Hinzufügen von Kontext und Logik
Im Projektmanagement ist es von entscheidender Bedeutung, Vorgänge mit Kontext zu versehen. In Merlin Project können Sie Vorgänge, Meilensteine und Gruppen mit zusätzlichen Informationen anreichern und sie miteinander verknüpfen, um Abhängigkeiten herzustellen. Außerdem können Sie zusätzliche Zeit einplanen, um konservative Fristen zu gewährleisten, indem Sie Vorlauf/Verspätung in die Abhängigkeiten integrieren.
Integration von Abhängigkeiten: Logik in Projekten schaffen
Wie im vorherigen Kapitel beschrieben, haben wir unsere Vorgänge von einer Mind Map in einen Strukturplan umgewandelt. Nun können diese Vorgänge in thematische Kategorien eingeteilt werden, die verschiedene Projektphasen wie "Vorbereitung", "Ausführung" und "Folgevorgänge" darstellen. Die Gruppierung ähnlicher Vorgänge reduziert die Komplexität, vereinfacht die Planung und zeigt oft Synergieeffekte auf.
Sie können Gruppen auf verschiedene Arten erstellen:
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Einrücken und Ausrücken von Vorgängen: In Merlin Project können Sie Vorgänge einrücken, um Gruppen zu erstellen, oder ausrücken, um sie wieder in einzelne Vorgänge zurückzuverwandeln. Drücken Sie einfach ⌃+⌘+→, um Vorgänge einzurücken und ⌃+⌘+←, um sie auszurücken. Sie finden diese Funktion auch unter "Struktur > Einrücken" oder "Struktur > Ausrücken".
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Ziehen & Ablegen: Wählen Sie einen oder mehrere Vorgänge aus und legen Sie sie auf einem anderen bestehenden Vorgang ab. Letztere wird dann zu einer Gruppe, während die zuvor ausgewählten Vorgänge nun eingerückte Vorgänge sind - auch bekannt als "Kind". Sie können auch direkt einen untergeordneten Vorgang erstellen, indem Sie einen Vorgang auswählen und [⌥+⌘+G] drücken.
Sobald Sie alle Vorgänge, die logische Gemeinsamkeiten aufweisen, gruppiert haben, ist es an der Zeit, Meilensteine hinzuzufügen. Meilensteine unterscheiden sich von Vorgängen dadurch, dass sie einen Bezugspunkt bezeichnen, z.B. den Beginn und das Ende eines Projekts, sowie die Ereignisse dazwischen. Wir empfehlen, mindestens einen Meilenstein für den Projektstart und das Projektende sowie für jede Projektphase festzulegen. Auf diese Weise können Sie immer auf das erwartete Datum für den Abschluss der Phase/des Projekts verweisen.
Für unseren Tag der offenen Tür haben Sie Ihre Vorgänge bereits gruppiert, indem Sie sie in verschiedene Zweige geclustert haben. Um die verschiedenen Zeitphasen besser zu verstehen, unterteilen Sie die Zweige/Gruppen in die Vorgänge Vorbereitung, Ausführung und Nachbereitung.
Nun sollten Sie die für jeden Vorgang benötigte Zeit abschätzen. In Merlin Project geschieht dies über die Konzepte Arbeit und Dauer.
Um Daten über die Arbeit und die Dauer eines bestimmten Vorgangs einzugeben, gehen Sie einfach in den Vorgangs-Inspektor. Sie werden eine Liste mit 6 Symbolen sehen. Im Moment konzentrieren wir uns auf den ersten Vorgang "Aktivität: Plan". Hier können Sie Zeitwerte für Arbeit und Dauer eingeben - die ersten beiden Felder des Inspektors. Sie können Zeitwerte in Stunden, Tagen usw. eingeben oder die Werte fStunden, fTage verwenden, um Feiertage, Wochenenden und andere Ereignisse einzubeziehen, die Sie als arbeitsfreie Zeit markiert haben. Der Unterschied zwischen diesen beiden Feldern ist ganz einfach: Arbeit beschreibt die konkrete Anzahl der Stunden, Tage usw., die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Die Dauer beschreibt den Zeitrahmen, in dem diese Arbeit erledigt wird. Das kann bedeuten, dass Arbeit und Dauer gleich sind. In manchen Fällen ist die Dauer eines Vorgangs jedoch länger als die Arbeit, die für seine Erledigung erforderlich ist. Lassen Sie uns diese Erkenntnisse in die Praxis umsetzen:
Integration von Abhängigkeiten: Erstellen der Logik für unsere Veranstaltung zum Tag der offenen Tür
Der Unterschied zwischen Arbeit und Dauer lässt sich anhand unserer Veranstaltung Tag der offenen Tür leicht veranschaulichen. Nehmen wir die Gruppe "Catering und Ausstattung" als Beispiel, so könnten wir davon ausgehen, dass die Auswahl des richtigen Cateringservices 2 Wochen dauert. Es gibt mehrere Möglichkeiten: Nach der Kontaktaufnahme warten wir auf ein Angebot und vergleichen dann alle Angebote hinsichtlich des Preises und der F&B-Auswahl. Während dieser 2 Wochen werden wir nicht ununterbrochen arbeiten, um mit den Caterern zu sprechen und sie zu bewerten. Daher tragen wir die Zeit in das Feld Dauer und nicht in das Feld Arbeit ein.
Nebenbemerkung: Im Falle unseres Tages der offenen Tür könnten wir erwarten, dass einige Vorgänge an einem Wochenende durchgeführt werden. Auf der Grundlage des voreingestellten Arbeitskalenders ist das Wochenende als arbeitsfreie Zeit markiert. Um Vorgänge für das Wochenende zu planen, können Sie die Arbeitszeiten anpassen, indem Sie auf "Projekteinstellungen" > "Kalender" klicken und zu "Ausnahmen" gehen. Hier können Sie einen neuen Tag hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Geben Sie dann das Datum ein und zeichnen Sie die Arbeitszeiten mit der Maus in das Feld "Arbeitsintervalle". Weitere Informationen zu den Projekteinstellungen und zum Einrichten des Arbeitskalenders finden Sie in unserem Handbuch.
Nun ist es an der Zeit, Abhängigkeiten zu erstellen.
Die Essenz des Projektmanagements besteht darin, den Ablauf der Vorgänge zu verstehen. Eine Aufgabe kann oft erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen ist. Merlin Project bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, solche Abhängigkeiten zu erstellen. Sie können diese Abhängigkeiten erstellen, indem Sie zwei oder mehr Vorgänge markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Verbinden" wählen und dann die Art der Abhängigkeit auswählen, die Sie erstellen möchten. Standardmäßig wird eine Ende-zu-Start-Verbindung erstellt, was bedeutet, dass Aufgabe B nicht starten kann, bevor Aufgabe A beendet ist. Sie können jedoch auch Abhängigkeiten erstellen, indem Sie die Optionstaste gedrückt halten und Vorgänge selbst verknüpfen oder über den Inspektor für Abhängigkeiten. Schauen wir uns die beiden letztgenannten Optionen im Detail an:
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Über die Optionstaste: Dies ist der einfachste Weg, Abhängigkeiten einzurichten. Halten Sie einfach die Optionstaste gedrückt und fahren Sie mit der Maus über einen Vorgang. Sie sehen dann einen schwarzen Punkt entweder am Anfang (ganz links) oder am Ende (ganz rechts) des Vorgangs, über den Sie den Mauszeiger halten. Wenn Sie darauf klicken, erzeugen Sie einen Pfeil. Ziehen Sie ihn einfach an den Anfang oder das Ende eines anderen Vorgangs, um eine Abhängigkeit zu erstellen. Je nachdem, ob Sie am Anfang oder am Ende des ersten Vorgangs beginnen, wird festgelegt, ob es sich um eine Ende-zu-Ende- oder Anfang-zu-Ende-Abhängigkeit handelt.
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Mit dem Inspektorwerkzeug: Der Inspektor für Abhängigkeiten in Merlin Project bietet einen schnellen Überblick und eine Bearbeitungsplattform für Abhängigkeiten. Hier können Sie die Art der Abhängigkeit schnell anpassen und bei Bedarf Puffer integrieren. Klicken Sie einfach auf einen Verbindungspfeil und öffnen Sie den Inspektor, indem Sie auf das Symbol ganz rechts in der Symbolleiste klicken. Hier können Sie die Art der Verbindung (Ende-zu-Start, Ende-zu-Ende, Start-zu-Start, Start-zu-Ende) leicht anpassen.
Integration von Lead/Lag: Die Wichtigkeit von Puffern
Während wir bereits über den Abhängigkeits-Inspektor sprechen, lassen Sie uns einen Puffer zwischen den Vorgängen hinzufügen. Dieser Puffer ermöglicht es Ihnen, eine Verschnaufpause einzulegen, bevor die nächste Aufgabe beginnt.
Merlin Project führt dieses Konzept als Lead/Lag ein. Mit dieser Funktion können Sie eine bestimmte Zeitverzögerung zwischen verbundenen Vorgängen festlegen. Fügen Sie im Abhängigkeitsinspektor einfach die Zeitspanne, die Sie als Puffer vorsehen möchten, in das Feld Vorlauf/Verzögerung ein. Dieses Feld folgt der gleichen Logik wie Arbeit & Dauer. Sie können also entweder Stunden, Tage usw. oder eStunden, eTage usw. verwenden, um Ihre Vorlaufzeit einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Projekt nicht nur logisch strukturiert, sondern auch realistisch geplant ist.
Beim Übergang vom Netzplan zum Strukturplan in Merlin Project müssen Sie sich darauf konzentrieren, klare Verbindungen zwischen den Aktivitäten herzustellen und die Rolle von Puffern oder Leeways zu verstehen. Durch die Gruppierung ähnlicher Vorgänge, die Festlegung von Abhängigkeiten und die Integration von Puffern können Sie eine robuste und effiziente Projektstruktur erstellen, die sowohl logisch als auch flexibel ist.
Integration von Lead/Lag in die Veranstaltung "Tag der offenen Tür
Wenn wir auf unsere Veranstaltung zum Tag der offenen Tür und den Vorgang der Catererauswahl zurückkommen, sind wir uns nicht sicher, ob zwei Wochen für diese Aufgabe ausreichen werden. In letzter Zeit haben wir die Erfahrung gemacht, dass verschiedene Anpassungen des Angebots sowie Preisverhandlungen eine immer größere Rolle bei der Auswahl eines geeigneten Caterers spielen. Daher möchten wir vermeiden, dass dieser Vorgang zu einem Engpass wird, der künftige Projektphasen verzögert. Um dieser Unsicherheit Rechnung zu tragen, fügen wir über das Feld Vorlauf/Verzögerung im Abhängigkeitsinspektor einen Puffer von einer weiteren Woche für diesen Vorgang hinzu.
Nun, da Sie die allgemeine Projektlogik eingerichtet und einen ersten Kontext hinzugefügt haben, haben Sie die Aufgabe, Ihr Team für die Durchführung des Projekts zu koordinieren und eine erste Kostenschätzung für die Planung und Durchführung des Tags der offenen Tür abzugeben. Daher ist es an der Zeit, sich mit den Kosten und Ressourcen zu befassen. Diese Aspekte werden in den nächsten beiden Kapiteln behandelt.
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