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5 Tipps für effektives Task Management

Ohne Taskmanagement werden kein Projekt und keine Teamarbeit gelingen. In diesem Artikel erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihr Task Management effektiver gestalten können. Außerdem haben wir einige Hinweise, wie Sie die für Sie passende Software finden, die Sie bei der Organisation Ihres Aufgabenmanagements unterstützt.

Definition: Task Management
Warum Task Management
Tipps für effektives Task Management
So finden Sie die passende Taskmanagement Software

Definition: Task Management

Das Task Management bezeichnet das Planen, Verwalten, Umsetzen und Kontrollieren von Aufgaben. Es kann Teil des Projektmanagements sein, um die Zusammenarbeit von verschiedenen Personen oder Teams auf ein gemeinsames Ziel hin zu koordinieren oder der Selbstorganisation dienen.

Warum Task Management?

Das Aufgabenmanagement deckt den gesamten Lebenszyklus einer Aufgabe ab: von der Aufgabenformulierung bis zur Fertigstellung. Die Komplexität von Aufgaben kann dabei variieren.

Für ein effektives Taskmanagement sollten die Aufgaben klar und verständlich formuliert sein und möglichst ohne Rückfragen an den Auftraggeber erfüllt werden können. Sie sollten der besseren Nachvollziehbarkeit halber immer schriftlich dokumentiert werden. Außerdem sollte die Priorität der Aufgabe festgelegt und ihr zeitliche und personelle Ressourcen zugeordnet werden. Je nach Projektgröße gilt es Aufgaben in einzelne Arbeitspakete zu gliedern und an verschiedene Ausführende zu verteilen.

Der Erfolg des Aufgabenmanagements ist eng verknüpft mit anderen Disziplinen wie Zeitmanagement und Selbstmanagement.

Die grundlegenden Faktoren des Taskmanagement:

  • Status
  • Terminierung
  • Budget
  • Personelle Ressourcen
  • Wiederholung
  • Benachrichtigungen

5 Tipps für effektives Task Management

1. Controlling: Zu einem effektiven Task Management gehört immer auch ein Controlling, d.h. die Überprüfung, wie die Aufgabenbearbeitung vorangeht, um bei Fehlentwicklungen frühzeitig gegensteuern zu können, und die Qualitätsprüfung von Zwischen- und Endergebnissen.

2. Reminder: Automatische Benachrichtigungen und Statusanzeigen unterstützen, auch bei einer Vielzahl verschiedener Aufgaben den Überblick nicht zu verlieren und Deadlines einzuhalten.

3. Rückfragen minimieren: Es ist hilfreich, nicht nur die Aufgabenbeschreibung in der Taskliste zu hinterlegen, sondern auch weitere Informationen zu integrieren, zum Beispiel Datei-Anhänge, Abgabedatum und weitere Schritte. Im besten Fall findet der Bearbeiter alle notwendigen Informationen zur Erledigung der Aufgabe an einem Ort. Für die Planung sollte der Status verfolgbar sein und zwar detaillierter als nur über eine Anzeige wie "offen" und "erledigt".

4. Knowhow Transfer: Es reicht nicht aus, wenn der Projektmanager oder Teammanager seine To-Do-Liste im Griff hat. Der Erfolg des Gesamtprojekts hängt davon ab, dass auch jedes einzelne Teammitglied sein Task Management beherrscht. Hier lohnt es sich, gegebenenfalls Schulungen zu geben mit Tipps und Best Practices, damit Mitarbeiter effizienter arbeiten und Problemen frühzeitiger erkennen.

5. Puffer einplanen: Die meisten Menschen unterschätzen systematisch, wie viel Zeit zur Erledigung einer Aufgabe notwendig ist. Normalerweise ist es einem Mitarbeiter nicht möglich, mehr als drei bis fünf Aufgaben pro Arbeitstag zu beenden. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Planung.

So finden Sie die passende Task Management Software

Die Auswahl von kostenpflichtigen und kostenlosen To-Do-List-Anwendungen und Task Management Apps ist mittlerweile riesig. Manche Applikationen sind cloud-basiert, andere können lokal installiert werden.

Kostenlos vs. kostenpflichtig

Gerade für dein Einsatz im professionellen Bereich sind kostenlose Applikationen als Taskmanagement Tool oft nicht ausreichend, weil sie nur eine eingeschränkte Funktionalität bieten. Sie bilden meist nur grundlegende To Do Listen-Funktionen ab. Sollen Aufgaben aber im Rahmen eines Projektes geplant werden, genügt eine bloße Auflistung von Tasks in der Regel nicht. Vielmehr müssen auch Ressourcen, Budget und zeitliche Abläufe abrufbar sein. Auch Visualisierungen über Gantt Charts oder Mindmaps erleichtern die Planung eines Projekts.

Es ist nicht sinnvoll, das Taskmanagement in einer ausgelagerten App zu managen und für weitere Projektplanungen andere Software einzusetzen. Je weniger unterschiedliche Anwendungen, desto effizienter und übersichtlicher die Projektplanung.

Web-Anwendung vs. lokale Applikation

Web-Anwendungen haben genau wie lokale Anwendungen Vorteile und Nachteile. Einerseits können Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Tasks zugreifen und sich einen Überblick verschaffen, andererseits sind Sie auf Internetzugriff angewiesen, um Ihre Daten einzusehen, es sei denn es ist eine Offline-Funktion integriert.

Häufig sind die Individualisierungsmöglichkeiten der SaaS-Angebote nicht in gleichem Maß ausgereift wie die lokaler Anwendungen. Gerade bei professioneller Aufgabenplanung kann dies ein Ko-Kriterium sein.

Ein Vorteil der Online-Angebote: Anwender profitieren immer von den neuesten Entwicklungen, da updates automatisch integriert werden. Vor allem bei kostenlosen Anwendungen ist allerdings fraglich, wie intensiv sich die Entwickler um die Optimierung der Anwendung bemühen. Hier schneiden kostenpflichtige Applikationen besser ab.

Setzen Sie Taskmanagement im professionellen Kontext ein oder arbeiten Sie mit sensiblen Daten, ist vor allem die Sicherheit Ihrer Planung ein wichtiger Aspekt, der bei lokalen Installationen eher gewährleistet ist. Wollen Sie Ihre Daten von überall einsehen und bearbeiten können, bieten sich Lösungen über gesicherte Server an, die die lokalen Anwendungen erweitern. So können Sie Ihre Planung dann auch über den Browser von jedem Gerät mit Internetzugang bearbeiten. Lokale Anwendungen mittlerweile genauso flexibel wie reine Web-Anwendungen.

Hinzukommt, dass Sie hier in der Regel von umfassenden Customizing-Optionen profitieren. Sie können die Oberfläche der Anwendung und ihre Funktionen auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, um so optimal und effizient arbeiten zu können.

Task Management Anwendungen für macOS

Für professionelles Aufgabenmanagement auf macOS sind Merlin Project und Merlin Project Express zwei Lösungen für jeden Einsatz und jedes Budget. In beiden Fällen können nicht nur To Dos organisiert, sondern ganze Projekte (Ressourcen, Kosten, Zeit) vollständig gemanagt werden. Wer "nur" seine eigenen Tasks organisieren will, kann dies genauso tun, wie Multimillionen-Dollar-Projekte abzubilden. Die Anwendung wächst mit den Anforderungen des Nutzers.

Merlin Project Express bietet grundlegende Features für Projektmanagement und Taskmanagement. Reichen die Funktionen nicht mehr aus, kann der Nutzer problemlos auf Merlin Project wechseln. Die Anwendung richtet sich an professionelle Nutzer.

Merlin Project ist die professionelle Projektmanagement-Lösung für Apple Computer. Sie ist, was MS Project für Windows ist. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte sich die Software für sein Task Management in jedem Fall ansehen. Nutzer profitieren von regelmäßigen Updates und Optimierungen und einem schnellen individuellen Support.

Geschrieben von Paul Henkel am 5. Februar 2018 unter Projektmanagement
Tags: taskmanagement aufgabenmanagement software

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