Mind-Mapping im Projektmanagement

Das klassische Mind-Mapping mit Stift und Papier ermöglicht Ihrer Kreativität großen Freiraum beim künstlerischen Gestalten Ihrer Mind-Map. Wenn Sie bereits routiniert sind, möchten Sie eventuell aus vielen guten Gründen eine geeignete Mind-Mapping-Software verwenden. Dieser Artikel behandelt, wie Sie Mind-Maps im Projektmanagement einsetzen und warum es sinnvoll ist, eine Anwendung mit speziellen Projektmanagement-Funktionalitäten und einer integrierten Mind-Map zu nutzen.

Mind-Mapping im Projektmanagement

Im Projektmanagement müssen Sie oft komplexe Sachverhalte strukturiert darstellen. Mind-Maps eignen sich sehr gut, um die einzelnen Komponenten und Prozesse zu visualisieren, die für die Durchführung eines Projekts notwendig sind.

Ein Projekt zu planen und eine Strategie zu entwickeln, kann sehr zeitaufwendig sein. Gruppen-Mind-Mapping ist eine ausgezeichnete Methode, um ein Projekt zu konzipieren. Sie hilft Ihnen dabei, alle Ideen und Aufgaben zusammenzutragen und darzustellen. Haben Sie alle Informationen gesammelt und in Ihrer Mind-Map nach Kategorien sortiert, ist das Projekt nun viel überschaubarer, da Sie ein klareres Bild von allen Aufgaben bekommen, die zur Umsetzung notwendig sind.

Mit einer Mind-Map sind Sie auch in der Lage, Ihr Projekt in kleinere Komponenten aufzuschlüsseln. Innerhalb der separat betrachteten Komponenten vermögen Sie dann Ihre Mind-Map um spezielle Aufgaben und Ziele zu erweitern. Diese erarbeiten Sie in Gruppen mit Fachleuten und Entscheidungsbeteiligten, die über besondere Kenntnisse in diesem Bereich verfügen. Beispiele hierfür sind Risikoanalyse, Stakeholderanalyse und die Suche nach Lösungen für ein bestimmtes Problem.

Oder Sie erstellen eine Mind-Map zur Planung jeder einzelnen Projektphase, um so einzelne Bestandteile zu visualisieren und um den Überblick über wichtige Aspekte der jeweiligen Phase zu behalten.

Darüber hinaus sind Mind-Maps im Berufsalltag eines Projektmanagers auch bei vielen anderen Dingen einzusetzen, z.B. wenn Sie eine Besprechung leiten, eine geschäftliche Präsentation vorbereiten oder Ihren Tag in Form eines Kalenders planen.

Die Mind-Map in Merlin Project

Erstellen Sie Ihre Mind-Maps mit Hilfe von Software, um sich viel Zeit zu sparen. Es gibt etliche großartige Anwendungen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Gedanken zu organisieren und sie dann automatisch in eine leicht verständliche, geordnete Liste umzuwandeln.

Wenn Sie Mind-Mapping im Projektmanagement einsetzen, empfiehlt es sich, eine geeignete Software zu verwenden. Mind-Maps und auch andere Diagramme helfen dabei, komplexe Sachverhalte zu vereinfachen und zu visualisieren. So zerlegen Sie ein vielschichtiges Projekt mit einer Vielzahl von Facetten in Einzelteile und stellen es grafisch dar. Einzelne Projektkomponenten können Sie mit weiteren Informationen abbilden, wie zum Beispiel Kosten, Verantwortlichkeiten und Beziehungen. Dadurch vereinfachen Sie die Projektabwicklung und machen Sie produktiver.

Die in Merlin Project integrierte Mind-Map bietet Ihnen alle Vorteile digitalen Mind-Mappings:

1. Jederzeit verändern
2. Filtern
3. Projektmanagement-Funktionalitäten
4. Arbeit in virtuellen Teams
5. Konvertieren

Sie ist sehr einfach zu gestalten. Als zentralen Begriff geben Sie den Namen Ihres Projekts ein. Genau wie bei einer herkömmlichen Mind-Map fügen Sie Ihre Hauptthemen und Äste hinzu, indem Sie Ihre Schlüsselbegriffe (Grundlegende Ordnungsbegriffe) als jeweils neuen Vorgang eingeben. Nebenäste mit verwandten Unterbegriffen werden als sogenannte "Kinder" zum entsprechenden Vorgang hinzugefügt. So erhalten Sie schnell eine übersichtliche digitale Mind-Map.

1. Jederzeit verändern

Ihre mit Merlin Project erstellte Mind-Map lässt sich jederzeit ohne großen Aufwand verändern. Neue Haupt- und Nebenäste sind einfach hinzuzufügen oder zu löschen und positionieren sich automatisch. Aus vermeintlichen Unterbegriffen erstellen Sie schnell und einfach neue Grundlegende Ordnungsbegriffe.

Es kann mitunter sinnvoll sein, anstelle vieler Unterzweige einen ausführlichen Text hinzuzufügen. Um gleichzeitig die Map-Struktur zu erhalten, sollten Sie in solchen Fällen Notizen verwenden, die sich an jedem Zweig einfügen lassen. Sie können einzelne Äste später kopieren und an andere Stellen versetzen. Sogar der gesamte Aufbau der Mind-Map kann neu strukturiert werden. Äste und auch Schlüsselwörter können Sie im Nachhinein individuell einfärben, um Ihre Mind-Map übersichtlicher zu gestalten.

Dadurch dass Sie Ihre Mind-Map nachträglich umfassend bearbeiten und verändern können, wird der kreative Teil des Mind-Mapping-Vorgangs vom überarbeitenden Teil klar getrennt und Sie brauchen sich um den genauen Aufbau und die korrekte Platzierung beim ersten Niederschreiben Ihrer Einfälle keine Gedanken zu machen.

2. Filtern

Wenn Sie eine umfangreiche Mind-Map betrachten, möchten Sie gegebenenfalls die im jeweiligen Moment nicht relevanten Nebenäste einfach schließen, um einen besseren Überblick zu bekommen. Oder Sie fokussieren sich auf nur einen Zweig, indem Sie diesen separieren und in eine neue Mind-Map auslagern.

Für eine bessere Übersicht bei großen Projekten filtern Sie Ihre Mind-Map einfach. Ein Filter ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um bestimmte Informationen und Daten zu finden, die in irgendeiner Weise in Zusammenhang stehen. In Merlin Project wählen Sie zwischen einer Vielzahl eingebauter Filter oder nutzen selbsterstellte, um sich nur Zweige anzeigen zu lassen, die für Sie gerade wichtig sind: z. B. alle einer bestimmten Person zugeordneten Äste.

3. Projektmanagement-Funktionalitäten

Eine Mind-Map ist ein hervorragendes Werkzeug, um Informationen zu erfassen und zu strukturieren. Bei der Planung und Durchführung eines Projekts ist es aber oft sinnvoll, sich einen Überblick auch mit anderen Darstellungsformen wie der klassischen Gantt-Ansicht zu verschaffen.

Im Gegensatz zu vielen anderen Anwendungen ist die Mind-Map in Merlin-Project systematischer Natur und wurde speziell für das methodische Arbeiten in Projekten konzipiert. Erstellen Sie den hierarchischen Aufbau Ihres Projekts als Mind-Map und Merlin Project überträgt Ihre Eingaben automatisch in den Projektstrukturplan, ohne dass Sie ein von Grund auf neues Diagramm anfertigen müssen. Neben der Mind-Map und der klassischen Gantt-Ansicht bietet Merlin Project viele weitere Darstellungsformen Ihres Projekts.

In den unterschiedlichen Ansichten erstellen Sie schnell und einfach komplexe Vorgangsstrukturen mit Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen und Gruppen, legen die Dauer einzelner Vorgänge fest und definieren feste Meilensteine. So haben Sie schnell einen präzisen Projektplan ausgearbeitet, der in einer vernünftigen Hierarchie strukturiert ist. Jede Änderung, die Sie in einer Ansicht vornehmen, wird von selbst in die anderen übertragen.

Merlin Project bietet nicht nur klassisches Projektmanagement, sondern auch agiles Arbeiten mit der integrierten Kanban-Tafel. Wechseln Sie jederzeit zwischen den Ansichten Strukturplan > Eingabe und Netzplan > Kanban oder betrachten Sie beide gleichzeitig. Ihr Fortschritt wird automatisch zwischen allen Ansichten abgeglichen. Durch diese einmalige Funktion verbinden Sie beide Methoden auf einfache Weise und Sie können flexibel mit ihnen arbeiten.

4. Arbeit in virtuellen Teams

Normalerweise werden Projekte in einem Team geplant und durchgeführt. Sogenanntes Gruppen-Mind-Mapping hilft dabei, Probleme zu analysieren und zu lösen, indem mehrere Einzelpersonen ihre individuellen kreativen Fähigkeiten vereinen und vervielfältigen.

Ist Ihr Projektteam räumlich voneinander getrennt, lässt sich mit entsprechender Software und geeigneter Technik trotzdem problemlos gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Merlin Project bietet Ihnen hierfür nützliche integrierte Funktionen und diverse Zusatzprodukte.

Dank der neuartigen Technik MagicSync können Teammitglieder gleichzeitig an ein und derselben Projektdatei arbeiten und ihre Änderungen mittels Cloud-Diensten (wie z. B. Dropbox, iCloud Drive, Box.com) oder Merlin Server synchronisieren. Mit Hilfe von MagicSync gleicht Merlin Project die unterschiedlichen Eingaben von mehreren Benutzern und Geräten untereinander ab, ohne Daten zu verlieren oder Konfliktdateien zu erzeugen. Integrieren Sie Projektstände auch aus anderen Dokumenten. Was MagicSync via Cloud-Dienst oder Merlin Server selbständig macht, lässt sich auch von Hand anstoßen, wenn Sie zum Beispiel einen bearbeiteten Projektstand per E-Mail erhalten.

Möchten Sie Ihre Dokumente mit anderen Teammitgliedern auf iPhone oder iPad teilen, nutzen Sie zusätzlich Merlin Project Go. Es arbeitet auch hervorragend mit Merlin Server zusammen. Abonnieren Sie bestehende Dokumente von Ihrem Server und bearbeiten Sie diese auf dem iPhone. Sämtliche Änderungen werden sofort synchronisiert. Sie können Ihre Projekte ebenfalls von einem Cloud-Dienst oder einfach direkt aus einer E-Mail öffnen wie in Merlin Project.

Wenn Sie zeitweise offline mit Merlin Project arbeiten, werden Ihre Änderungen zunächst lokal gespeichert und erst synchronisiert, wenn Sie das nächste Mal online gehen. Dann führt Merlin Server oder der Cloud-Dienst alle neuen Elemente zusammen – sowohl Ihre eigenen als auch die der anderen Teammitglieder.

Es gibt Situationen, in denen Sie umfangreiche Änderungen erstmal für sich behalten und von anderen Bearbeitungen nicht gestört werden möchten. Sie können dann einfach in den privaten Arbeitsbereich Ihres Merlin-Project-Dokuments wechseln. Ihre eigenen Geräte empfangen dann weiterhin Ihren neuesten Stand – andere Teammitglieder bekommen Ihre Bearbeitungen aber nur, falls Sie sich dazu entscheiden, sie zu veröffentlichen.

5. Konvertieren

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mind-Map oder Ihre sonstigen Projektinhalte in andere Dateiformate umwandeln können, um sie so problemlos mit anderen zu teilen. Nicht jeder verfügt über die gleiche Software und Sie selbst möchten Ihre Mind-Map vielleicht in anderen Programmen weiterverarbeiten.

Merlin Project bietet einen perfekten Austausch mit anderen Anwendungen. Haben Sie Ihr Projekt mit der Mind-Map strukturiert und grafisch dargestellt, können Sie sie als einfachen Bild-Export in die wichtigsten Formate PDF, JPG oder PNG (weitere sind möglich) konvertieren und dann verteilen.

Wenn einige Ihrer Teammitglieder andere Mind-Mapping-Software wie z. B. Mindjet nutzen, exportieren Sie Ihre in Merlin Project erstellte Mind-Map einfach in den gängigsten MindMapper. Es muss niemand auf die von ihm bevorzugte Mind-Mapping-Software verzichten.

Zu den am weitesten verbreiteten Formaten im Projektmanagement zählen nach wie vor Microsoft Project und Microsoft Excel. Sie können Ihre Dateien aus MS Project im .XML- oder .MPP-Format in Merlin Project einlesen und sie ebenso in das XML-Format von Microsoft Project exportieren.

Wenn Sie Ihre Merlin-Project-Dateien in Microsoft Excel, Apple Numbers oder OpenOffice weiter bearbeiten möchten, nutzen Sie die in Merlin Project integrierte Exportfunktion, die Ihre Daten in das CSV-Format konvertiert. So werden sie im entsprechenden Programm auch eingelesen.

Es spricht vieles dafür, eine Projektmanagement-Anwendung mit integrierter Mind-Mapping-Funktion wie Merlin Project zu verwenden, wenn Sie Ihr Projekt planen und durchführen. Ob solch ein umfangreiches Projektmanagement-Tool für Ihre Projektarbeit in Frage kommt, hängt von vielen individuellen Faktoren ab, und sollten letztendlich nur Sie selbst entscheiden.