iPhone-App für Pomodoro-Fans
Richard Joerges am 4. August 2010
Vor geraumer Zeit schon habe ich die Pomodoro-Methode für das persönliche Zeitmanagement vorgestellt. Bekanntlich bin ich ja kein großer Fan der diversen Zeitmanagement- und Selbstorganisations-Verfahren. Aber wenn es denn sein muss, dann empfehle ich die äusserst simple “Tomaten-Technik”. In meinen Augen kann so etwas unorganisierten Menschen mehr helfen, als beispielsweise GTD.
Zentrales Arbeitsmittel bei der Pomodore-Methode ist ein Timer, mit dessen Hilfe der Tag in kurze Arbeits- und Zeiteinheiten unterteilt wird. Und was wäre besser, als das iPhone für diese Aufgabe geeignet? Genau, eine Pomodoro-App im Steampunk-Outfit. Das kleine, aber nützliche Programm kann alles, was der Pomodoro-Anwender braucht. Eine kurze, sehr schön gemachte Einführung in die Technik, einen Timer und eine Aufgabenliste. Was will man mehr…
Tags: GTD, iPhone OS, Pomodoro, Zeitmanagement
Meetings sind Zeit- und Geldverschwendung. Es sei denn…
Richard Joerges am 20. Mai 2010
Als selbständiger Berater staune ich nicht selten über die Meeting-Wut in deutschen Unternehmen. Gefühlt wird da wegen jeder Nichtigkeit ein Meeting einberufen. Die Ergebnisse sind meist mager und jeder scheint froh zu sein, wenn das Meeting endlich zu Ende ist und man wieder an die “richtige” Arbeit gehen kann. Keine Frage: Meetings sind ein Zeitkiller, häufig unnötig und damit reine Geldverschwendung.
Wenn ich in einem Meeting sitze, bei dem es nicht so recht voran zu gehen scheint, mache ich mir den Spaß auszurechnen, wie viel Geld die Firma gerade zum Fenster hinausschmeißt. Nach dem Motto, geschätztes Gehalt der Teilnehmer mal verstrichene Zeit ist gleich Meeting-Kosten. Zugegeben, eine stark vereinfachte Rechnung. Aber wenn die Firma statt dieses Meeting abzuhalten gleich das Geld auf mein Konto überwiesen hätte… Nun ja, ich hätte schon längst ausgesorgt. 
Spaß bei Seite! Meetings müssen manchmal sein. Aber dann sollten sie auch effektiv geführt werden.
Dazu braucht man lediglich:
- Eine klare Zieldefinition: Was soll in dem Meeting erreicht werden?
- Ein klare Agenda und eine saubere Protokollführung, damit die Ergebnisse des Meetings a) sichtbar werden und b) nachvollziehbar sind.
- Eine Zeitvorgabe, die auch eingehalten wird. Und immer dran denken: In der Kürze liegt die Würze!
- Eine Teilnehmerliste die möglichst knapp gehalten ist. (Muss dieser oder jener Mitarbeiter wirklich dabei sein, oder reicht es, wenn man ihm bzw. ihr das Meeting-Protokoll weiterleitet?
Ergänzend dazu:
- Sorgen sie für einen gut durchlüfteten Meetingraum. Spätestens nach einer Dreiviertelstunde ist in vielen Konferenzräumen die Luft so dick, dass kaum noch jemand zu einem zielführenden Gedanken fähig ist. Das Meeting zieht sich dann unnötig in die Länge und die Produktivität tendiert gegen Null.
- Am effektivsten sind Meetings dann, wenn sie im Stehen abgehalten werden. Das funktioniert natürlich nur in gewissen Grenzen, was die Zahl der Agendapunkte (Meetinglänge) und Teilnehmer betrifft. Aber dann ist der Sinn des Meetings generell zu hinterfragen.
Wenn Sie allerdings zu den leidtragenden Mitarbeitern gehören, die keine Macht haben die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu ändern, dann stellen Sie doch einfach mal TIM, die Meetingkosten-Uhr auf den Konferenztisch. Sie ersparen sich dann das Ausrechenen der Meetingkosten im Kopf, so wie ich es mache. Ausserdem sieht dann jeder Teilnehmer inklusive des Chefs, was die Kostenuhr geschlagen hat. (Auch wenn TIM leider offenbar nur in der Lage ist, Dollarbeträge anzuzeigen…)
Tags: Effektivität, Konferenz, Meeting, Zeitmanagement
Zeitmanagement mit der Tomate
Richard Joerges am 15. Januar 2010
In einem meiner letzten Postings vor Weihnachten habe ich die Zeitmanagement-Methode Pomodoro erwähnt, ohne sie genauer zu erklären. Das will ich jetzt schleunigst nachholen.
Ich bin kein großer Freund der diversen Zeitmanagement-Methoden vom Schlage Getting Things Done (GTD) und ähnlichen. Sie sind mir zu aufwendig und sie behindern mich eher, als das sie mir helfen. Eine Erfahrung, die ich in den mehr als zwanzig Jahren meines Berufslebens erst lernen musste.
Wie viele andere auch, habe ich mit dem Zeitmanagement anfangs große Schwierigkeiten gehabt. Das Einhalten von Terminen war für mich niemals leicht. Irgend wann einmal habe ich erfahren, dass der leider schon verstorbene Douglas Adams, einer meiner liebsten Schriftsteller, ein Prokrastinator vor dem Herrn war. Ihm wird das schöne Zitat “I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by” zugeschrieben.
Tags: GTD, Pomodoro, Zeitmanagement
IT-Projektmanagement der US-Regierung
Richard Joerges am 9. Juli 2009
Die amerikanische Regierung meint es unter Präsident Barack Obama ernst mit Transparenz und Kostenkontrolle: Jeder Bürger soll sehen können, wie seine Steuergelder verwendet werden. Das zentrale Informationsmedium dafür ist die Website USAspendings.gov mit detailliertem Zahlenmaterial zu den Ausgaben der Regierung.
Seit dieser Woche müssen sich nun auch die IT-Projektmanager der verschiedenen Regierungsbehörden warm anziehen. Denn auf der neuen Website Federal IT-Dashboard kann genau verfolgt werden, wie gut oder schlecht sie ihre Projekte führen. Die Angaben auf der noch im Beta-Stadium befindlichen Site sind sind ziemlich detailliert, inklusive des Namens des zuständigen Projektmanagers und seines Fotos. Zu jedem Projekt wird beispielsweise angezeigt ob es im Zeitplan liegt, das geplante Budget einhält und wie hoch das Investment ist. Ausserdem gibt es ein allgemeines Rating zu jedem Projekt.
Jetzt müsste man nur noch die deutsche Bundesregierung dazu bringen, etwas ähnliches ins Netz zu stellen… Das folgende Video stellt das Federal IT-Dashboard ausführlich vor:
Tags: Kosten, Politik, Rating, Webseite, Zeitmanagement
Zeitmanagement: Aufgaben richtig priorisieren
Richard Joerges am 23. Januar 2009
Probleme beim Zeit- und Aufgabenmanagement scheinen die Geißel der Menschheit zu sein. Zumindest lässt sich das aus dem großen Interesse an David Allens Getting Things Done, oder kurz GTD, erklären. Wer für den Mac ein Programm für die Aufgabenverwaltung sucht, findet fast ausschließlich irgendwelche GTD-Programme. Abgesehen davon, dass ich die GTD-Methode nicht besonders mag, wird hier häufig mit Kanonen nach Spatzen geschossen. Denn meistens gibt es einfach nur Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben. Sprich, zu bestimmen was sofort getan werden muss, was man verschieben kann, was man delegieren sollte und was man einfach ignorieren darf.
Dabei hat, so sagt es zumindest die Legende, schon der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower eine geniale und schnelle Methode für die Priorisierung von Aufgaben gefunden. Das ABC-Prinzip nach Eisenhower. Und so geht’s:
Man braucht lediglich ein Koordinaten-System mit vier Quadranten und einer X-Achse „Dringlichkeit“ und einer Y-Achse „Wichtigkeit“ (siehe Bild). Das ist so einfach, dass man sie sich eigentlich nur vor seinem geistigen Auge vorzustellen braucht. Nun muss man nur noch alles, was zu erledigen ist, in dieses Koordinatensystem zu übertragen.
- Wichtiges und Dringliches bekommt die Priorität A. Solche Aufgaben erledigt man sofort selbst.
- Wichtiges, aber nicht Dringliches bekommt die Priorität B. Solche Aufgaben terminiert man auf einen späteren Zeitpunkt und erledigt sie ebenfalls selbst.
- Dringliches, aber weniger Wichtiges bekommt die Priorität C. Das delegiert man.
- Unwichtiges und nicht Dringliches ignoriert man einfach. Das sind die Zeitfresser, die unsere Zeit- und Energie verschwenden. Weg damit!
Auch Blogger-Kollege Andreas Heilwagen hat übrigens schon mal über das Eisenhower-Prinzip geschrieben. Allerdings mit einer leicht abweichenden Interpretation.
Tags: GTD, Zeitmanagement
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