Schnelleinstieg: Kanban im Projektmanagement

Kanban ist neben Scrum eine der am weitesten verbreiteten agilen Managementmethoden. Wann wählen Sie am besten die eine, wann die andere Methode? Was sind überhaupt die Vorteile von Kanban und wie finden Sie die für Ihr Projekt beste Kanban Software? Ein Überblick.

Kanban wurde ursprünglich als Methode für die Produktionssteuerung entwickelt, mittlerweile ist die agile Methode auch im Projektmanagement verbreitet. Kanban ermöglicht eine bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Iterationen im Projekt.

Inhaltsübersicht:

• Die Entwicklung von Kanban
• Definition und Kanban-Regeln
• Kanban vs. Scrum
• Vor- und Nachteile
• Kanban Software
• Fazit

Die Entwicklung von Kanban

Als Vater der Methode gilt Taiichi Ohno, der als Ingenieur bei Toyota in den 1950er-Jahren nach einer Lösung suchte, um Engpässe in der Produktion zu vermeiden und kürzere Durchlaufzeiten bei gleicher oder besserer Qualität zu erreichen. Im Laufe dieser Suche entwickelte er, inspiriert von der Nachbevorratung in Supermärkten, das Kanban-System. Diesem liegt das Hol-Prinzip zugrunde. Erst wenn ein Produktvorrat dem Ende zugeht, wird nachgeordert.

David Anderson übertrug die Prinzipien von Kanban 2007 auf das Softwareentwicklung. Projektteams erhalten hier mehr Autonomie. Die Teammitglieder „holen” sich ihre Aufgaben aus einem Backlog selbst, um so den Workflow am Laufen zu halten. Von dort aus etablierte sich Kanban als einer von verschiedenen agilen Projektmanagement-Ansätzen, der unabhängig von der Branche verwendet werden kann und mehr Transparenz und Effizienz in die Projektarbeit bringt.

Definition und Kanban-Regeln

Wird in der Produktion der Materialfluss visualisiert, werden im Projektmanagement die Aufgaben dargestellt. Jede Aufgabe wird auf einer farbigen Karte notiert. Je nach Bearbeitungsstatus wandert diese Karte auf einem Board von links nach rechts bis zu ihrer Fertigstellung.

Im klassischen Kanban System wird das Kanban Board in drei Spalten eingeteilt:

To Do: In die linke Spalte werden Aufgaben eingetragen, deren Bearbeitung noch nicht begonnen wurde.
In Progress/Doing: Sobald die Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, wird die Karte in die mittlere Spalte verschoben.
Done: Ist die Aufgabe erledigt, wandert die Karte in die rechte Spalte.

Kanban ist ein sehr flexibler Ansatz. Die einzelnen Spalten können an die Anforderungen des Projekts angepasst werden. In manchen Fällen eignen sich vier- oder fünfspaltige Boards besser, um alle Stufen des Entwicklungsprozesses zu erfassen oder müssen für die eigenen Arbeitsweisen passendere Bezeichnungen gefunden werden.

Kanban Boards können analog oder digital geführt werden. Auch eine kombinierte Nutzung von digitalen Tools und physischem Board ist denkbar.

Das Kanban System kennt nur wenige Regeln. Um dennoch sicherzustellen, dass die Vorteile der Methodik ausgeschöpft werden, hat David Anderson sechs Prinzipien beschrieben, die Unternehmen beachten sollten:

1. Klare Regeln: Alle Regeln für den Prozess sollten explizit gemacht werden, also zum Beispiel sollte definiert werden, was darunter zu verstehen ist, wenn eine Aufgabe den Status “Done” erhält.
2. Aufgabenlimit: Begrenzen Sie die Zahl der zur Verfügung stehenden Karten. So stellen Sie sicher, dass nicht zu viele Aufgaben begonnen, sondern fokussiert Ergebnisse erzielt werden. David Anderson empfiehlt zudem, Karten-Limits pro Station festzulegen.
3. Workflow: Notieren Sie die Aufgaben im Backlog in absteigender Reihenfolge und stellen Sie sicher, dass immer Aufgaben in Bearbeitung sind und ein stetiger Workflow gegeben ist.
4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen): Analysieren Sie Ihre Kanban-Prozesse regelmäßig und bemühen Sie sich darum, die Effizienz Ihrer Arbeitsweise zu verbessern.
5. Leadership: Kanban kann nur funktionieren, wenn Mitarbeiter auf allen Ebenen Verantwortung übernehmen und auch die ausführenden Teammitglieder sich aktiv für die Verbesserung von Abläufen einsetzen.
6. Modelle: Die Verwendung von Modellen wie die der Engpasstheorie, der Komplexitätstheorie oder der Lean IT können dabei unterstützen, ein besseres Verständnis für Prozesse zu erlangen und effizientere Lösungen zu finden.

Vor- und Nachteile

Kanban hat wie jede Methode Stärken und Schwächen. Sie ist nicht per se die beste Wahl. Daher gilt es, sich vorab genau zu überlegen, ob die Methode im Kontext des eigenen Projekts und der eigenen Arbeitsbedingungen geeignet ist.

Vorteile

• Der Vorteil für die Projektarbeit liegt darin, dass der Managementaufwand reduziert und die Abarbeitungsgeschwindigkeit steigt.

• Kanban kann mit traditionellen genauso wie mit agilen Managementmethoden eingesetzt werden.

• Als agile Methode profitieren Teams auch bei Kanban von kurzen Sprints, sodass Fehlentwicklungen schneller bemerkt werden.

• Kanban erhöht die Arbeitsmotivation, da die einzelnen Teams autonomer arbeiten und Mitglieder sich ihre Aufgaben aus dem vorhandenen Pool selbst „holen”.

Nachteile

• Teammitglieder müssen überlappende Kompetenzen haben, damit keine Engpässe entstehen, wenn einzelne Mitarbeiter ausgelastet sind, sondern verschiedene Kollegen einspringen können, um das Backlog auf Null zu bringen.

• Kanban funktioniert nur, wenn sich Arbeitspakete klar in voneinander abgrenzbare Aufgabenschritte gliedern lassen.

• Projekte, die mit einer festen Deadline planen, lassen sich besser über Methoden wie Scrum oder TPM managen, die ein größeres Augenmerk auf das Zeitmanagement legen.

Kanban vs. Scrum

Neben Kanban ist Scrum eine zweite weit verbreitete agile Projektmanagement-Methode. Wann eignet sich welche Methode besser? Dazu lohnt es sich, die Eigenheiten der beiden Methoden näher zu betrachten. Es wird deutlich, dass beide in keinem Ausschlussverhältnis stehen. Kanban und Scrum können kombiniert eingesetzt werden.

Gemeinsamkeiten

• agil
• nutzen eine Pull-Logik (Teammitglieder wählen ihre Aufgaben aus dem Backlog)
• Teams erhalten mehr Verantwortung
• begrenzen den Umfang des Work in Progress
• zielen auf transparente Prozesse
• Projekteergebnisse werden in Inkrementen erstellt
• regelmäßige Prozess-Analyse, um Abläufe zu optimieren

Unterschiede

Scrum ist die umfassendere Methode. Das Kanban System bietet zwar nicht nur das häufig verwendete Kanban Board, sondern hat weiteren theoretischen Overhead, doch es lässt sich auf diesen visuellen Aspekt des Aufgabenmanagement reduziert, flexibel mit anderen Methoden kombinieren.

Kanban:

• wenige feste Regeln
• für Projekte und Routineaufgaben
• auch für die Arbeitsorganisation von Einzelpersonen
• ab einer gewissen Projektgröße besteht die Gefahr, dass Kanban unübersichtlich wird (Aufteilung in kleinere Einheiten notwendig)
• kontinuierliche Pflege des Kanban Boards
• kennt keine festen Rollen
• Priorisierung im Backlog optional
• Iterationen sind optional

Scrum:

• komplexes Regelwerk
• nur für Teams ab drei Personen geeignet
• nur Projekte, nicht für Routineaufgaben geeignet
• Scrum Board wird nach jedem Sprint neu aufgesetzt
• feste Rollen (Product Owner, Scrum Master, Team)
• Priorisierung im Backlog vorgeschrieben
• Iterationen sind vorgeschrieben

Mehr zum Vergleich von Kanban und Scrum können Sie im kostenlosen E-Book von Henrik Kniberg und Mattias Skarin nachlesen.

Kanban Software

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Kanban System mithilfe einer Software zu nutzen, müssen Sie wie bei jeder Software-Wahl einige grundlegende Entscheidungen treffen:

• Wollen Sie eine Open-Source-Lösung oder eine proprietäre Software einsetzen?
• Wollen Sie eine Cloud-Applikation oder eine lokale Anwendung nutzen?
• Welche Integrationen müssen unterstützt werden?
• Wie einfach lässt sich die Anwendung an Ihre Anforderungen anpassen?

Open Source vs. Proprietäre Anwendung

Open-Source-Anwendungen sind auf den ersten Blick attraktiv, da sie häufig kostenlos oder sehr günstig sind. Doch das böse Erwachen folgt schnell: Im Allgemeinen werden diese Anwendungen nur unregelmäßig weiterentwickelt und bei Fragen müssen Nutzer sich gegenseitig unterstützen, was oft langwierig ist. Die Investition in proprietäre Software lohnt sich vor allem im professionellen Kontext, in dem verlässliche Verfügbarkeit von Anwendungen und unkomplizierter schneller Support wichtig sind. Anbieter von kostenpflichtiger proprietärer Software erheben zwar Lizenz- oder Abogebühren, kümmern sich jedoch auch um eine regelmäßige Weiterentwicklung und stehen ihren Kunden mit individuellem Support zur Seite.

Cloud vs. Lokale Installation

Für Unternehmen sind Cloud-Anwendungen attraktiv, die ohne weitere Installation oder Anpassung direkt online genutzt werden können. Auch muss kein Aufwand für Updates oder Wartung eingeplant werden. Allerdings haben Cloud-Anwendungen einen gravierenden Nachteil: Sie speichern Unternehmensdaten extern, auf fremden Servern. Je nach Anbieter stehen diese Server in Ländern, in denen andere Datenschutzbestimmungen gelten.

Wer sichergehen will, dass er sich gesetzeskonform verhält und seine Daten schützen möchte, trifft mit einer lokalen Anwendung die bessere Wahl. Um sich die Flexibilität von Cloud-Anwendungen dennoch zu sichern, können Unternehmen auf hybride Anwendungen setzen. Diese werden zwar lokal installiert, unterstützen aber die ortsunabhängige Kollaboration über sichere unternehmensinterne Server.

Integrationen

Wenn Sie Kanban Software einsetzen, sollte sie sich nahtlos in ihren übrigen Workflow einfügen. Prüfen Sie, ob die Kanban-Anwendung die notwendigen Integrationen bietet. Auch Import- und Exportfunktionen sollten Ihren Anforderungen entsprechen: Werden die von Ihnen genutzten Dateiformate unterstützt?

Flexibilität

Das Kanban System soll die Zusammenarbeit vereinfachen. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Oberfläche der Anwendung so gestaltet ist, dass alle Teammitglieder sich ohne aufwändige Schulung zurechtfinden. Prüfen Sie, ob sie die Sichten individualisieren können, sodass unnötige Funktionalitäten ausgeblendet werden und die User Experience verbessert bzw. das Risiko von Fehlern minimiert wird. Je nach Berechtigungsstufe oder wachsender Notwendigkeit können Sie weitere Features freigeben.

Eine professionelle Kanban-Anwendung sollte sich auf Ihre Prozesse anpassen lassen: Achten Sie beispielsweise darauf, ob Regeln erstellt, Karten und Boards ausreichend angepasst und Benachrichtigungen automatisiert werden können.
Informieren Sie sich über die mobile Unterstützung und die verfügbaren Workflow Templates, mit denen Sie Ihr Projektmanagement beschleunigen können.

Das Kanban System – Ein Fazit

Kanban ist eine effektive und einfache Methode, um das Aufgabenmanagement in Projekten zu verbessern. Es bringt nicht nur mehr Transparenz in die Arbeitsprozesse, sondern fördert auch die Motivation der Mitarbeiter, die nun eine größere Flexibilität und mehr Gestaltungsmöglichkeiten haben. Da das Kanban System wenige feste Regeln kennt, ist es einerseits gut für den Einstieg in die agile Arbeitsweise geeignet, stellt aber andererseits auch Anforderungen an die Selbstorganisation von Teams. Der Einsatz von professioneller Software kann hilfreich sein, um das Kanban System nahtlos in den übrigen Workflow einzugliedern und auch standortübergreifende Teamarbeit nach Kanban zu ermöglichen.