Warum Excel Ihrem Projektmanagement schadet

Auch heute noch setzen viele Unternehmen Microsoft Excel als Projektmanagement-Werkzeug ein – weil die Software bereits genutzt wird, die Mitarbeiter damit vertraut sind und die Dateneingabe in Zeilen einfach ist. Zudem gibt es zahlreiche kostenlose Excel-Vorlagen, mit denen Sie Gantt-Diagramme, Diagramme und Grafiken erstellen können. Excel ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung von Finanzdaten. Wenn Sie jedoch mit der Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams vollkommen zufrieden sind, brauchen Sie nichts zu ändern. Doch bei den meisten Teams ist dies nicht der Fall.

Projektmanagement mit Excel kann dem Projekterfolg und der Produktivität Ihres Teams schaden. Zusammengefasst:

Excel verursacht Kommunikationslücken
Excel erschwert das gemeinsame Arbeiten an einer Datei
In Excel-Vorlagen fehlen individuelle To-Do-Listen
Excel-Vorlagen sind schwer anzupassen
Aufgaben-Updates erfordern manuelle Nachverfolgung
Zugriffsrechte können nicht angepasst werden
Excel ist nicht agil
Mit Excel verliert man den Überblick über das Gesamtprojekt

Warum ist das wichtig?

Die 2016 von PMI durchgeführte Studie The High Cost of Low Performance ergab, dass nur 62 % aller Projekte ihre ursprünglichen Geschäftsziele hinsichtlich Umfang, Budget und Zeit erreichten. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team Projekte schneller und fehlerfreier abschließt, effizienter arbeitet, Konflikte minimiert, sich schnell an unvorhergesehene Faktoren anpasst und so Zeit und Geld spart, dann benötigen Sie ein echtes Projektmanagement-Tool.

Um dies noch weiter zu verdeutlichen: Der Pulse of the Profession 2024 Report zeigt, dass Unternehmen, die ihre Projektteams mit fortschrittlichen, zweckmäßigen Managementsystemen ausstatten, eine durchschnittliche Projektleistungsrate von 73,8 % erreichen. Dies beweist, dass moderne, professionelle Projektmanagement-Tools unverzichtbar sind – nicht nur zur Erreichung von Geschäftsziele, sondern auch zur Steigerung der Effizienz, Reduktion von Fehlern und schnellen Anpassung an unvorhergesehene Herausforderungen.

Excel verursacht Kommunikationslücken

Die Mitglieder des Projektteams müssen ständig miteinander kommunizieren, um Fragen zu stellen, Dateien, Informationen und Updates auszutauschen sowie Feedback zu geben. In Excel gibt es keine integrierte Möglichkeit, diese Aufgaben zu erledigen – stattdessen müssen Sie auf E-Mail, Chat oder andere Tools zurückgreifen. Das führt dazu, dass Sie mehrere Tools im Blick behalten müssen und wichtige Informationen verloren gehen können, was zu Fehlern führt.

Halten Sie Ihr Projektteam auf dem Laufenden – Dank Merlin Project

Die Kommunikation in einem Projektmanagement-Tool wie Merlin Project ist einfach, da Sie alle Details und Updates zu jeder Aufgabe in Ihrem Projektplan sehen können – der zentrale Sammelpunkt für alle projektrelevanten Informationen.

Geben Sie die Anforderungen jeder Aufgabe im Notizfeld ein und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.

Hängen Sie Dateien, Checklisten oder weitere Informationen als Anhänge an.

Verlinken Sie externe Quellen wie Webseiten oder Evernote-Notizen.

Versenden Sie Berichte mit dem aktuellen Projektstatus an alle Beteiligten.

Excel erschwert das gemeinsame Arbeiten an einer Datei

Sie können eine Excel-Datei in einem geteilten Speicher wie Dropbox freigeben. Wenn jedoch zu viele Personen gleichzeitig dieselbe Tabelle öffnen, entstehen Konfliktdateien, die viel Zeit kosten, um sie wieder zusammenzuführen. Dies führt zu Verzögerungen und einem erhöhten Abstimmungsaufwand.

Einfache Zusammenarbeit in Merlin Project

Merlin Project verwendet unsere patentierte Technologie MagicSync, die für Cloud-Dienste optimiert ist. MagicSync synchronisiert Änderungen von mehreren Benutzern und Geräten nahezu in Echtzeit, ohne Datenverlust oder Konfliktdateien zu erzeugen. Sie müssen Ihre Dokumente nicht schließen, um die Änderungen anderer zu sehen – sie erscheinen sofort für alle.

In Excel-Vorlagen fehlen individuelle To-Do-Listen

Excel-Projektmanagementvorlagen sind meist für Teamprojekte konzipiert. Dabei fehlen jedoch individuelle To-Do-Listen für einzelne Teammitglieder. Zwar definiert Ihr Excel-Projektblatt die Aufgaben, die jedes Mitglied erledigen soll, doch oft werden zusätzliche persönliche Listen benötigt, was das Dokument unübersichtlich macht und zu Verwirrung führt.

Aufgabenlisten in Merlin Project

Mit den Filtern können Sie Informationen im Projekt nach individuellen Vorgaben anzeigen lassen, während andere ausgeblendet bleiben – so behält jeder nur die für ihn relevanten Aufgaben im Blick.

Excel-Vorlagen sind schwierig anzupassen

Zwar gibt es zahlreiche kostenlose Excel-Vorlagen, doch eine zu finden, die optimal zu Ihrem Team passt, ist schwierig. Die Anpassung erfordert stundenlange Arbeit und oft spezialisiertes Excel-Wissen.

Individuelle Projektvorlagen in Merlin Project

Eine dedizierte Projektmanagement-Software benötigt keine Formelanpassungen, da sie speziell für die Verwaltung von Projekten entwickelt wurde. Sie erstellen ein neues Projekt mit wenigen Klicks, passen Zeiten und Budgets an und fügen Ressourcen sowie Benutzer hinzu. Merlin Project bietet bereits mehrere Projektvorlagen zum schnellen und komfortablen Start – und Sie können jederzeit eigene Vorlagen erstellen oder Dateien in MS Project importieren.

Aufgaben-Updates erfordern manuelle Nachverfolgung

Wenn Excel für das Projektmanagement genutzt wird, führen Teammitglieder oft separate To-Do-Listen. Dies führt zu zusätzlicher Arbeit, da die Excel-Tabelle nicht regelmäßig automatisch aktualisiert wird. Es gibt keine Möglichkeit, den aktuellen Status der Aufgaben automatisch zu erkennen – Nachfragen sind notwendig. Zudem sind häufig mehr Meetings erforderlich, deren einziger Zweck darin besteht, den Fortschritt zu aktualisieren, was Zeit kostet.

Nutzen Sie ein einziges Tool für alle Projektanforderungen – mit Merlin Project

Da alle Aufgaben zentral in einem Projektplan verwaltet werden, vermeiden Sie Zeitverluste, die durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tools und wiederholte Status-Meetings entstehen. Projektleiter und Teammitglieder sehen sofort, wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe abgeschlossen wurde.

Zugriffsrechte können nicht angepasst werden

In Excel haben Sie nur zwei Möglichkeiten für Zugriffsrechte: Entweder erhält jeder Bearbeitungszugriff, was es unmöglich macht, Änderungen nachzuvollziehen, oder nur der Projektleiter bekommt Bearbeitungsrechte, was einen enormen Aufwand für Aktualisierungen bedeutet.

Entscheiden Sie, wer was sehen und bearbeiten darf

In Merlin Project lassen sich einzelne Projektdateien mit individuellen Kennwörtern und Zugriffsberechtigungen schützen. Mit nur einem Klick können Sie jede Ressource zu einem Benutzer machen und ihm Zugriffsrechte in den verschiedenen Projektbereichen zuweisen.

Excel ist nicht agil

Agiles Projektmanagement erfordert Anpassungsfähigkeit. Statt jeden einzelnen Schritt minutiös zu planen, müssen agile Teams in der Lage sein, schnell auf unvorhergesehene Änderungen zu reagieren. Das Aktualisieren einer Excel-Tabelle ist jedoch weitaus umständlicher als das Aktualisieren einer spezialisierten Projektmanagement-Software. Sie müssen Zeilen hinzufügen, bearbeiten oder löschen und Funktionen sowie Verknüpfungen aktualisieren – eine Aufgabe, die der Projektleiter allein bewältigen muss, um Fehler im gesamten Dokument zu vermeiden.

Änderungen in Merlin Project schnell synchronisiert

Dank der patentierten Synchronisation in Merlin Project werden alle Änderungen nahezu in Echtzeit für alle Projektbeteiligten sichtbar. Jeder Benutzer kann zudem seine eigene Ansicht konfigurieren, sodass er sich voll auf seine relevanten Aufgaben konzentrieren kann – egal, ob in einem Projektstrukturplan oder einem Kanban-Board, die Datenbasis bleibt gleich.

Mit Excel verliert man den Überblick übers Gesamtprojekt

Projektmanager und Führungskräfte sollten in der Lage sein, das Gesamtbild aller Projekte auf einen Blick in einfachen Management-Dashboards zu sehen. Der Versuch, dies in Excel umzusetzen, ist ein Albtraum – selbst eine Excel-Vorlage mit Projektübersicht ist oft auf einfache Visualisierungen wie Gantt-Diagramme beschränkt und erfordert komplexe Formeln, um eigene Dashboards zu erstellen.

Behalten Sie den Überblick mit Merlin Project

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Projekte parallel laufen und Teammitglieder projektübergreifend eingesetzt werden, können Sie diese Einzelprojekte in einem Masterprojekt zusammenfassen. Dank der integrierten Auslastungsansicht sehen Sie sofort, welches Teammitglied welche Aufgabe hat, und erkennen Überlastungen sowie freie Kapazitäten. Alternativ können Sie einen Ressourcenpool nutzen, in dem alle Änderungen automatisch synchronisiert werden.

Zusammenfassung

Fassen wir die Einschränkungen von Excel als Projektmanagement-Tool zusammen:

• Excel verursacht Kommunikationslücken
• Excel erschwert das gemeinsame Arbeiten an einer Datei
• In Excel-Vorlagen fehlen individuelle To-Do-Listen
• Excel-Vorlagen sind schwer anzupassen
• Aufgaben-Updates erfordern manuelle Nachverfolgung
• Zugriffsrechte können nicht angepasst werden
• Excel ist nicht agil
• Mit Excel verliert man den Überblick übers Gesamtprojekt

Die Verwendung von Excel verlangsamt Ihre Teamprojekte und reduziert die Produktivität drastisch. Steigern Sie die Qualität und Effizienz Ihrer Projekte mit Merlin Project – fast wie von Zauberhand!

Merlin Project ist seit über 15 Jahren der Standard im Projektmanagement in vielen Branchen. Kunden in über 150 Ländern nutzen unsere flexible App zur Planung, Steuerung und Kontrolle ihrer kleinen und großen Projekte.