So meistern Sie Ihre Arbeitswoche: Projektmanagementsoftware für Einzelpersonen

Ganz gleich, ob Sie in einem Team oder als Einzelperson arbeiten, Sie stehen vor Herausforderungen, die Ihren Arbeitsablauf behindern. In unseren Blog-Artikeln Die größten Herausforderungen als Solopreneur und 10 häufige Herausforderungen im Projektmanagement haben wir uns bereits damit auseinandergesetzt und auch Lösungsansätze besprochen.

Einen Punkt möchten wir jedoch gerne noch etwas genauer beleuchten, nämlich wie Projektmanagementsoftware wie Merlin Project Sie unterstützen kann, Ihre Arbeitswoche als Einzelperson zu meistern.

Konzentrieren Sie sich auf die richtigen KPIs

Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator. Damit sind Leistungskennzahlen gemeint, an denen der Erfolg einer unternehmerischen Aktivität oder auch der Erfüllungsgrad eines bestimmten Ziels gemessen werden kann.

Nutzen Sie KPIs, um Ihre Anstrengungen der vergangenen Wochen zu bewerten und Fortschritte zu vergleichen. So können Sie Ihren Fokus eingrenzen und besser entscheiden, welche Strategien verfeinert oder aufgegeben werden müssen.

Für ein günstiges Ergebnis sollten Sie folgende KPIs berücksichtigen:

• Die Abschlussraten von Projekten
  Haben Sie die Frist eingehalten?
  Wie oft haben Sie ein Problem behoben?
  Wie viel Zeit wird pro Aufgabe aufgewendet?

• Die Kundenzufriedenheit
  Unabhängig davon, ob Sie im Geschäftskunden- (B2B) oder Privatkunden-Bereich (B2C) tätig sind, sollten Sie Umfragen nutzen, um Wachstumschancen zu ermitteln. Der Return on Investment, abgekürzt ROI, ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rendite Ihrer unternehmerischen Tätigkeit unter Berücksichtigung des Erfolgs im Verhältnis zum eingesetzten Kapital. Sie hilft Ihnen, Ihre Bemühungen in messbare finanzielle Gewinne umzumünzen.

Nutzen Sie S.M.A.R.T.-Ziele

S.M.A.R.T.-Ziele sind so konzipiert, dass sie Struktur und Orientierung bieten. Nutzen Sie SMART-Ziele und stimmen Sie sie auf Ihre KPIs ab, um Ziele zu entwickeln und wichtige Ergebnisse zu erzielen.

So erreichen Sie weniger Verzögerungen, vermeiden Ablenkungen und es wird einfacher, umsetzbare Schritte zu erkennen, die Sie zum Erreichen einer größeren Agenda antreiben.

Vermeiden Sie Versäumnisse in der Kommunikation

Kommunikation ist das A und O in der Geschäftswelt. Versäumnisse in der Kommunikation sind jedoch für viele ein Dauerproblem; insbesondere dort, wo die Vermittlung von Wissen und Fachkenntnissen unerlässlich ist.

Die meisten von uns nutzen verschiedene Anwendungen, um Daten zu speichern (iCloud, Dropbox, GoogleDrive, OneDrive oder andere), über Text und Video zu kommunizieren (Nachrichten, Skype, Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts und andere) und sogar regelmäßige E-Mails zu schreiben. Schnell verliert man so den Überblick wo welche Information zu finden ist und kann Vorgänge nicht mehr nachvollziehen.

Es ist daher sinnvoller, alle Informationen, Dateien, Kommentare, also die gesammte Kommunikation an zentraler Stelle zu erfassen. So geht keine Benachrichtigung verloren und Sie behalten den Überblick. Außerdem schafft sie eine Umgebung für eine organisierte, verantwortliche und transparente Kommunikation mit Ihren Teams, Partnern und Kunden.

Erfassen Sie mögliche Risiken und erstellen Sie einen Notfallplan

Geschäft und Risiko gehen Hand in Hand. Nehmen Sie sich die Zeit, die Risiken für Ihr Projekt zu identifizieren und zu bewerten. Sie können dann die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß (gering, mittel oder hoch) eines Risikos analysieren und die Auswirkungen auf alle Vorgänge messen.

Haben Sie ein Risiko identifiziert, arbeiten Sie an einer Lösung oder einem Ausweichplan sollte es auftreten.

In einem Merlin Project-Projektplan können Sie zu jedem erfassten Risiko eine mögliche Lösung notieren, um ein möglisches Scheitern des Projektes zu verhindern.

Strukturieren Sie Ihre Aufgaben visuell

Visuelle Informationen verarbeiten Sie um ein Vielfaches schneller und prägen sie sich besser ein, als einfachen Text. Die manuelle Umwandlung von Daten in aussagekräftige Informationen ist eine mühsame Aufgabe. Das gilt vor allem, wenn Sie schnelle und zuverlässige Berichte benötigen, um unerwartete Veränderungen zu überwachen.

Setzen Sie ein Kanban-Board als persönliches Workflow-System (Personal Kanban) für Ihre zahlreichen To-dos ein. So können Sie den Workflow besser planen, überwachen und steuern. Personal Kanban folgt dabei zwei einfachen Regeln:

1. Ich sehe meine Arbeit
Indem Sie Ihre Arbeit mit Hilfe eines Kanban-Boards bildlich darstellen, fällt es leichter, sie im Kontext zu verstehen und die Kontrolle zu behalten. Sie können so eventuelle Engpässe und unerwartete Faktoren besser sichtbar machen, anstatt sich nur auf die offensichtlichen Elemente Ihrer Arbeit wie Zeit, Aufwand und Ressource zu stürzen.

2. Ich bearbeite nur zwei Aufgaben auf einmal
Begrenzen Sie die Anzahl Ihrer Aufgaben, die sich in Arbeit befinden (Work in Progress). So können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Aufgaben richten, die im Moment wichtig sind. Setzen Sie das Limit der zu bearbeitenden Aufgaben nicht zu hoch, sonst kann es sein, dass Sie Ihren Fokus verlieren und weniger produktiv sind.

Unser Blogartikel Kanban im persönlichen Projektmanagement liefert weitere Informationen, wie Sie Ihren Arbeitsablauf mit Personal Kanban organisieren können.

Projektmanagementsoftware als Ihr Teamkollege

Als Einzelperson kann es schwierig sein, Ihren individuellen Arbeitsablauf zu organisieren und im Auge zu behalten. Mit einer Projektmanagementsoftware wie Merlin Project zentralisieren Sie alle Aufgaben und Informationen an einem Ort, haben somit stets Zugriff und verlieren nicht den Überblick was wann wichtig ist.