Formale Methoden und Erwartungs-Management in Projekten
Richard Joerges am 14. Juni 2011
Das beliebteste Thema in angelsächsischen Projektmanagement-Publikationen und Blogs scheinen mir Listen mit Gründen für das Scheitern von Projekten zu sein. So auch wieder mal auf dem von mir eigentlich geschätzten ProjectSmart-Blog, wo man dieses mal gleich 15 Gründe ausgemacht hat. Darunter sind wie immer die üblichen Verdächtigen, von der dürftigen Zieldefinition bis hin zu fehlerhaften Zeit- und Ressourcen-Einschätzung.
Zwei Gründe allerdings finde ich bemerkenswert:
- “Keine Anwendung formaler Methoden und Strategien“. Darüber lässt sich trefflich streiten. Ich kenne Menschen, die noch nicht einmal auf die Idee kämen sich Projektmanager zu nennen, die aber dennoch Projekte von beklemmender Komplexität unter höchstem Zeit- und Ressourcendruck problemlos und ohne jegliche formale Methode oder Strategie stemmen. Beispielsweise in der Gastronomie oder im Sozialwesen. Und wo bleibe die Innovation (siehe beispielsweise agiles Projektmanagement) wenn alles streng formal abliefe?
- Wirklich gut und den einen oder anderen Gedanken wert finde ich den Grund “Ungenügendes Erwartungs-Management“. Tatsächlich ist das etwas, auf das man als Projektmanager meiner Meinung nach besonderes Augenmerk richten sollte. Denn häufig ist es doch so, das ein Projekt “überverkauft” (also sehr optimistisch angepriesen) werden muss, damit es vom Management grünes Licht erhält. Das weckt natürlich Erwartungen, die am Ende unter Umständen nicht erfüllt werden können. Mit dem Ergebnis, dass das Projekt als gescheitert betrachtet wird, obwohl es sehr gut seinen geplanten Zweck erfüllen würde. Und wie verhindert man das? Natürlich durch eine saubere Zieldefinition und eine beständige und ehrliche Kommunikation mit den Stakeholdern.
Tags: Projektziele, Scheitern, Stakeholder
Immer diese Stakeholder…
Richard Joerges am 7. April 2011
Das Gute am Bloggen ist, dass man ab uns zu auch seinen eigenen Frust los werden kann. Wenn es um Projekte und Projektmanagement geht, sind bekanntlich Stakeholder mein Frustfaktor Nr. 1. Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich habe nichts gegen den Stakeholder an sich. Für sich genommen sind das häufig ganz nette Menschen. Doch treten sie im Rudel auf, dann degeneriert ihr kognitives Leistungsvermögen sehr schnell auf die Intelligenzebene eines Casting-Show-Publikums. Damit können sie ein mit Elan gestartetes Projekt binnen eines einzigen Meetings vollkommen grundlos zum Stillstand bringen.
Gerade habe ich wieder so einen Fall. Es geht um ein Marketing-Projekt bei einem Logistik-Dienstleister, das von der zuständigen Abteilung als absolut notwendig erachtet wird und schon vor längerer Zeit problemlos das Go der Geschäftsleitung bekommen hat. Aus mir unerfindlichen Gründen habe ich es aber zugelassen, dass auch Abteilungsleiter angrenzender Bereiche mitreden dürfen. Ich dachte mir halt, viel hilft viel und man kann ja nie wissen, wessen Unterstützung man im Projektverlauf benötigen wird.
Was ich nicht bedacht habe ist, dass dieses Projekt in seiner Wirkung und Funktionsweise nur dann verstanden wird, wenn man entsprechendes Fachwissen mitbringt. Das haben in diesem Fall leider die meisten Stakeholder nicht. Sie sind hervorragende Techniker und Verkäufer, aber neue Formen des Marketings sind ihnen nicht nur fremd, sondern offenbar auch suspekt.
Jetzt ist es natürlich nicht so, dass es nicht im Vorfeld genug vorbereitende Präsentationen, Konzeptpapiere und belastbares Zahlenmaterial gegeben hätte. Aber wer hat schon Zeit sich diese vor einem Meeting nochmals zu Gemüte zu führen…? Und so artet fast jedes Meeting in eine Erklärbär-Session aus, anstatt dass substantielle Entscheidungen getroffen werden.
Verstehen Sie mich nicht falsch! Es ist eine wesentliche Aufgabe des Projektmanagers die Stakeholder bei Laune zu halten und sie zu Fürsprechern des Projektes zu machen. Aber wenn man zu viele Stakeholder hat, dann kann so eine Aufgabe nahezu unlösbar werden. Aber Besserung ist in Sicht: Die Osterferien stehen vor der Tür und damit die Urlaubszeit. Gut möglich, dass dadurch das Projekt ein ganzes Stück voranschreiten wird… 
Tags: Kommunikation, Meeting, Stakeholder
Präsentation: Web 2.0, Social Media und Projektmanagement
Richard Joerges am 5. April 2011
Gerade dachte ich mir, dass mal wieder ein Beitrag in Richtung Social Media und Projektmanagement fällig wäre. Und während ich noch meine diesbezüglichen Gedanken sortiere, läuft mir ein Tweet von Nina Braschler über den Weg. Und siehe da, es geht um eine Präsentation mit dem Thema Erfolgreicher Einsatz von Web 2.0 im Projektmanagement. Das wird mir zwar meinen Beitrag nicht ersparen, aber zumindest sind jetzt schon mal die Grundlagen abgedeckt. Sehens- und Nachdenkenswert: (weiterlesen …)
Tags: Kommunikation, Präsentation, Social Media, Stakeholder, Web 2.0
Das Team vor Stakeholdern schützen
Richard Joerges am 19. März 2010
Auf der SXSW Interactive (gesprochen South by South-West) traf sich vom 12. bis 16. März die Internet- und Web-2.0-Branche. Unter den vielen Vorträgen gab es auch einen mit Verantwortlichen des Google-E-Mail-Dienstes Gmail.
Product-Manager Todd Jackson brachte dabei ein wunderbares, aber nicht ganz jugendfreies Zitat zu Gehör:
You can either be a shit funnel or a shit umbrella.
Eine Übersetzung spare ich mir. 
Was er damit aber gemeint hat ist: Als Team-Verantwortlicher muss man seine Kollegen vor den herein prasselnden Ansprüchen, Wünschen und Anweisungen der Stakeholder schützen, damit sie sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können.
Der Hintergrund bei Gmail ist dabei, dass Google als Eigentümer natürlich ein riesiges Unternehmen mit zig Führungskräften ist. Und vermutlich meint jeder mitschwätzen zu dürfen. Gleichzeitig gibt es Druck von den Usern. Immerhin mehrere hundert Millionen! Gmail ist der drittgrößte E-Mail-Anbieter der Welt und bietet seinen Dienst in immerhin 53 Sprachen an. Das Gmail-Team selbst besteht dabei aus lediglich rund 100 Personen, verteilt über den ganzen Erdball. Darunter auch Zürich.
Tags: Projekt, Stakeholder, Team
So kriegt man die Stakeholder rum
Richard Joerges am 16. März 2010
Zuerst habe ich diesen Cartoon nicht verstanden. Dann wurde mir klar, dass man die untere rechte Sprechblase zuerst lesen muss. Arbeitsvermeidungsstrategie at it’s best. Großartig! Einfach auf den Cartoon rechts klicken, dann ist er ganz zu sehen.
Tags: Humor, Stakeholder
Hallo 2010 und tschüss 2009!
Frank Blome am 4. Januar 2010
Da dreht man sich zu Weihnachten noch einmal um, und schon ist das neue Jahr bereits in vollem Gange. Nun ja, ganz so tief war der Winterschlaf dann doch nicht, aber wir haben uns schon eine kurze Auszeit gegönnt. Schließlich war das Jahr 2009 das bisher Aktivste in unserer noch jungen Geschichte.
Gleich zu Beginn des Jahres, im Januar 2009, standen wir auf der Macworld und haben dort dem interessierten Publikum unser Merlin iPhone vorgestellt.
Im Februar 2009 begann der Beta-Test von Merlin 2.7. Darin enthalten war auch die neue Version von Merlin Web. Ausserdem startete Merlin seine erfolgreiche Karriere bei Twitter. Es folgen unserem kleinen Zauberer bereits über 750 Leute.
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Tags: Blog, Dokumentation, History, Mac, Merlin, Merlin Buch, Merlin Server, Partner, Snow Leopard, Stakeholder, Team, Veranstaltung
Unbekanntes Projektmanagement
Richard Joerges am 10. Dezember 2009
Letzten Dienstag war ich mit Frank, dem Geschäftsführer von ProjectWizards, in München unterwegs. Natürlich haben wir auch ein wenig Marktforschung betrieben und in diversen Computer-Geschäften nach einer passenden Projektmanagement-Software für den Mac gefragt. Dabei machten wir eine interessante Beobachtung: Kaum ein Verkäufer wusste, was eine Projektmanagement-Software ist, geschweige denn, wozu man sie braucht. Selbst der Hinweis auf MS-Project (sigh!) brachte uns nicht immer weiter. Es war vollkommen klar, dass die angesprochenen Verkäufer gar nicht wussten, was Projektmanagement ist.
Geht man davon aus, dass solch ein Verkäufer auch nur ein Mensch wie du und ich ist, dann wird klar, dass der ganze Berufsstand ein Problem hat! Unter einem Schreiner, einem Lehrer, selbst unter einem Ingenieur kann sich jeder etwas vorstellen. Aber Projektmanager? Das ist ein richtiger Beruf?
Ja, Projektmanger ist ein Beruf und manchmal sogar eine Berufung. Nur sollten die diversen Berufsverbände stärker als bisher dafür sorgen, dass a) das Berufsbild etwas bekannter wird und b) dass ein postives Image des Berufsstandes etabliert wird. Ich denke, dass das die Arbeit und das Standing der Projektmanger in den Firmen erheblich verbessern würde.
Tags: Projektziele, Stakeholder, Standards
Zeitplanung: Pro Stakeholder dauert es eine Woche länger
Richard Joerges am 8. Oktober 2009
So eben komme ich aus einem Meeting mit einem Software-Dienstleister. Die kleine, sehr spezialisierte Firma hat uns ein geniales, webbasiertes System vorgeführt. Schnell war klar, wir wollen es haben, und zwar so schnell wie möglich. Mein Kollege fragt also: “Wie lange dauert es, das System einzurichten und an unser Unternehmen anzupassen?” Die Antwort kommt augenzwinkernd und wie aus der Pistole geschossen: “Das hängt von der Zahl der Stakeholder ab. Mit einem Ansprechpartner zwei Wochen, und pro weiteren Stakeholder rechnen Sie eine Woche dazu“.
Ich bin vor Lachen beinahe vom Stuhl gefallen, ahnte aber schon, dass da etwas Wahres dran ist. Je mehr Leute mitschwätzen und ihr Ok geben müssen, desto langwieriger wird es. Klar. Der Hammer aber ist, dass der Herr von der Softwarefirma seine Behauptung anhand vergangener Projekte nachweisen konnte. Zur Ehrenrettung aller “Stakeholder” sei aber angemerkt, dass die Firma vor allem im Ausland und dort im kommunalen Bereich aktiv ist. Und da mahlen die Mühlen scheinbar etwas langsamer. Oder etwa nicht?
Tags: Management, Stakeholder
Stakeholder-Management: Online geht’s besser
Richard Joerges am 25. August 2009
Es gibt Projekte, die scheinen von Anfang an unter einem schlechten Stern zu stehen: Stakeholder mit gegensätzlichen – oder noch schlimmer, gar keinen – Interessen, Projektbeteiligte, die über die halbe Republik verteilt sind und damit es so richtig Spaß macht, ein viel zu niedriges Budget. Was tut man in solchen Fällen?
Zur Zeit habe ich genau ein solches Projekt an der Backe. Für mich bedeutet das zunächst vor allem eines: Mein Reise-Budget bis an seine Grenzen und darüber hinaus zu dehnen und von Stakeholder zu Stakeholder zu reisen. Dabei mühselige Überzeugungs-Arbeit leisten und ein Team bilden, das ursprünglich gar keines sein wollte.
Es zeigt sich, dass Projektmanagement in der Anfangsphase vor allem eines ist: PR für die eigene Sache. Allein die Tatsache, dass sich einer die Mühe macht persönlich vorbei zu schauen und mit guten Argumenten kommt, wird honoriert.
Gut! Jetzt habe ich also ein mehr oder weniger virtuelles Stakeholder-Sammelsurium. Wie bekommt man nun aber diesen “Sack Hummeln” (jeder zieht in seine eigene Richtung) unter Kontrolle? Ich habe mich zunächst einmal für ein Online-Tool entschieden und es scheint zu wirken. Es ist nahezu egal, welches Tool man verwendet, ob es nun Google-Apps, Zoho oder wie in unserem Fall Zcope ist.
Entscheidend ist vor allem eines: Die Schaffung eines gemeinsamen Platzes zum Hinterlegen von Dokumenten und Ideen, also ein virtueller Treff- und Identifikationspunkt. Wichtig dabei ist, dass diese Online-Tools nicht ein dezidiertes Projektmanagement-Programm ersetzen können und auch nicht sollen. Auch wenn sich manche davon mit dem Label “Projektmanagement” schmücken, ein Ersatz für ein Programm wie Merlin sind sie keinesfalls.
Jetzt, da die Stakeholder also an einem Strang ziehen – oder zumindest das Projekt tatsächlich unterstützen – steht die nächste Mammut-Aufgabe an: Die Realisierung des Projektes im Rahmen des Budgets. Aber das ist wieder eine andere Geschichte.
Tags: Stakeholder, Team
Projektmanagement: Ein wirklich großes Projekt
Richard Joerges am 7. Mai 2009
Und Sie glauben, Sie hätten ein komplexes Projekt zu managen? Sie können Ihre Stakeholder kaum handeln, das Budget ist längst gesprengt und so mancher Meilenstein droht gerissen zu werden? Nein, glauben Sie mir. Sie haben keine Probleme, ihr Projekt ist winzig klein und unbedeutend. In der hier gezeigten Präsentation sehen Sie ein wirklich großes Projekt.
Schauen Sie sich alleine die Stakeholder an: Finanzministerium, Transportministerium, Hafenbehörde, Versicherungen, unzählige Arbeiter und Dienstleister. Die Aufgabe: Bauen Sie eine 51 Meter hohe und 4,2 Kilometer lange Hängebrücke mit sieben Fahrspuren sowie einer Rampenlänge von 2,2 Kilometern. Zeit: 38 Monate. Das Budget: 8,7 Milliarden Bath oder 190 Millionen Euro. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, dann haben Sie die Bangkok Mega Bridge gebaut.
Das beruhigende an der ganzen Sache ist, dass selbst bei einem solchen Projekt nur mit Wasser gekocht wird. Schauen Sie sich beispielsweise die WBS auf Folie 23 an. Hätten die Jungs Merlin genommen, dann würde die Struktur und das Gantt-Chart zumindest auch noch optisch was hermachen.
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Tags: Methoden, Präsentation, Ressourcen, Stakeholder
MacPM
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