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Kanban im Projektmanagement

Agiles Kanban kombiniert mit klassischem Projektmanagement

Agile Methoden wie z. B. Kanban sind heute im Projektmangement weit verbreitet. Doch rein agil, ganz ohne die Vorteile der klassischen Projektmanagement-Methoden geht es häufig auch nicht, vor allem, wenn ein großes Projektteam involviert ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, welches die Vorteile von agilem Kanban und dem klassischen Wasserfallmodell sind und wie Sie diese in Form von hybridem Projektmanagement für sich nutzen können.

Historie Kanban
Personal Kanban-Board
Grundprinzipien des Personal Kanban-Boards
Vorgehensweise Erstellung Personal Kanban-Board
Agiles vs. klassisches Projektmanagement
Hybrides Projektmanagement
Vorteile von Kanban in Merlin Project

Historie Kanban

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet Karte oder Tafel. Ursprünglich bezeichnet Kanban eine Methode, um Produktionsprozesse zu steuern und dadurch die Produktivität zu steigern. Sie wurde nach dem 2. Weltkrieg von Taiichi Ohno in der japanischen Toyota Motor Corporation entwickelt, mit dem vorrangigen Ziel, die hohen und damit kostenintensiven Lagerbestände an Rohmaterial und Halbfertigerzeugnissen zu minimieren. Die Grundidee war, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren. Das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine bestimmte Anzahl eines Artikels, die entstandene Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt.

Personal Kanban-Board

Das klassische Kanban-System hat sich über viele Jahre im Bereich Produktion und Fertigung bewährt. Heute wird das sogenannte Kanban-Board auch in vielen anderen Bereichen zur Steigerung der Produktivität verwendet. Es kann u. a. im Arbeitsalltag als persönliches Workflow-System (Personal Kanban) für unsere zahlreichen To-dos benutzt werden. Mit einem Kanban-Board lässt sich der Workflow besser planen, überwachen und steuern.

Ein Kanban-Board oder auch Kanban-Tafel ist ein Whiteboard oder ein größeres Stück Papier, auf das kleine Zettel mit zu erledigenden Aufgaben in den verschiedenen Stufen der Bearbeitung angebracht werden. Das Personal Kanban-Board besteht in seiner Grundstruktur aus nur drei Spalten: To Do (Zu Erledigen), Work in Progress (In Arbeit), Done (Erledigt). Die Aufgaben werden immer in der linken Spalte erstellt und dann weiter nach rechts bewegt. Wenn alle Aufgaben die letzte Spalte erreicht haben, ist die Arbeit erledigt. Es ist ein ausgezeichnetes Ordnungsprinzip, um Arbeit zu visualisieren und die Grundlagen für einen hocheffizienten Arbeitsablauf zu schaffen.

Grundprinzipien des Personal Kanban-Boards

Das Personal-Kaban folgt zwei einfachen Regeln:

  1. Stellen Sie Ihre Arbeit bildlich dar (Ich sehe meine Arbeit).
  2. Begrenzen Sie Ihre Arbeit (Work in Progress) nach Machbarkeit (Ich mache nur zwei Aufgaben auf einmal).

Workflow-Visualisierung ist somit ein Kernpunkt des Personal Kanban. Indem Sie Ihre Arbeit mit Hilfe des Kanban-Boards bildlich darstellen, fällt es Ihnen leichter, Ihre Arbeit im Kontext zu verstehen und die Kontrolle zu behalten. Sie können so eventuelle Engpässe und unerwartete Faktoren besser sichtbar machen, anstatt sich nur auf die offensichtlichen Elemente Ihrer Arbeit wie Zeit, Aufwand und Ressource zu stürzen.

Ein weiterer Kernpunkt ist die Begrenzung Ihrer Aufgaben, die sich in Arbeit befinden (Work in Progress). Dieses ermöglicht Ihnen, Ihre Aufmerksamkeit auf die Aufgaben zu richten, die im Moment wichtig sind. Setzen Sie das Limit der zu bearbeitenden Aufgaben nicht zu hoch, sonst kann es sein, dass Sie Ihren Fokus verlieren und weniger produktiv sind.

Vorgehensweise Erstellung Personal Kanban-Board

Erstellen Sie Ihr eigenes Personal Kanban-Board, indem Sie Ihre Wandtafel in die bereits erwähnten drei Spalten Zu Erledigen, In Arbeit und Erledigt unterteilen. In der Zu Erledigen-Spalte erfassen Sie alle erforderlichen Aufgaben und Prozesse auf Haftnotizen oder Karteikarten, ähnlich wie in einer klassischen To-do-Liste. Dabei ist wichtig, nur eine Aufgabe pro Zettel zu vermerken.

Sobald Sie mit der Umsetzung beginnen, wandern die Haftzettel mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität in die Spalte In Arbeit. Die Aufgaben werden nach dem Pull-Prinzip (ziehen) abgearbeitet, d.h. es wird nur die Arbeit angenommen, die auch bewältigt werden kann. Wichtig ist, die Anzahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben zu begrenzen. Grundsätzlich gilt, dass man sich nicht auf mehr als zwei Dinge gleichzeitig konzentrieren kann.

In die Spalte Erledigt gelangen die Haftzettel erst, wenn die darauf stehende Aufgabe wirklich vollständig abgearbeitet wurde.

Man kann das klassische Kanban-Board auch je nach Bedarf erweitern. Vor allem die mittlere Spalte kann um diverse Analyse- oder Zwischenschritte ergänzt werden. Die Aufgabenzettel wiederum lassen sich mit Anmerkungen versehen, sodass der gesamte Prozess sowie einzelne Zwischenstände für alle Teammitglieder ersichtlich und transparenter werden. Und Sie können bspw. einzelnen Teammitgliedern unterschiedliche Haftzettel-Farben zuweisen und so bei einem gemeinsamen Projekt relativ schnell am Kanban-Board erkennen wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist, wer vielleicht Unterstützung benötigt und wer Zeit hat, zu helfen.

Agiles vs. klassisches Projektmanagement

Im Projektmanagement zählt Kanban zu den agilen Methoden, die ihren Ursprung in der Softwareentwicklung haben. Für das agile Projektmanagement ist eine iterative, inkrementelle Arbeitsweise charakteristisch. Iterativ bedeutet, dass das Projekt in zeitliche Etappen (Iterationen) eingeteilt wird. Am Abschluss jeder Etappe steht ein voll funktionsfähiges Zwischenprodukt (Produktinkrement). Dieses wird dem Auftraggeber zur Kontrolle vorgelegt und mit Hilfe des Feedbacks wird dann am Produkt weitergearbeitet. Grundlage dieser Methodik ist ein am Anfang noch nicht voll ausgeplanter Zukunftsentwurf des Produkts, der noch Spielraum für Abweichungen zulässt. Dadurch kann flexibel bzw. agil auf neue Anforderungen und sich verändernde Rahmenbedingungen eingegangen werden, auch während der Projektlaufzeit.

Im Gegensatz zum agilen Projektmanagement steht das planungsorientierte, klassische Projektmanagement. Hier steht das Projektergebnis von Beginn an fest und das Ziel aller Beteiligten ist, dieses Ergebnis mit allen Mitteln zu erreichen, und den ausgearbeiteten Projektplan einzuhalten. Häufig müssen der Mitarbeitereinsatz, die Kosten oder auch der zeitliche Ablauf auf dem Weg zur Zielerreichung angepasst werden.

Kennzeichnend für das klassische Projektmanagement ist das Wasserfallmodell. Der Projektablauf ist hierbei in aufeinander folgende Phasen eingeteilt und alle Teilergebnisse bauen aufeinander auf. Das bedeutet, wird ein Meilenstein nicht zeitgerecht geschafft, verzögern sich alle nachfolgenden Meilensteine. Durch die sehr eingeschränkte Möglichkeit, die Ergebnisse bereits abgeschlossener Phasen nachträglich zu ändern, ist somit nur eine geringe Flexibilität auf geänderte Anforderungen möglich. Dies ist gerade bei Projekten von langer Zeitdauer problematisch, da sich hier die Anforderungen und auch die Rahmenbedingungen immer mal wieder ändern. Und durch die umfassende Dokumentation der Vorgänge und Ergebnisse kommt ein zusätzlich erschwerender Arbeitsaufwand hinzu. Das Projekt verzögert sich oft und wird immer teurer und teurer.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass auch auch sehr konservativ aufgestellte Unternehmen in den letzten Jahren vermehrt die klassischen Methoden in Frage stellen. Agile Projektmanagement-Methoden gestatten kürzere Produktentwicklungszyklen, risikofreie Änderungen und eine starke Orientierung an aktuellen Kunden- und Marktbedürfnissen in einer sich schnell verändernden Welt. Doch rein agil ganz ohne Planung, Dokumentation und Kontrolle geht es eben doch nicht, vor allem, wenn viele Anspruchsgruppen und ein großes Projektteam involviert sind.

Hybrides Projektmanagement

Am besten entscheiden Sie je nach Team und Projekt, welche Projektmanagement-Methode sich am besten eignet. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile unterschiedliche Methoden parallel oder lassen die einzelnen Teams selbst über ihre Arbeitsweise entscheiden. Die Realität ist eben nicht nur agil oder klassisch, sondern hybrid.

Hybrides Projektmanagement ist die Kombination von mindestens zwei Projektmanagement-Systemen, in der Regel von klassischem Projektmanagement mit Ansätzen des agilen Projektmanagements, um die Vorteile beider Methoden für sich zu nutzen.

Das klassische Wasserfall-Modell ermöglicht durch seine straff geordnete Struktur, dass komplexe Projekte übersichtlich dargestellt und präzise durchgeführt werden können. Der vorab voll ausgearbeitete Projektplan lässt eine klare Abschätzung von Budget, Zeitaufwand und Arbeit zu, die für die Fertigstellung des Projekts bei stabilen Anforderungen notwendig sind. Die sequentielle Vorgehensweise des Wasserfall-Modells, dass erst wenn eine Phase des Modells abgeschlossen ist, zur nächsten Phase übergegangen wird, ist für manche Projekte unerlässlich. Man kann z. B. beim Bau eines Hauses erst mit der Erstellung des Dachgeschosses anfangen, wenn die Arbeiten an den vorherigen Geschossen abgeschlossen sind.

Kanban wiederum ist dann gut geeignet, wenn es darum geht, bei komplexen Projekten die gleichzeitig laufende Arbeit zu kontrollieren. Je umfassender und komplexer ein Projekt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich das Team in unzähligen kleinen Aufgaben verliert, ohne wirklich voranzukommen. Durch das Kanban-Board wird schnell deutlich, wenn zu viele Aufgaben auf einmal in Arbeit sind. Außerdem werden Engpässe, sogenannte Flaschenhälse, erkennbar und es kann dort gezielt angesetzt und das Problem schnell gelöst werden.

Eine weitere Stärke von Kanban ist der Schutz des Teams vor Überlastung durch die Beschränkung paralleler Arbeit (Work in Progress Limits) in Verbindung mit dem Pull-Prinzip. Dadurch wird belastendes Multitasking vermieden, da ein Teammitglied nur dann eine neue Aufgabe ziehen darf, wenn er das Work in Progress Limit noch nicht überschritten hat. Es ist in Kanban auch klar festgelegt, dass das einzelne Teammitglied für die Qualität innerhalb seiner Aufgabe verantwortlich ist. Erst wenn es mit der Qualität seiner Arbeit zufrieden ist, zieht es sich eine neue Aufgabe. Somit steigt nicht nur die Qualität der Arbeit des einzelnen Teammitglieds, sondern auch die Gesamtqualität.

Agiles Kanban hat außerdem den Vorteil, dass die Methode einfach in bestehende Strukturen einzuführen ist und nicht die gesamte Organisation revolutioniert. Kanban geht von einer sich langsam und allmählich entwickelnden Einführungsstrategie aus, die mit dem Ist-Zustand beginnt, um diesen dann langsam Schritt für Schritt zu verbessern.

Eine Kombination von klassischem Wasserfall-Modell und agilem Kanban bietet sich somit insbesondere bei sehr großen Projekten mit einzelnen Teilprojekten oder Arbeitspaketen an, die je nach ihrer spezifischen Ausprägung die jeweils entsprechende Methode erfordern.

Vorteile von Kanban in Merlin Project

Die Projektmanagement-Software Merlin Project verbindet das klassische Management großer Projekte mit der Leichtigkeit des agilen Vorgehens. Sie können mit Hilfe eines klassischen Gantt-Diagramms innerhalb von Minuten komplexe Vorgangsstrukturen mit Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen und Gruppen erstellen, die Dauer einzelner Vorgänge festlegen und feste Meilensteine definieren. So haben Sie schnell einen präzisen Projektplan ausgearbeitet, der in einer vernünftigen Hierarchie strukturiert ist.

Möchten Sie einen agilen Arbeitsablauf erstellen, können Sie in Merlin Project vorgefertigte Kanban-Tafeln nutzen oder Sie teilen Ihr Kanban-Board nach eigenen Anforderungen auf. Auch das Layout der Karten kann individuell gestaltet werden.

Eine neue Karte fügen Sie einfach mit einem Klick ein. Diese erscheint dann in der linken Spalte. Die Details zu der Aufgabe geben Sie dann direkt auf der Karte ein und die Ressourcen weisen Sie ihr per Drag & Drop zu.

Ihren Projektfortschritt dokumentieren Sie, indem Sie die Aufgabenkarten weiter nach rechts in die nächsten Spalten bewegen. Jede Spalte hat ihren eigenen Erledigungswert. Bewegen Sie eine Aufgabe in der Kanban-Tafel in die Erledigt-Spalte, füllt sich auch der Fortschrittsbalken in Ihrem Gantt-Diagramm zu 100%. Auch umgekehrt wandern die Karten im Kanban-Board nach rechts, wenn sich die prozentuale Erledigung Ihrer Aufgaben in der Gantt-Ansicht ändert.

Sie können in Merlin Project beliebig viele Kanban-Tafeln als persönliche Ansichten erstellen. Sie definieren eigene Spaltensets inklusive Erledigungswerten, Filtern und Gruppierungen, gemäß den Anforderungen Ihrer Teammitglieder. Auf diese Weise findet sich jeder im Projekt zurecht. Die einzelnen Teammitglieder arbeiten auf einfachstem Niveau an ihren jeweiligen Aufgaben, während Sie den Überblick behalten.

Ein Ziel von Kanban ist es, die Komplexität eines Projekts zu beherrschen und die gleichzeitig laufende Arbeit zu kontrollieren, damit keine Flaschenhälse entstehen. In Merlin Project legen Sie optional für jede einzelne Spalte fest, wie viele Karten sich mindestens und höchstens darin befinden dürfen. Darüber hinaus erstellt eine zusätzliche Gruppierung sogenannte »Swimlanes«, um bei großen Kanban-Boards nicht die Übersicht zu verlieren.

Projektmanagement mit etwas Magie!

Merlin Project vereint klassische und agile Methoden mit Strukturplan und Kanban.