Warum Excel Ihrem Projektmanagement schadet

Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die Tabellenkalkulationen Microsoft Excel als Projektmanagement-Werkzeug eingesetzt. Ganz sicher, weil die Software bereits im Einsatz ist und die Mitarbeiter damit vertraut sind. Aber auch, weil Eingeben in Zeilen ist einfach sind. Und schließlich gibt es gibt viele kostenlose Excel-Vorlagen zum Herunterladen und Sie können damit Gantt-Charts, Diagramme und Grafiken erstellen. Excel ist eine leistungsstarke Software zur Verwaltung von Finanzdaten. Wenn Sie mit der Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams vollkommen zufrieden sind, müssen Sie auch nichts ändern. Aber bei den meisten Teams ist dies jedoch nicht der Fall.

Die 2016 von PMI durchgeführte Studie "The High Cost of Low Performance" ergab, dass nur 62% aller Projekte ihre ursprünglichen Geschäftsziele hinsichtlich Umfang, Budget, Zeit usw. erfüllten. Wenn Sie also möchten, dass Ihr Team Projekte schneller und mit weniger Fehlern durchführt, effizienter und mit weniger Konflikten zusammenarbeitet, sich angesichts unvorhergesehener Faktoren schnell anpasst und Sie folglich viel Zeit und Geld sparen, dann brauchen Sie ein echtes Projektmanagement-Tool.

Projektmanagement mit der Tabellenkalkulationen Excel kann dem Projekterfolg und der Produktivität Ihres Teams schaden. Wir erklären Ihnen warum:

Excel verursacht Kommunikationslücken

Die Mitglieder des Projektteams müssen ständig miteinander kommunizieren, um Fragen zu stellen, Dateien, Informationen und Aktualisierungen auszutauschen, Kommentare und Feedback zu geben usw.

In Excel gibt es keine Möglichkeit, diese Aufgaben zu erfüllen. Sie müssen über E-Mail, Chat oder andere Tools kommunizieren, um den Projektstand mit dem Team zu teilen. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Tools im Auge behalten müssen, um keine Information zu einer bestimmten Aufgabe zu verpassen. Es werden immer wieder Fragen gestellt, die bereits beantwortet wurden. Oder schlimmer noch, Ihnen entgeht eine Aktualisierung ganz, was zu Fehlern führt.

Halten Sie ihr Projektteam auf dem Laufenden - Dank Merlin Project

Die Kommunikation in einem Projektmanagement-Tool wie Merlin Project ist einfach, weil Sie jedes einzelne Detail und alle Aktualisierungen zu jeder Aufgabe in Ihrem Projektplan sehen können. Er ist ihr zentraler Sammelpunkt für alle Projekt relavanten Informationen.

Geben Sie die Anforderungen zu jedem einzelnen Vorgang in das Notizfeld ein und aktualisieren Sie sie bei Bedarf.

Hängen Sie Dateien, Checklisten, Information etc. als Anhänge an die jeweiligen Vorgänge an.

Verlinken Sie externe Quellen, z. B. eine Webseite oder eine Evernote-Notiz, mit weiteren Informationen.

Versenden Sie Berichte mit dem aktuellen Projektstatus an alle Projektbeteiligten.

Excel erschwert das gemeinsame Arbeiten an einer Datei

Sie können eine Excel Datei auf einem geteilten Speicher, z. B. Dropbox, freigeben. In Dropbox werden Konfliktdateien erstellt, wenn zu viele Personen gleichzeitig dieselbe Tabelle öffnen. Sie müssen wertvolle Zeit darauf verwenden, die Projektdatei wiederherzustellen und mit allen Teammitgliedern zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Kopie auf dem neuesten Stand ist.

Einfache Zusammenarbeit in Merlin Project

Merlin Project nutzt unsere patentierte Technik MagicSync und ist dadurch auf vielfältige Weise für Cloud-Dienste optimiert. Mit Hilfe von MagicSync gleicht Merlin Project die Änderungen von mehreren Benutzern und Geräten untereinander ab, ohne Daten zu verlieren oder Konfliktdateien zu erzeugen. Sie müssen dazu Ihre Dokumente nicht einmal schließen und wieder öffnen, um fremde Änderungen zu sehen. Im Gegensatz zu anderen Lösungen sperrt MagicSync auch keine Teile eines Dokuments, während andere Benutzer daran arbeiten. Änderungen erscheinen sofort für alle sichtbar.

Erweitern Sie Merlin Project noch um Merlin Server werden das gemeinsame Arbeiten an Projektdateien und das Publizieren noch einfacher. Sie können Projektpläne mit anderen Anwendern synchronisieren und auch das Veröffentlichen ins Web ist damit noch komfortabler und sicherer umzusetzen.

In Excel-Projektvorlagen fehlen individuelle To-Do-Listen

Excel-Projektmanagementvorlagen sind für Teamprojekte konzipiert. Sie erstellen jedoch lausige To-Do-Listen für einzelne Teammitglieder.

Ihr Projektblatt in Excel würde die Arbeitsaufgaben definieren, die jedes Teammitglied erledigen muss. Jeder muss jedoch mehrere Teilaufgaben erledigen, um jede Aufgabe zu erledigen. Daher verwenden sie ihre eigenen, zusätzlichen Aufgabenlisten, um all diese Unteraufgaben zu notieren.

Ihre Teammitglieder könnten versuchen, Unteraufgaben zu derselben Excel-Tabelle hinzuzufügen, aber das würde Ihr Dokument extrem unübersichtlich machen und Verwirrung stiften. Jedes Teammitglied fängt an, seine eigene Registerkarte hinzuzufügen, und die Sache gerät außer Kontrolle. Schließlich muss nicht das gesamte Team all diese Arbeitsaufgaben sehen.

Aufgabenlisten in Merlin Project

Filter ermöglichen es Informationen im Projekt nach unterschiedlichen Vorgaben sichtbar zu machen. Andere Informationen werden ausgeblendet. Es entsteht eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten durch die Filterung der Inhalte im Projekt. So können Sie z. B. nur die für den angemeldeten Benutzer anstehenden Aufgaben im Projekt herausfiltern.

Excel-Vorlagen sind schwierig anzupassen

Es sind zahlreiche Excel-Projektmanagementvorlagen verfügbar. Aber eine zu finden, die gut zu Ihrem Team passt, ist schwierig. Projektmanager benötigen Stunden, um Vorlagen für ihre eigenen Teams anzupassen. Außerdem müssen Sie, sofern Sie kein Excel-Spezialist sind, jemanden finden, der die Funktionen versteht, um die Anpassung für Sie vorzunehmen.

Individuelle Projektvorlagen in Merlin Project

Eine dedizierte Projektmanagementsoftware braucht keine Formelanpassung - weil sie genau für eine Sache konzipiert ist - die Verwaltung von Projekten! Ein neues Projekt erstellen Sie mit nur wenigen Mausklicks, passen Zeiten und Budget an und fügen Ressourcen / Benutzer hinzu.

In Merlin Project sind bereits einige Projektvorlagen enthalten, um ihr Projekt einfach und bequem zu starten. Sie werden Ihnen beim Projektstart und beim Anlegen eines neuen Projekt übersichtlich angezeigt.

Zusätzlich können Sie jederzeit eigene Vorlagen erstellen oder die Dateien in MS Project oder andere Programme importieren.

Aufgaben-Updates erfordern manuelle Nachverfolgung

Wird Excel für das Projektmanagement verwendet, führen die Teammitglieder individuelle To-do-Listen. Die Verwaltung von zwei Werkzeugen bedeutet jedoch zusätzliche Arbeit, die Aktualisierung der Excel-Tabelle mit dem Fortschritt der Aufgabe erfolt daher nicht regelmäßig.

Es gibt keine Möglichkeit für Projektleiter oder andere Personen, den Status der einzelnen Aufgaben automatisch zu erfahren - Nachfragen ist notwendig. In solchen Projektteams sind auch mehr Besprechungen erforderlich, deren einziger Zweck es ist, die Excel-Tabellen zu aktualisieren. Dies ist somit ein zweierlei Hinsicht ein Zeitfresser.

Mit Merlin Project nur ein Tool für alle Projektanforderungen verwenden

Da die Aufgaben Ihres gesamten Teams zentral in einem Projektplan verwaltet werden, vermeiden Sie Zeitfresser, durch die Arbeit in mehreren Werkzeugen und die wiederholten Besprechungen zum Statusabgleich. Projektleiter und alle betroffenen Teammitglieder können direkt sehen, wenn jemand eine bestimmte Aufgabe oder Teilaufgabe erledigt hat.

Zugriffsrechte können nicht angepasst werden

Für die Zugriffsrechte zu einer Excel-Projektmanagement-Tabelle haben Sie zwei Möglichkeiten.

Gewähren Sie jedem den Bearbeitungszugriff, haben Sie keine Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Änderungen an der Datei vorgenommen hat, außer Sie verwenden Office 365. Zusätzlich wirft die Tatsache, dass jeder einzelne Mitarbeiter Projekte und Aufgaben einsehen kann, auf die nur die Geschäftsleitung Zugriff haben sollte schwerwiegende Vertraulichkeitsprobleme auf.

Alternativ könnten Sie den Projektbeteiligten Ansichtsrechte und nur dem Projektleiter die Bearbeitungsrechte erteilen. Der Projektleiter hat dann aber eine Vollzeitbeschäftigung, um das Projektblatt zu aktualisieren und zu verfolgen.

Entscheiden Sie wer was sehen und bearbeiten darf

In Merlin Project lassen sich einzelne Projektdateien mit individuellen Kennwörtern und Zugriffsberechtigungen schützen. Hierzu wird mindestens eine Ressource als aktiver Benutzer benötigt.

Mit nur einem Mausklick können Sie jede Ressource zu einem Benutzer machen und für ihn Zugriffsrechte in den einzelnen Projektbereichen vergeben.

Excel ist nicht agil

Agiles Projektmanagement ist eine Frage der Anpassungsfähigkeit. Wir machen keine aufwendigen Pläne mehr für jeden einzelnen Schritt eines Projekts. Unvorhergesehene Faktoren können sich einschleichen und große Teile Ihres Plans irrelevant machen. Agile Teams müssen in der Lage sein, angesichts dieser unvorhergesehenen Ereignisse schnell den Kurs zu ändern. Wenn Sie jedoch Excel als Projektmanagement-Tool verwenden, ist es extrem schwierig, den Kurs zu ändern.

Das Aktualisieren einer Tabelle ist viel umständlicher als das Aktualisieren einer Projektmanagement-Software. Sie müssen Zeilen aktualisieren, hinzufügen oder löschen sowie Funktionen und Verknüpfungen zwischen verschiedenen Arbeitsblättern aktualisieren. Die Projektmanager müssen die gesamte Aktualisierung selbst vornehmen, weil Sie nicht wollen, dass jemand einen Fehler macht, der das gesamte Blatt durcheinander bringt.

Änderungen in Merlin Project schnell synchronisiert

Da alle, gleichzeitig oder nacheinander, am gleichen Projektplan arbeiten und dank der patentierten Synchronisation in Merlin Project, sind Änderungen fast in Echtzeit für alle Projektbeteiligten sichtbar.

Zusätzlich kann jeder Benutzer eine eigene Ansichtskonfiguration definieren. Er sieht das für ihn relevante im Projektplan und kann sich voll auf seine Arbeit konzentrieren. Also egal, ob ein Projektstrukturplan oder auch an Kanban-Board, die Datenstruktur ist die gleiche, lediglich die Darstellung wechselt.

Mit Excel verlieren Sie die Übersicht übers Gesamtprojekt

Projektmanager und leitende Angestellte sollten in der Lage sein, das Gesamtbild aller Projekte des Unternehmens auf einen Blick in einfachen Management-Dashboards zu betrachten. Der Versuch, dies in Excel zu tun, ist ein Albtraum.

Selbst wenn Sie eine Excel-Vorlage mit Projektübersicht finden würden, wäre sie auf Visualisierungen wie Gantt-Diagramme beschränkt, die für das agile Projektmanagement nur begrenzt einsetzbar sind. Und Sie müssten die Fähigkeiten und die Zeit haben, um verrückt komplizierte Formeln in Excel zu verwenden, um Ihre eigenen Management-Dashboards zu entwerfen.

Behalten Sie mit Merlin Project den Überblick

Laufen mehrere Projekte parallel in Ihrem Unternehmen und auch Teammitglieder werden Projekt übergreifend eingesetzt können Sie diese Einzelprojekte in einem Masterprojekt zusammenfassen. Dank der integrierten Auslastungsansicht sehen Sie sofort, welches Team-Mitglied welche Aufgabe "auf dem Zettel" hat und erkennen außerdem eventuelle Überlastungen und können diese gegebenfalls korrigieren. Aber auch freie Kapazitäten sind schnell zu erkennen.

Oder Sie nutzen einen Ressourcenpool für die zentrale Nutzung und den Abgleich von den selben Ressourcen in mehreren Projekten. Die Besonderheit eines Ressourcenpools besteht darin, dass die Ressourcen für mehrere Projekte bereitstehen und sich somit alle Änderungen an den Ressourcen automatisch in allen Projekten, die auf den Ressourcenpool zugreifen, angleichen.

Zusammenfassung

Fassen wir die Einschränkungen von Excel als Projektmanagementsoftware zusammen:

• Excel verursacht Kommunikationslücken
• Excel erschwert das gemeinsame Arbeiten an einer Datei
• In Excel-Projektvorlagen fehlen individualle To-Do-Listen
• Excel-Vorlagen sind schwierig anzupassen
• Aufgaben-Updatesn erfordern manuelle Nachverfolgung
• Zugriffsrechte können nicht angepasst werden
• Excel ist nicht agil
• Mit Excel verlieren Sie die Übersicht übers Gesamtprojekt

Die Verwendung von Excel ist ein sicherer Weg, um Ihre Teamprojekte und Ihre Produktivität drastisch zu verlangsamen. Steigern auch Sie die Qualität und Effizienz Ihrer Projekte mit Merlin Project – fast wie von Zauberhand!

Merlin Project ist der Standard für Projektmanagement in vielen Branchen. Seit über 15 Jahren nutzen Kunden in über 150 Ländern unsere flexible App zur Planung, Steuerung und Kontrolle ihrer kleinen und großen Projekte.