7 kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Erfolg ist kein Zufall. Er hinterlässt Spuren. Mittlerweile wurden viele Studien über Erfolgsfaktoren im Projektmanagement veröffentlicht.

Wir haben sieben Faktoren zusammengetragen, die dabei immer wieder genannt werden. Verwenden Sie die Übersicht als Wegweiser, um Ihre eigenen Projekte erfolgreicher abzuschließen.

Was ist Projekterfolg?
Erfolgsfaktoren
Fazit
Weiterführende Studien

Was ist Projekterfolg?

Auf den ersten Blick ist die Frage nach der Messgröße von Erfolg im Projekt leicht zu beantworten: Projekterfolg bedeutet, das Projektziel wurde erreicht. Hier scheitern allerdings schon viele Projektmanager. Denn es werden unklare oder erst nach vielen Jahren überprüfbare Ziele festgelegt. Umsatzzahlen sind beispielsweise keine geeigneten Metriken für die Erfassung eines Projekterfolgs, da sich die Märkte ändern und sich die Zahlen nicht direkt zum Projektende feststellen lassen.

Wer näher hinsieht, erkennt zudem schnell, dass das Erreichen der Projektziele als Erfolgsdefinition zu kurz greift. Denn es kann passieren, dass zwar das Projektziel erreicht wurde, aber weitere Erwartungen, die daran geknüpft waren, sich nicht erfüllt haben. Vielleicht ist der Auftraggeber also zufrieden, der Projektmanager, der sich durch das Projekt Folgeaufträge erhofft hat, bewertet es allerdings ganz anders. Die Einschätzung, wie erfolgreich ein Projekt war, ist immer eine Standortfrage. Je nachdem, welchen Stakeholder Sie fragen, wird sich die Antwort unterscheiden.

Um den Grad des Projekterfolgs näher zu erfassen, können die Variablen Zeit, Kosten und Qualität herangezogen werden. Prüfen Sie, ob das Projekt in der vorgesehenen Zeit und im festgelegten Budget abgeschlossen werden konnte und die Anforderungen an die Qualität des Endprodukts erfüllt wurden. Damit können Sie eine subjektive Beurteilung über das Projektergebnis treffen. Eine zwingende Korrelation zwischen dem Erfüllen der einzelnen Kriterien und dem subjektiv wahrgenommenen Projekterfolg besteht dabei nicht. Es mag sein, dass ein Auftraggeber bzw. Kunde trotz aus Ihrer Sicht mangelnder Qualität zufrieden mit dem Projektergebnis ist oder er eine zeitliche Verzögerung rückblickend als gerechtfertigt einstuft, weil ihn die Qualität des Produkts am Ende überzeugt.

Erfolgsfaktoren

Es gibt diverse Studien, die sich mit den Erfolgsfaktoren von Projekten beschäftigen. Je nach Zielgruppe der Befragten, Studiengröße und Branche des Projekts ergeben sich teilweise abweichende Ergebnisse. Betrachtet man die Studien jedoch genauer, lassen sich einige grundlegende Faktoren ausmachen, die unabhängig vom Kontext immer wieder als erfolgskritisch genannt werden.

1. Erfahrene Projektleitung & kompetentes Projektteam

Projektmanagement ist nur sehr bedingt theoretisch erlernbar. Je mehr Erfahrung ein Projektmanager gesammelt hat, desto souveräner kann er mit den Herausforderungen des Projektgeschäfts umgehen. Achten Sie zudem auf eine klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten. So minimieren Sie das Risiko von Missverständnissen und Missmanagement. Erfolgreiche Projektmanager zeichnen sich nicht nur durch fachliche Kompetenz aus, sondern auch durch ihre persönlichen Führungsqualitäten.

Ohne ein kompetentes Projektteam bringt die beste Methode und Führung keinen Projekterfolg. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder fachlich kompetent und eine positive Einstellung zum Projektziel mitbringen. Neben der fachlichen Expertise der Einzelnen, muss das Team auch als Ganzes funktionieren und die Teammitglieder müssen für die gemeinsame Zusammenarbeit motiviert sein.

2. Methodisches Vorgehen

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren gehört der Einsatz von geeigneten Projektmanagement-Methoden. Entscheiden Sie sich für eine Methode, die Ihrem Projekt angemessen ist und nutzen Sie konsequent die vorgesehenen Instrumente und Prozesse, um Ihrem Vorgehen Klarheit und Struktur zu geben. Oft findet sich die Ursache für spätere Fehlentwicklungen bereits in der schlechten und unklaren Formulierung des Projektziels. Achten Sie darauf, dass Sie das Projektziel gemeinsam mit dem Auftraggeber formulieren und sorgen Sie dafür, dass das alle Projektbeteiligten das Projektziel verstanden haben.

3. Planung

Viele Projektmanager sparen an der falschen Stelle und gehen zu schnell in die Umsetzung, statt sich genug Zeit für die Planung des Projekts zu lassen. Machen Sie nicht denselben Fehler und investieren Sie Personal sowie finanzielle und zeitliche Ressourcen in die Konzeption Ihres Projekts. Sie werden dafür später umso effektiver und zielgerichteter arbeiten können.

4. Nutzen von Best Practices

Erfinden Sie das Rad nicht ständig neu: Projektmanagement stellt vor genug Herausforderungen. Nutzen Sie deshalb, wo immer es geht, Vorlagen und Best Practices. Orientieren Sie sich an der Erfahrung vergangener erfolgreicher Projekte und passen Sie diese an Ihren individuellen Fall an statt alles von Grund auf neu denken zu wollen. So bleiben Ressourcen für die Aufgaben, die wirklich neu sind und den Unterschied im Projekt ausmachen.

5. Projektsteuerung

Prüfen Sie regelmäßig den Projektfortschritt, indem Sie sich Reportings erstellen (lassen). Legen Sie wichtige Kennzahlen fest, die Ihnen Hinweise geben, inwieweit das Projekt in Budget und Zeitplan liegt. So können Sie Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen und korrigierend eingreifen, ehe die Konsequenzen größere Dimensionen erreichen.

6. Software

Häufig unterschätzt wird die Wahl der Projektmanagementsoftware für den Projekterfolg. Dabei entscheiden die Qualität der Tools, die Sie verwenden direkt mit, wie effektiv Ihr Management wirklich ist. Professionelle und intuitiv zu bedienende Projektmanagement Software minimiert die Gefahr von Fehlern und Fehlberechnungen. Sie schafft den größtmöglichen Überblick über wichtige Kennzahlen und stellt die relevanten Daten verlässlich und auf allen Geräten bereit. Sie unterstützt die sichere und dennoch unkomplizierte Zusammenarbeit im Team und ist die Basis, dass alle Projektmitglieder über die notwendigen Informationen verfügen.

Statt mit Excel-Lösungen zu arbeiten, die nicht ursprünglich für den Einsatz im Projektmanagement konzipiert worden sind, investieren Sie in ein spezialisiertes Tool. Es wird nicht nur Ihre Arbeit vereinfachen, sondern sich auch im Projekterfolg widerspiegeln.

7. Kommunikation

Viele Fehlentwicklungen im Projekt können mit gelungener Kommunikation vermieden oder zumindest früher erkannt werden. Stellen Sie sicher, dass die formalen Kommunikationsprozesse etabliert und genutzt werden (Dokumentation, Meetings) und auch die informelle Kommunikation funktioniert. Die kollegiale Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Bieten Sie Möglichkeiten für die Projektmitglieder sich auch außerhalb der formellen Meetings zu treffen und auszutauschen, indem Sie beispielsweise gemeinsame Projekträume oder Chat Tools nutzen oder eine Kaffee-Ecke einrichten.

Fazit

Risiken und Unwägbarkeiten gehören zur Natur von Projekten. Dennoch ist Erfolg kein Zufall, sondern lässt sich durch bewährtes Vorgehen bestmöglich planen. Wenn Sie die sieben Tipps beherzigen, habe Sie die besten Voraussetzungen gelegt, damit Sie Ihre eigene Definition von Projekterfolg erfüllen.

Weiterführende Studien

• Erfolgsfaktoren im internationalen Projektmanagement – Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (2015)
• Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektmanagerinnen und Projektmanager – Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und dem Privat-Institut für Qualitätssicherung in Personalauswahl und -entwicklung GmbH (IQP) (2013)
• Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – Gemeinsame Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und PA Consulting Group (2008)