Von der Mind Map zum Projektplan
Die Umwandlung einer Mind Map in einen konkreten Projektstrukturplan ist bemerkenswert einfach und nahtlos. Es handelt sich um einen einfachen Wechsel innerhalb der Ansichten. Ändern Sie dazu den Ansichtstyp in Strukturplan > Eingabe. Das Ergebnis Ihrer Brainstorming-Sitzung erscheint nun als Liste von Gruppen und Vorgängen. Diese Konvertierung sorgt dafür, dass jeder Vorgang aus der Mindmap direkt in die Projektstruktur übertragen wird.
Die Klarheit, die ein strukturierter Plan mit sich bringt, beseitigt Unklarheiten und stellt die Vorgänge auf eine klare, lineare Weise dar. Das macht es den Teammitgliedern leichter, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Darüber hinaus bietet er ein chronologisches Verständnis des Projekts und hilft dabei, den Gesamtfortschritt an die Beteiligten zu kommunizieren und Korrekturmaßnahmen zu erleichtern, wenn z.B. Termine oder Budgetanforderungen nicht eingehalten werden.
Ihr erstes Projekt: Der Tag der offenen Tür bei VitaLeaf Botanicals Inc.
Lassen Sie uns ein praktisches Beispiel betrachten: Sie sind Teil einer Arbeitsgruppe, die den jährlichen Tag der offenen Tür bei VitaLeaf Botanicals Inc. plant, einem fiktiven Hersteller von hochwertigen Pflanzen für Haushalte und Büroräume. Um den Erfolg der Veranstaltung zu gewährleisten, versammeln Sie Ihr Team, um alle Anforderungen und Wünsche zu besprechen. Während dieses Treffens machen Sie ein Brainstorming und ordnen Ihre Ideen in der Merlin Project Mind Map.
Das Team macht sich zahlreiche Gedanken über die anstehenden Vorgänge. Nachdem Sie genügend Raum für eine ungehemmte Ideensammlung gelassen haben, beginnen Sie, die Ideen in verschiedene Muster zu gruppieren. Die Ergebnisse der Brainstorming-Sitzung werden in verschiedene Vorgänge für den Tag der offenen Tür von VitaLeaf Botanicals Inc. eingeteilt.
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Der Bereich Ort und Logistik umfasst zunächst die Auswahl eines geeigneten Ortes, der die grüne und üppige Essenz von VitaLeaf Botanicals verkörpert. Dazu gehört auch die Bereitstellung der notwendigen Möbel, der audiovisuellen Ausrüstung, der Beschilderung und die Planung möglicher Wetterkapriolen für Außenbereiche.
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Zu den Vorgängen im Bereich Gästemanagement gehören das Erstellen und Verwalten der Einladungsliste, das Entwerfen und Versenden von Einladungen und die Einrichtung eines klaren RSVP-Systems. Dies umfasst auch die Planung des Gästeempfangs, die Registrierung und die Bereitstellung von Namensschildern am Tag der Veranstaltung.
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Der Bereich Marketing und Werbung konzentriert sich auf Strategien zur Bekanntmachung der Veranstaltung. Dazu gehört die Erstellung eines kohärenten Marketingplans, die Nutzung von Social-Media-Plattformen, E-Mail-Kampagnen und der lokalen Presse, um Begeisterung und Vorfreude auf den Tag der offenen Tür zu wecken.
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In der Abteilung Aktivitäten und Engagement liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung eines ansprechenden Programms. Dazu gehört die Planung von Workshops, Führungen durch die Einrichtung und interaktiven Veranstaltungen, die die Produkte und das Know-how von VitaLeaf hervorheben. Dazu gehört auch die Planung von Live-Demonstrationen der Pflanzenpflege und der Integration in Büro- und Wohnumgebungen.
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Der Bereich Catering und Annehmlichkeiten befasst sich mit dem kulinarischen Erlebnis und dem Komfort für die Gäste. Er umfasst die Auswahl von Caterern, die Planung des Menüs mit Schwerpunkt auf biologischen und pflanzlichen Optionen und die Organisation von Erfrischungen während der gesamten Dauer der Veranstaltung.
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Im Bereich Markenerlebnis geht es darum, die Gäste in den VitaLeaf Ethos einzutauchen. Dazu gehört das Aufstellen von Produktauslagen, Informationsständen und das Verteilen von Werbematerialien und Proben, die die Qualität und die Vorteile der VitaLeaf-Pflanzenangebote vermitteln.
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Der Zweig Post-Event Management schließlich umreißt die Vorgänge im Anschluss an die Veranstaltung, wie z.B. das Einholen von Feedback durch Umfragen, das Versenden von Dankesschreiben an die Teilnehmer und die Durchführung einer Nachbesprechung mit dem Team, um den Erfolg der Veranstaltung und verbesserungswürdige Bereiche zu bewerten.
Nach Abschluss des Meetings wandeln Sie die Mind Map einfach in einen Strukturplan um, um die Ideen in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln.
Bis jetzt sind alle Vorgänge auf denselben Tag datiert und es fehlen Informationen über ihre Dauer, die Arbeitsanforderungen, das Startdatum und vieles mehr. Lassen Sie uns daher im nächsten Unterkapitel untersuchen, wie wir unsere Vorgänge in einen Kontext stellen können.
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