLeaf-Pflanzenangebote vermitteln.

• Der Zweig Post-Event Management schließlich umreißt die Vorgänge im Anschluss an die Veranstaltung, wie z.B. das Einholen von Feedback durch Umfragen, das Versenden von Dankesschreiben an die Teilnehmer und die Durchführung einer Nachbesprechung mit dem Team, um den Erfolg der Veranstaltung und verbesserungswürdige Bereiche zu bewerten.

Nach Abschluss des Meetings wandeln Sie die Mind Map einfach in einen Strukturplan um, um die Ideen in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln.

Bis jetzt sind alle Vorgänge auf denselben Tag datiert und es fehlen Informationen über ihre Dauer, die Arbeitsanforderungen, das Startdatum und vieles mehr. Lassen Sie uns daher im nächsten Unterkapitel untersuchen, wie wir unsere Vorgänge in einen Kontext stellen können.

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Im Projektmanagement ist es von entscheidender Bedeutung, Vorgänge mit Kontext zu versehen. In Merlin Project können Sie Vorgänge, Meilensteine und Gruppen mit zusätzlichen Informationen anreichern und sie miteinander verknüpfen, um Abhängigkeiten herzustellen. Außerdem können Sie zusätzliche Zeit einplanen, um konservative Fristen zu gewährleisten, indem Sie Vorlauf/Verspätung in die Abhängigkeiten integrieren.

Integration von Abhängigkeiten: Logik in Projekten schaffen

Wie im vorherigen Kapitel beschrieben, haben wir unsere Vorgänge von einer Mind Map in einen Strukturplan umgewandelt. Nun können diese Vorgänge in thematische Kategorien eingeteilt werden, die verschiedene Projektphasen wie "Vorbereitung", "Ausführung" und "Folgevorgänge" darstellen. Die Gruppierung ähnlicher Vorgänge reduziert die Komplexität, vereinfacht die Planung und zeigt oft Synergieeffekte auf.

Sie können Gruppen auf verschiedene Arten erstellen:

1. Einrücken und Ausrücken von Vorgängen: In Merlin Project können Sie Vorgänge einrücken, um Gruppen zu erstellen, oder ausrücken, um sie wieder in einzelne Vorgänge zurückzuverwandeln. Drücken Sie einfach ⌃+⌘+→, um Vorgänge einzurücken und ⌃+⌘+←, um sie auszurücken. Sie finden diese Funktion auch unter "Struktur > Einrücken" oder "Struktur > Ausrücken".

2. Ziehen & Ablegen: Wählen Sie einen oder mehrere Vorgänge aus und legen Sie sie auf einem anderen bestehenden Vorgang ab. Letztere wird dann zu einer Gruppe, während die zuvor ausgewählten Vorgänge nun eingerückte Vorgänge sind - auch bekannt als "Kind". Sie können auch direkt einen untergeordneten Vorgang erstellen, indem Sie einen Vorgang auswählen und [⌥+⌘+G] drücken.

Sobald Sie alle Vorgänge, die logische Gemeinsamkeiten aufweisen, gruppiert haben, ist es an der Zeit, Meilensteine hinzuzufügen. Meilensteine unterscheiden sich von Vorgängen dadurch, dass sie einen Bezugspunkt bezeichnen, z.B. den Beginn und das Ende eines Projekts, sowie die Ereignisse dazwischen. Wir empfehlen, mindestens einen Meilenstein für den Projektstart und das Projektende sowie für jede Projektphase festzulegen. Auf diese Weise können Sie immer auf das erwartete Datum für den Abschluss der Phase/des Projekts verweisen.

Für unseren Tag der offenen Tür haben Sie Ihre Vorgänge bereits gruppiert, indem Sie sie in verschiedene Zweige geclustert haben. Um die verschiedenen Zeitphasen besser zu verstehen, unterteilen Sie die Zweige/Gruppen in die Vorgänge Vorbereitung, Ausführung und Nachbereitung.

Nun sollten Sie die für jeden Vorgang benötigte Zeit abschätzen. In Merlin Project geschieht dies über die Konzepte Arbeit und Dauer.

Um Daten über die Arbeit und die Dauer eines bestimmten Vorgangs einzugeben, gehen Sie einfach in den Vorgangs-Inspektor. Sie werden eine Liste mit 6 Symbolen sehen. Im Moment konzentrieren wir uns auf den ersten Vorgang "Aktivität: Plan". Hier können Sie Zeitwerte für Arbeit und Dauer eingeben - die ersten beiden Felder des Inspektors. Sie können Zeitwerte in Stunden, Tagen usw. eingeben oder die Werte fStunden, fTage verwenden, um Feiertage, Wochenenden und andere Ereignisse einzubeziehen, die Sie als arbeitsfreie Zeit markiert haben. Der Unterschied zwischen diesen beiden Feldern ist ganz einfach: Arbeit beschreibt die konkrete Anzahl der Stunden, Tage usw., die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Die Dauer beschreibt den Zeitrahmen, in dem diese Arbeit erledigt wird. Das kann bedeuten, dass Arbeit und Dauer gleich sind. In manchen Fällen ist die Dauer eines Vorgangs jedoch länger als die Arbeit, die für seine Erledigung erforderlich ist. Lassen Sie uns diese Erkenntnisse in die Praxis umsetzen:

Integration von Abhängigkeiten: Erstellen der Logik für unsere Veranstaltung zum Tag der offenen Tür

Der Unterschied zwischen Arbeit und Dauer lässt sich anhand unserer Veranstaltung Tag der offenen Tür leicht veranschaulichen. Nehmen wir die Gruppe "Catering und Ausstattung" als Beispiel, so könnten wir davon ausgehen, dass die Auswahl des richtigen Cateringservices 2 Wochen dauert. Es gibt mehrere Möglichkeiten: Nach der Kontaktaufnahme warten wir auf ein Angebot und vergleichen dann alle Angebote hinsichtlich des Preises und der F&B-Auswahl. Während dieser 2 Wochen werden wir nicht ununterbrochen arbeiten, um mit den Caterern zu sprechen und sie zu bewerten. Daher tragen wir die Zeit in das Feld Dauer und nicht in das Feld Arbeit ein.

Nebenbemerkung: Im Falle unseres Tages der offenen Tür könnten wir erwarten, dass einige Vorgänge an einem Wochenende durchgeführt werden. Auf der Grundlage des voreingestellten Arbeitskalenders ist das Wochenende als arbeitsfreie Zeit markiert. Um Vorgänge für das Wochenende zu planen, können Sie die Arbeitszeiten anpassen, indem Sie auf "Projekteinstellungen" > "Kalender" klicken und zu "Ausnahmen" gehen. Hier können Sie einen neuen Tag hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Geben Sie dann das Datum ein und zeichnen Sie die Arbeitszeiten mit der Maus in das Feld "Arbeitsintervalle". Weitere Informationen zu den Projekteinstellungen und zum Einrichten des Arbeitskalenders finden Sie in unserem Handbuch.

Nun ist es an der Zeit, Abhängigkeiten zu erstellen.

Die Essenz des Projektmanagements besteht darin, den Ablauf der Vorgänge zu verstehen. Eine Aufgabe kann oft erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen ist. Merlin Project bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, solche Abhängigkeiten zu erstellen. Sie können diese Abhängigkeiten erstellen, indem Sie zwei oder mehr Vorgänge markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Verbinden" wählen und dann die Art der Abhängigkeit auswählen, die Sie erstellen möchten. Standardmäßig wird eine Ende-zu-Start-Verbindung erstellt, was bedeutet, dass Aufgabe B nicht starten kann, bevor Aufgabe A beendet ist. Sie können jedoch auch Abhängigkeiten erstellen, indem Sie die Optionstaste gedrückt halten und Vorgänge selbst verknüpfen oder über den Inspektor für Abhängigkeiten. Schauen wir uns die beiden letztgenannten Optionen im Detail an:

1. Über die Optionstaste: Dies ist der einfachste Weg, Abhängigkeiten einzurichten. Halten Sie einfach die Optionstaste gedrückt und fahren Sie mit der Maus über einen Vorgang. Sie sehen dann einen schwarzen Punkt entweder am Anfang (ganz links) oder am Ende (ganz rechts) des Vorgangs, über den Sie den Mauszeiger halten. Wenn Sie darauf klicken, erzeugen Sie einen Pfeil. Ziehen Sie ihn einfach an den Anfang oder das Ende eines anderen Vorgangs, um eine Abhängigkeit zu erstellen. Je nachdem, ob Sie am Anfang oder am Ende des ersten Vorgangs beginnen, wird festgelegt, ob es sich um eine Ende-zu-Ende- oder Anfang-zu-Ende-Abhängigkeit handelt.

2. Mit dem Inspektorwerkzeug: Der Inspektor für Abhängigkeiten in Merlin Project bietet einen schnellen Überblick und eine Bearbeitungsplattform für Abhängigkeiten. Hier können Sie die Art der Abhängigkeit schnell anpassen und bei Bedarf Puffer integrieren. Klicken Sie einfach auf einen Verbindungspfeil und öffnen Sie den Inspektor, indem Sie auf das Symbol ganz rechts in der Symbolleiste klicken. Hier können Sie die Art der Verbindung (Ende-zu-Start, Ende-zu-Ende, Start-zu-Start, Start-zu-Ende) leicht anpassen.

Integration von Lead/Lag: Die Wichtigkeit von Puffern

Während wir bereits über den Abhängigkeits-Inspektor sprechen, lassen Sie uns einen Puffer zwischen den Vorgängen hinzufügen. Dieser Puffer ermöglicht es Ihnen, eine Verschnaufpause einzulegen, bevor die nächste Aufgabe beginnt.

Merlin Project führt dieses Konzept als Lead/Lag ein. Mit dieser Funktion können Sie eine bestimmte Zeitverzögerung zwischen verbundenen Vorgängen festlegen. Fügen Sie im Abhängigkeitsinspektor einfach die Zeitspanne, die Sie als Puffer vorsehen möchten, in das Feld Vorlauf/Verzögerung ein. Dieses Feld folgt der gleichen Logik wie Arbeit & Dauer. Sie können also entweder Stunden, Tage usw. oder eStunden, eTage usw. verwenden, um Ihre Vorlaufzeit einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Projekt nicht nur logisch strukturiert, sondern auch realistisch geplant ist.

Beim Übergang vom Netzplan zum Strukturplan in Merlin Project müssen Sie sich darauf konzentrieren, klare Verbindungen zwischen den Aktivitäten herzustellen und die Rolle von Puffern oder Leeways zu verstehen. Durch die Gruppierung ähnlicher Vorgänge, die Festlegung von Abhängigkeiten und die Integration von Puffern können Sie eine robuste und effiziente Projektstruktur erstellen, die sowohl logisch als auch flexibel ist.

Integration von Lead/Lag in die Veranstaltung "Tag der offenen Tür

Wenn wir auf unsere Veranstaltung zum Tag der offenen Tür und den Vorgang der Catererauswahl zurückkommen, sind wir uns nicht sicher, ob zwei Wochen für diese Aufgabe ausreichen werden. In letzter Zeit haben wir die Erfahrung gemacht, dass verschiedene Anpassungen des Angebots sowie Preisverhandlungen eine immer größere Rolle bei der Auswahl eines geeigneten Caterers spielen. Daher möchten wir vermeiden, dass dieser Vorgang zu einem Engpass wird, der künftige Projektphasen verzögert. Um dieser Unsicherheit Rechnung zu tragen, fügen wir über das Feld Vorlauf/Verzögerung im Abhängigkeitsinspektor einen Puffer von einer weiteren Woche für diesen Vorgang hinzu.

Nun, da Sie die allgemeine Projektlogik eingerichtet und einen ersten Kontext hinzugefügt haben, haben Sie die Aufgabe, Ihr Team für die Durchführung des Projekts zu koordinieren und eine erste Kostenschätzung für die Planung und Durchführung des Tags der offenen Tür abzugeben. Daher ist es an der Zeit, sich mit den Kosten und Ressourcen zu befassen. Diese Aspekte werden in den nächsten beiden Kapiteln behandelt.

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Budgetplanung und Kostenzuweisung sind wichtige Aspekte des Projektmanagements, und Merlin Project gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um diese Aufgaben effizient zu bewältigen. Hier finden Sie eine kurze Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert:

Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht die Vorgänge, Meilensteine, Gruppen oder Zuweisungen aus, denen Sie Budgets und Kosten zuweisen möchten. Klicken Sie auf den Inspektor und gehen Sie zum dritten Tab - der mit dem Bild von Münzen und einem Dollarzeichen. Im Finanzinspektor sehen Sie drei Tabs: Budget, Kosten und Saldo.

Tab Budget

Auf dem Tab "Budget" verwalten und kontrollieren Sie die Budgets für die ausgewählten Artikel. Dabei können Sie sowohl beantragte als auch genehmigte Budgets festlegen.

Tipp: Wenn Sie kein Budget haben und grundlegende Projektkosten eingeben möchten, verwenden Sie den Tab "Finanzen → Kosten".

Tab Kosten

Auf dem Tab "Kosten" können Sie Basiskosten für Vorgänge und Zuweisungen eingeben. Geben Sie eine Basiskostenposition ein, indem Sie auf den Pfeil zum Öffnen des Feldes klicken. Drücken Sie dann auf das Plus-Symbol, um eine neue Position einzugeben. Um mehrere Kostenpositionen hinzuzufügen, klicken Sie wiederholt auf das Plus-Symbol. Merlin Project summiert diese Kosten automatisch für Sie im Feld "Grundkosten".

Tipp: Für die Fälligkeit der Kosten, auch "Abgrenzung" genannt, wählen Sie je nach den Anforderungen Ihres Projekts Optionen wie "Fällig sofort", "Fällig zu Beginn", "Anteilig fällig" oder "Fällig Am Ende".

Tab Saldo

Auf dem Tab Saldo erhalten Sie einen Überblick über die Kosten, kategorisiert als Erwartet, Geplant und Tatsächlich - in jedem Segment getrennt nach Grundkosten, Arbeitskosten und Zusatzkosten und abgezogen vom genehmigten Budget, um den Saldo zu berechnen.

Tipp: Klicken Sie auf das Projekt in Zeile #0 und wechseln Sie zum Inspektor für "Finanzen → Saldo", um die Gesamtsumme aller Projektkostenpositionen, kategorisiert nach erwartetem, geplantem und tatsächlichem Budget, anzuzeigen.

Bei der Untersuchung der Kostentreiber für die Veranstaltung zum Tag der offenen Tür von VitaLeaf Botanicals Inc. ergeben sich mehrere finanzielle Überlegungen:

• Was den Aspekt 'Veranstaltungsort und Logistik' betrifft, so werden die größten Ausgaben wahrscheinlich durch die Anmietung des Veranstaltungsraums entstehen, der die grüne Ästhetik der Marke widerspiegeln muss. Zu den weiteren Ausgaben in diesem Bereich gehören die Miete von Möbeln, Bühnenbildern und modernster audiovisueller Ausrüstung, um ein beeindruckendes Erlebnis zu schaffen. Die Produktionskosten für die Beschilderung und die Informationsdisplays sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, ganz zu schweigen von den unerlässlichen Vorkehrungen für wetterbedingte Unwägbarkeiten, die die Anmietung von Zelten oder anderen Schutzvorrichtungen beinhalten können.

• Wenn Sie zum Gästemanagement übergehen, umfassen die finanziellen Verpflichtungen das kreative Design und den Druck der Einladungen sowie das Porto für den traditionellen Postversand. Die Investition in ein zuverlässiges und effizientes Anmeldesystem für die Bearbeitung der Rückmeldungen in Verbindung mit dem Personal, das für den Empfang und die Koordination der Gäste am Tag benötigt wird, stellt eine weitere Kostenstelle dar.

• Die Marketing- und Werbemaßnahmen werden durch gezielte Werbung in den sozialen Medien, die Produktion hochwertiger Werbematerialien und möglicherweise durch die Beauftragung von PR-Dienstleistern für die Berichterstattung in der lokalen Presse Kosten verursachen. Diese Bemühungen sind entscheidend, um die Begeisterung zu wecken und eine hohe Beteiligung zu gewährleisten.

• Im Bereich Vorgänge und Engagement kann die Budgetierung für interaktive Sitzungen und Workshops die Einstellung von Experten oder Moderatoren, die Beschaffung von Materialien für Live-Demonstrationen und möglicherweise Kosten für besondere Merkmale oder Attraktionen beinhalten, um die Teilnehmer zu begeistern.

• Die Kategorie Catering und Annehmlichkeiten umfasst nicht nur die Kosten für den Cateringservice, sondern auch Überlegungen für ein vielfältiges Menü, das auf das botanische Thema abgestimmt ist, einschließlich biologischer und pflanzlicher Erfrischungen, die die Werte des Unternehmens widerspiegeln.

• Für das Markenerlebnis werden Ausgaben für die Gestaltung hochwertiger Produktauslagen und Informationsstände getätigt, wobei ein zusätzliches Budget für kostenlose Proben und Werbegeschenke vorgesehen ist, die die Teilnehmer beeindrucken und einen bleibenden Eindruck von der Marke hinterlassen sollen.

• Das Post-Event Management schließlich verursacht Kosten im Zusammenhang mit der Sammlung von Feedback und Analysetools sowie der Erstellung von persönlichen Danksagungen an die Gäste, die zu einem umfassenden und professionellen Nachbereitungsprozess beitragen.

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Einrichten von Ressourcen für den Tag der offenen Tür

Für eine effiziente und straffe Durchführung des Tages der offenen Tür von VitaLeaf Botanicals Inc. könnte das Kernteam aus einem Projektmanager bestehen, der die gesamte Veranstaltung beaufsichtigt, einem Logistikkoordinator, der sich um die Besonderheiten des Veranstaltungsortes und der Einrichtung kümmert, einem Marketingspezialisten, der sich um die Werbung und die Öffentlichkeitsarbeit kümmert, und einem Guest Relations Officer, der sich um die Betreuung der Besucher kümmert. Dieses schlanke Team würde an einem Strang ziehen, jeder mit klaren Zuständigkeiten, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Veranstaltung, von der Planung bis zur Durchführung, mit Präzision und unter Berücksichtigung der Standards des Unternehmens abgewickelt werden.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das in Merlin Project umsetzen können:

1. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte "Ressourcen" in der Symbolleiste, die durch das Bild einer Person dargestellt wird. Diese Aktion öffnet das Fenster Ressourcen.
2. Innerhalb dieses Fensters können Sie neue Ressourcen erstellen, indem Sie auf "Neue Ressource" klicken.
3. Geben Sie Ihrer Ressource einen Namen und drücken Sie Enter. Sie können diese Ressource direkt einigen oder allen Vorgängen im Projekt zuweisen, indem Sie die Vorgänge auswählen, mit denen die Ressource verknüpft werden soll, und das Kästchen "Zuweisen" markieren.

Andere Möglichkeiten der Ressourcenzuweisung:

Die Zuweisung von Ressourcen zu bestimmten Vorgängen ist ganz einfach. Ziehen Sie die gewünschte Ressource einfach per Drag & Drop aus dem Ressourcenfenster auf den Vorgang, die Gruppe oder den Meilenstein, an dem sie beteiligt sein soll.

Für eine detailliertere Ansicht und Verwaltung Ihrer Ressourcen:

Sie können auf die Ressourcenansicht zugreifen, die durch einen nach rechts zeigenden Pfeil (→) im Fenster Ressourcen gekennzeichnet ist. In der Ressourcenansicht haben Sie die Möglichkeit, umfassendere Informationen über Ihre Ressourcen hinzuzufügen, darunter Bilder, Kontaktangaben und andere relevante Daten.

Ein paar zusätzliche Tipps:

• Denken Sie daran, dass Sie die Ressourcen nicht sofort zuweisen müssen, sondern dies auch zu einem späteren Zeitpunkt tun können, wenn Ihr Projekt fortschreitet.

• Ressourcen können je nach den Anforderungen Ihres Projekts einzelnen Vorgängen oder gruppierten Vorgängen zugewiesen werden.

• Sie können das Ressourcenfenster von der Symbolleiste trennen, indem Sie mit der Maus auf den Pfeil oben im Fenster klicken und ihn gedrückt halten. Ziehen Sie es dann einfach von der Symbolleiste weg und das Fenster bleibt dort, wo Sie es positioniert haben.

Nun, da wir unsere Ressourcen eingerichtet haben, können wir ihnen einen Geldwert zuweisen. Im nächsten Kapitel werden wir uns die Kosten für einzelne Ressourcen sowie für das Gesamtprojekt ansehen.

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Anhänge spielen in Merlin Project eine zentrale Rolle. Sie bieten eine vielseitige Möglichkeit, Ihren Gruppen, Vorgängen, Meilensteinen oder Ressourcen verschiedene Arten von Zusatzinformationen zuzuordnen. Ähnlich wie beim Hinzufügen von E-Mail-Anhängen sorgt diese Funktion dafür, dass Sie alle notwendigen Informationen in Ihren Projekten schnell zur Hand haben. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Objekt, an das Sie etwas anhängen möchten, und klicken Sie dann auf "Einfügen > Anhang". Wählen Sie den Anhang aus, der für Ihre Zwecke geeignet ist. In Merlin Project können Sie die folgenden Anhangstypen verwenden:

Checkliste: Fügen Sie eine Liste mit Aktionspunkten hinzu. Dies ist ideal, um kleinere Vorgänge innerhalb eines Projekts zu verfolgen, z.B. Aufgaben, die für den Abschluss des Vorgangs erforderlich, aber zu klein sind, um einen eigenen Vorgang zu bilden.

Ereignis: Fügen Sie zusätzliche Ereignisse oder Termine hinzu. Dies ist besonders hilfreich für die Planung von Besprechungen, Terminen oder Anrufen im Zusammenhang mit bestimmten Projektelementen.

Datei: Fügen Sie Dateien als Anhänge hinzu. Diese Dateien werden zu integralen Bestandteilen Ihres Projektdokuments und erleichtern den Zugriff auf wichtige Dokumente.

Informationen: Fügen Sie Informationsschnipsel an. Dies ist nützlich, um Entscheidungen, wichtige Ergebnisse, Sitzungsprotokolle oder jede andere Art von zusätzlichen Details zu dokumentieren.

Problem: Halten Sie Informationen über auftretende Probleme oder Fragen fest. Mit diesem Anhangstyp können Sie Probleme effizient kategorisieren und verwalten. Neben anderen Informationen können Sie auch die Ressourcen zuordnen, die das Problem gemeldet haben oder mit der Behebung des Problems beauftragt sind. Außerdem können Sie Fälligkeitsdaten festlegen, bis zu denen das Problem behoben werden soll.

Risiko: Verwalten Sie Projektrisiken, indem Sie risikobezogene Informationen anhängen. So können Sie die Auswirkungen, die Wahrscheinlichkeit und die Abhilfemaßnahmen für jedes Risiko bewerten. Risikomanagement ist eine Disziplin für sich. Deshalb haben wir diesem Thema ein ganzes Unterkapitel gewidmet. Wenn Sie es nicht abwarten können, gehen Sie einfach zu dem Kapitel über Risikomanagement.

Verwaltung von Anhängen für die Veranstaltung zum Tag der offenen Tür

Hier sehen Sie, wie Sie Anhänge für den Tag der offenen Tür bei VitaLeaf Botanicals Inc. verwenden.

• Checkliste: Schritte zur Vorbereitung des Empfangsbereichs am Tag der Veranstaltung, einschließlich der Aufstellung von Schildern, der Zusammenstellung von Begrüßungspaketen und der Vorbereitung des Check-in-Schalters.

• Ereignis: Der Tag der offenen Tür selbst, der von 14.00 bis 18.00 Uhr geplant ist, einschließlich eines Zeitplans für Vorgänge wie Werksvorführungen, Betriebsbesichtigungen und Networking-Sessions.

• Datei: Ein umfassendes Veranstaltungsplan-Dokument, das Lieferantenverträge, Biografien von Rednern und den Veranstaltungsplan enthält.

• Information: Notizen des letzten Planungstreffens, die Entscheidungen über die endgültigen Pflanzenausstellungen, das vereinbarte Catering-Menü und einen Notfallplan für schlechtes Wetter enthalten.

• Problem: Eine Aufzeichnung über die Absage eines Redners in letzter Minute, mit Maßnahmen zur Suche nach einem Ersatz und zur Aktualisierung des Veranstaltungsplans.

• Risiko: Eine Analyse des Risikos einer geringen Teilnehmerzahl aufgrund konkurrierender lokaler Veranstaltungen, Auswirkungen von schlechtem Wetter und anderem.

Tipps zur effektiven Verwendung von Anhängen in Merlin Project:

• Verlinken Sie zu externen Ressourcen: Sie können URLs in Anhängen zu externen Websites oder Dokumenten verlinken, um sie leichter zu finden.

• Lernen Sie aus vergangenen Projekten: Verwenden Sie im Anhangstyp "Risiko" den Abschnitt "Lessons Learned", um Erkenntnisse aus dem Umgang mit Risiken festzuhalten. Dieses Wissen kann in zukünftige Projekte einfließen.

Durch den Einsatz von Anhängen in Merlin Project verbessern Sie die Dokumentation, optimieren die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass Ihre Projekte gut dokumentiert und organisiert bleiben. Ganz gleich, ob Sie im Baugewerbe, in der Softwareentwicklung oder in einer anderen Branche tätig sind, Anhänge können bei der effizienten Verwaltung von Projektinformationen von unschätzbarem Wert sein.

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In Merlin Project dient die Bibliothek als leistungsstarkes Werkzeug zur Rationalisierung des Projektmanagements, indem sie ein Repository mit vordefinierten Inhalten bietet, die sich mühelos in Ihre Projekte integrieren lassen. Sie bietet einen zentralen Speicherplatz für benutzerdefinierte Vorlagen, Ressourcen und andere Komponenten, was die Effizienz steigert und die Konsistenz zwischen den Projekten gewährleistet.

Zugriff auf die Bibliothek:

Um auf die Bibliothek zuzugreifen, klicken Sie auf das Menü "Fenster" in der oberen Symbolleiste, wählen Sie "Bibliothek anzeigen" oder drücken Sie die Taste F3. Beachten Sie, dass Sie unter MacOS die Taste 'fn' zusammen mit der entsprechenden F-Taste drücken müssen, um auf die Funktionstasten zuzugreifen.

Einer der wichtigsten Vorteile der Bibliothek ist die Möglichkeit, häufig verwendete Projektstrukturen, Aufgabensequenzen und andere Komponenten als wiederverwendbare Bausteine zu speichern. Wenn Sie Ihre Aufgabengruppen oder Inhalte per Drag & Drop in die Bibliothek ziehen, werden sie automatisch für die zukünftige Verwendung gespeichert. Diese Funktion ist besonders wertvoll für wiederkehrende Phasen oder Vorgänge, die in den Projekten Ihres Unternehmens häufig vorkommen. Sie finden Ihre benutzerdefinierten Elemente in jedem Abschnitt unter "Eigene Elemente" in der Bibliothek.

Organisieren Sie Ihre Bibliothek:

Um Ihre Bibliothek übersichtlich zu halten, erstellen Sie Ordner. Dies erleichtert das Auffinden und die Kategorisierung Ihrer Inhalte, insbesondere wenn Sie mit mehreren Teammitgliedern zusammenarbeiten. Klicken Sie in der Bibliothek auf den entsprechenden Abschnitt (z.B. "Vorgänge"), dann auf das Symbol mit den drei Punkten in der unteren rechten Ecke und wählen Sie "Neuer Ordner" aus dem Dropdown-Menü.

Wenn Sie die Funktionen der Bibliothek nutzen, können Sie neue Projekte schneller einrichten, den Aufwand für die Duplizierung von Inhalten verringern und einen standardisierten Ansatz für Ihre Projekte beibehalten, was letztlich die Produktivität und die Effizienz des Projektmanagements steigert.

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