Wie Ihre Projektkalkulation gelingt – Kostenplan erstellen leicht gemacht
Die Projektkosten gehören zu den grundlegenden Parametern, die es von der ersten Planung bis zur Fertigstellung eines Projekts zu berücksichtigen gilt. Wie erstellen Sie einen soliden Kostenplan? Welche Elemente benötigen Sie für ein erfolgreiches Kostenmanagement?
Definition
Methoden der Kostenplanung im Projekt
Typische Fehler beim Erstellen eines Kostenplans
Kostenplan erstellen – die richtigen Tools
Fazit
Die Projektkosten werden über das Kostenmanagement gesteuert, das sich aus verschiedenen Disziplinen zusammensetzt, die je nach Projektphase zum Einsatz kommen: Kostenplanung/Kostenschätzung, Budgetierung sowie Kostencontrolling. Zu Beginn des Projekts steht die Kostenplanung, d.h. die Erstellung eines Kostenplans.
Definition: Kostenplan
Zunächst müssen die (voraussichtlichen) Projektkosten ermittelt werden. Dies geschieht mithilfe der Projektkalkulation. Diese besteht im Wesentlichen aus mehr oder weniger detaillierten Kostenplänen.
Der Kostenplan selbst ist nur unspezifisch definiert: Allgemein gibt ein Kostenplan an, welche Kosten voraussichtlich für die Durchführung der einzelnen Arbeitspakete anfallen und somit für die Fertigstellung des Projekts als Ganzes kalkuliert werden müssen.
Auch der Begriff Kostenbasisplan (oder Kostenbasislinie) wird in diesem Zusammenhang verwendet. Hier sind die Kosten bereits genehmigt und auch die Aufwendungen für das Management von Chancen und Risiken sind berücksichtigt.
Ein Kostenplan sollte immer Bestandteil des Projekthandbuchs sein. Mit seiner Hilfe stellt der Projektmanager sicher, dass die Projektkalkulation aufgeht, d.h. die Planung, Schätzung, Budgetierung und Steuerung innerhalb des definierten Budgets gelingt.
Für die Darstellung der Kostenplanung sind verschiedene Formen denkbar. Häufig wird eine grafische Darstellung oder eine Darstellung als Histogramm gewählt.
Methoden der Kostenplanung im Projekt
Die Grundlage für den Kostenplan bildet immer der Projektstrukturplan. Es gilt, die Kosten für die einzelnen Arbeitspakete zu berechnen. Aus der Summe aller Kosten für die Arbeitspakete ergibt sich dann das Gesamtbudget (Bottom-up-Ansatz).
Wenn Ihnen ein festes Budget zur Verfügung steht und noch nicht alle Arbeitspakete ausdefiniert sind, teilen Sie Ihr Budget top down auf die Teilaktivitäten auf (Top-Down-Ansatz).
Wie gelangen Sie nun zur konkreten Kostenschätzung für die einzelnen Projektaktivitäten? Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
1. Vergangene Planwerte nutzen
Wenn Sie bereits ähnliche Projekte durchgeführt haben, können Sie die Planwerte der Vergangenheit für Ihr neues Projekt übernehmen. Dabei sollten die Rahmenbedingungen allerdings möglichst dem vergangenen Projekt ähnlich sein. Genau hier liegt auch die Schwierigkeit. Jedes Projekt ist dann doch anders und nicht zuletzt sind Preise schwankend, sodass diese Methode selten zufriedenstellende Ergebnisse liefert und höchstens bei stabilen Kosten wie Mieten oder Versicherungen empfehlenswert ist.
2. Trends ableiten
Stehen genügend Vergangenheitswerte zur Verfügung, können sie zur Erstellung von Trends genutzt werden. Sie ergeben sich als lineare oder exponentielle Funktion der Zeit. Diese Planungen sind genauer als die reine Übernahme alter bzw. veralteter Werte. Die Kostenplanung geht relativ schnell und ist kostengünstig. Allerdings ist auch dieses Ergebnis noch nicht sehr verlässlich.
3. Berechnung erstellen
Viele Kosten sind schwankend und abhängig von anderen Planungen. Je genauer die einzelnen Parameter erfasst werden, desto genauer kann auch die Kostenkalkulation erfolgen. Beispielsweise schwanken die Kosten für zu mietende Räume, je nachdem, wie viel Fläche benötigt wird. Je mehr Daten als Grundlage genutzt werden können, um eine mathematische Formel zur Kostenkalkulation aufzustellen, desto genauer wird das Ergebnis.
4. Experten hinzuziehen
Um realistische Planpreise zu verwenden, können Experteneinschätzungen hilfreich sein. Entwicklungen an Aktien- und Devisenmärkten, Rohstoffpreise, Tarifverhandlungen – Preise werden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Wenn Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen Ihr Wissen einbringen oder externe Experten hinzugezogen werden, führt dies zu einer deutlich verlässlicheren Prognose.
In einem einzelnen Projekt können verschiedene Methoden zu Kostenkalkulation kombiniert werden. Je nachdem, welche einzelnen Kostenarten berechnet werden sollen, können Trendanalysen, Expertenmeinungen und mathematische Berechnungen eingesetzt werden.
Typische Fehler beim Erstellen eines Kostenplans im Projektmanagement
Die Methodik zum Erstellen eines Kostenplans ist nicht kompliziert. Wer Vorlagen nutzt, hat es noch einfacher. Dennoch ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass Projektkosten am Ende deutlich von der ursprünglichen Planung abweichen. Woran liegt das? Drei systematische Fehler lassen sich als Ursache für Fehlkalkulation im Projekt immer wieder ausmachen.
- Aufwandsoptimismus: Hierbei werden Personalkosten unterschätzt bzw. werden zeitliche Aufwände aus Motivation und Produktivitätswunsch heraus unrealistisch knapp kalkuliert.
- Ängstliche Budgetierung: Das andere Extrem sind Projektmanager, die aus Sorge vor zu knapper Kalkulation mit großzügigen Puffern arbeiten und damit die Projektkosten unnötig in die Höhe treiben. Ein realistisches Planungsinstrument sieht anders aus.
- Fehlende Sachkenntnis: Wem es gelingt, weder zu knapp noch zu großzügig zu kalkulieren, sollte nicht den Fehler machen, sich nur auf die eigene Einschätzung zu verlassen. Je mehr Expertenwissen in die Kalkulation einfließt, desto valider ist ihr Ergebnis.
Kostenplan erstellen – die richtigen Tools
Die Kosten- und Ressourcenplanung für Projekte sollte immer mithilfe geeigneter Software erfolgen.
In kleinen Projekten wird häufig ein Kostenplan mit Excel erstellt. Dafür gibt es eine ganze Reihe von Vorlagen, die die Arbeit erleichtern. Für private Projekte ist dieser Weg ausreichend. Sobald Sie jedoch ein professionelles Projekt managen, bieten sich andere, bessere IT-Lösungen wie Merlin Project an.
In den meisten Projektmanagement-Anwendungen sind Tools zur Projektkalkulation integriert. Dies bietet sich an, da die Kostenplanung auf dem Projektstrukturplan basiert. Über die integrierten Funktionen können Sie die Planung und Steuerung der Projektkosten sehr viel komfortabler vornehmen. Beispielsweise lassen sich verschiedene Projektszenarien simulieren und die Auswirkungen auf das Budget ablesen oder Risikobudget einplanen.
Fazit
Eine solide Kostenplanung für ein Projekt zu erstellen, ist kein Hexenwerk. Mit einem methodischen Vorgehen und den richtigen Tools lässt sich auch bei komplexen Projekten eine realistische Planung vornehmen.
Über das gesamte Projekt betrachtet macht die Kostenplanung allerdings nur einen ersten Schritt im Kostenmanagement aus. Damit das Projekt auch finanziell ein Erfolg wird, spielt auch das Kostencontrolling eine wesentliche Rolle.
