5 Fragen zum Projektmanagement
an Falk Schmidt

Kurz vor dem Wochenende machen wir einen kleinen Stopp in der Kaffeeküche und tauschen uns unter Kollegen aus. So verstehen wir unsere „5 Fragen an“-Artikelserie, in der wir erfahrene Projektmanager zu ihren Best Practices befragen.

Heute sprechen wir mit Falk Schmidt, Projektmanagement-Berater und Innovation Coach. Er begleitet seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, seit 2011 mit dem eigenen Unternehmen. Seine Erfahrungen gibt es als Coach an junge Projektleiter weiter.

1. Was ist Deine bevorzugte Projektmanagement-Methode?

Meiner Meinung nach gibt es nicht „die Methode“. Projektmanagement ist Handwerk. Und dafür benötigt man - um im sprachlichen Bild zu bleiben - einerseits einen gut gefüllten Werkzeugkoffer und andererseits das Wissen und die Erfahrung, die jeweiligen Situation/das Projekt mit dem individuell passendend Werkzeug-Set zu bewältigen. Insgesamt fahre ich seit gut 10 Jahren mit einem hybriden Ansatz gut: so agil wie möglich unter Einbeziehung der bei vielen Kunden vorherrschenden (klassischen) Methoden. Meine bevorzugten Kästchen im Werkzeugkoffer sind dabei Scrum und PRINCE2.

2. Setzt Du für größere Projekte Software ein und falls ja, welche?

Bei großen Kunden wird die Microsoft-Palette in der Regel stark favorisiert. Allen voran natürlich Excel, und das unvermeidliche Project sowie oft SharePoint (dessen Potenzial nur leider allzu oft nicht ausführlich genug genutzt wird) und OneNote. Erfreulicher Weise gibt es immer öfter auch die Möglichkeit, Werkzeuge wie Jira zu nutzen. Als Mac-User ist man in deutschen Unternehmen leider immer noch ein Exot, so dass von mir geschätzte Mac-basierte Tools nur in Projekten zum Einsatz kommen, die wir in Eigenregie für (mittelständische) Kunden durchführen. Für Planungen sind Merlin und Goalscape oder XMind am Start, hinzu kommen Twist (teilweise auch Slack) für die Teamkommunikation und eine sichere NextCloud-Umgebung.

3. Was ist Dein Lieblingsritual im Projekt?

Alles, was hilft, das Team besser zu machen:

• Daily Stand-ups mit guter Moderation
• Ebenso wichtig: informelle (After-Work-) Treffen auf freiwilliger Basis. Es ist immer wieder erstaunlich, welchen „Boost“ so etwas dem Teamzusammenhalt gibt. Auch wertvoll: mit jedem aus dem Projektumfeld mal die Mittagspause zu verbringen.
• Und: „Management by walking around“

4. Was ist aus Deiner Sicht einer der meistunterschätzten Faktoren für den Projekterfolg?

Menschen, Führung und Kommunikation. Wir lassen oft außer Acht, dass Menschen individuelle Stärken und Schwächen mitbringen, die einem Team eine spezifische Dynamik geben. Führung ist dann eine Dienstleistung am Team („Servant Leadership“) - denn es geht nicht darum, Menschen vorzugeben, was sie wie tun sollen, sondern das gemeinsame Ziel zu definieren und die Rahmenbedingungen zur Erreichung zu schaffen.

5. Was ist Dein größter Zeitkiller?

• Meeting-Wahnsinn ohne Struktur und Disziplin
• Aktionismus statt vernünftiger Planung und die daraus resultierenden Aufwände zur Fehlerbeseitigung
• Bürokratie um ihrer selbst willen (der Klassiker: Nach erfolgreichem Projektabschluss muss man noch schnell den Projektplan in MS Project aufsetzen, weil der von der Revision verlangt wird.)