Merlin Projekt löst Ihr Problem in der Ressourcen-Einsatzplanung

Das Problem ist so alt, wie es Projekte gibt. Man hat sich hingesetzt und eine perfekte Planung für die nächsten Wochen und Monate gemacht, die Ressourcen wurden eingesetzt und optimiert, so dass niemand mehr Leerlauf hat und keine Überlastungen auftreten. Alle sind glücklich!

Der Projektplan sieht sogar sehr hübsch aus. Er wurde voller Stolz ausgedruckt, herumgereicht und schließlich an der Planungswand angeheftet. Er soll ja von jedem gesehen werden.

Nehmen wir diesen einfachen Plan als Beispiel:

Am Morgen des 30. September beginnt Peter mit seiner Arbeit, während Paul und Mary noch mit anderen Themen beschäftigt sind.

Am 1. Oktober trifft sich der Projektmanager morgens mit seinem Team (also Peter, Paul & Mary) und bespricht den Fortschritt im Projekt. Peter hat gute Arbeit gemacht und sein Pensum für den ersten Tag geschafft. Der Projektmanager trägt in Merlin Project 50% Erledigung ein.

Auch der zweite Tag läuft wie geplant. Das erste Arbeitspaket ist abgeschlossen und der Projektmanager berichtet an alle Stakeholder den erfolgreichen Start. Schließlich soll dieses Projekt nicht wie der Berliner Flughafen laufen.

Doch dann passiert es: Am Morgen des 2. Oktober meldet sich Peter krank. Der Projektmanager überlegt kurz:

• Peter fällt aus.
• Paul beginnt heute mit den Arbeiten am Projekt 1.
• Mary hätte Zeit und zufällig auch die benötigte Qualifikation.

Also zieht er (mit der Maus) die Ressource Mary aus dem Popover der Ressourcen auf den Vorgang von Peter in der Arbeitsverteilung. Hier im Bild sind das die grau hinterlegten Zeilen:

Die Magie passiert jetzt in Merlin Project: Die Zuweisung des zweiten Arbeitspakets wird von Paul entfernt und nun Mary zugeordnet.

Der 2. Oktober verläuft ohne weitere Hinternisse, so dass er nach Rücksprache mit Paul und Mary die Arbeitspakete der beiden für den ersten Tag erledigen kann:

Am Abend fällt unserem Projektmanager auf, dass der 3. Oktober in Deutschland ein Feiertag ist. Den hatte er noch gar nicht auf dem Plan.

Also öffnet er in Merlin Project die Projekteinstellungen um gibt im Projektkalender eine Ausnahme ein. Der Projektplan wird sofort dementsprechend geändert:

Aber so richtig glücklich ist unser Projektmanager noch nicht, denn am 8. Oktober ist Paul nun überlastet. Eine erste Idee geht in Richtung Peter, mittlerweile wieder gesund, aber der hat nicht die notwendigen Qualifikationen. Mary kann er nicht nehmen, denn dann wäre sie am 9. Oktober überlastet. Und einfach das Arbeitspaket nach hinten schieben, um die Überlastung aufzulösen geht leider auch nicht; denn der Endtermin des Projekts ist fest und darf nicht überschritten werden.

Also bleibt unserem Projektmanager nichts anderes übrig als eine weiteren Person aus seinem Ressourcenpool zu holen und diese auf das Arbeitspaket anzusetzen.

Kurz vor dem Wochenende setzte sich unser Projektmanager noch einmal mit seinem Team zusammen und gibt den aktuellen Fortschritt ein. Mary und Paul arbeiten wie ein Uhrwerk: Es gibt keinen Grund für irgendwelche Beanstandungen. Nur Peter bereitet ihm Sorgen. Er scheint wohl doch noch nicht wieder ganz auf dem Damm zu sein; denn der erste Vorgang im Projekt 3 (#12) wird wohl einen Tag länger dauern als geplant.

Unser Projektmanager öffnet in Merlin Project den Soll/Ist-Vergleich (Zeit) und sieht das Dilemma. Er kann den Projekttermin nicht einhalten:

• Peter kann aufgrund seiner Gesundheit nicht zusätzlich eingesetzt werden.
• Paul ist bereits der Aufgabe zugewiesen und kann nur zu 100% Arbeiten, mehr geht nicht.
• Mary hat im zweiten Projekt noch zu tun.
• Aber Helen ist wieder frei!

Also geht unser Projektmanager davon aus, dass eine Arbeit, die einer in zwei Tagen erledigt, von zwei Menschen in der halben Zeit erledigt werden kann:

Die Stimmung unseres Projektmanagers verbessert sich schnell. Und selbst als Mary am 7. Oktober überraschender Weise einen Tag Urlaub aus familiären Gründen einreicht, bleibt er cool. Marys Arbeit liegt gerade nicht auf dem kritischen Pfad, wie Merlin Project es nach einem Mausklick auf das Symbol zeigt.

Die weiteren Tage im Projekt verlaufen und der Termin wird eingehalten. Am Abend des 10. Oktobers setzt unser glücklicher Projektmanager seinen letzten Meilenstein auf „erledigt".