10 wichtige Fähigkeiten für effektives Projektmanagement

Jeder kann seine Kenntnisse im Projektmanagement mit einer Zertifizierung vertiefen und erweitern. Der Erfolg eines Projekts basiert jedoch nicht nur auf solchen Hard Skills oder berufstypischen Qualifikationen. Insbesondere persönliche, soziale und methodische Kompetenzen, so genannte Soft Skills, bestimmen den beruflichen und auch den persönlichen Erfolg.

Aber welche Fähigkeiten brauchen Sie im Projektmanagement wirklich, um sich von der Masse abzuheben? Welche helfen Ihnen Ihre Projekte effizient zu verwalten. Wir haben die 10 wichtigsten Fähigkeiten im Folgenden zusammengestellt.

1. Kommunikation
2. Zusammenarbeit
3. Terminplanung
4. Organisation
5. Flexibilität
6. Zeitmanagement
7. Priorisierung
8. Kreative Ideenfindung
9. Qualitätskontrolle
10. Kontrolle bei Teambesprechungen

Lesen Sie, warum die einzelnen Fähigkeiten wichtig sind, wie Sie sie anwenden können und wie Sie sie mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools im täglichen Projektbetrieb praktisch umsetzen können.

1. Kommunikation

Andere zu verstehen und verstanden zu werden, sind die beiden treibenden Faktoren, die den Fortschritt eines jeden Projekts bestimmen. Eine gute Kommunikation ist daher für ein effektives Projektmanagement unerlässlich. Ein erfolgreicher Projektmanager muss mit seinem Team, seinen Kunden und Interessenvertretern kommunizieren können, damit alles reibungslos abläuft. Kommunikation hilft ihm Bedenken auszuräumen, Konflikte zu lösen und Projektbeteiligte auf dem Laufenden zu halten.

Vergessen Sie nicht, zuzuhören.

Eine der Schlüsselkompetenzen in der Kommunikation ist die Fähigkeit, zuzuhören. Wenn Sie mit Ihrem Team kommunizieren wollen, müssen Sie zuerst die Anliegen und Bedürfnisse Ihres Teams hören. Hören Sie mit der Absicht zu, zu verstehen - nicht zu antworten.

Manchmal müssen Sie über das bloße Zuhören hinausgehen und auch die Körpersprache einbeziehen. Wenn Sie einmal anfangen, diese Soft Skills zu entwickeln, wird es Ihnen leichter fallen, das Gesagte zu verstehen und zum Kern der Sache vorzudringen.

Stellen Sie sicher, dass Sie häufig kommunizieren.

Eine weitere wichtige Komponente effizienter Kommunikation ist ihre Häufigkeit. Ein erfolgreicher Projektleiter muss regelmäßig mit allen Beteiligten kommunizieren, um die Dinge auf Kurs zu halten. Eine unregelmäßige Kommunikation kann Zweifel, Unsicherheiten und Verzögerungen im Projektverlauf verursachen.

Passen Sie Ihre Kommunikation an.

Sie können regelmäßig kommunizieren, aber wenn Sie Ihren Standpunkt nicht vermitteln können, was ist dann der Sinn? Sie müssen das, was Sie sagen, für verschiedene Zielgruppen anpassen - Ihr eigenes Team, Interessenvertreter aus anderen Abteilungen, leitende Angestellte, Kunden und so weiter.

Denken Sie daran, dass Kommunikation nur dann funktioniert, wenn sie verstanden wird. Sie müssen sich in Ihre Zuhörer einfühlen, verstehen, woher sie kommen, und Ihre Worte umstrukturieren, damit sie in den Kontext ihrer einzigartigen Interessen passen. Nur dann werden sie in der Lage sein, zu verstehen, was Sie sagen, und Ihren Worten Taten folgen lassen.

Kommunikation in Merlin Project

Berichte helfen Inhalte und Informationen aus dem Projekt besser zu überblicken und eignen sich für die Weitergabe an beteiligte Personen. In der Berichtsansicht in Merlin Project befinden sich bereits diverse mitgelieferte Berichte. Sie lassen sich direkt verwenden oder an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

2. Zusammenarbeit

Wesentliche Projektmanagementfähigkeiten wie Zusammenarbeit und Kommunikation gehen Hand in Hand. Das Ziel von Soft Skills, wie z.B. Kommunikation, sollte immer die Erleichterung einer effektiven Kollaboration sein.

Der Fortschritt eines Projekts hängt davon ab, wie gut sich Ihre Teammitglieder koordinieren, um die Dinge zu erledigen. Wenn sie nicht in der Lage sind, zusammenzuarbeiten und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten, werden Sie niemals Ihre Fristen einhalten.

Ein erfolgreicher Projektleiter muss seinem Team dabei helfen, seine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu entwickeln und auftretende Differenzen auszugleichen. Bauen Sie einen auf Vertrauen basierenden Arbeitsplatz auf, an dem sich die Teammitglieder bei der Erfüllung ihrer Aufgaben voll und ganz aufeinander verlassen können.

Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Menschen nutzen, um mit der Geschäftsleitung und den Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten. Die Einbeziehung ihrer Inputs und Ideen ist der Schlüssel zu einem Ergebnis, mit dem sie zufrieden sind.

Zusammenarbeit in Merlin Project

In der Auslastungsansicht erkennen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben für jeden Mitarbeiter zu welcher Zeit anstehen. Finden Sie kritische Überlastungen, und verteilen Sie die Arbeit in Ihrem Team mit nur wenigen Gesten – auch über mehre Projekte hinweg. Endlich nie mehr Überstunden und Langeweile im Projekt!

Geben Sie Projektdateien für die Projektbeteiligten frei, so können diese den Status des Projekts sehen, aber auch selber Zeiten eintragen. Durch Zugriffsrechte und individuellen Kennwörter stellen Sie sicher, dass jeder nur die Projektpläne, an denen er beteiligt ist, anzeigen oder bearbeiten kann.

Auch wenn nicht alle Anwender Merlin Project einsetzen, so bietet die Software doch einen perfekten Austausch mit anderen Programmen. Egal woher die Daten kommen, mit Merlin Project haben Sie fast immer einen Weg, sie zu übernehmen. Gleiches gilt für den Export.

3. Terminplanung

Die Terminplanung (oder englisch: Scheduling) ist laut dem Projektmanagement-Institut (PMI) ein weiteres Kernelement des Projektmanagements. Ein Projektmanager muss den Zeitplan für ein Projekt effektiv planen, wenn er will, dass sein Projekt erfolgreich wird.

Die Planung und Terminierung eines Projekts umfasst jedoch weit mehr als nur die Festlegung einer Startzeit und eines Fälligkeitsdatums. Um ein neues Projekt effektiv zu planen, müssen Sie auch auf Ihre Führungsqualitäten zurückgreifen:

• Planen Sie die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder.
• Richten Sie Projektmanagementprozesse ein.
• Implementieren Sie Sicherheitsvorkehrungen für das Risikomanagement
• Überwachen Sie den kritischen Pfad

Es ist wichtig, den Zeitplan und den Projektstrukturplan eines Projekts klar zu definieren, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen.

Beziehen Sie Ihr Team immer in diesen Planungs- und Verhandlungsprozess ein. Es hilft Ihnen, einen erfolgreichen und umsetzbaren Projektarbeitsplan zu erstellen. Das schützt vor der Planung allzu ehrgeiziger Projektpläne, die sich zwangsläufig verzögern und von Projektproblemen geplagt werden.

Terminplanung in Merlin Project

Mit Merlin Project erstellen Sie einfach den Ablauf Ihrer Vorgänge, bestimmen die Dauer und Abhängigkeiten und definieren feste Meilensteine. Sie werden staunen, wie sich vor Ihren Augen in Windeseile ein präziser Projektplan entwickelt. Die mitgelieferten Projektvorlagen beschleunigen diese Arbeit sogar noch.

Nutzen Sie die unterschiedlichen Ansichten in Merlin Project zum Betrachten des Projekts.
Sie ermöglichen Ihnen die Inhalte Ihres Projektplans in unterschiedlichen grafischen Darstellungen zu bearbeiten und betrachten. Merlin Project enthält Ansichten für den klassische Strukturplan mit Gantt-Grafik, Netzplan und Kanban-Board, aber auch für Ressourcen, Zuweisungen, Berichte und Anhänge.

4. Organisation

Als Projektleiter haben Sie eine Menge Verantwortung. Sie müssen sich um Projektaufgaben,
Team-Läufe, Kostenmanagement, den Projektplan, die Teamleitung, Projekt-Updates und die Erwartungen der Kunden kümmern.

Niemand kann all diese Dinge effektiv verwalten, ohne organisiert zu sein. Während die meisten das Organisieren im Allgemeinen mit langweiligen, administrativen Aufgaben verbinden, ist es eine der wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten.

Ein strukturiertes, organisiertes System unterstützt Sie, jede dieser Aktivitäten zu verwalten und Ihren Arbeitsplatz organisiert zu halten.

Organisation mit Merlin Project

Strukturieren Sie ihr Projekt in einzelne Phasen oder Gruppen und erstellen Sie Untervorgänge zu den Vorgängen.

Legen Sie Dokumente als Anhänge an die Vorgänge in Ihrem Projekt ab. So haben Sie alles Wichtige an einem Ort verfügbar - Ihrem Projektplan.

Hängen Sie nicht nur beliebige Dateien an Vorgänge in Ihrem Projekt, sondern auch weitere Informationen: Organisieren Sie zum Beispiel mit Checklisten kleinere Aufgaben, und verwalten Sie anstehende Projekttermine. Heften Sie auftretende Probleme an Vorgänge, und machen Sie sich Gefahren bewusst, indem Sie den Projektphasen Risiken zuweisen. Mit den reichhaltigen Anhängen in Merlin Project haben Sie Ihre Projektakte immer zur Hand.

5. Flexibilität

Ihr Projektteam ist keine homogene Einheit. Sie sind eine Gruppe von Personen mit unterschiedlichen Präferenzen, Zielen und Schlüsselkompetenzen aber auch Problemlösungsfähigkeiten. Ihr Ziel als guter Projektmanager ist es nicht, diese Unterschiede zu minimieren, sondern vielmehr, Projektmanagementprozesse zu schaffen, die flexibel genug sind, um damit umzugehen.

Außerdem muss ein guter Projektmanager flexibel genug sein, um mit den verschiedenen an einem Projekt beteiligten Teams umzugehen. Ihr Ingenieurteam wird andere Bedürfnisse und Ziele haben als Ihr Produktmanagement. Ihr Ziel ist es, eine erfolgreiche Arbeitsumgebung zu schaffen, die flexibel genug ist, um jedes Team nahtlos zu integrieren.

Flexibilität in Merlin Project

In einem Projekt müssen immer Teams aus unterschiedlichen Bereichen (z. B. Vertrieb, Marketing und Support) zusammenarbeiten. Verschiedene Abteilungen bevorzugen jedoch unterschiedliche Werkzeuge. Technischen Teams arbeiten lieber mit agilen Tools, während andere Teams wie Marketing oder Vertrieb listenbasierte Tools präferieren.

Darum haben wir mit Merlin Project das hybride Projektmanagement eingeführt. Ein einfaches Wechseln der Ansicht in Merlin Project macht aus dem klassischen Projektstrukturplan, einen Netzplan oder gar eine Kanban-Tafel. Die Datenbasis bleibt gleich, es ändert sich nur die Darstellung. Und das beste, jeder Anwender kann sich seine Ansicht nach eigenen Vorlieben anpassen.

6. Zeitmanagement

Budget, Zeit und Umfang bilden das magische Dreieck und sind die 3 Eckpfeiler eines jeden Projekts. Als Projektmanager haben Sie am meisten Einfluss auf das Zeitmanagement. Sie sind nicht für Ihre eigene Zeit sondern auch die Zeit Ihres Teams verantwortlich.

Es ist wichtig, dass Sie an Ihren Produktivitätsfähigkeiten mit Zeitmanagementtaktiken wie der Pomodoro-Technik arbeiten. Die Arbeit wird dabei in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten (ca. 5 Minuten) unterteilt. Sie hilft Ihrem Gehirn, produktiv zu bleiben und Sie den ganzen Tag über auf einem optimalen Niveau zu halten.

Wenn es um das Team geht, muss ein effektiver Projektleiter klare Regeln für die Zeit aufstellen, die für bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufgewendet wird, so genanntes Timeboxing. Es ist eine gute Idee, die Zeit, die sie für Aufgaben aufwenden, zu verfolgen und ihnen zu helfen zu verstehen, wo sie Zeit verlieren und was sie dagegen tun können.

Zeitmanagement mit Merlin Project

Merlin Project hat die umfangreichstens Optionen fürs Zeitmanagement und kann so jede Projektsituation detailliert darstellen.

Durch Verknüpfung und Datumsvorgaben einzelner Vorgänge können Sie die Reihenfolge und somit zeitliche Abläufe in Ihrem Projekt steuern.

Sie können Vorgängen einen Status zuweisen. Sie definieren über 5 Statuswerte (Der Vorgang ist erledigt, hinter dem Zeitplan (>10%), leicht hinter dem Plan (=<10%), im Zeitplan oder zukünftig / ungeplant), wie weit dieser bereits erledigt wurde. Die Berichtsansichten "Status" oder "Status Kompakt" zeigen Ihnen eine Übersicht über den den Stand Ihres Projekts.

7. Priorisierung

Bestimmte Aufgaben sind wichtiger und dringender als andere. Ein guter Projektleiter muss in der Lage sein, dies zu erkennen und den Arbeitsablauf seines Teams in diesem Sinne zu strukturieren. Nutzen Sie Ihr Projektmanagementwissen, um einen Auftrag zu verstehen und seine wesentlichen Projektaufgaben zu erkennen. Setzen Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung ein, um die richtige Abfolge der Aufgaben zu verstehen, die angegangen werden müssen.

Oftmals setzt sich das Projekt aus der Arbeit einzelner Teams zusammen. Die Teams starten mit eigenen Aufgaben, alle werden im Projektverlauf an einem Punkt zusammengeführt und schließlich gemeinsam ins Ziel gebracht.

Ein effektiver Projektleiter nutzt deren Entscheidungsfähigkeiten, um zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst in Angriff genommen wird. Sie sind derjenige, der die Teile eingibt und weiß, wie sie sich kreuz und quer bewegen werden, um ein solides Ganzes zu bilden.

Priorisierung mit Merlin Project

Die Priorität ergibt sich in Merlin Project immer in Abhängigkeit vom Startdatum und der
Reihenfolge der einzelnen Aufgaben. Verknüpfen Sie Vorgänge miteinander, um die Reihenfolge für die Durchführung festzulegen.

8. Kreative Ideenfindung

Ein Manager muss seine Problemlösungsfähigkeiten und sein kritisches Denken nutzen, um kreativ Ideen und Strategien für einen Projektplan zu entwickeln.

Es ist Aufgabe des Projektleiters, die Innovation zu steuern und sein Team dazu zu drängen, intelligentere und bessere Produkte zu entwickeln. Eine Situation, in der der Projektleiter ausschließlich die Innovation steuert, wird jedoch niemals erfolgreich sein.

Nutzen Sie diese Gelegenheit als eine Übung zur Teambildung. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in den Prozess mit ein und schätzen Sie seine Einsichten und Meinungen. Dies ermöglicht ihnen, ihre Kommunikationsfähigkeiten und ihr kritisches Denken am Arbeitsplatz zu entwickeln.

Haben Sie Ihr Team in diesen Prozess einbezogen, wird es Ihrem Unternehmen viel leichter fallen, ein erfolgreiches Projekt zu entwickeln. Denn Sie nutzen die Problemlösungsfähigkeiten und das kritische Denken der ganzen Belegschaft - nicht nur die eines Einzelnen.

Kreative Ideen mit Merlin Project

Starten Sie Ihr Projekt mit einer Mind-Map. Insbesondere bei Brainstorming ist dieses Werkzeug ein fantastisches Hilfsmittel Ihre Kreativität zu fördern. Produzieren Sie bahnbrechende Ideen in Ihrem Team. Erstellen Sie Ihren Projektplan konzeptionell als Mind-Map und Merlin Project überträgt Ihre Eingaben automatisch in den Projektstrukturplan.

9. Qualitätskontrolle

Beim Qualitätsmanagement geht es nicht nur um die Lösung von Problemen. Es muss ein Kernbestandteil jedes erfolgreichen Projekts sein - es stellt sicher, dass jeder Schritt in Ihrem Projektstrukturplan optimiert wird.

Sie müssen alle unnötigen, irrelevanten Schritte im Arbeitsablauf Ihres Teams eliminieren, die keinen Nutzen bringen. Oftmals verkomplizieren diese Schritte und Projektmanagementprozesse die Dinge und verzögern Ihre Ergebnisse.

Stellen Sie sicher, dass für alle verbleibenden Schritte klare Regeln und Ziele festgelegt werden. Sie möchten einen genauen, wiederholbaren Ablauf für die Verwaltung von Aufgaben festlegen, den Ihre Mitarbeiter leicht nachvollziehen können. Sobald Sie dies getan haben, werden alle Phasen Ihres Projekt perfekt ablaufen.

Qualitätskontrolle mit Merlin Project

Nutzen Sie Checklisten um sicherzustellen, dass alles, was getan werden musste, auch wirklich erledigt wurde. Setzen Sie Meilensteine als Zwischenziele in Ihrem Projekt.

10. Kontrolle bei Teambesprechungen

Teambesprechung können dabei helfen, kreative Ideen zu entwickeln, Bedenken anzusprechen und die Zukunft gemeinsam zu planen. Sie sind jedoch auch zeitaufwändig und nicht immer notwendig. Außerdem bringt jedes Meeting des Teams auch zahlreiche Zeitfresser mit sich, wie z. B. das Vorbereiten der Sitzung, allen Bescheid zu geben, zusammenzukommen und sich zu setzen, Erfrischungen zu verteilen, Smalltalk und anderweitige nicht zum Thema gehörende Gespräche zu unterbinden. Ganz zu schweigen davon, dass ein Treffen grundsätzlich die wertvolle Zeit auffrisst, die Ihr Team für die wesentliche Projektmanagementarbeit aufwenden könnte.

Wichtig ist daher, dass ein effektiver Projektmanager über die Projektbesprechung die Kontrolle behält. Er sollte sicherstellen, dass

• das persönliche Treffen absolut notwendig ist und nicht über Chats oder Status-Updates online gelöst werden kann.
• die Besprechung effizient strukturiert ist, um den Verlust an Arbeitszeit zu minimieren.

Schlussfolgerung

Nutzen Sie diese wesentlichen Projektmanagement-Fähigkeiten, um Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe zu bringen. Das Beste an diesen Fähigkeiten ist, dass sie auf alle Projektmanagementmethoden anwendbar sind. Ob Wasserfall, agil oder schlank - Sie werden diese Projektmanagement-Fähigkeiten als äußerst nützlich empfinden.

Ein großartiger Projektmanager zu werden ist auch einfach, wenn Sie die richtigen Management-Tools verwenden. Merlin Project bietet alle Funktionen die Sie brauchen, um Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten zu nutzen und so die Projekte erfolgreich ins Ziel zu führen. Egal ob auf Mac, iPad oder iPhone: Merlin Project ist die perfekte Wahl für die Verwaltung Ihrer Projekte!