Modernes, erfolgreiches Management muss sich deshalb zwischen hierarchischer “Diktatur” und kreativem Chaos bewegen. Im Projektmanagement sind das beispielsweise agile Methoden, wie etwa Scrum. Oben steht die Hierarchie (”Entwickelt mal das Produkt XYZ”) und unten die Selbstorganisation (”Wir entwickeln unseren Backlog selbst, und planen die Iterationen nach unseren Vorstellungen”).

Aber wo sind die Grenzen und wer sagt, dass nicht doch eines der beiden Extreme, also Diktatur oder vollständige Selbstorganisation, der erfolgreichere Weg ist? Schauen wir uns Unternehmungen als Ganzes an, beispielsweise unser aller Lieblings-Hardware- (und Software-) Hersteller Apple. Ein ausgesprochen hierarchisches und mit strenger, fast diktatorischer Hand, geführtes Unternehmen. Aber: Erfolgreicher als Apple kann man vermutlich momentan gar nicht sein.

Auf der anderen Seite faszinieren mich die Erfolge der vollkommenen Selbstorganisation. Beispielsweise Buzzriders. Hier entwickelt eine Community in fast vollständiger Selbstorganisation ein neues, lokales Social-Media-Angebot. Sicher, es bleibt noch abzuwarten, ob letztendlich daraus ein “Produkt” entsteht. Aber allein der Weg bis zum Staus Quo ist mehr als beachtenswert.

In einem Teil meines beruflichen Umfelds bin ich momentan ebenfalls auf dem Trip zur totalen Selbstorganisation. So halte ich seit ein paar Jahren auf Konferenzen und Barcamps Vorträge. Anfangs habe ich das minutiös geplant, inklusive einer ausgeklügelten Präsentation. Schnell habe ich jedoch gemerkt, dass das passive Zuhören für die Teilnehmer an meinen Workshops und Vorträgen nicht wirklich zielführend oder gar befriedigend ist. Mittlerweile gehe ich in solche Veranstaltungen lediglich mit einem groben Konzept. Statt dessen fordere ich das Publikum zur aktiven Teilnahme auf und beschränke mich danach auf eine Art Moderatoren-Rolle. Das klappt nicht immer (dann muss ich schnell in den Vortragsmodus wechseln), meistens entwickeln sich daraus jedoch erstaunlich gute Sessions mit sehr interessanten Ergebnissen. Für mich und für das Publikum.

Das faszinierende für mich daran ist, dass es immer eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern gibt, die überhaupt nicht mitziehen und die nicht gewillt sind sich einzubringen. Während ein Teil des Publikums fleissig diskutiert, Fragen stellt oder eifrig mitschreibt, bleibt ein anderer Teil abwartend passiv oder verlässt gar die Session.

Für mich bedeutet das, dass Selbstorganisation, selbständige Teamarbeit oder meinetwegen ein “Management von unten” nicht mit jedem funktioniert. In jedem Unternehmen und jedem Team gibt es passive Mitarbeiter, die angeleitet sein wollen. Die Herausforderung ist, wie man mit solchen Kollegen umgeht und sie produktiv einbindet, ohne die Geschwindigkeit und Effizienz der Selbstorganisation einzubüssen.

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Hier die vorgegebene Situation: Ein Vorgang mit einem Aufwand von 5 Tagen muss innerhalb von 10 Tagen erledigt werden. Als erfahrener Merlin-Anwender erstelle ich den Vorgang mit 5 Tagen Arbeit und 10 Tagen Dauer und erhalte automatisch eine Auslastung von 50%. Hier ein Bild vom Ganttdiagramm:

Jetzt beginnt der Vorgang und die ersten zwei Tage Arbeit werden erledigt. Da wir eine Auslastung von 50% haben, erscheinen im Ganttdiagramm 4 Tage als erledigte Arbeit:

Während der Arbeit fällt aus, dass die Fertigstellung des Vorgangs mehr Aufwand als geplanten Anspruch nimmt. Aus den geplanten 5 Tagen müssen 7 Tage werden. Als guter Projektmanager rede ich natürlich mit dem Kunden und schildere ihm das Thema.

Nehmen wir nun einmal an, dass der Kunde einer Terminverschiebung widerspricht und darauf besteht, dass der Vorgang am 19. März (wie oben dargestellt) abgeschlossen ist. Auch das kann in Merlin gelöst werden.

Dazu gehen wir auf den Plan-Inspektor für den Vorgang und setzten das späteste Enddatum auf den gewünschten Wert und fixieren diesen. Also in diesem Fall der 19.03.2010 um 17:00:

Wenn nun die geplante Arbeit in der vorgegebenen Dauer erhöht wird, steigt natürlich als direkte Folge die Auslastung an. Praktisch muss dazu im Inspektor für die wirklichen Werte die verbleibende Arbeit auf den gewünschten Wert erhöht werden. Also auf die gewünschten 7 Tage:

Das erhöht die Auslastung auf 70% und stellt das Ganttdiagramm nun wie folgt dar:

Wenn jetzt der Vorgang auch wirklich bis zum 19.03.2010 erledigt wird, ist das Ziel erreicht.

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Ein Besuch auf der weltgrößten Computermesse in Hannover lohnt sich besonders in diesem Jahr. ProjectWizards ist erstmalig auf der CeBIT vertreten und stellt vom 2. bis 6. März das gesamte Merlin-Portfolio vor.

Sie finden uns im “OS X Business Park” in Halle 2 / Stand A20. Hier erleben Sie alles Rund um das Thema Businesslösungen für die Apple-Plattform. Merlin wird auf dem Mac, dem iPhone und im Webbrowser vorgestellt, selbstverständlich in Kombination mit Merlin Server. Das ist “Projektmanagement mit etwas Magie”.

Für alle geneigten Windows-Umsteiger mit MS Project gibt es ein tolles Bonbon. Die MS Project-Tauschprämie! Sie geben uns Ihre alte MS Project-Lizenz und erwerben Merlin mit 30% Rabatt. Weitere Details erfahren Sie bei uns am Stand.

Jetzt schnell reagieren: Wir verschenken 300 kostenlose Eintrittskarten! Schreiben Sie uns eine E-Mail an cebit@projectwizards.net mit dem Stichwort “CeBIT 2010″. Solange der Vorrat reicht.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

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Mit Buzz hat der Suchmaschinen-Riese einen vom ersten Tag weg erstaunlich gut aufgenommenen Twitter-Konkurrenten aufgelegt. So kolportieren es zumindest die Medien und diverse Social-Media-Experten. In Wirklichkeit ist Buzz allerdings eher das Gegenstück zum Lifestream von Facebook und dem guten alten Friendfeed. Letzteres wurde übrigens vor nicht allzu langer Zeit von Facebook gekauft.

Das interessante an Google Buzz ist, dass es auf den ersten Blick fast wie Friendfeed vor dessen letztem Redesign aussieht. Keine schlechte Entscheidung, denn in meinen Augen begann der Friendfeed-Niedergang (falls man davon überhaupt sprechen kann) mit der unsäglichen Umgestaltung im letzten Jahr.

Was zeichnet also Buzz aus? In meinen Augen vor allem das hier:

1. Keine 140-Zeichen-Beschränkung.
2. Diskussionen und Kommentare zu jedem Posting.
3. Links werden sofort aufgelöst und in das Posting eingebunden (RSS).

Viele sehen als Vorteil ausserdem, dass es in Google-Mail integriert ist. Funktional ist das eher zweitrangig. Schafft dem neuen Dienst aber von Anfang an eine riesige Userbase. Freilich führte das sofort zu einem Sturm der Entrüstung wegen des Datenschutzes, was sich allerdings beruhigt relativieren lässt, zumal Google nachbessert. Lediglich der Spiegel, mit seinem für ein angebliches Qualitätsmedium ungewohnt sensationslüsternem Ductus, hält Google Buzz vor allem wegen der angeblichen Datenschutz-Probleme für ein Desaster.

Wie auch immer, es bleibt die Frage ob Google Buzz eine Relevanz für Projektmanager hat? Dies lässt sich leider nur mit einem Jein beantworten. Auf der einen Seite ist ganz klar, dass es bessere Tools für die Kommunikation innerhalb eines Projekt-Teams gibt. Vom Instant-Messaging bis zu den Direct-messages in Twitter. Wenn Sie in Ihrem Team freilich in der Cloud arbeiten und vielleicht sogar Google-Mail nutzen, dann sollten Sie sich Buzz einmal anschauen, zumal Buzz-Nachrichten im Google-Mail-Posteingang erscheinen.

Freiberufliche Projektmanager, Berater und Blogger sollten ebenfalls einen Blick auf Buzz werfen. Als Reputationstool hat es durchaus seine Stärken. Wer das alte Friendfeed mochte, wird Google Buzz ebenfalls mögen, zumal der Zuspruch von Anfang an stimmt. Es steht ja “Google” davor.

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• Project Management Exam Simulation (iTunes-Link), Preis 5,49 Euro
• iStudy PMP Exam (iTunes-Link), Preis: 7,99 Euro
• PMConcepts – Premium PMP Prep (iTunes-Link), Preis 8,99 Euro

Via: Projekt Management Beratung

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• Niemand fühlt sich für das Projekt richtig verantwortlich.
• Kompetenzen sind nicht klar geregelt.
• Die Stakeholder und Team-Mitglieder sind vor allem auf ihren eigenen Vorteil bedacht (Standing in der Firma), den anderen wird kein Erfolg gegönnt.
• Niemand möchte sich “aus dem Fenster lehnen”, selbst triviale Entscheidungen werden in der Hierarchie eskaliert, es herrscht eine Atmosphäre der Angst vor.
• Das Projektziel ist nicht klar definiert.
• Die bereitgestellten Ressourcen sind nicht ausreichend.
• Die Zeit ist zu knapp bemessen.

Die interessante Frage für mich ist, wie man als Projektmanager darauf reagiert? Läuft man sehenden Auges ins Verderben oder kann man schon in der Frühphase das Ruder herumreissen? Und wenn ja, wie macht man das?

Klar, die Aufgabe des Projektmanagers ist es, die Rahmenbedingungen zu prüfen und notfalls zu korrigieren, also den Erfolg des Projektes zu gewährleisten. Spürt er also, dass etwas nicht stimmt, muss er rechtzeitig auf den Tisch hauen und Korrekturen einfordern bzw. umsetzen.

In der Realität freilich, ist das leichter gesagt, als getan. Es gibt Unternehmen, die sind in ihren Strukturen so verkorkst, dass man besser einen Projektauftrag ablehnt, als sich darauf einzulassen.

Bas de Baar behandelt in seinem letzten Podcast ebenfalls unter anderem das Thema “Zeichen für das Scheitern von Projekten”. Hier ist ein kleiner Ausschnitt:

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Ich bin kein großer Freund der diversen Zeitmanagement-Methoden vom Schlage Getting Things Done (GTD) und ähnlichen. Sie sind mir zu aufwendig und sie behindern mich eher, als das sie mir helfen. Eine Erfahrung, die ich in den mehr als zwanzig Jahren meines Berufslebens erst lernen musste.

Wie viele andere auch, habe ich mit dem Zeitmanagement anfangs große Schwierigkeiten gehabt. Das Einhalten von Terminen war für mich niemals leicht. Irgend wann einmal habe ich erfahren, dass der leider schon verstorbene Douglas Adams, einer meiner liebsten Schriftsteller, ein Prokrastinator vor dem Herrn war. Ihm wird das schöne Zitat “I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by” zugeschrieben.

Wenn es also so jemand zu etwas bringt, warum nicht auch ich? Und in der Tat stellte ich fest: Ich bin in dem was ich tue deshalb gut, weil ich, wenn ich prokrastiniere, mich bewusst oder unbewusst weiterbilde. Mich interessieren irrwitzig viele Sachen und vielen davon gehe ich auf den Grund. Früher tat ich das statt zu arbeiten. Jetzt nehme ich mir bewusst dafür Zeit, plane es ein.

Wie sieht also effektives Zeitmanagement according to me aus? Ganz einfach: Hör auf zu jammern, setze dich auf deinen Hosenboden und fange an zu arbeiten. Punkt! Etwas differenzierter ausgedrückt: Konzentriere dich auf die wichtigen Dinge und mache diese zuerst. Plane großzügig Zeit ein, um deinen anderen Interessen (sofern sie halbwegs mit deinem Job zu tun haben) nach zu gehen. Arbeite dann an den wichtigen Dingen, wenn du am leistungsfähigsten bist. Bei mir ist das der Vormittag und, wenn wirklich Not am Mann ist, der Abend.

Und hier kommt Pomodoro in’s Spiel. Wer unbedingt meint, sich mit einer Methode disziplinieren zu müssen, sollte sich mal das System anschauen. In seinen Grundzügen ist es wunderbar einfach, unaufgeregt und kommerziell nicht ganz so überfrachtet wie etwa GTD: Der Tag wird in fünfundzwanzigminütige Einheiten eingeteilt in denen jeweils konzentriert an eine Aufgabe gearbeitet wird. Danach gibt es fünf Minuten Pause. Nach vier Einheiten gibt es dann eine längere Pause. Wichtig dabei: Die Arbeitseinheiten werden im Voraus geplant und auf einer Checkliste abgehakt. Eine genaue Methodenbeschreibung finden Sie im kostenlosen Buch “The Pomodoro Technique” (PDF).

Bleibt noch die Frage, warum das ganze Pomodoro heisst? Ganz einfach: Weil die 25-Minütigen Arbeitseinheiten mit einem Küchentimer (Eieruhr) getaktet werden. Francesco Cirillo, der diese Methode erfunden hat, hatte zu diesem Zeitpunkt in seiner Küche einen Timer in Form einer Tomate (Pomodoro) stehen. So einfach kann manchmal die Erfindung eines Markennamens sein…

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