Projektmanagement mit etwas Magie
Planen, steuern und realisieren Sie Projekte effizient. Merlin Project für macOS und iOS
Kostenlose Projektvorlage: Schnell zu planbarer, skalierbarer Doku
Mit dieser Vorlage setzen Sie technische Dokumentationsprojekte schnell und strukturiert auf und erkennen potenzielle Risiken früher. Laden Sie unser Template kostenlos herunter und führen Sie Ihr Projekt zum Erfolg.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeiner Aufbau des Projektplans
Phase 1 – Planung
Phase 2 – Inhaltsentwicklung in 2‑wöchigen Sprints
Phase 3 – Veröffentlichung
Phase 4 – Nachprojektanalyse
Nächste Schritte
Allgemeiner Aufbau des Projektplans
Sie stehen vor einem großen Dokumentationsprojekt? Dann sollten Sie sich vorab die Zeit nehmen, um Ihr Projekt durchzuplanen. Egal ob Installationshandbuch, Administrator‑Guide, API‑Referenz oder Release Notes, Dokumentation zu erstellen, ist eine Kunst für sich. Als Hilfe haben wir dieses kostenlose Template erstellt. Es gliedert sich in Planung, Inhaltsentwicklung in Sprints, Veröffentlichung und Nachprojektanalyse. Wir arbeiten bewusst in agilen Sprints, um Feedback schnell einfließen zu lassen und Iterationen kontrolliert zu steuern.
Warum 1‑Tages‑Zeitboxen?
Die Vorgänge im Template sind bewusst auf einen Tag gesetzt. Sehen Sie diese Zeiten lediglich als Platzhalter. Der reale Aufwand hängt von Anzahl, Umfang und Tiefe der benötigten Dokumente ab: Je mehr Artefakte, desto mehr Review‑Schleifen – und desto länger das Projekt. Ersetzen Sie die Platzhalter später durch realistische Schätzungen.
Aufwand besser einschätzen: Tipps & Tricks
Starten Sie mit einer Output‑Liste (Welche Dokumente, Versionen, Sprachen?) und definieren Sie Ihre Zielgruppen/Persona. Prüfen Sie die Quellenlage (Spezifikationen, User Stories, Code, Tickets) und planen Sie Review‑Schleifen (intern/extern) realistisch ein. Denken Sie an Regulatorik/Qualität (Terminologie, Übersetzungen), die Toolchain (Docs‑as‑Code, Build, Styleguide‑Reife) und an Risiken (Release‑Verschiebungen, Ressourcen).
Phase 1 – Planung
In der Planung legen Sie Ziele, Output und Verantwortlichkeiten fest und schaffen die Grundlage für reibungslose Sprints.
Tipp aus der Praxis:
Nutzen Sie das RACI-Modell, um Zuständigkeiten zu definieren:
- Responsible (führt aus)
- Accountable (entscheidet)
- Consulted (wird einbezogen)
- Informed (wird informiert)
So gehen Sie vor:
- Erstellen Sie eine Liste aller Aktivitäten
- Vergeben Sie pro Aktivität R/A/C/I. Halten Sie die Zuständigkeiten in einer Tabelle fest
- Lösen Sie Konflikte auf, indem Sie max. eine A‑Rolle pro Aktivität kommunizieren
Phase 2 – Inhaltsentwicklung in 2‑wöchigen Sprints
Hier entsteht der Inhalt iterativ. Wir bündeln Sprint 1–∞ unter einem Dach und planen aktuell zweiwöchige Sprints – ein Zeichen agiler Projektplanung: kurze Zyklen, frühes Feedback, sichtbarer Fortschritt.
So setzen Sie Ihre Sprints effektiv um:
- Sprint‑Ziel messbar definieren: z. B. „Admin‑Guide Kapitel 1–3 in Review‑Ready‑Qualität“.
- Stakeholder/SME‑Interviews timeboxen: Leitfaden vorbereiten; Ergebnisse als beschlussfähiges Protokoll sichern. Hintergrund:
- Externe Reviews strukturiert einholen: Pilotnutzer oder Support einbinden; Issues/Kommentare einheitlich labeln
Phase 3 – Veröffentlichung
Aus lieferfähigen Inhalten werden hochwertige Artefakte (HTML, PDF, ggf. ePub), die fehlerfrei und konsistent publiziert werden.
Praxis‑Tipp:
Halten Sie Inhalte modular (Topics, Includes, Attribute) und automatisieren Sie Exporte per CI. Wir empfehlen hier AsciiDoc als Dokumentationssprache. Wir nutzen sie selbst für unsere Dokumentation.
Phase 4 – Nachprojektanalyse
Sie verankern Lernen im Team und verbessern Prozess, Tooling und Zusammenarbeit für das nächste Release.
Praxis‑Tipp zur Retrospektive:
Fragen Sie sich: Was lief gut? Was lief nicht gut? Was ändern wir?
So können Sie für zukünftige Projekte aus Ihren Erkenntnissen lernen und neue Dokumentationen schneller, kostengünstiger und in besserer Qualität finalisieren.
Tipp: Unterschätzen Sie nicht das Risikomanagement. Wir haben Ihnen bereits ein paar potenzielle Risiken im Projekt angehängt. Nutzen Sie dies als Grundlage, um weitere Risiken zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu treffen..)
Nächste Schritte – so setzen Sie das Template ein
- Template herunterladen: Laden Sie das Template hier herunter und öffnen Sie es in Merlin Project
- Aufwand bewerten und Platzhalter ersetzen: 1‑Tages‑Dauern durch Schätzungen auf Basis Ihrer Output‑Liste und der ersten Sprint‑Messwerte austauschen.
- RACI festziehen: Pro Aktivität R/A/C/I vergeben, Konflikte klären, im Repo versionieren und sichtbar verlinken.
- Sprint‑Kadenz bestätigen: Zweiwöchige Sprints im Kalender verankern (Planung/Review/Retro‑Slots blocken). Backlog nach DoR pflegen.
- CI‑Checks aktivieren: Linter, Link‑Checker, Screenshot‑Pipeline und Format‑Exporte in der CI einrichten; Fehlerschwellen definieren.
- Pilot‑Dokument durchführen: Mit einem kleinen, aber repräsentativen Dokument starten, Durchlaufzeit messen, Definitionen (DoR/DoD) schärfen.
- Skalierung: Nach dem Piloten Artefakt‑Liste erweitern (Installationshandbuch → Admin‑Guide → API‑Referenz), Kapazität anhand der gemessenen Zyklen planen.
Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.
