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Klare und effiziente Projektkommunikation
Dank guter Meeting-Protokolle

Früher oder später trifft es jede Person einmal – wenn auch nicht mit Begeisterung: das Protokollschreiben in einem Meeting. Wenn das nicht bereits im Vorfeld geklärt wurde, wird spätestens zu Beginn jeder Sitzung eine Person aus der Runde zum Mitschreiben ausgewählt. Die Wahl der Mittel ist vielfältig: Einige bevorzugen Stift und Papier, andere nutzen Textprogramme auf Notebooks oder Tablets, wieder andere zeichnen ein Meeting kurzerhand auf.

S.M.A.R.T. Ziele bieten Struktur und Orientierung während eines Projekts

Fühlen Sie sich zu Beginn eines Projekts überfordert? Finden Sie es schwierig, die Produktivität Ihres Teams zu steigern? Der beste Weg, Projekt-Herausforderungen zu meistern, besteht darin, die richtigen Ziele zu definieren. SMART-Ziele bieten Ihnen eine verlässliche Struktur und klare Orientierung in Ihrem Projekt. Sie zeigen Ihnen genau auf, was Sie erreichen möchten, und helfen Ihrem Team dabei, sich an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten. Dieses Vorgehen eignet sich ideal für smart project-Initiativen und kann von Führungskräften wie auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden.

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Inhaltsverzeichnis
Was ist ein PERT-Diagramm?
Vor- und Nachteile eines PERT-Diagramms
Die Kernmethode von PERT zur Zeitplanung
Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie ein PERT-Diagramm
Wann sollte man ein PERT-Diagramm vs. andere Tools verwenden?
Beispiel: Berechnung der Dauer mit PERT
Praktische Tipps
Fazit

Was ist ein PERT-Diagramm?

Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) ist ein Projektmanagement-Tool, das die Aktivitäten eines Projekts, ihre logischen Abhängigkeiten und ihre zeitliche Abfolge visualisiert. Es geht über den Projektstrukturplan (PSP) hinaus, indem es nicht nur die Beziehungen zwischen Aufgaben, sondern auch die Reihenfolge hervorhebt, in der sie ausgeführt werden sollten. Dadurch können Projektmanager den kritischen Pfad (d. h. die Aufgabenfolge, die direkt die Gesamtprojektdauer beeinflusst) und mögliche Zeitpuffer (Slack) identifizieren.

Warum ein PERT-Diagramm verwenden?

• Umfassender Überblick: Es zwingt Sie dazu, das gesamte Projekt durchzudenken, wodurch verborgene oder unklare Aufgaben sichtbar werden.
• Logische und chronologische Struktur: Es legt die Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aufgaben offen – entscheidend für komplexere oder langfristige Projekte.
• Identifizierung des kritischen Pfads: Zeigt enge Engpässe und Aufgaben, die unbedingt im Blick bleiben müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Zeitplanung: Durch Analyse frühester Start- und spätester Endzeiten entsteht eine genauere Planung, die oft Kosten senken kann.
• Klarer Kommunikationstool: Bietet eine leicht verständliche, visuelle Darstellung des Projektablaufs – ideal für die Kommunikation mit Stakeholdern.

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Vor- und Nachteile eines PERT-Diagramms

Tipp: Netzplantechniken (einschließlich PERT-Diagrammen) eignen sich besonders für größere oder komplexe Projekte. Für einfachere oder kürzere Vorhaben können agile PM-Methoden mit Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme praktikabler und weniger zeitintensiv sein.

Die Kernmethode von PERT zur Zeitplanung

Ein Hauptmerkmal der PERT-Methode ist die Zeitschätzung für Aufgaben anhand dreier Werte. Anstatt nur eine einzige Zeitangabe zu nutzen, bedient sich PERT einer Drei-Punkt-Schätzung, um Unsicherheiten abzudecken:

1. Optimistisch (O): Bestfallszenario, in dem alles glattläuft.
2. Wahrscheinlich (M): Das realistischste Szenario unter normalen Bedingungen.
3. Pessimistisch (P): Worst-Case-Szenario mit auftretenden Hindernissen und Verzögerungen.

Auf Basis dieser drei Schätzungen berechnet PERT eine erwartete Dauer (TE) pro Aktivität, üblicherweise mit der Formel:

TE = (O + 4M + P) / 6

Man kann ebenfalls die Varianz oder Standardabweichung für jede Aufgabe berechnen, um die Wahrscheinlichkeit für eine rechtzeitige Fertigstellung abzuschätzen. Moderne Projektmanagement-Software (z. B. Merlin Project) übernimmt diese Kalkulationen oft automatisch.

Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie ein PERT-Diagramm

Obwohl viele PM-Tools viel Automatisierung bieten, ist es ratsam, den Prozess zu kennen:

1. Alle Aufgaben identifizieren

   • Listen Sie sämtliche Aktivitäten auf, die für den Projektabschluss nötig sind.
   • Detaillierte Betrachtung von Phasen oder Deliverables – ggf. Mindmapping verwenden, wenn Kreativität gefragt ist.

2. Abhängigkeiten definieren

   • Bestimmen Sie, welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.
   • Gruppieren Sie Aufgaben, die gleichzeitig durchgeführt werden können.

3. Dauer schätzen

   • Für eine genauere Planung: Drei-Punkt-Schätzung (O, M, P) nach PERT.
   • Oder eine Einzelschätzung, wenn bereits verlässliche Daten vorliegen.

4. Diagramm erstellen

   • Aktivitäten werden meist als Knoten (Boxen) dargestellt.
   • Pfeile verdeutlichen Abhängigkeiten.
   • Achten Sie auf eine korrekte logische und zeitliche Reihenfolge.

5. Kritischen Pfad ermitteln

   • Finden Sie die längste Kette abhängiger Aufgaben, die die Projektdauer vorgibt.
   • Aufgaben auf dem kritischen Pfad besitzen keinen Puffer.

6. Zeitpuffer hinzufügen

   • Ermitteln Sie Aufgaben mit Spielraum (Slack), der den Gesamtplan nicht beeinflusst.
   • Bedenken Sie, dass Verzögerungen bei kritischen Aufgaben das gesamte Projekt verzögern können.

7. Überprüfen & Aktualisieren

   • Halten Sie Zeiten, Abhängigkeiten und Ressourcen auf dem neuesten Stand.
   • Neuberechnung des kritischen Pfads nach größeren Änderungen.

Wann sollte man ein PERT-Diagramm vs. andere Tools verwenden?

Im Projektmanagement existieren zahlreiche Tools, jeweils passend für unterschiedliche Projektarten und -größen:

PERT vs. Gantt

• Gantt-Diagramm: Zeigt Aufgaben entlang einer Zeitachse (Balken) – vereinfacht Termin- und Ressourcenplanung, ideal für lineare Übersichten.
• PERT-Diagramm: Stellt Abhängigkeiten tiefergehend dar und unterstützt die frühzeitige Identifizierung möglicher Verzögerungen – ideal für große, komplexe Projekte.

PERT vs. Kanban

• Kanban: Fokussiert den Arbeitsfluss sowie Limitierung von gleichzeitigen Aufgaben – üblich in agilen oder Lean-Kontexten.
• PERT-Diagramm: Legt den Schwerpunkt auf sequentielle Planung und kritische Pfade. Passend bei vielen komplex verzahnten Aufgaben.

PERT vs. andere agile Methoden (z. B. Scrum)

• Scrum: Iterative Sprints und Daily Stand-ups, ideal bei sich stetig ändernden Anforderungen.
• PERT-Diagramm: Eher für traditionelle oder hybride Ansätze, bei denen genaue Zeitplanung und Abhängigkeitsanalysen relevant sind.

Wichtiger Hinweis: PERT lässt sich in hybride Ansätze integrieren. Manche Teams kombinieren eine PERT-Übersicht mit Kanban- oder Scrum-Boards für die tägliche Aufgabensteuerung.

Beispiel: Berechnung der Dauer mit PERT

Nehmen wir an, Sie haben die Aufgabe: Prototyp entwickeln

• Optimistisch (O): 5 Tage
• Wahrscheinlich (M): 8 Tage
• Pessimistisch (P): 14 Tage

Formel:

TE = (O + 4M + P) / 6
TE = (5 + 4*8 + 14) / 6
TE = (5 + 32 + 14) / 6 = 51 / 6 ≈ 8,5 Tage

Damit sollten Sie ca. 8,5 Tage einkalkulieren. In vielen PM-Tools können Sie alle drei Werte hinterlegen – die Berechnung erfolgt automatisiert.

Praktische Tipps

1. Software nutzen: Merlin Project & Co. automatisieren den Netzplan. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitabschätzungen, während das Tool die Darstellung und Berechnungen übernimmt.
2. Vorlagen & Ansichten: Viele Lösungen bieten Netzplan-, Mindmap- oder andere Vorlagen. Nutzen oder passen Sie diese an, um Zeit zu sparen.
3. Erst grob, dann detailliert: Verschwenden Sie zu Beginn nicht zu viel Energie auf zu feine Details.
4. Kommunikation: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, wie ein PERT-Diagramm zu lesen ist. Geben Sie eine kleine Einführung in Symbole und Begrifflichkeiten.
5. Regelmäßige Updates: Ein PERT-Diagramm lebt – passen Sie es bei größeren Änderungen im Projekt stets an.

Fazit

Ein PERT-Diagramm ist weitaus mehr als ein statisches Schema – es ist ein strategisches Planungswerkzeug, das hilft, komplexe Projekte zu durchdenken, den kritischen Pfad zu bestimmen und Unsicherheiten bei der Zeitplanung zu berücksichtigen. Zwar erfordert es etwas mehr Aufwand als einfachere Methoden wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards, doch für umfangreiche, vielschichtige Projekte ist der Nutzen enorm.

• Für komplexe Projekte: Die analytische Tiefe lohnt den Mehraufwand.
• Für kleinere Projekte: Einfachere Tools sind oft ausreichend und zugänglicher.
• Für hybride Vorgehen: Nutzen Sie PERT für die Gesamtplanung und agile/Lean-Methoden für die tägliche Umsetzung.

Da moderne Software Tools viele Kalkulationen, Lernkurven und Diagramm-Updates automatisieren, können Sie mit der Einbindung von PERT Ihr Projektmanagement erheblich stärken.

Vertiefen Sie Ihre Fähigkeiten durch eine Projektmanagement-Zertifizierung

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Projektmanagement in der Schule?

Das klingt zunächst ungewohnt, schließlich kennt man es eher aus Unternehmen. Doch klare Strukturen und eine durchdachte Planung können auch im Klassenzimmer vieles erleichtern. So geschieht es beispielsweise am Freiherr-vom-Stein Berufskolleg Werne.