100 Aufgaben für jedes Projekt

I. Projektplanung und Initiierung

• Den Projektumfang definieren.
• Alle Projektziele identifizieren.
• Wichtige Liefergegenstände festlegen.
• Ein Projekt-Charter entwickeln.
• Alle Stakeholder auflisten.
• Rollen und Erwartungen der Stakeholder klären.
• Eine Stakeholder-Analyse durchführen.
• Erfolgsfaktoren des Projekts definieren.
• Den Gesamtzeitplan des Projekts skizzieren.
• Annahmen und Einschränkungen definieren.
• Alle Projektannahmen dokumentieren.
• Projektbeschränkungen (Zeit, Kosten, Umfang) validieren.
• Regulatorische oder Compliance-Anforderungen bestimmen.
• Notwendige Genehmigungen auflisten.

II. Aufgaben- und Terminplanung

• Eine Work Breakdown Structure (WBS) erstellen.
• Liefergegenstände in Aufgaben unterteilen.
• Unteraufgaben für komplexe Aktivitäten identifizieren.
• Klare Aufgabenbeschreibungen erstellen.
• Aufgabenverantwortliche oder Teams zuweisen.
• Dauern der Aufgaben festlegen.
• Historische Daten zur Zeitschätzung heranziehen.
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben identifizieren.
• Den kritischen Pfad definieren.
• Vorlaufzeiten bestimmen (frühzeitiger Beginn von Aufgaben).
• Nachlaufzeiten bestimmen (Pufferzeiten hinzufügen).
• Projektmeilensteine setzen.
• Wichtige Genehmigungspunkte markieren.
• Abschlussdaten für Projektphasen festlegen.
• Parallele und sequenzielle Aufgaben identifizieren.
• Projektstartdatum festlegen.
• Geplantes Enddatum festlegen.

III. Ressourcen- und Kostenplanung

• Verfügbare Ressourcen zuweisen.
• Ressourcenkapazität festlegen.
• Fähigkeiten den Aufgaben zuordnen.
• Verfügbarkeit des Teams bestätigen.
• Einschränkungen der Ressourcen prüfen.
• Einen Ressourcenplan erstellen.
• Kostenschätzungen für jede Aufgabe festlegen.
• Ein Projektbudget entwickeln.
• Eine Kostenbasis erstellen.
• Planung für Kostenkontrolle und -verfolgung aufstellen.

IV. Qualitäts-, Risiko- und Änderungsmanagement

• Qualitätskriterien für Liefergegenstände definieren.
• Einen Qualitätsmanagementplan entwickeln.
• Potenzielle Risiken identifizieren.
• Ein Risikoregister erstellen.
• Strategien zur Risikominderung festlegen.
• Notfallpläne erstellen.
• Einen Prozess zur Problemlösung definieren.
• Prozesse zur Änderungsverwaltung dokumentieren.
• Verfahren für Umfangsänderungen etablieren.
• Kriterien für den Abschluss von Aufgaben definieren.
• Leistungskennzahlen festlegen.
• Regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen planen.

V. Kommunikation und Stakeholder-Management

• Einen Kommunikationsplan entwickeln.
• Kommunikationskanäle festlegen (E-Mail, Meetings, etc.).
• Einen Zeitplan für Stakeholder-Updates erstellen.
• Berichtsvorlagen und deren Häufigkeit definieren.
• Ein Projektüberwachungsverfahren aufstellen.
• Regelmäßige Statusmeetings planen.
• Feedback-Mechanismen integrieren.
• Die Ausrichtung mit den Unternehmenszielen sicherstellen.
• Die Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen überprüfen.
• Notwendige Schulungen für Teammitglieder planen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren.
• Eine Entscheidungshierarchie festlegen.
• Kommunikationsprotokolle abschließend überprüfen.

VI. Externe Koordination und Abhängigkeiten

• Externe Abhängigkeiten identifizieren.
• Koordination mit Lieferanten oder Dienstleistern planen.
• Fristen für externe Liefergegenstände festlegen.
• Relevante Drittanbieter-Zeitpläne integrieren.

VII. Tool-Einrichtung und Gantt-Diagramm-Spezifikationen

• Verfügbarkeit der Projektmanagement-Tools bestätigen.
• Geeignete Gantt-Diagramm-Software auswählen.
• Das Projektmanagement-Tool vor dem Start testen.
• Das Layout des Gantt-Diagramms für bessere Übersichtlichkeit anpassen.
• Farbmarkierungen zur Unterscheidung von Aufgabentypen nutzen.
• Sicherstellen, dass das Gantt-Diagramm eine Zeitleiste enthält.
• Aufgaben nach Projektphasen oder Kategorien gruppieren.
• Eine hierarchische Aufgabenstruktur festlegen.
• Das Diagramm mit Teamleitern validieren.
• Das Diagramm auf überlappende Aufgaben überprüfen.
• Sicherstellen, dass keine Terminüberschneidungen auftreten.
• Die Korrektheit von Aufgabenabhängigkeiten bestätigen.
• Start- und Endtermine doppelt prüfen.
• Meilensteine deutlich sichtbar kennzeichnen.
• Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen einplanen.
• Ein klares Verfahren zur Aktualisierung des Diagramms festlegen.
• Verfahren für Echtzeit-Anpassungen des Zeitplans dokumentieren.
• Sicherstellen, dass das Gantt-Diagramm den kritischen Pfad widerspiegelt.
• Das Diagramm mit dem Projektzeitplan abgleichen.
• Alle Abhängigkeiten korrekt verknüpfen.

VIII. Überprüfung, Genehmigung und Dokumentation

• Eine Überprüfung vor dem Projektstart ansetzen.
• Die Genehmigung der wichtigsten Stakeholder einholen.
• Den Genehmigungsprozess für Zeitplanänderungen bestätigen.
• Rechtliche oder vertragliche Fristen überprüfen.
• Die Einhaltung von Branchenstandards sicherstellen.
• Post-Projekt-Review-Sitzungen planen.
• Erkenntnisse für zukünftige Projekte dokumentieren.
• Ein Archiv für die Projektdokumentation einrichten.
• Die Gesamtumsetzbarkeit des Projektzeitplans prüfen.
• Eine letzte Überprüfung durchführen und den Projektplan genehmigen.