Unzählige Wege gibt es, ein Projekt an die Wand zu fahren. Die 15 häufigsten Fehler haben wir hier zusammengetragen – von unklarer Arbeitslast über fehlende Management-Unterstützung und überlastete Mitarbeiter bis hin zu schlechter Qualitätssicherung. Zu jedem Stolperstein finden Sie konkrete Tipps zur Vermeidung.
Welche Fähigkeiten Sie im Projektmanagement brauchen, um sich von der Masse abzuheben und Ihre Projekte effizient zu verwalten, haben wir Ihnen bereits vor einiger Zeit vorgestellt.
Auf der anderen Seite können Sie unzählige Fehler machen, aufgrund derer ein Projekt scheitert. Die 15 am häufigsten auftretenden Probleme haben wir für Sie gesammelt. Wir geben Ihnen außerdem Tipps, wie Sie sie beheben bzw. von vorn herein vermeiden können.
1. Unklare Arbeitslast Viele Projekte scheitern, da der Arbeitsaufwand nicht klar umrissenen wurde. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt unklar, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Definieren Sie zu Beginn ein eindeutiges Projektziel, dass es zu erreichen gilt.
2. Undefinierte Erwartungen Alle Projektbeteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Dokumentieren Sie daher vorab für alle Team-Mitglieder was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist.
3. Fehlende Management-Unterstützung Die Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein, da sonst die Erfolgsaussichten beträchtlich gemindert sind. Ein regelmäßiges gegenseitiges Update, um mit Chef-Etage im Einklang zu bleiben, ist daher essentiell für ein erfolgreiches Project.
4. Nicht angepasste Methodik Im Projektmanagement wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Jedoch sind solche Standard-Ansätze meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt.
5. Überlastete Mitarbeiter Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet.
6. Ungeteiltes Herrschaftswissen Projekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Teilen Sie Projekt in kurze Phasen ein an deren Ende sollte es jeweils Resultate, so genannte Meilensteine, geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann.
7. Unklare Entscheidungsfindung Im Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht.
8. Gefahr des Ausuferns Change Requests, also die Bitte um Änderungen sind im Projektleben alltäglich. Sie haben aber leider oft den unerfreulichen Nebeneffekt, Fristen und das Budget immer weiter auszudehnen. Das kann auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll.
9. Nicht "Nein" sagen können Im Sinne des Unternehmens und eines erfolgreichen Projektverlaufs ist es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen. Es ist daher gut zu wissen, wie man "nein" sagt. Am besten man schlägt in solchen Fällen eine konstruktive Alternativlösung vor.
10. Mangelnder Zusammenhalt Projektarbeit ist Teamarbeit. Aufgrund von Eifersüchteleien geht in manchen Projektteams jedoch der Fokus auf das eigentliche Ziel verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projektmanager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation ist das Desaster vorprogrammiert.
11. Vergessener Arbeitsalltag Projektmanager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meetingtermine mitteilt, Statusberichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen.
12. Zu häufige Meetings Meetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Kollaborationswerkzeuge häufig besser und effizienter an die Team-Mitglieder verteilen. Beschränken Sie sich im Meeting auf die Entscheidungsfindung oft reicht es sich einmal wöchentlich zu treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren.
13. Gut genug ist nicht immer gut Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung können zum Problem werden. Es ist immer günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitätsstandards achtet, vermeidet späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes.
14. Nicht aus Fehlern lernen Nach Ende eines Projektes ist es sehr wichtig, eine Analyse dessen Ablaufs durchzuführen. Was lief gut, was sollte verbessert werden. Solche Lessons Learned helfen begangene Fehler zukünftig zu vermeiden.
15. Fehlende Software Excel-Spreadsheets nötigen Projektmanager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Projektmanagement-Software wie Merlin Project zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet.
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