Le problème est aussi vieux que les projets eux-mêmes. Quelqu'un s'est assis et a élaboré une planification parfaite pour les prochaines semaines et les prochains mois, les ressources ont été affectées et optimisées afin que personne n'ait de temps mort et qu'aucune surcharge ne se produise. Tout le monde est satisfait !
Le plan de projet est même très réussi visuellement. Il a été imprimé avec fierté, distribué à la ronde et finalement affiché au mur de planification. Tout le monde doit pouvoir le voir.
Prenons ce plan simple comme exemple :
Le matin du 30 septembre, Peter commence à travailler, tandis que Paul et Marie sont encore occupés par d'autres sujets.
Le 1er octobre, le chef de projet se réunit le matin avec son équipe (c'est-à-dire Peter, Paul et Marie) et discute de l'avancement du projet. Peter a bien travaillé et a accompli sa part pour le premier jour. Le chef de projet enregistre 50 % d'avancement dans Merlin Project.
Le deuxième jour se déroule également comme prévu. Le premier lot de travaux est terminé et le chef de projet informe toutes les parties prenantes du démarrage réussi. Après tout, ce projet ne doit pas finir comme l'aéroport de Berlin.
Tout ce qui peut mal tourner tournera mal. Loi de Murphy
Mais voilà que cela arrive : le matin du 2 octobre, Peter appelle pour signaler qu'il est malade. Le chef de projet réfléchit brièvement :
- Peter est indisponible.
- Paul commence aujourd'hui les travaux sur le Projet 1.
- Marie aurait le temps disponible et, par chance, les qualifications requises.
Il fait alors glisser (avec la souris) la ressource Marie depuis le popover des ressources vers la tâche de Peter dans la répartition du travail. Sur l'image, ce sont les lignes à fond gris :
La magie opère maintenant dans Merlin Project : l'affectation du deuxième lot de travaux est retirée de Paul et attribuée à Marie.
Seul un chef de projet heureux peut être un bon chef de projet. Frank Blome
Le 2 octobre se déroule sans autre obstacle, si bien qu'après consultation avec Paul et Marie, il peut marquer les lots de travaux des deux pour la première journée comme terminés :
Le soir, notre chef de projet réalise que le 3 octobre est un jour férié en Allemagne. Il ne l'avait pas encore prévu dans son plan.
Il ouvre donc les paramètres du projet dans Merlin Project et saisit une exception dans le calendrier du projet. Le plan de projet est immédiatement modifié en conséquence :
Mais notre chef de projet n'est pas encore tout à fait satisfait, car le 8 octobre Paul est désormais surchargé. Une première idée se tourne vers Peter, qui s'est entre-temps rétabli, mais celui-ci ne possède pas les qualifications nécessaires. Il ne peut pas prendre Marie non plus, car elle serait alors surchargée le 9 octobre. Et décaler simplement le lot de travaux pour résoudre la surcharge n'est pas possible non plus ; car la date de fin du projet est fixe et ne peut pas être dépassée.
Notre chef de projet n'a donc d'autre choix que de faire appel à une autre personne de son vivier de ressources et de l'affecter au lot de travaux.
Peu avant le week-end, notre chef de projet se réunit à nouveau avec son équipe et saisit l'avancement actuel. Marie et Paul travaillent comme des horloges : il n'y a aucune raison de se plaindre. Seul Peter lui donne du souci. Il ne semble pas encore tout à fait remis ; car la première tâche du Projet 3 (#12) prendra probablement un jour de plus que prévu.
Notre chef de projet ouvre la comparaison prévu/réel (temps) dans Merlin Project et constate le dilemme. Il ne peut pas tenir le délai du projet :
Que faire, dit Zeus... Expression populaire
- Peter ne peut pas être mobilisé davantage en raison de sa santé.
- Paul est déjà affecté à la tâche et ne peut travailler qu'à 100 % ; il n'est pas possible de faire plus.
- Marie a encore du travail dans le deuxième projet.
- Mais Hélène est de nouveau disponible !
Notre chef de projet part donc du principe qu'un travail qu'une personne accomplit en deux jours peut être réalisé par deux personnes en deux fois moins de temps :
L'humeur de notre chef de projet s'améliore rapidement. Et même lorsque Marie pose de manière inattendue un jour de congé pour raisons familiales le 7 octobre, il reste serein. Le travail de Marie ne se trouve pas sur le chemin critique pour l'instant, comme le montre Merlin Project après un clic sur l'icône correspondante.
Les jours suivants du projet se déroulent et le délai est respecté. Le soir du 10 octobre, notre chef de projet satisfait marque son dernier jalon comme « terminé ».
Trois projets avec trois personnes (et un bon génie) menés à bien avec succès en moins de 14 jours. Merci, Merlin Project ! Le chef de projet
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Et tant qu'on y est : avons-nous déjà mentionné que les plans Merlin Project sont vraiment beaux ?
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