Klare und effiziente Projektkommunikation
Dank guter Meeting-Protokolle

Früher oder später trifft es jede Person einmal – wenn auch nicht mit Begeisterung: das Protokollschreiben in einem Meeting. Wenn das nicht bereits im Vorfeld geklärt wurde, wird spätestens zu Beginn jeder Sitzung eine Person aus der Runde zum Mitschreiben ausgewählt. Die Wahl der Mittel ist vielfältig: Einige bevorzugen Stift und Papier, andere nutzen Textprogramme auf Notebooks oder Tablets, wieder andere zeichnen ein Meeting kurzerhand auf.

Was ist der Zweck eines Meeting-Protokolls?
Welche Arten von Meeting-Protokollen gibt es?
Was sollte ein Meeting-Protokoll enthalten?
Merlin Project zum Protokollieren
Tipps für das perfekte Meeting-Protokoll
Nützliche Links

Was ist der Zweck eines Meeting-Protokolls?

Ein Meeting-Protokoll (MOM) oder Sitzungsprotokoll hält den Inhalt einer Besprechung fest. Es geht nicht darum, jede Minute oder jedes Wort akribisch aufzuschreiben. Wichtig ist es, die zentralen Punkte zu identifizieren und sie kurz, prägnant und präzise darzustellen.

• Was wurde besprochen und entschieden?
• Was soll als Nächstes getan werden?
• Wer muss welche Aufgabe bis wann erledigen?

Trotzdem halten viele das Protokollieren für einen unnötigen Aufwand und sehen keinen Sinn darin. Insbesondere, weil oft der Eindruck entsteht, Protokolle würden nicht gelesen und in verstaubten Ordnern oder in den Untiefen von E-Mail-Postfächern verschwinden. Richtig umgesetzt sind Protokolle jedoch äußerst hilfreich und unterstützen eine klare und effiziente Projektkommunikation:

• Meeting-Protokolle fassen zusammen, was besprochen wurde.
  In mehrstündigen Besprechungen kann sich kaum jemand alles Gesagte merken. Im Protokoll lässt sich jedoch alles im Nachhinein nachlesen.

• Meeting-Protokolle informieren abwesende Teilnehmer.
  Nicht alle von den Entscheidungen und Diskussionen Betroffenen können immer anwesend sein. Der Versuch, alle Informationen mündlich weiterzugeben, birgt das Risiko von Missverständnissen nach dem Prinzip der „stillen Post“. Mit Hilfe des Protokolls geht dies nicht nur einfacher, sondern auch schneller und umfassender.

• Meeting-Protokolle schaffen Klarheit.
  Sollte es später Unstimmigkeiten darüber geben, wer welche Verantwortung trägt oder warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde, kann dies schnell geklärt werden – ein Blick ins Protokoll genügt.

• Meeting-Protokolle halten die zu verfolgenden Maßnahmen und Fristen fest.
  Wer welche Aufgabe bis wann erledigen muss, lässt sich dem Protokoll entnehmen. So behalten alle den Überblick über die vereinbarten Maßnahmen und Deadlines.

Welche Arten von Meeting-Protokollen gibt es?

Es existieren zahlreiche Protokoll-Arten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, welche Dinge in welcher Ausführlichkeit festgehalten werden. Typische Formen sind das Ergebnis- oder Kurzprotokoll, das Verlaufsprotokoll und das Wortprotokoll sowie in seltenen Fällen ein Gedächtnisprotokoll.

• Das Ergebnisprotokoll enthält nur knappe Informationen zum Inhalt der Sitzung und konzentriert sich auf die eigentlichen Resultate. Welche Beschlüsse oder Entscheidungen wurden getroffen? Welche Aufgaben wurden verteilt und an wen?

• Im Verlaufsprotokoll werden die wichtigsten Auszüge wiedergegeben, allerdings nicht wörtlich, sondern sinngemäß. Es enthält die unterschiedlichen Diskussionen, die dazugehörigen Argumente und Gegenargumente und zeigt den Gesprächsverlauf sowie den Entscheidungsprozess auf.

• Das Wortprotokoll ist das detaillierteste und umfassendste Protokoll. Neben den Wortmeldungen der Teilnehmenden werden auch alle weiteren Vorkommnisse während der Sitzung erfasst. Um keine Details zu verlieren, empfiehlt es sich hierbei, die Sitzung aufzuzeichnen.

• Das Gedächtnisprotokoll wird meist als Notlösung angefertigt. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ erstellt, zum Beispiel weil keine Protokollführung vereinbart war.

Am häufigsten werden im Projektumfeld das Ergebnisprotokoll oder das Verlaufsprotokoll genutzt. Beide haben gemeinsam, dass sie wichtige von unwichtigen Informationen trennen und Letztere herausfiltern sollen.

Was sollte ein Meeting-Protokoll enthalten?

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Inhalten der Sitzung benötigt jedes Protokoll weitere Basisinformationen zum Meeting:

1. Beginnen Sie mit Datum, Ort, Namen der Teilnehmenden, Name der Protokollführenden (also Ihrer Person) sowie dem Thema der Besprechung (Titel/Ziel).
2. Anschließend folgen die einzelnen Punkte, die angesprochen und diskutiert werden – mitsamt dazugehörigen Vermerken, also Aufgabenverteilung, Entscheidungen, aber auch Gegenargumente und noch offene Fragen. Wenn Sie eine Tagesordnung haben, ist es hilfreich, sich daran zu orientieren.
3. Notieren Sie die nächsten Schritte, beispielsweise wann das nächste Meeting zur Fortschrittsbesprechung stattfindet oder welche Ergebnisse bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegen sollen.

Verfassen Sie Ihr Protokoll im Präsens, das vermittelt dem Lesenden das Gefühl, „live dabei“ zu sein.

Nutzen Sie unsere Word-Vorlage, um alles übersichtlich zu strukturieren.

Merlin Project zum Protokollieren – alles an einem Ort

Nutzen Sie bereits Merlin Project für die Organisation Ihrer Projekte? Warum fügen Sie die Protokolle der Projekt-Meetings nicht direkt an Ihren Projektplan als Dateianhang an? Oder Sie notieren das Besprochene direkt bei den jeweiligen Punkten des Projektplans in den Anhängen als Information. Ergänzen Sie anstehende und vereinbarte Aufgaben als Checkliste.

Oder Sie denken um die Ecke: Legen Sie Projekt-Meetings als eigene Aktivität oder sogar als Meilenstein an und weisen Sie die Teilnehmenden als Ressourcen zu. Anschließend erfassen Sie die besprochenen Inhalte als Anhang in Merlin Project.

Alternativ können Sie auch eine Mindmap zum Erstellen eines Meeting-Protokolls verwenden.

Laden Sie unser Beispielprojekt hier herunter. Die Gestaltung können Sie, wie gewohnt in Merlin Project, leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Tipps für das perfekte Meeting-Protokoll

Die Aufgabe des Protokollierens ist bei den meisten unbeliebt, weil sie zusätzliche Arbeit und mehr Konzentration erfordert. Man kann sich nicht mehr einfach zurücklehnen und sich möglichst wenig an der Diskussion beteiligen. Stattdessen muss man die Diskussion aufmerksam verfolgen, die wichtigsten Erkenntnisse festhalten und Entscheidungen notieren.

Hier einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben eines perfekten und damit nützlichen Protokolls helfen können:

1. Stellen Sie Fragen

Wer das Protokoll schreibt, sollte immer wissen, worüber gerade gesprochen wird. Da Sie jedoch auch mit dem Schreiben beschäftigt sind, können Ihnen Informationen entgehen. Das ist nicht schlimm, solange Sie nachfragen und alle wichtigen Informationen einholen. Das gilt auch, wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie ein Thema richtig verstanden haben. Es ist immer besser, direkt nachzufragen, anstatt später etwas Falsches aufzunehmen, das dann für Verwirrung sorgt.

2. Verwenden Sie Stichpunkte und Abkürzungen

Um dem Gesprächstempo folgen zu können, ist es sinnvoll, Stichworte und Abkürzungen zu nutzen. So reduzieren Sie den Zeitaufwand beim Mitschreiben. Allerdings sollten Sie bei Abkürzungen sicher sein, dass Sie später noch wissen, was sie bedeuten. Schnelligkeit sollte niemals auf Kosten der Verständlichkeit gehen.

3. Lassen Sie genug Platz auf der Seite

Nichts ist beim Protokollieren ärgerlicher als der Satz: „Kommen wir noch einmal auf das vorherige Thema zurück …“. Wenn Sie in Ihren Notizen schon zum nächsten Thema übergegangen sind, müssen Sie die neuen Informationen jetzt irgendwo dazwischen quetschen. Planen Sie hierfür etwas Platz ein und lassen Sie immer etwas Raum, um ggf. weitere Punkte hinzuzufügen.

4. Übertreiben Sie es nicht

Es geht darum, die wirklich wichtigen Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen festzuhalten. Darauf sollten Sie den Fokus legen. Es ist nicht nötig, jede Kleinigkeit wörtlich zu notieren. Fragen Sie sich immer: Was war das Ziel des Meetings und wird das im Protokoll deutlich? Schließlich soll es eine Zusammenfassung sein, keine wörtliche Wiedergabe.

5. Bleiben Sie objektiv und sachlich

Als Protokollführende kann es vorkommen, dass Sie Beschlüsse notieren müssen, denen Sie selbst nicht zustimmen. Trotzdem ist Objektivität oberste Pflicht. Auch Emotionen – ob Ihre eigenen oder die anderer – gehören nicht ins Protokoll. Es geht nur darum, was gesagt wurde, nicht darum, ob jemand verärgert, traurig oder erfreut war.

6. Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback ein

Am Ende der Besprechung kann es hilfreich sein, die Ergebnisse kurz vorzulesen, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist. Sollte es einen Fehler geben, können Sie ihn sofort korrigieren. Außerdem werden alle nochmals an das Besprochene erinnert.

7. Verschieben Sie die Nachbereitung nicht

Nach dem Meeting müssen Sie Ihre Notizen in vollständige Sätze übertragen. Das bedeutet zwar zusätzliche Arbeit, sollte aber dennoch direkt im Anschluss an das Meeting erledigt werden. Selbst wenn Sie es später nachholen, bleibt es mehr Aufwand – mit dem Risiko, dass Sie einige Punkte bereits vergessen haben.

Nützliche Links

Weitere Unterstützung und Informationen zum Protokollieren finden Sie hier:

• Das Department of Communication Studies an der San José State University hat einen Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes veröffentlicht, inklusive einer 17-seitigen PowerPoint-Präsentation.
• Auch auf YouTube gibt es verschiedene Videos zum Thema "Writing Meeting Minutes".