Zeitplanung im Projektmanagement legt fest, welche Vorgänge in welcher Reihenfolge, mit welcher Dauer und zu welchen Terminen ablaufen. Der PMBOK Guide des Project Management Institute beschreibt dafür sechs Prozesse vom Planen bis zum Steuern. Dieser Ratgeber führt Sie in sechs Schritten zum Zeitplan, am Beispiel eines Büroumzugs mit festem Endtermin in Merlin Project.
Was ist Zeitplanung im Projektmanagement?
Zeitplanung (auch Terminplanung oder Zeitmanagement im Projekt) bestimmt, wann welche Arbeit im Projekt stattfindet. Ergebnis ist der Projektzeitplan: eine Liste der Vorgänge mit Start, Ende, Dauer und Abhängigkeiten, meist dargestellt als Gantt-Diagramm auf einer Zeitachse.
Der PMBOK Guide des Project Management Institute (PMI) nennt das Wissensgebiet in der 6. Ausgabe (2017) „Project Schedule Management“, vorher „Project Time Management“. Es umfasst sechs Prozesse: Terminmanagement planen, Vorgänge definieren, Vorgangsfolge festlegen, Vorgangsdauern schätzen, Terminplan entwickeln und Terminplan steuern.
Zeit ist eine der drei Größen des magischen Dreiecks, zusammen mit Kosten und Umfang beziehungsweise Leistung. Wer den Termin verschiebt, verändert meist auch Kosten oder Umfang.
Wie erstellen Sie einen Projektzeitplan?
Projektzeitplan in sechs Schritten
Am Beispiel Büroumzug, Endtermin 30. Juni
Vorgänge definieren
Arbeit in Vorgänge zerlegen
Leiten Sie die Vorgänge aus dem Projektstrukturplan ab und ergänzen Sie Meilensteine. Im Büroumzug: WLAN bestellen, WLAN installieren, Server umziehen, Möbeltransport und weitere.
Vorgangsfolge festlegen
Abhängigkeiten setzen
Verknüpfen Sie die Vorgänge. „WLAN installieren“ startet einen Tag nach dem Ende von „WLAN bestellen“ (Ende zu Start mit einem Tag Puffer).
Dauern schätzen
Arbeit und Dauer trennen
„WLAN bestellen“ kostet 2 Stunden Arbeit, dauert aber 10 fortlaufende Tage Lieferzeit. Arbeit bindet Ressourcen, Dauer bestimmt den Termin.
Kalender festlegen
Arbeitszeiten und Ausnahmen eintragen
Tragen Sie Arbeitstage, Feiertage und Betriebsferien ein. Der Kalender entscheidet, auf welches Datum fünf Arbeitstage fallen.
Terminplan entwickeln
Kritischen Pfad prüfen
Prüfen Sie, welche Kette von Vorgängen das Projektende bestimmt. Im Büroumzug führt sie von „WLAN bestellen“ bis „Übergabe abgeschlossen“.
Terminplan steuern
Fortschritt gegen den Plan messen
Erfassen Sie wirkliche Starts und Fortschritte zum Statusdatum und vergleichen Sie sie mit dem Plan. Reagieren Sie auf Abweichungen am kritischen Pfad zuerst.
Prozesse nach PMBOK Guide, 6. Ausgabe (PMI 2017), Wissensgebiet 6
Welche Abhängigkeiten gibt es im Zeitplan?
Abhängigkeiten legen fest, wie zwei Vorgänge zeitlich zusammenhängen. Der Normalfall ist Ende zu Start: Der Nachfolger beginnt, wenn der Vorgänger endet. Das ist aber nur eine von vier Abhängigkeitsarten:
| Art | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Ende zu Start (ES) | B startet, nachdem A beendet ist | Server einrichten nach Lieferung |
| Start zu Start (SS) | B startet, nachdem A gestartet ist | Dokumentation beginnt mit dem Test |
| Ende zu Ende (EE) | B endet, nachdem A beendet ist | Abnahme endet nach der letzten Prüfung |
| Start zu Ende (SE) | B endet, nachdem A gestartet ist | Altsystem läuft, bis das neue startet |
Mit einem Puffer an der Abhängigkeit planen Sie Wartezeiten ein; ein negativer Puffer lässt Vorgänge überlappen. So beginnt ein Nachfolger auch vor dem Ende des Vorgängers, wenn die Arbeit das zulässt.
Abhängigkeit mit Puffer
Im Reiter Abhängigkeiten des Inspektors sehen Sie Vorgänger und Nachfolger mit Art und Puffer. „WLAN installieren“ hängt mit ES und einem Tag Puffer an „WLAN bestellen“ und führt zum Meilenstein „Neugebäude bezugsfertig“.
Warum bestimmt der Kalender den Termin?
Merlin Project rechnet Dauern in Arbeitszeit, solange Sie nicht ausdrücklich fortlaufende Zeit wählen. Fünf Tage Dauer enden darum über ein Wochenende oder einen Feiertag hinweg später als fünf Kalendertage. Einheiten mit vorangestelltem „f“, etwa fTage, zählen fortlaufend, auch über arbeitsfreie Tage. Das passt für Lieferzeiten oder Trocknungszeiten.
Feiertage als Ausnahme
Unter Ablage › Projekteinstellungen › Kalender legen Sie in Reguläre Woche die Arbeitstage fest und unter Ausnahmen Feiertage, Urlaub und Betriebsferien. Merlin Project rechnet alle Termine sofort neu.
Wie erkennen Sie, welche Termine kritisch sind?
Der kritische Pfad ist die längste Kette abhängiger Vorgänge. Jeder Tag Verzug auf dieser Kette verschiebt das Projektende. Vorgänge außerhalb des kritischen Pfads haben Puffer und dürfen sich in dessen Rahmen verschieben.
Im Büroumzug liegt die WLAN-Lieferung auf dem kritischen Pfad. Kommt die Hardware drei Tage später, rückt der Endtermin 30. Juni nach hinten, sofern Sie nicht gegensteuern, etwa durch Überlappen nachfolgender Vorgänge (Fast Tracking) oder zusätzliche Ressourcen (Crashing).
Wie steuern Sie den Zeitplan im laufenden Projekt?
Setzen Sie ein Statusdatum, etwa das Monatsende für den Statusbericht, und erfassen Sie wirkliche Starts und den Fortschritt. Die Ansicht Strukturplan › Fortschritt in Merlin Project zeigt jeden Vorgang mit Statussymbol: im Plan, leicht hinter Plan (bis 10 Prozent) oder hinter Plan (mehr als 10 Prozent). Wie Sie geplante und wirkliche Werte vergleichen, zeigt die Lektion Plan gegen Wirklichkeit.
Zeitmanagement für Projektleiter
Neben dem Projektzeitplan braucht die Projektleitung einen Plan für die eigene Zeit. Zwei Methoden helfen dabei: Die Eisenhower-Matrix trennt Wichtiges von Dringendem, Time Blocking reserviert feste Blöcke im Kalender für konzentrierte Arbeit. Wie Sie einzelne Aufgaben im Team priorisieren, zeigt der Ratgeber Task Management.
Fazit
Ein belastbarer Zeitplan entsteht aus vier Zutaten: Vorgänge, Abhängigkeiten, Dauern und Kalender. Trennen Sie Arbeit von Dauer, nutzen Sie die passende Abhängigkeitsart und behalten Sie den kritischen Pfad im Blick. Dann zeigt der Plan früh, welcher Verzug das Projektende verschiebt und welcher nicht.
Eine kurze Begriffserklärung finden Sie im Glossar unter Zeitmanagement.
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Häufige Fragen
Was ist Zeitplanung im Projektmanagement?
Zeitplanung legt fest, welche Vorgänge in welcher Reihenfolge, mit welcher Dauer und zu welchen Terminen ablaufen. Ergebnis ist der Projektzeitplan, meist als Gantt-Diagramm. Der PMBOK Guide nennt das Wissensgebiet Project Schedule Management.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeit und Dauer?
Arbeit ist der Aufwand, den Ressourcen leisten, etwa 2 Stunden für eine Bestellung. Dauer ist die Zeitspanne vom Start bis zum Ende, etwa 10 Tage Lieferzeit. Arbeit bestimmt die Kosten und die Auslastung, Dauer den Termin.
Muss ein Vorgang immer enden, bevor der nächste beginnt?
Nein. Das gilt nur für die Abhängigkeitsart Ende zu Start. Mit Start zu Start, Ende zu Ende oder Start zu Ende sowie mit negativem Puffer laufen Vorgänge teilweise parallel.
Welche drei Größen gehören zum magischen Dreieck?
Zeit, Kosten und Umfang beziehungsweise Leistung. Ändert sich eine Größe, wirkt das meist auf mindestens eine der beiden anderen.
