Einführung in die Projektberichterstattung
In diesem Kapitel befassen wir uns mit einer weiteren strategischen Facette des Projektmanagements: der Kunst der Erstellung von Projektberichten. In den folgenden Unterkapiteln führen wir Sie durch die Vorgänge des Filterns und Gruppierens in Merlin Project, so dass Sie nur die Daten anzeigen können, die Sie mit anderen teilen möchten. Nachdem Sie die Organisation von Daten gemeistert haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Informationen durch maßgeschneiderte Berichte zum Leben erwecken können, die auf die nuancierten Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind. In unserem letzten Kapitel erhalten Sie das Rüstzeug, um diese Berichte nahtlos zu exportieren und sicherzustellen, dass Ihre Erkenntnisse auf breiter Basis und effektiv weitergegeben werden können.
Die Berichterstattung ist ein komplizierter Tanz, der sich je nach Zielgruppe rhythmisch verändert. Die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen zu erkennen, ist für das Projektmanagement unerlässlich, denn jede Gruppe benötigt einzigartige Informationen auf eine bestimmte Art und Weise. So benötigen Ihre Teammitglieder vielleicht detaillierte Aufgabenlisten, während die Stakeholder der Geschäftsleitung vielleicht einen Überblick auf höchster Ebene bevorzugen. Hier wird die "Stakeholder-Matrix" zu einem unschätzbaren Werkzeug, mit dem Sie die Stakeholder nach ihrem Einfluss und ihren Interessen kategorisieren können, um sicherzustellen, dass jeder Bericht zielgerichtet zugeschnitten ist.
Projektberichterstattung in der Wirklichkeit
Nehmen wir unser Beispielunternehmen VitaLeaf Botanicals Inc. mit seiner Veranstaltung zum Tag der offenen Tür als Beispiel dafür, wie die Projektberichterstattung in der Wirklichkeit abläuft:
Wir identifizieren verschiedene Gruppen wie Investoren, Lieferanten, Mitarbeiter und potenzielle Kunden. Die Erwartungen und der Einfluss der einzelnen Gruppen prägen den Verlauf des Projekts und die Berichtsmetriken. Investoren könnten sich zum Beispiel mit dem Budget und dem ROI befassen, Mitarbeiter mit den operativen Aspekten und Kunden mit dem Erlebnis der Veranstaltung. Die Berichterstattung für den Tag der offenen Tür von VitaLeaf muss diese Nuancen widerspiegeln und jeder Gruppe relevante, umsetzbare Informationen liefern, die ihrer Position in der Matrix entsprechen. Erst durch diesen sorgfältigen Prozess der Kategorisierung und der personalisierten Berichterstattung zeigt das Projektcontrolling seinen wahren Wert: Es sorgt dafür, dass das Projekt auf seine Ziele ausgerichtet ist, die Stakeholder sich engagieren und das Managementteam informiert und bereit ist, das Projekt zum Erfolg zu führen.
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