Pareto-Prinzip: Die 80-20-Regel im Projektmanagement

Was besagt das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich Wirkungen fast nie gleichmäßig auf ihre Ursachen verteilen: Eine kleine Gruppe von Ursachen, Kunden, Fehlern oder Aufgaben erzeugt den größten Teil des Ergebnisses. Die Zahl 80/20 ist eine Kurzformel für dieses Muster; die echten Werte messen Sie im eigenen Projekt.

Drei Punkte machen die Regel präzise:

• Es ist eine empirische Faustregel. Die Verteilung ergibt sich aus Daten, die Sie im eigenen Projekt erheben. In einem Fall kommen 20 % der Ursachen auf 80 % der Wirkung, im nächsten 30 % auf 65 % oder 10 % auf 90 %.
• Die beiden Zahlen müssen nicht 100 ergeben. 20 % beschreibt einen Anteil der Ursachen, 80 % einen Anteil der Wirkungen. Es sind zwei verschiedene Größen. Microsoft-Chef Steve Ballmer schrieb 2002 nach der Auswertung von Fehlerberichten, dass rund 20 % der Bugs 80 % aller Fehler verursachten und 1 % der Bugs die Hälfte (Ballmer-Memo, Oktober 2002).
• Die Regel verknüpft Ursachen mit Wirkungen. Der verbreitete Satz „Mit 20 % Aufwand erreichen Sie 80 % des Ergebnisses“ ist ein Sonderfall. Er gilt nur, wenn Ihre Daten zeigen, dass sich der Aufwand so verteilt. Die Regel sagt Ihnen, wo Sie zuerst hinschauen. Die wichtigen 20 % verlangen danach vollen Einsatz.

Woher stammt das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip geht auf zwei Personen zurück: den Ökonomen Vilfredo Pareto, der die Ungleichverteilung von Vermögen beschrieb, und den Qualitätsexperten Joseph M. Juran, der daraus ein allgemeines Managementprinzip machte und es nach Pareto benannte.

Vilfredo Pareto (1848 bis 1923) lehrte Volkswirtschaft an der Universität Lausanne. In seinen Lehrbüchern, dem Cours d'économie politique (1896/97) und dem Manuale di economia politica (1906), untersuchte er die Verteilung von Einkommen und Vermögen. Die bekannte Kurzform lautet: In Italien besaßen rund 20 % der Bevölkerung rund 80 % des Landes (Wikipedia: Paretoprinzip). Pareto selbst bezog seine Beobachtung nur auf die Wirtschaft.

Joseph M. Juran (1904 bis 2008) stieß Ende der 1930er-Jahre bei einem Besuch bei General Motors auf Paretos Modelle. Im Quality Control Handbook (1. Auflage, 1951) zeigte er, dass sich Qualitätsverluste ebenso ungleich verteilen wie Vermögen, und nannte das Muster „Pareto-Prinzip“. Von ihm stammt auch die Formel von den „vital few and trivial many“, den entscheidenden wenigen und den nebensächlichen vielen. Später ersetzte er „trivial“ durch „useful“, weil die übrigen 80 % weiterhin Arbeit brauchen. 1974 räumte Juran ein, dass die Benennung nach Pareto ein Irrtum war: Pareto hatte das Muster nie verallgemeinert, und die kumulierten Kurven gehen auf den Statistiker Max O. Lorenz zurück (Juran: The Non-Pareto Principle, 1974). Der Name blieb trotzdem.

Juran machte das Prinzip zum Werkzeug im Qualitätsmanagement: Wer die wenigen Fehlerarten mit den größten Verlusten zuerst abstellt, erzielt mit begrenzten Mitteln die größte Verbesserung.

Was ist eine Pareto-Analyse?

Eine Pareto-Analyse ordnet Ursachen nach ihrer Häufigkeit oder ihrem Gewicht absteigend, berechnet für jede den kumulierten Anteil und zeigt das Ergebnis als Pareto-Diagramm aus Balken und Summenlinie. So sehen Sie, welche wenigen Ursachen Sie zuerst angehen.

Sie gehen in fünf Schritten vor:

1. Wirkung festlegen: Was messen Sie? Zum Beispiel Störungen mit Terminverzug, Mängel bei der Abnahme oder Mehrkosten.
2. Ursachen kategorisieren: Legen Sie fünf bis zehn klar getrennte Kategorien fest und ordnen Sie jedes Ereignis genau einer zu.
3. Zählen und sortieren: Zählen Sie die Ereignisse je Kategorie und sortieren Sie absteigend.
4. Kumulieren: Teilen Sie jede Häufigkeit durch die Gesamtzahl und addieren Sie die Anteile von oben nach unten.
5. Grenze ziehen: Die Kategorien bis etwa 80 % kumuliertem Anteil sind Ihre „vital few“. Für sie planen Sie Maßnahmen zuerst.

Wie wende ich die 80-20-Regel in einem Bauprojekt an?

Sie wenden die 80-20-Regel an, indem Sie echte Projektdaten auswerten: Ursachen zählen, absteigend sortieren und den kumulierten Anteil berechnen. Das folgende Rechenbeispiel zeigt eine Pareto-Analyse der Verzögerungsursachen eines Bauprojekts.

Ein Architekturbüro betreut den Neubau eines Mehrfamilienhauses mit 18 Wohneinheiten. Die Bauleitung hat jede Störung, die einen Vorgang verzögert hat, als Problem am betroffenen Vorgang erfasst und einer Ursache zugeordnet. Nach Rohbau und Ausbau stehen 120 Einträge in sieben Kategorien. Die Zahlen sind ein konstruiertes Beispiel.

So lesen Sie das Ergebnis:

• Die zwei größten Ursachen, Lieferverzug und Planänderungen, machen 2 von 7 Kategorien aus (28,6 %) und erklären 79 von 120 Störungen (65,8 %).
• Drei Ursachen erreichen 78,3 %. Die Verteilung lautet in diesem Projekt also rund 43/78. Das ist der Normalfall: Die genauen Anteile hängen vom Projekt ab.
• Maßnahmen für die „vital few“: Bestelltermine setzen Sie als Meilensteine mit Puffer vor den Einbau. Mit dem Bauherrn vereinbaren Sie Entscheidungsfristen je Leistungsphase, damit Planänderungen früher kommen. Freigaben erhalten im Terminplan eigene Vorgänge.
• Die „useful many“ bleiben im Blick: Witterung oder Behördenauflagen treten seltener auf, können im Einzelfall aber teurer sein. Zählen Sie deshalb zusätzlich Verzugstage oder Kosten je Ursache, wenn Sie über Budget entscheiden.

Wie führe ich eine Pareto-Analyse in Merlin Project durch?

In Merlin Project erfassen Sie jede Störung als Anhang vom Typ Problem direkt am betroffenen Vorgang, ordnen ihr eine Kategorie zu und werten die Probleme in der Anhänge-Ansicht gruppiert aus. Die Zahlen je Gruppe übernehmen Sie in die Pareto-Tabelle.

1. Problem erfassen: Wählen Sie den verzögerten Vorgang und dann Einfügen > Anhang > Problem. Im Inspektor tragen Sie Berichtet von, Zugewiesen und Beheben bis ein.
2. Ursachen als Kategorien anlegen: Das Feld Kategorie bringt die Werte Global, Technisch, Mitarbeiter, Finanziell und Umgebung mit. Passen Sie die Liste in den Projekteinstellungen unter Wertelisten an Ihre Ursachen an, etwa „Lieferverzug Material“ oder „Planänderung Bauherr“.
3. Probleme filtern: Öffnen Sie die Ansicht Anhänge und wählen Sie im Filter-Dropdown Probleme.
4. Nach Ursache gruppieren: Öffnen Sie die Gruppierungen in Merlin Project, legen Sie mit + eine eigene Gruppierung an und wählen Sie unter Gruppiere hinter nach das Feld Kategorie. Zählen Sie die Einträge je Gruppe und sortieren Sie die Gruppen absteigend.
5. Aus Ursachen Risiken machen: Für die zwei oder drei größten Ursachen legen Sie in den folgenden Bauabschnitten einen Anhang vom Typ Risiko mit Wahrscheinlichkeit und Gegenmaßnahme an. Das schließt den Kreis zum Risikomanagement.

Probleme filtern in Merlin Project

Die Ansicht Anhänge sammelt alle Probleme, Risiken und Checklisten eines Projekts in einer Tabelle. Mit dem Filter Probleme sehen Sie nur die erfassten Störungen und springen per Kontextmenü zum zugehörigen Vorgang. Wie die sechs Anhangtypen zusammenspielen, zeigen die Anhänge in Merlin Project und die Lektion Anhänge verwalten.

Wo hilft die 80-20-Regel im Projektmanagement?

Die 80-20-Regel hilft in jeder Projektphase dort, wo Sie entscheiden müssen, worauf Sie begrenzte Zeit und begrenztes Budget zuerst lenken. Die Leitfrage lautet jedes Mal: Welche wenigen Elemente bestimmen den größten Teil des Ergebnisses?

Initiierung

Ermitteln Sie, welche Stakeholder, Anforderungen oder Risiken am stärksten ins Gewicht fallen. Beeinflussen wenige Stakeholder die meisten Entscheidungen, binden Sie diese Personen von Beginn an eng ein.

Planung

Prüfen Sie, welche Arbeitspakete den größten Teil von Kosten, Dauer oder Projektwert tragen. Diese Pakete schätzen Sie am genauesten und versehen sie mit Puffer und Notfallplan. Für die Priorisierung im Detail eignen sich ergänzend die Vier-Felder-Matrix zur Priorisierung und die MoSCoW-Methode.

Ausführung

Werten Sie Probleme und Störungen laufend aus, wie im Bauprojekt oben. Sobald sich eine Ursache häuft, steuern Sie gegen, bevor sie den kritischen Pfad trifft.

Überwachung und Steuerung

Beschränken Sie Ihr Berichtswesen auf die wenigen Kennzahlen, die den Projektzustand am besten anzeigen, etwa kritische Meilensteine, Kostenabweichung und die größten offenen Risiken.

Abschluss

Nutzen Sie die Pareto-Analyse für Ihre Lessons Learned: Welche wenigen Ursachen haben die meisten Probleme erzeugt, und was ändern Sie im nächsten Projekt?

Wie nutze ich das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement?

Im Zeitmanagement nutzen Sie das Pareto-Prinzip, indem Sie prüfen, welche wenigen Aufgaben den größten Beitrag zu Ihren Zielen leisten, und diesen Aufgaben feste Zeit im Kalender geben. Die Verteilung ermitteln Sie aus Ihrer eigenen Arbeit, zum Beispiel aus einer Woche Zeiterfassung.

Notieren Sie eine Woche lang, woran Sie arbeiten und welches Ergebnis daraus entsteht. Markieren Sie danach die Aufgaben, die Projekte wirklich voranbringen. Diese Aufgaben legen Sie in geschützte Zeitblöcke; wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber zum Time Blocking mit Beispiel-Tagesplan. Routinearbeit wie E-Mails oder Verwaltung bündeln Sie in festen Blöcken, statt sie zu streichen.

Welche Grenzen hat das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip hat Grenzen, weil es nur so gut ist wie die Daten und Kategorien, auf denen es beruht. Es zeigt, wo Sie zuerst hinschauen, und ersetzt keine Bewertung von Schaden, Kosten und Abhängigkeiten.

Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.