Kanban in Organisationen Teil I

Dieser Artikel beschreibt den Grundgedanken von Kanban anhand seiner Werte und Grundprinzipien. Die Kanban-Methode gilt als die menschliche Beginne mit dem, was Du gerade tust-Vorgehensweise für Veränderung. Sie ist eher als eine um ein Wertesystem konstruierte Managementmethode denn als reines Produktivitätsinstrument zu sehen. Diese Methode hilft Organisationen, besser für ihre Mitarbeiter, Kunden und Stakeholder zu arbeiten. Die Grundlage dieses Artikels ist das Buch „Die Essenz von Kanban kompakt“ von David J. Anderson und Andy Carmichael.

1. Was ist Kanban?
2. Die Kanban-Werte
3. Die Kanban-Agenden
4. Die Grundprinzipien von Kanban

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode, die Ihnen zeigt, wie Ihre Arbeit funktioniert. Sie vermittelt Ihnen ein gemeinschaftliches Verständnis für die Arbeit, die Sie machen. Dies schließt die Regeln mit ein, nach denen Sie die Arbeit ausführen, wieviel Sie in einer bestimmten Zeit bewältigen und wie gut Ihre Arbeitsergebnisse am Ende sind.

Sowie Sie dieses gemeinschaftliche Verständnis erlangt haben, beginnen Sie mit Veränderungen. Ihre Arbeit ist vorhersehbarer und Ihr Arbeitstempo wird nachhaltiger. Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern sich und die Qualität nimmt zu. Die Mitarbeiter sind in der Lage selbstständiger zu agieren, da sie ein natürliches Verständnis für Risikomanagement entwickeln.

Kanban hilft Ihnen auch, Ihre gesamte Organisation besser auszurichten und weitgreifende strategische Ziele zu realisieren. Zudem fokussiert es sich auf die strukturierte Gestaltung von Zusagen der am Arbeitsprozess beteiligten Personen untereinander und auf einen ausgewogenen Arbeitsfluss. So führt es zu mehr Agilität in der Organisation. Ändern sich die Bedingungen in Märkten, ist es mit dem Einsatz von Kanban möglich, schnell einen anderen Kurs einzuschlagen.

Die Kanban-Werte

Die Kanban-Methode ist motiviert von der Einstellung, dass alle zu einem gemeinsamen Unternehmen beitragende Personen zu respektieren sind. Dieser gegenseitige Respekt ist unerlässlich, damit das Unternehmen gelingt und sich lohnt. Ohne ihn ist es nicht erfolgversprechend. Die Kanban-Methode basiert auf einem System von neun Werten. Respekt bildet das Fundament, auf dem die anderen Werte aufbauen. Sie fassen im Wesentlichen zusammen, warum es die Prinzipien und Praktiken dieser Methode gibt:

Transparenz
Durch einen offenen Austausch von Informationen und ein klares und eindeutiges Vokabular schaffen Sie Transparenz in allen Bereichen.

Balance
Sie sind leistungsfähig, wenn Sie die verschiedenen Anforderungen, Sichtweisen und Fähigkeiten aller Beteiligten untereinander ausgleichen.

Kollaboration
Die Kanban-Methode verbessert die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten. Kollaboration ist somit einer ihrer Kernpunkte.

Kundenfokus
Die Kunden und der Wert (Gut), den sie erhalten, sind das natürliche Zentrum des Interesses aller am Unternehmen beteiligten Personen.

Arbeitsfluss
Arbeit stellt einen dauerhaften oder gelegentlichen Fluss von Werten dar. Ein wichtiger Ausgangspunkt beim Anwenden von Kanban ist, einen solchen Arbeitsfluss zu erkennen und aufrechtzuerhalten.

Führung
Führung ist auf allen Ebenen erforderlich, um Wertschöpfung zu erzeugen und einen verbesserten Zustand zu erreichen.

Verständnis
Mit Verständnis ist in erster Linie Selbsterkenntnis gemeint. Sowohl von dem einzelnen Mitarbeiter als auch von der gesamten Organisation, um voranzukommen. Kanban ist eine Methode der Verbesserung und Verbesserung benötigt Veränderung, was wiederum Verständnis erfordert. Sobald Sie ein bestimmtes Problem identifiziert haben, ermitteln Sie Ursache und Wirkung. Das bedeutet Sie müssen Ihre Arbeit und die damit verbundenen Prozesse zuallererst verstehen, um sie zu verbessern: Beginne mit dem, was Du gerade tust und verstehe, warum Du es tust

Vereinbarung
In einer Vereinbarung kommen alle Beteiligten überein, Ziele gemeinsam zu verfolgen. Dabei sind unterschiedliche Meinungen und Herangehensweisen zu respektieren. Diese unterschiedlichen Standpunkte sollen sich annähern. Diese Annäherung entsteht aus der gemeinschaftlichen Verpflichtung der beteiligten Personen heraus, alle Prozesse zu verbessern, die zum gemeinsamen Erreichen der Ziele notwendig sind.

Respekt
Respekt für Menschen in Form von Wertschätzung, Verständnis und Rücksichtnahme ist das Fundament, auf dem die anderen Werte beruhen: Beginne mit dem, was Du gerade tust, und sieh Dir an, wie das, was Du gerade tust, die Bedürfnisse der Menschen innerhalb und außerhalb der Organisation erfüllt oder nicht erfüllt.

Diese Werte sind die Motivation von Kanban, die durch Arbeit im Team erstellten Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Sie wenden die Kanban-Methode dann sinngemäß an, wenn Sie diese neun Werte annehmen.

Die Kanban-Agenden

Kanban berücksichtigt drei in Organisationen nötige Agenden für Veränderung:

-Die Nachhaltigkeits-Agenda (Sustainability Agenda)

-Die Serviceorientierungs-Agenda

-Die Überlebensfähigkeits-Agenda (Survivability Agenda)

Die Nachhaltigkeits-Agenda befasst sich damit, ein nachhaltiges Arbeitstempo zu finden und den Fokus auf das Innere des Unternehmens zu optimieren. Ihr Ziel ist es, Dienstleistungen zu erschaffen, die die Nachfrage mit dem vorhandenen Leistungsvermögen ins Gleichgewicht bringen. Wenn die Nachfrage das Leistungsvermögen übersteigt, sind die Mitarbeiter mit Arbeit überlastet. Machen Sie das Arbeitsaufkommen transparent und bringen Sie es in Balance mit der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Damit schaffen Sie die Grundlage, dass die Mitarbeiter gemeinschaftlich ihre Arbeit in einem regelmäßigen Rhythmus fertigstellen und sich nicht überarbeiten.

Die Serviceorientierungs-Agenda beschäftigt sich mit der Leistungsfähigkeit des Unternehmens und der Zufriedenheit der Kunden. Sie richtet ihren Fokus nach außen auf die Kunden und geht vom eigentlichen Zweck des Unternehmens aus. Kanban handelt davon, Dienstleistungen bereitzustellen und diese kontinuierlich zu verbessern. Das Ziel der Serviceorientierungs-Agenda ist, den Kunden zum einen Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die dem Zweck des Unternehmens entsprechen. Zum anderen sollen sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfüllen oder übertreffen. Wenn alle an dem Unternehmen beteiligten Personen sich darauf konzentrieren, erzielt es ausgezeichnete Ergebnisse.

Die Überlebensfähigkeits-Agenda handelt davon, wettbewerbsfähig und anpassungsfähig zu bleiben. Sie befasst sich mit der Zukunft des Unternehmens. Ihr Ziel ist sicherzustellen, dass es fortbesteht und in Zeiten erheblicher Veränderung erfolgreich ist. Technologien und Prozesse, die derzeit genügen, sind dem ständigen Wandel anzupassen. Durch seinen evolutionären Ansatz für Veränderung ist Kanban gut geeignet, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Die Grundprinzipien von Kanban

Bei Kanban gibt es sechs Grundprinzipien, die in zwei Gruppen unterteilt werden:

-Die Change-Management-Prinzipien

-Die Service-Delivery-Prinzipien

Kanban bringt Veränderung in allen Bereichen der Organisation mit sich. Der Mensch steht Veränderungen eher skeptisch gegenüber. Sie machen die Zukunft ungewisser und er setzt sie mit Gefahren und Risiken gleich. Eine Organisation besteht aus einem Netzwerk von Individuen, die psychisch und sozial miteinander verknüpft sind und sich vielen Veränderungen grundsätzlich widersetzen. Mittels der drei Change-Management-Prinzipien erkennt Kanban diese Aspekte des menschlichen Verhaltens an:

1. Beginne mit dem, was du gerade tust.

2. Vereinbare, evolutionäre Veränderung zu verfolgen.

3. Fördere Führung auf allen Ebenen der Organisation.

Beginne mit dem, was du gerade tust: Wichtig ist, dass Sie aktuelle Prozesse verstehen, wie sie in der Praxis umgesetzt sind. Vorhandene Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel gilt es zu respektieren. Denn wenn Sie gegenwärtige Praktiken und Fachleute wertschätzen, verringert sich der Widerstand gegen Veränderung. Daher ist es entscheidend, jede an der Unternehmung beteiligte Person miteinzubeziehen, um zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Ein weiterer Grund ist, dass die aktuellen Prozesse zwar ihre offensichtlichen Defizite haben, sie aber über Widerstandsfähigkeit und Raffinesse verfügen. Sonst hätten sie sich im Laufe der Zeit nicht durchgesetzt. Und selbst jene, die mit diesen Prozessen arbeiten, sind meist nicht in der Lage, das volle Ausmaß ihrer Vor- und Nachteile vollständig einzuschätzen.

Vereinbare, evolutionäre Veränderung zu verfolgen und fördere Führung auf allen Ebenen der Organisation: Veränderung ist ein wesentlicher Teil von Kanban und sollte sich aus der eigenen Organisation heraus entfalten. Wichtig ist, dass Sie evolutionäre Verbesserung auf allen Ebenen anstreben. Sie sollten nicht Lösungen aus anderen Organisationen aufzwingen, da diese sich in einem anderen Kontext entwickelt haben. Ausgehend von der aktuellen Praxis bestimmen Sie Basiswerte für Leistung und Effektivität, anhand derer Sie die zukünftigen Veränderungen beurteilen.

Jede größere Organisation ist im Grunde ein Netzwerk aus voneinander abhängigen Dienstleistungen. Kanban erkennt diesen Sachverhalt mit drei Service-Delivery-Prinzipien an. Diese Prinzipien richten sich stark nach der Agenda der Serviceorientierung und dem hohen Wert der Kundenorientierung:

1. Verstehe und fokussiere die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden.

2. Verwalte die Arbeit, lasse die Menschen sich selbst organisieren.

3. Entwickle Regeln, um die Ergebnisse für die Organisation und deine Kunden zu verbessern.

Verstehe und fokussiere die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden: Diese stehen im Mittelpunkt und ihre Unzufriedenheit treibt Sie an, Ihren Service mit den damit verbundenen Arbeitsabläufen und Prozessen zu verbessern. Wichtig ist herauszufinden, nach welchen Kriterien die Kunden beurteilen, ob sie mit Ihrer Dienstleistung zufrieden sind. Dann entwerfen Sie ein geeignetes Kanban-System, bei dem Sie diese Kriterien berücksichtigen, und mit dessen Hilfe Sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden bestmöglich erfüllen.

Verwalte die Arbeit, lasse die Menschen sich selbst organisieren: Professionelle Dienstleistungen zählen zu den immateriellen (nichtkörperlichen) Gütern. Es handelt sich um Wissensarbeit, die Informationen in unterschiedlicher Form liefert. Bisher konzentrierte sich das Management von Serviceleistungen auf die Mitarbeiter und die Arbeitszeiten, also auf das für das Management Ersichtliche und Messbare. Es versuchte nicht, die Lagerbestände und die Bewegung der unfertigen Arbeit durch die gesamte Organisation zu fokussieren und zu verwalten, wie es bei materiellen Gütern (Sachgütern) seit längerem gemacht wird. Der Grund ist, dass die Bearbeitungsdauer kreativer Wissensarbeit-Aufgaben ein nicht-bestimmbares Problem ist. Für diese Wissensarbeit müssen Sie virtuelle Grenzen für die laufende Arbeit erstellen und lernen, mit nicht-bestimmbaren Puffern umzugehen. Die Prozesse lassen sich als eine Reihe von Schritten zur Wissensermittlung mit ihren dazugehörigen Regeln betrachten. Eine Kanban-Tafel ermöglicht Ihnen, diese sichtbar zu machen. Mit ihrer Hilfe können Sie damit anfangen, die Arbeit zu verwalten und zeitgleich die Ziele für Ihre Mitarbeiter zu veranschaulichen. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die Kunden mit ihren Bedürfnissen und Erwartungen zu verstehen und erklären Sie ihnen, welche Risiken das Erbringen der Dienstleistung enthält. Dadurch verbessert sich die Servicequalität, weil sich die gesamte Organisation auf die Kunden mit ihren Bedürfnissen und Erwartungen ausrichtet, ausgehend von jedem einzelnen Mitarbeiter.

Entwickle Regeln, um die Ergebnisse für die Organisation und deine Kunden zu verbessern: Das Denken in Richtlinien hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, sich an den oben beschriebenen Change-Management-Prinzipien auszurichten. Wenn Sie einen Prozess nicht mehr als eine Methode aus definierten Arbeitsabläufen, Rollen und Verantwortlichkeiten betrachten, sondern als eine Abfolge von Regeln für die Entscheidung, wie Sie Arbeit behandeln, konzentrieren Sie sich auf die Arbeit und nicht auf die Mitarbeiter. Legen Sie diese Richtlinien fest und machen Sie sie für alle verständlich. Nur wenn alle Beteiligten diese Richtlinien einhalten, können sie in diesen Fehler aufdecken, die sie verändern müssen. Zu den ersten Regeln gehören: Sobald ein Problem auftritt, muss es gelöst werden und Ist eine Regel nicht mehr sinnvoll, ändern Sie die Regel. Wenn Sie Regeln nicht mehr ändern, stoppen Sie den Verbesserungsprozess. Außerdem erzielen Sie eher eine Übereinstimmung in Streitfragen, wenn Sie objektiv geführte Diskussionen über Richtlinien führen, als wenn es um subjektive Schuldzuweisungen geht. Und es wird weniger ablehnend auf Veränderung reagiert.

Sie können die Kanban-Methode mit ihren Werten und Grundprinzipien als Managementinstrument nutzen und allumfassend in Ihrer Organisation umsetzen. Sie können Kanban aber auch nur auf der Ebene einzelner kleiner Teams einsetzen, um dort mit dem Prozess der evolutionären Veränderung zu beginnen. Der nachfolgende Artikel der Reihe "Kanban in Organisationen" erläutert, wie Sie Kanban-Systeme mit Hilfe von Kanban Boards implementieren und wie das Kanban Board in Merlin Project Ihnen hilft.