Controlling

In diesem Kapitel tauchen wir in die Grundlagen des Projektcontrollings ein, einem zentralen Element im Bereich des Projektmanagements. Das Projektcontrolling ist ein wichtiger Aspekt, bei dem es um die Überwachung und Steuerung des Projektfortschritts geht, um sicherzustellen, dass die Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens erreicht werden. Es beinhaltet den kontinuierlichen Vergleich des tatsächlichen Projektfortschritts mit dem geplanten Verlauf und umfasst die Kostenkontrolle, das Terminmanagement und die Leistungsbewertung.

Ein effektives Projektcontrolling erleichtert die zeitnahe Identifizierung und Minderung von Risiken und stellt sicher, dass die Projektergebnisse mit den Qualitätsstandards und den Erwartungen der Beteiligten übereinstimmen. Dieser Prozess ist unverzichtbar, um die Gesamtausrichtung und Integrität des Projekts aufrechtzuerhalten, was ihn zu einer Schlüsselkomponente bei der Realisierung des Projekterfolgs macht.

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Bevor wir uns in die Feinheiten der Anpassung Ihres Projektplans an neue Umstände vertiefen, sollten Sie sich mit einem Werkzeugkasten von Aufgabenmanagementkonzepten ausstatten. Diese Werkzeuge helfen Ihnen dabei, umsetzbare Ziele zu setzen, Ihre Arbeit nach Prioritäten zu ordnen und Ihren Tag effizient zu strukturieren.

In der schnelllebigen Welt von heute, in der Zeit ein kostbares Gut ist, ist ein effizientes Aufgabenmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Ganz gleich, ob Sie ein Student sind, der mit Aufgaben jongliert, ein Berufstätiger, der Projekte abwickelt, oder einfach nur versuchen, das Beste aus Ihrem Tag zu machen - ein effektives Aufgabenmanagement kann sich erheblich auf Ihre Produktivität und Ihr Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben auswirken.

SMART-Ziele setzen

Stellen Sie sich vor, Sie stehen am Ende eines Jahres. Vielleicht haben Sie sich Ziele für das nächste Jahr gesetzt, nur um sie zu vergessen, sobald das neue Jahr beginnt. Oftmals scheitern wir an unseren Zielen, weil sie nicht umsetzbar sind. Deshalb ist es wichtig, ein starkes Fundament zu legen, indem Sie sich SMART Ziele setzen. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

• Spezifisch (S): Definieren Sie Ihr Ziel klar und deutlich mit detaillierten Antworten auf die Fragen 'wer', 'was', 'wann', 'wo', 'welches' und 'warum', um eine genaue Ausrichtung und ein genaues Verständnis sicherzustellen.

• Messbar (M): Weisen Sie Ihrem Ziel Messgrößen und Meilensteine zu, um den Fortschritt zu verfolgen und das Abstrakte konkret zu machen und einen greifbaren Weg zur Vollendung zu gewährleisten.

• Attraktiv (A): Stellen Sie sicher, dass Ihr Ziel inspirierend und dennoch erreichbar ist, indem Sie prüfen, ob Sie die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten haben oder beschaffen können, und unterteilen Sie es gegebenenfalls in überschaubare Schritte.

• Realistisch (R): Richten Sie Ihr Ziel an weiter gefassten Zielen aus, um die Relevanz und Machbarkeit zu gewährleisten, und stellen Sie sicher, dass es in der Realität Ihres Unternehmens verankert ist.

• Terminiert (T): Verankern Sie Ihr Ziel mit einer klaren Frist, um ein Gefühl der Dringlichkeit und der Konzentration zu fördern, und geben Sie einen Zeitrahmen vor, bis wann bestimmte Ergebnisse erreicht werden sollen.

Dieser Rahmen stellt sicher, dass Ihre Ziele klar definiert und erreichbar sind und mit Ihrer Gesamtvision übereinstimmen. Indem Sie Ihre Ziele auf diese Weise strukturieren, gewinnen Sie Klarheit und Zweckmäßigkeit in Ihren Aufgaben, so dass Sie diese leichter verwalten und effektiv priorisieren können.

Priorisierungstechniken

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist der nächste Schritt die Festlegung von Prioritäten. Nicht alle Aufgaben sind gleich, und es ist wichtig zu erkennen, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche warten können. Hier finden Sie einige Techniken zur Prioritätensetzung, die Sie berücksichtigen sollten:

Eisenhower-Matrix: Ordnen Sie die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten ein. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, und delegieren oder planen Sie andere entsprechend. Erfahren Sie mehr über die Eisenhower-Matrix in unserem Blog.

SWOT-Analyse: Bewerten Sie Ihre Aufgaben umfassend anhand von Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Organisieren Sie Aufgaben auf der Grundlage dieser Kategorien, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und eine effektive Priorisierung vorzunehmen. Erfahren Sie mehr über die SWOT-Analyse in unserem Blog.

BCG-Matrix: Visualisieren Sie Aufgaben anhand einer Vier-Felder-Matrix, um einen besseren Überblick über ihre Bedeutung und Auswirkungen zu erhalten. Dieses Tool kann die Entscheidungsfindung in den Bereichen Projektmanagement, Stakeholder-Management, Risikobewertung oder SWOT-Analyse vereinfachen. Erfahren Sie mehr über die BCG-Matrix in unserem Blog.

Zeitblockierung für mehr Effizienz

Nachdem Sie nun Ihre SMART-Ziele definiert und Ihre Aufgaben nach Prioritäten geordnet haben, ist es an der Zeit, diese effizient auszuführen. Eine sehr effektive Methode ist das "Time Blocking". Bei dieser Technik teilen Sie Ihren Tag in bestimmte Zeitblöcke ein und widmen jeden Block einer bestimmten Aufgabe oder einer Reihe von zusammenhängenden Aufgaben.

Zu den Vorteilen des Time Blocking gehören die gezielte Konzentration, die Verringerung des Zauderns, der Stressabbau bei knappen Fristen und die Verbesserung des Saldos zwischen Arbeit und Privatleben durch die Einplanung von Zeitblöcken für persönliche Vorgänge.

Lassen Sie uns nun zurück zu Merlin Project gehen und sehen, wie unser Tag der offenen Tür zustande kommt.

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Projekte verlaufen selten genau wie geplant, und genau hier spielt das operative Projektmanagement eine entscheidende Rolle. Als Projektmanager müssen Sie den Projektplan während des Projektverlaufs ständig überwachen und anpassen. Dies erfordert eine aufmerksame Verfolgung der tatsächlichen Werte im Vergleich zu den geplanten Werten, was entscheidend ist, um auf Kurs zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im Projektmanagement existiert hierfür der Begriff Basisplan. In Merlin Project nutzen wir
für das Konzept die geplanten, erwarteten und wirklichen Werte. Weitere Informationen zu diesem Begriff finden Sie in unseren FAQs.

In Merlin Project können Sie die Projektansicht Plan/Ist-Vergleich nahtlos einrichten, um diesen Prozess zu erleichtern. Sie erreichen den Plan/Ist-Vergleich über Strukturplan > Plan/Ist-Vergleich (Zeit) oder Plan/Ist-Vergleich (Kosten). Die Ansicht "Zeit" zeigt ein Gantt-Diagramm mit Referenzbalken, die die geplanten und tatsächlichen Planungswerte darstellen. Die Ansicht "Kosten" konzentriert sich auf die Diskrepanz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten und deren Auswirkungen auf das Gesamtbudget.

Angenommen, ein Vorgang nimmt mehr Arbeit in Anspruch als erwartet. Um die Wirklichkeit in den Projektplan zu integrieren, wählen Sie den Vorgang aus und navigieren zum Inspektor für "Vorgang: Tatsächliche Werte" (vierter Tab). Geben Sie das genaue Datum für den "Tatsächlichen Beginn" ein, um den tatsächlichen Beginn der Arbeit wiederzugeben. Passen Sie den Prozentsatz für die Fertigstellung auf der Grundlage des erzielten Fortschritts an und geben Sie an, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde und wie viel noch zu erledigen ist.

Während der Eingabe der Ist-Werte berechnet die Ansicht automatisch die Abweichungen zwischen den "geplanten" und "tatsächlichen" Werten und zeigt diese an. Dazu gehören die ursprünglich geplante gegenüber der tatsächlichen Arbeit, Start- und Enddaten und andere relevante Metriken. Geplante Werte, die grau dargestellt sind, können im Stilinspektor durch Ändern des Designs der "Referenzbalken" gestaltet werden.

Erwartete Werte: Die "Erwarteten" Werte werden auf der Grundlage der tatsächlichen Werte aktualisiert und bieten einen Einblick in die Zukunft des Projekts, wobei sowohl der ursprüngliche Plan als auch die tatsächliche Ausführung berücksichtigt werden.

Tipp: Wenn sich der Umfang Ihres Projektes ändert, es kommen z. B. mehrere Aufgaben hinzu oder andere erscheinen nicht mehr so wichtig, erstellen Sie eine Kopie des Projekts. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Vergleiche mit der ursprünglichen Planung anstellen.

Die Veranstaltung zum Tag der offenen Tür an der Wirklichkeit ausrichten

Die Durchführung einer Veranstaltung zum Tag der offenen Tür für VitaLeaf Botanicals Inc. bringt Herausforderungen mit sich, die sich auf Zeit, Umfang oder Kosten auswirken. Mögliche Umstände, die zu Änderungen oder Verzögerungen führen, sind unter anderem:

• Probleme mit Lieferanten und Zulieferern: Engpässe oder logistische Probleme mit Lieferanten könnten den Aufbau verzögern und Änderungen des Veranstaltungsumfangs oder höhere Kosten für Ersatz in letzter Minute erforderlich machen.

• Komplikationen im Zusammenhang mit dem Veranstaltungsort: Probleme wie Doppelbuchungen oder unerwartete Wartungsarbeiten können zu Änderungen des Veranstaltungsdatums oder -ortes führen, was zusätzliche Kosten verursacht.

• Wetterbedingungen: Unvorhersehbare Wetterbedingungen können bei Veranstaltungen im Freien eine Umplanung erforderlich machen, was sich auf den Zeitplan auswirkt und zusätzliche Kosten verursacht.

• Personalprobleme: Die Nichtverfügbarkeit von wichtigen Mitarbeitern aufgrund von Notfällen könnte die Durchführung der Veranstaltung beeinträchtigen und die Arbeitskosten erhöhen.

Andere Umstände, die sich auf die Veranstaltung auswirken können, sind z.B. Budgetüberschreitungen, technische Schwierigkeiten, gesetzliche Änderungen, unerwartet hohe Besucherzahlen und Kommunikationsprobleme. Ein proaktives und flexibles Veranstaltungsmanagement, gepaart mit einer transparenten Kommunikation, ist unerlässlich, um diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen und das Vertrauen der Interessengruppen zu erhalten. Bleiben Sie über Umstände, die zu Änderungen im Projektplan führen, informiert und passen Sie sich entsprechend an.

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Im Bereich des Projektmanagements könnte das uralte Sprichwort "Erwarte das Unerwartete" nicht passender sein. Projekte verlaufen nicht immer nach Plan, und genau hier kommt die Kunst des operativen Projektmanagements ins Spiel. Mit Merlin Project verfügen Sie über ein leistungsfähiges Werkzeug, um Risiken zu erkennen, zu bewerten und zu mindern und Ihre Projekte letztendlich zum Erfolg zu führen.

Sehen wir uns an, wie Merlin Project Ihre Bemühungen im Bereich Risikomanagement unterstützen kann. Das Risikomanagement wird in den Anhängen gespeichert. Um ein Risiko zu einem Vorgang hinzuzufügen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen Sie "Einfügen" > "Anhang" > "Risiko". Auf diese Weise können Sie in Ihrem Projekt ein herkömmliches Risikomanagement durchführen, das sich auf die folgenden Hauptaspekte konzentriert:

• Risikoinformationen: Fügen Sie eine Beschreibung, eine Folgenabschätzung, eine Statusklassifizierung, Maßnahmen und einen Risikoabschluss hinzu

• Risikokosten: Geben Sie die dem Risiko zugeordneten Kosten an

• Weitere Informationen: Fügen Sie dem Risiko Tags, Felder und Anmerkungen hinzu, um weitere Informationen anzuzeigen und eine einfache Kategorisierung der Risiken in ähnliche Gruppen zu ermöglichen.

So richten Sie den Anhang "Risiko" ein und verwenden ihn

1. Geben Sie dem identifizierten Risiko einen beschreibenden Titel, fügen Sie ein Erstellungsdatum für das Risiko hinzu, ordnen Sie es einer bestimmten Gruppe und Klasse zu und fügen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie die Person, die das Risiko gemeldet hat, und die für die Bearbeitung des Risikos zuständige Person hinzu. Im offenen Textfeld "Risikobeschreibung" können Sie weitere Informationen zu dem Risiko hinzufügen.

2. Beurteilen Sie die Auswirkungen des Risikos nach Umfang, Kosten und Termin. Basierend auf dem Modell des magischen Dreiecks können Sie so beurteilen, ob die Projektqualität durch ein bestimmtes Risiko beeinträchtigt wird. Es ist wichtig, die Auswirkungen von Risiken auf Ihr Projekt zu verstehen. Merlin Project bietet drei Dropdown-Menüs zur Bewertung der Auswirkungen von Risiken:

• Umfang: Beurteilen Sie, wie sich das Risiko auf den Projektinhalt und das damit verbundene Projektergebnis auswirken könnte. Wird das Ergebnis durch die Risiken beeinträchtigt werden? Sind Anpassungen an bestimmten Zielen oder Meilensteinen erforderlich, und wie spürbar werden diese Änderungen sein?

• Kosten: Schätzen Sie die möglichen Auswirkungen auf die Kosten, wenn das Risiko eintritt. Wird das Risiko zusätzliches Budget erfordern? In der Dropdown-Liste können Sie Kostensteigerungen von unbedeutend bis > 5% Kostensteigerung einstellen.

• Termin: Bewerten Sie, wie sich das Risiko auf den Projektzeitplan und das Fertigstellungsdatum des Projekts auswirken könnte. Wie sehr wird das Risiko zu einer Verzögerung des Termins führen? Wählen Sie zwischen "geringfügige Verzögerungen" bis "> 10% Terminverschiebung".

Jede dieser Bewertungen trägt zur Gesamtbewertung des Risikos bei, wobei die Werte von 0 bis 5 Punkten reichen.

3. Merlin Project automatisiert die Berechnung des Risikostatus auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Informationen:

• Die Wahrscheinlichkeit wird mit 0 bis 10 Punkten bewertet.
• Der Umfang wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet.
• Die Kosten werden mit 0 bis 5 Punkten bewertet.
• Die Frist wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet.

Die Gesamtbewertung des Risikos, die sich in = Total widerspiegelt, liegt im Bereich von 0 bis 25 Punkten und dient als Maß für die Schwere des Risikos. Der Status des Risikos wird von dieser Punktzahl abgeleitet. Risiken mit >= 15 Punkten werden als "hohes Risiko" eingestuft, Risiken mit <= 8 Punkten als "mittleres Risiko" und Risiken darunter als "geringes Risiko".

4. Um die Maßnahmen und geplanten Schritte zur Abschwächung oder Vermeidung des Risikos zu definieren, geben Sie diese einfach in das offene Textfeld "Maßnahmen" ein.

5. Im Abschnitt "Abschluss" haben Sie mehrere Optionen, um den Fortschritt des Risikos zu verfolgen:

Markieren Sie Risiken als "Eingetreten", wenn das Risiko tatsächlich eingetreten ist. Erfassen Sie dann jede durch das Risiko verursachte zeitliche Verzögerung. Geben Sie die Dauer in Stunden, Tagen, Wochen, etc. an. Sie können auch die Kosten angeben, die durch das Risiko entstanden sind. Beachten Sie, dass weder "Abschlussverzögerung" noch "Kosten" die Zeit- oder Kostenberechnungen des Projekts beeinflussen. Diese Felder dienen lediglich dazu, Ihnen Informationen über das Risiko zu geben. Alle Anpassungen des Projektplans sollten Sie über den Inspektor auf "Aktuelle Werte" vornehmen.

Beschreiben Sie im Feld "Lessons Learned" die aus dem Risiko gewonnenen Erkenntnisse. Dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen und die Maßnahmen, die Sie ergriffen haben, um ähnliche Risiken in zukünftigen Projekten zu minimieren oder zu beseitigen. So können Sie aus vergangenen Erfahrungen lernen und fundierte Entscheidungen treffen.

6. Fügen Sie Kostenbestandteile hinzu, die in Ihre Kostenberichte integriert werden können, indem Sie zum Tab "Risiko: Kosten" gehen. Um Kostenpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Merlin Project summiert automatisch alle Kosten für Sie im Feld "Basiskosten". Für die Fälligkeit der Kosten, auch "Accrual" genannt, wählen Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Projekts aus den Optionen "Sofort abgrenzen", "Zu Beginn abgrenzen", "Anteilig abgrenzen" oder "Am Ende abgrenzen".

Merlin Project bietet ein umfassendes Rahmenwerk für ein effektives Risikomanagement, mit dem Sie sich sicher durch die unsicheren Gewässer des Projektmanagements bewegen können. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Projekts erhöhen und Ihre Projektmanagementfähigkeiten insgesamt verbessern.

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