Klare und effiziente Kommunikation
dank gut protokollierter Projektmeetings

Früher oder später trifft es jeden einmal - wenn auch nicht gerne: das Protokoll zu einer Sitzung oder einem Meeting schreiben. Wenn nicht vorher schon geklärt, wird spätestens zu Beginn eines jeden Meetings einer der Anwesenden dafür ausgewählt Notizen zu machen. Die Mittel der Wahl sind hierbei vielfältig, einige bevorzugen noch immer Block und Stift, andere nutzen Textprogramme auf Notebooks oder Tablets und widerum andere nehmen ein Meeting kurzerhand auf.

Was ist der Zweck eines Protokolls?

Das Protokoll eines Meetings oder einer Sitzung hält deren Inhalt fest. Hierbei kommt es nicht darauf an, jede Minute, jeden Wortlaut akribisch genau aufzuschreiben. Es geht darum die wichtigsten Punkte zu identifizieren und kurz, knapp und präzise festzuhalten.

• Was wurde besprochen und entschieden?
• Was ist als nächstes zu tun?
• Wer hat welche Aufgabe bis wann zu erledigen?

Viele empfinden es trotzdem als unnötigen Aufwand und erkennen den Sinn dahinter nicht. Insbesondere, da oftmals der Eindruck entsteht, sie werden nicht gelesen und verschwinden in verstaubten Ordnern oder den Untiefen der E-Mail Postfächer. Richtig umgesetzt sind Protokolle jedoch absolut nützlich und unterstützen die klare und effiziente Kommunikation im Projekt:

• Protokolle fassen das Besprochene zusammen.
  Bei stundenlangen Meetings behält kaum jemand alles, was besprochen wurde. Im Protokoll kann man aber anschließend alles noch einmal nachlesen.

• Protokolle informieren abwesende Teilnehmer.
  Nicht jeder, der von den Entscheidungen und Besprechungen in einem Meeting betroffen ist, ist selbst immer anwesend. Der Versuch, alle Informationen mündlich weiterzugeben birgt die Gefahr von Fehl- oder Missverständnissen aufgrund von "Stiller Post". Mithilfe des Protokolls ist es nicht nur einfacher, sondern auch deutlich schneller und umfassender möglich.

• Protokolle schaffen Klarheit.
  Sollte es im Nachhinein zu Unstimmigkeiten darüber kommen, wer welche Verantwortung trägt oder warum welche Entscheidung getroffen wurde, lässt sich dies ganz einfach klären - ein Blick ins Protokoll genügt.

• Protokolle halten folgende Maßnahmen und Termine fest.
  Wer welche Aufgabe bis wann zu erledigen hat, lässt sich anhand des Protokolls feststellen und es ist dadurch einfach besprochene Maßnahmen und Termine nachzuhalten.

Welche Protokollarten gibt es?

Grundsätzlich gibt es viele Protokollarten. Die Unterschiede liegen vor allem darin, welche Dinge genau in welchem Umfang im Protokoll festgehalten werden. Übliche Protokollarten sind das Ergebnis- bzw. Kurzprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Wortprotokoll, sowie in seltenen Fällen das Gedächtnisprotokoll.

• Das Ergebnisprotokoll enthält nur kurze Angaben über den Inhalt der Sitzung und konzentriert sich auf die tatsächlichen Ergebnisse. Welche Entscheidungen oder Beschlüsse wurden getroffen? Welche Aufgaben verteilt und wem übertragen?

• Bei einem Verlaufsprotokoll werden die wesentlichsten Ausschnitte wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern sinngemäß. Es beinhaltet die unterschiedlichen Diskussionen, die damit verbundenen Argumente und Gegenargumente. Es zeigt den Verlauf des Gesprächs und die Entscheidungsfindung.

• Das Wortprotokoll ist das ausführlichste und umfangreichste Protokoll überhaupt. Neben den Ausführungen der Redner werden auch alle anderen Vorgänge während der Sitzung festgehalten. Hier bietet es sich an, die Sitzung aufzunehmen, um keine Details auszulassen.

• Das Gedächtnisprotokoll wird meist als eine Art Notlösung verfasst. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ angefertigt, weil beispielsweise keine Vereinbarung über die Protokollführung getroffen wurde.

Die am häufigsten für Projektmeetings eingesetzte Protokollart sind das Ergebnis- oder das Verlaufsprotokoll. Neben den zuvor beschriebenen Unterschieden haben beide gemein, dass sie das Wichtige von nebensächlichen Informationen herausfiltern sollen.

Was sollte das Protokoll enthalten?

Neben den zuvor beschriebenen Inhalten der Sitzung sind auch weitere grundlegende Informationen zum Meeting im Protokoll notwendig.

1. Beginnen Sie ihr Protokoll mit Datum, Ort, Namen der Teilnehmer, Name des Protokollführers (also Ihr Name) und dem Thema des Meetings (Titel/Zielsetzung)
2. Anschließend folgen die einzelnen Punkte, die angesprochen und diskutiert werden – mit zugehörigen Anmerkungen, also Aufgabenverteilungen, Entscheidungen, aber auch Gegenargumente und noch nicht geklärte Fragen. Haben Sie eine Agenda für das Meeting ist es hilfreich sich an diesen Punkten zu orientieren.
3. Halten Sie das weitere Vorgehen fest, etwa wann die nächste Besprechung stattfindet, um den Fortschritt zu diskutieren oder welche Ergebnisse bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollten.

Schreiben Sie ihr Protokoll in der Gegenwartsform, es erweckt beim Leser den Eindruck dabei zu sein.

Nutzen Sie unsere Word-Vorlage, um alles übersichtlich zu strukturieren. Sie können Sie hier kostenlos laden.

Protokolle in Merlin Project schreiben - so haben Sie alles an einer Stelle verfügbar

Nutzen Sie bereits Merlin Project für die Organisation Ihrer Projekte? Warum fügen Sie dann die Protokolle der Projektmeetings nicht direkt in Ihren Projektplan als Datei-Anhang ein? Oder sie notieren das Besprochene zu den einzelnen Punkten des Projektplans im Anhang als Information. Zu erledigende Aufgaben fügen Sie als Checkliste ein.

Oder Sie denken out of the box: Sie könnten Projektmeetings als eigenen Vorgang oder gar einen Meilenstein erstellen und dabei die Teilnehmer als Ressourcen zuweisen und dann mit den Anhängen in Merlin Project das Besprochene festhalten.

Alternativ können Sie auch eine Mind-Map für die Erstellung eines Protokoll verwenden.

Unser Musterprojekt können Sie hier laden. Den Stil können Sie, wie von Merlin Project gewohnt, leicht auf Ihren Bedarf anpassen.

Tipps für die perfekte Mitschrift in einem Meeting

Die Aufgabe als Protokollführer ist bei den meisten unbeliebt, weil es natürlich zusätzliche Arbeit bedeutet und mehr Konzentration erfordert. Man kann sich eben nicht mehr nur berieseln lassen und möglichst wenig an der Diskussion teilnehmen. Stattdessen muss man aufmerksam das Gespräch verfolgen, die wichtigsten Erkenntnisse festhalten und Entscheidungen notieren.

Hier einige Tipps, die Ihnen helfen können, die perfekte Mitschrift und somit ein nützliches Protokoll zu verfassen:

1. Stellen Sie Fragen
   Wer das Protokoll verfasst, sollte immer wissen, worüber gerade diskutiert wird. Da man aber auch mit Schreiben beschäftigt ist, kann man auch mal etwas verpassen. Das ist nicht weiter schlimm, solange Sie Fragen stellen und so alle wichtigen Informationen mitbekommen. Das gilt auch, wenn Sie bei einem Thema unsicher sind, ob Sie es richtig verstanden haben. Es ist immer besser, sofort nachzufragen, um nicht versehentlich etwas falsches ins Protokoll aufzunehmen, was anschließend für Verwirrung sorgen wird.

2. Nutzen Sie Stichpunkte und Abkürzungen
   Damit man mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mithalten kann, empfiehlt es sich, Stichpunkte und Abkürzungen zu nutzen, um beim Schreiben möglichst wenig Zeit zu brauchen. Bei Abkürzungen gilt jedoch unbedingt: Sie müssen auch später noch wissen, was Sie selbst damit gemeint haben. Schnelligkeit sollte deshalb nie auf Kosten der Verständlichkeit gehen.

3. Lassen Sie genügend Platz auf der Seite
   Kaum etwas ist beim Protokoll schreiben so nervig wie der Satz "Noch einmal zum Thema von gerade…" Man schaut auf seine Notizen und sieht, dass man bereits mit dem nächsten Thema angefangen hat und die neuen Informationen nun dazwischen quetschen muss. Planen Sie für so einen Fall vor und lassen Sie immer etwas Platz, an dem Sie weitere Punkte ergänzen können.

4. Übertreiben Sie es nicht
   Es geht darum, die wirklich wichtigen Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen festzuhalten. Genau darauf sollten Sie sich konzentrieren. Es ist für ein vollständiges Protokoll nicht notwendig, möglichst jedes Wort aufzuschreiben. Fragen Sie sich immer: Was war das Ziel des Meetings und ist das Ergebnis in Ihrem Protokoll ersichtlich? Es soll immerhin eine Zusammenfassung sein und keine Wort-für-Wort Wiedergabe.

5. Bleiben Sie objektiv und sachlich
   Als Protokollführer kann einem auch die unschöne Aufgabe zukommen, Entscheidungen festzuhalten, mit denen Sie vielleicht nicht einverstanden sind. Dennoch ist Objektivität angesagt. Auch Emotionen – egal ob Ihre oder die von anderen Beteiligten – haben im Protokoll keinen Platz. Es geht lediglich darum, was gesagt wurde. Nicht ob jemand dabei wütend, traurig oder erfreut war.

6. Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback
   Am Ende des Meetings kann es sinnvoll sein, noch einmal kurz ihre protokollierten Ergebnisse vorzulesen, um zu überprüfen, ob auch alles richtig ist. Sollten Sie sich doch einmal geirrt haben, kann so gleich eine Korrektur stattfinden. Außerdem rufen Sie so allen Beteiligten noch einmal in Erinnerung, was besprochen wurde.

7. Schieben Sie die Nachbereitung nicht auf
   Nach dem Meeting heißt es, die Notizen noch einmal in ganze Sätze zu bringen. Das bedeutet zusätzliche Arbeit, doch sollte man es trotzdem direkt im Anschluss erledigen. Auch zu einem späteren Zeitpunkt bedeutet es immer noch einen Extra-Aufwand, doch hat man dann möglicherweise bereits einige Punkte vergessen, die man noch aufschreiben wollte.

Hilfreiche Links

Weitere Hilfen und Informationen zum Anfertigen von Protokollen finden Sie auch hier:

• Das Institut für Internationale Kommunikation Düsseldorf hat eine Liste von Textbausteinen für die Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen inklusive allgemeinem Aufbau und Verbenliste zusammengestellt.
• Eine Anleitung zum Anfertigen von Protokollen finden Sie bei der Universität Köln.
• Auch bei YouTube finden sich einige Videos zum Thema "Protokoll schreiben".