10 häufige Herausforderungen im Projektmanagement

Ein Projekt zu managen, ist ein bisschen wie das Lösen eines Rubiks Zauberwürfel: Sie müssen mehrere Elemente im Auge behalten und gleichzeitig mehrere verschiedene Ergebnisse sowie die Dauer berücksichtigen. Auf dem Weg werden Sie zwangsläufig auf einige Hindernisse stoßen.

Auch in Projekten treten einige Schwierigkeiten häufiger auf als andere, z. B. in Bezug auf Umfang, Budget, Kommunikation und vieles mehr. 10 der häufigsten Herausforderungen im Projektmanagement stellen wir Ihnen im Folgenden vor und sagen Ihnen, wie Sie diese überwinden können.

1. Ausweitung des Projektumfangs

Eine der größten Herausforderungen und weit verbreitet im Projektmanagement ist es, dass sich die Anforderungen eines Projekts gegenüber den ursprünglichen Vereinbarungen bei Projektbeginn ändern, sich gar der Projektumfang ausweitet.

Dies tritt gerade in der Softwareentwicklung auf, wo zusätzliche Features den Funktionsumfang einer App erweitern. Aber auch in der Baubranche, wo ein Kunde nicht genehmigte Änderungen an den ursprünglichen Zeichnungen eines Gebäudes vornimmt, kommt dies nicht selten vor.

Änderungen des Projektumfangs wirken sich sowohl auf die zu erbringenden Leistungen, als auch auf den Zweck des Projekts aus. Das Projektteam kann dies sicherlich handhaben, vorausgesetzt, eine Erhöhung des Budgets oder der Projektdauer ist möglich.

Wie Sie die Ausweitung des Projektumfangs handhaben

Um eine spätere Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern, gehen Sie bereits bei der Planung des Projekts proaktiv vor. Versuchen Sie möglichst alle Projektbeteiligten an einen Tisch zu bekommen, um alle Erwartungen bereits vor Projektstart zu erfassen und zu berücksichtigen.

Ansonsten ermöglicht die Verwendung einer agilen Projektmanagement-Methodik wie Scrum Ihrem Team, sich auf bestimmte Ziele zu konzentrieren und gleichzeitig die Prioritäten und Pläne kontinuierlich zu überprüfen. Aufgrund von kurzen Teilstücken im Projekt, so genannten Sprints, behalten Sie den Überblick, bleiben jedoch immer flexibel sollten Anpassungen notwendig werden.

Mit Merlin Project können Sie Projekte klassisch aber auch agil planen. Durch einfaches Ändern der Ansicht wechseln Sie z. B. zwischen dem Projektstrukturplan und der Kanban-Tafel - das ist hybrides Projektmanagement.

2. Klare Ziele und Vorgaben fehlen

Für einen erfolgreichen Projektabschluss ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie tun müssen. Es ist daher essentiell Projektziele zu definieren.

Werden keine angemessenen Ziele festgelegt, kann dies zu einer ganzen Reihe von Problemen führen, einschließlich eines schlechten Ressourcen- und Stakeholder-Managements. Fehlende Ziele und unzureichende Visionen können ein Scheitern des Projektes begünstigen.

Ziele sollten klar formuliert und realistisch sein. Sie sollten auch in der Lage sein, dem Projektteam zu zeigen, wie jede Maßnahme sie dem Ziel näher bringt. Das bedeutet, dass Sie die Wirkung des Teams und der einzelnen Projektmitglieder messen können.

Wie Sie klare Ziele und Zielsetzungen festlegen

Ein beliebter Ansatz zur Festlegung von Unternehmenszielen ist die S.M.A.R.T.-Methode. S.M.A.R.T. ist ein englisches Akronym und steht für specific – measurable – achievable – reasonable – time bound oder übersetzt spezifisch – messbar – attraktiv – realistisch – terminiert.

S.M.A.R.T.-Ziele sind so konzipiert, dass sie Struktur und Orientierung während eines Projekts bieten. Sie verdeutlichen, was Sie erreichen wollen. Diese Methode unterstützt Ihre Mitarbeiter wirkungsvoll dabei, Ziele festzulegen, die sich an den Unternehmenszielen orientieren.

3. Budgetbeschränkungen und -änderungen

Wenn sich der Umfang eines Projekts und die Anforderungen ändern, ändert sich auch das Budget. Projektmanager müssen ihre Budgets genau planen und sicherstellen, dass die Projekte innerhalb des Budgets bleiben. Das Budgetmanagement kann daher eine große Herausforderung darstellen.

Benötigt das Marketingteam mehr Geld als ursprünglich für das Online-Marketing geplant war, um ein neues Produkt zu bewerben, müssen für die Kampagne die zur Verfügung stehenden Mittel gestrecken oder mehr Mittel beantragt werden.

Wie man mit Budgetbeschränkungen und -änderungen umgeht

Wenden Sie effiziente Kostenmanagementstrategien an, um zu verhindern, dass das vereinbarte Budget überschritten wird. Berücksichtigen Sie bereits in der Planungsphase alle Möglichkeiten der Umfangsvergrößerung und planen Sie zusätzliches Budget dafür ein, um so Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Mit der Budgetverwaltung in Merlin Project definieren und verwalten Sie das Budget für einzelne Vorgänge und Ihr gesamtes Projekt. Zusätzliche Kosten lassen sich leicht beantragen, genehmigen und so nachvollziehbar erfassen. So behalten Sie stets den Überblick über die gesamten Projektkosten und das verbliebene Gesamtbudget.

4. Mangelnde Kommunikation

Kommunikation ist ein angemessenes Mittel, um Missverständnisse auszuräumen.
(Franz Schmidberger, deutscher Publizist)

Kommunikation kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder gut zusammenarbeiten, die Aufgaben effizient verteilt und die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.

Die Diskussionen werden oft mündlich in Projektbesprechungen, per E-Mail oder sogar per SMS geführt. Überlegungen und Gründe für Entscheidungen gehen dabei im Dickicht aller E-Mails oder Nachrichten verloren. Und wenn diese dann wiederum von anderen kommmentiert werden, ist der Überblick meist vollends verloren.

Wie man mit Kommunikationsproblemen umgeht

Gibt es ein Problem mit der effektiven Kommunikation, gehen Sie dieses direkt an. Sei es indem Sie die Leute zur Problemlösung zusammenbringen oder indem Sie eine Projektumgebung schaffen, in der konstruktives Feedback als Mittel zur Verbesserung geschätzt wird.

Auch hier ist Merlin Project ein wertvolles Werkzeug. Kommentieren und diskutieren Sie Ihr Projekt, jeden einzelnen Vorgang, alle Ressourcen und jeden Anhang direkt im Projektplan. Die Kommentarfunktion kann die Kommunikation, Zusammenarbeit aber auch die Dokumentation im Projekt für das Projektteam vereinfachen. Kommentare und Anmerkungen zum Projekt liegen direkt dort wo Sie sie brauchen, in der Projektdatei.

5. Konflikte im Team

Eine weitere, wichtige Herausforderungen im Projektmanagement ist der Mangel an strategischer Ausrichtung und Führung. Mangelnde Führung ist vielfach eine Ursache für Konflikte in Projekten. Darüber hinaus stellen Misskommunikation und Missverständnisse innerhalb des Teams ein großes Hindernis dar.

Teamkonflikte werden durch fehlende gemeinsame Visionen, Fehlkommunikation aber auch Animositäten verursacht und führen zu Verwirrung und Frustration.

Wie Sie mit Teamkonflikten umgehen

Sie müssen auf Konflikte im Team eingehen und dürfen diese auf keinen Fall ignorieren oder herunterspeilen. Versuchen Sie die Ursache des Problems herauszufinden und es in den Griff zu bekommen.

Verschaffen Sie Ihrem Team Klarheit und Zusammenhalt, um Konflikte effektiv zu bewältigen. In manchen Fällen ist es ratsam, das Team aus dem Projektalltag herauszuziehen und mit Teambuilding-Maßnahmen wieder einander näher zu bringen und erst dann die Konfliktlösung anzugehen.

6. Unausgewogene Teamfähigkeiten

Als Projektleiter wollen Sie für Ihr Team ein gutes, produktives Arbeitsumfeld schaffen. Ein solches entsteht, wenn Aufgaben den Teammitgliedern mit den richtigen Fähigkeiten zugewiesen werden. Bei falschen Zuweisungen, wird das Projekt unweigerlich ineffizient, was zum Scheitern führen kann.

Erfahrung lehrt Sie, welche Fähigkeiten für welche Aufgaben erforderlich sind. Außerdem müssen Sie Ihr Team gut kennen, damit Sie dessen Fähigkeiten und Motivation verstehen und einsetzen können.

Wie Sie mit unpassenden Teamfähigkeiten umgehen

Überprüfen Sie ständig, ob jedes Teammitglied entsprechend seinen Fähigkeiten und seiner Arbeitsbelastung effektiv eingesetzt wird.

Dank der Zuweisungsansicht stehen in Merlin Project für jeden Tag die Auslastungswerte für jedes Teammitglied. Im Zeitphasendiagramm überblicken Sie, wie sich die Arbeit auf die einzelnen Team-Mitglieder verteilt. Mit einfachen Mitteln können Sie, falls notwendig, auf unvorhergesehene Entwicklungen bei Ihrer Ressourcenplanung reagieren.

7. Fehlende Rechenschaftspflicht

Jedes Mitglied Ihres Teams ist für seine Entscheidungen und Handlungen verantwortlich. Bei dieser Rechenschaftspflicht geht es nicht darum, die Schuld zu verteilen, wenn etwas schief geht. Es geht darum, dass das Projektteam die Aufgaben so erledigt, wie sie es wollen, ohne jeden Schritt zu kontrollieren.

Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz wird mit einem höheren Arbeitsengagement und einer besseren Leistung in Verbindung gebracht. Mangelnde Verantwortung oder gar Mikromanagement am Arbeitsplatz hingegen können zu Nachlässigkeit und fehlendem Engagement für das Projektziel führen.

Wie Sie das Verantwortungsgefühl stärken

Sorgen Sie dafür, dass von Anfang an klar gestellt wird, wer wo verantwortlich ist. Die Festlegung von Zielen und Vorgaben trägt dazu bei, dass sich jeder über seine Zuständigkeiten im Klaren ist.

Ein gemeinsamer Blick auf den Projektfortschritt auch in Bezug auf die Teamaufgaben kann helfen, die Verantwortlichkeit des Einzelnen zu erhöhen. Außerdem haben die Teammitglieder so die Möglichkeit, Herausforderungen zu besprechen und gegebenenfalls um Unterstützung zu bitten.

Merlin Project bietet mit der Leistungswertanalyse ein Modell zur Kontrolle des Projektfortschritts und den damit verbundenen Kosten. Die geplanten und den wirklichen Werten werden verglichen. So haben alle am Projekt Beteiligten immer einen Überblick, wo das Projekt gerade steht.

8. Nicht realisierbare Fristen

Je lächerlicher der Termin, desto treuer der Versuch, ihn zu halten.
(Management-Weisheit)

Unrealistische Fristen sind ein klassischer Weg, zu viele Versprechungen zu machen.

Eigentlich kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams und wissen, was es innerhalb einer bestimmten Zeitspanne leisten kann. Trotzdem kann es passieren, dass Sie sich verleiten lassen, unrealistische Fristen zu setzen, nur um das Projekt zu gewinnen.

Ein solches Projekt wird Sie und Ihr Team jedoch frustrieren, die Arbeitsergebnisse stark beeinträchtigen und letztlich Ihren Ruf schädigen.

Wie Sie mit unrealistische Fristen umgehen

Verhindern Sie unrealistische Fristen bereits in der Planungsphase! Verhandeln Sie auf Basis der Stärken und Schwächen Ihres Teams über erreichbare Fristen, ohne die Arbeit zu überstürzen.

Um eine realisierbare Frist festzulegen, unterteilen Sie das Projekt in kleine Aufgaben und geben Sie jeder Aufgabe ausreichend Zeit. Planen Sie immer etwas Puffer für Unvorhersehbares ein. Orientieren Sie sich bei jeder Schätzung an Ihren Erfahrungen mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten.

Eine gute Projektmanagement-Software wie Merlin Project hilft Ihnen, das Projekt zu planen und realistische Fristen zu setzen.

9. Schlechtes Risikomanagement

Risikomanagement ist Projektmanagement für Erwachsene!
(Zitat aus dem Buch Bärentango von Tom DeMarco und Tim Lister)

Beim Risikomanagement in Projekten geht es um die proaktive Identifizierung möglicher, künftiger Probleme und das Verständnis ihrer Folgen, was vorausschauende Entscheidungen über Projekte ermöglicht.

Risiken müssen während der gesamten Projektlaufzeit bewertet und gemanaget werden. Trotzdem sind Sie natürlich kein Hellseher, und egal, wie gut man plant, einige Risiken werden immer eintreten.

Wie Sie mit Risiken umgehen

Mindern Sie die Auswirkungen dieser lästigen Probleme, indem sie "Was-wäre-wenn"-Szenarien ermitteln und Notfallpläne aufstellen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team sich anpassen kann, sollten die Dinge außer Kontrolle geraten.

Merlin Project unterstützt Sie beim Risikomanagement. Die Software hat ein eigenes Anhangselement "Risiko". Ein Risiko können Sie an jeden Vorgang, an jede Zuweisung oder Ressource anhängen. Bewerten Sie die Gefahr, dass es eintritt und überlegen Sie sich im Vorfeld schon eine mögliche Lösung. Durch diese Vorarbeit können Sie und Ihr Team bei Eintritt des Risikos schnell reagieren, um die Auswirkungen auf das Gesamtprojekt zu mindern.

10. Die richtige Lösung fürs Projektmanagement finden

Es gibt unterschiedliche Ansätze Projekte zu verwalten. Das geht von der Lose-Blatt-Sammlung, über eine Excel-Tabelle bis hin zu einer professionellen Projektmanagent-Lösung.

Mit Merlin Project haben Sie von der Mindmap über ein Kanban-Board bis hin zum komplexen Gantt-Diagramm inkl. Berichtswesen, Ressourcenplanung und Risikomanagement alles in einer Software vereint. So lassen sich die zuvor beschriebenen Herausforderungen im Projektmanagement leicht bewältigen. Sie können die Software für Mac und iPad 30 Tage kostenlos testen.

Fazit

Unvorhergesehene Probleme können Sie Zeit und Geld kosten und zwar in Form von verschwendetem Budget, frustrierten Leistungsträgern und unangenehmen Gesprächen mit der Geschäftsleitung, wenn Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Gehen Sie die Probleme rechtzeitig an, meistern Sie die Herausforderungen im Projektmanagment und führen Ihr Projekt zum Erfolg.