Beschaffungsmanagement mit Merlin Project & dem PMBOK

Im Projektmanagement umfasst die Beschaffung die Beschaffung und Verwaltung externer Ressourcen, Materialien und Dienstleistungen, die für den Projekterfolg entscheidend sind. Eine effektive Beschaffung stellt sicher, dass die Ressourcen rechtzeitig und innerhalb des Budgets zur Verfügung stehen und den Qualitätsstandards entsprechen. Dazu gehört die Auswahl der richtigen Anbieter, die Nachverfolgung der Leistungen, das Risikomanagement und die Abstimmung der Kosten auf die Projektziele.

Ein gutes Beschaffungsmanagement sorgt für einen Saldo aus Bedarf, Budgets und Zeitplänen mit externen Lieferanten, was Anpassungsfähigkeit und ständige Nachverfolgung erfordert. Merlin Project, das führende Projektmanagement-Tool für Mac, iPad und iPhone, vereinfacht die Beschaffung durch Ressourcenverwaltung, Abhängigkeitseinstellungen, Risikoverfolgung und Echtzeit-Berichterstattung. Mit Merlin können Projektmanager sicherstellen, dass die Beschaffung organisiert, zeitnah und auf die Projektanforderungen abgestimmt ist.

Wie Merlin Project die Beschaffung unterstützt

Seit über 20 Jahren ist Merlin Project das branchenübergreifende Projektmanagement-Tool weltweit. Die flexible Plattform von Merlin Project, der in über 160 Ländern vertraut wird, unterstützt alles von Geburtstagsfeiern bis hin zu großen Welttourneen, von Einfamilienhäusern bis hin zu Weltraumforschungsprojekten. Ob es sich um die Entwicklung einer einfachen Website oder die weltweite Einführung einer Software handelt, Merlin Project hat Teams in die Lage versetzt, Projekte zu planen, zu steuern und die Qualität zu verbessern. Die Beschaffung war bei diesen Projekten stets ein entscheidendes Element, das sich auf die Zeitpläne, die Budgets und die Qualität des Endergebnisses auswirkte.

Merlin Project enthält mehrere Funktionen zur Optimierung der Beschaffung:

• Ressourcentypen: Merlin Project unterscheidet Ressourcen nach Kategorien – Personal, Materialien, Ausrüstung und Unternehmen. Jeder Typ verfügt über eindeutige Attribute, sodass sich die verschiedenen Komponenten eines Beschaffungsplans einfach zuweisen, überwachen und verwalten lassen.

• Arbeit vs. Dauer: Mit Merlin Project können Benutzer Aufgaben entweder als arbeitsbezogen (bestimmte Arbeitsstunden erforderlich) oder als dauerbezogen (über einen bestimmten Zeitraum) definieren. Diese Unterscheidung hilft bei der genauen Planung sowohl arbeitsintensiver als auch zeitkritischer Vorgänge.

• Abhängigkeiten und Vorlauf-/Nachlaufzeiten: Abhängigkeiten verknüpfen Aufgaben, während Vorlauf- und Nachlaufzeiten Pufferzeiten vor dem Start neuer Vorgänge ermöglichen, was bei komplexen Beschaffungen zur Vermeidung von Engpässen unerlässlich ist.

• Risikomanagement: Mit Merlin Project können Benutzer Risiken protokollieren und überwachen, sie bestimmten Aufgaben zuweisen und sie während des gesamten Projekts verfolgen, um sicherzustellen, dass sie aktiv verwaltet werden.

• Benutzerdefinierte Berichterstellung: Die Echtzeitberichte von Merlin Project bieten Einblicke in Beschaffungskosten, Zeitpläne und Leistung, unterstützen fundiertere Entscheidungen und stellen sicher, dass das Projekt im Budget und im Zeitplan bleibt.

Anwendung der fünf Phasen des PMBOK in einem Beispiel aus der Praxis: Büroumzugsprojekt

Um Merlin Project in Aktion zu sehen, verfolgen wir ein Büroumzugsprojekt in den fünf Phasen des PMBOK: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss.

Phase 1: Initiierung – Bedarfsermittlung

Der Projektmanager holt Angebote von Umzugs- und IT-Anbietern ein und ermittelt wichtige Ressourcen wie Geräte (Schreibtische, Computer) und Unternehmen (Umzugsdienste). Anhand der allgemeinen Anforderungen werden realistische Erwartungen an das Budget und den Umfang festgelegt.

• Beispiel: Erste Schätzungen umfassen die Transportkosten für Geräte und neue Computer und erstellen ein vorläufiges Budget.

Phase 2: Planung – Organisation der Beschaffung mit Merlin Project

Bei der Planung kategorisiert Merlin Project die Ressourcen nach Art – Personal (IT-Techniker), Materialien (Möbel), Ausrüstung (Computer) und Unternehmen (Umzugsunternehmen) – und bietet so einen klaren Überblick über alle Bedürfnisse. Erste Schätzungen umfassen die Transportkosten für die Ausrüstung und neue Computer und erstellen ein vorläufiges Budget.

• Arbeit vs. Dauer: Aufgaben sind entweder arbeitsbezogen (z. B. 40 Stunden für die IT-Einrichtung) oder dauerbezogen (z. B. 3 Tage für Malerarbeiten).
• Pufferzeiten: Zwischen den Malerarbeiten und der Möbelinstallation wird eine Verzögerung von zwei Tagen eingeplant, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Phase 3: Ausführung – Nachverfolgung von Lieferungen und Zeitplänen

Mit Beginn der Vorgänge im Bereich Beschaffung werden Verträge abgeschlossen und Zeitpläne koordiniert. Merlin Project verfolgt den Ressourcenstatus, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

• Beispiel: Das Umzugsunternehmen beginnt mit dem Möbeltransport, während die IT-Einrichtung planmäßig fortgesetzt wird.

Phase 4: Überwachung und Steuerung – Sicherstellung der Qualität und Einhaltung des Budgets

Die Leistung der Lieferanten wird überwacht, wobei die Berichte von Merlin Project die Kosten und Zeitpläne verfolgen. Abhängigkeiten machen das Team auf Verzögerungen aufmerksam, die sich auf nachgelagerte Aufgaben auswirken.

• Konkretes Risiko: Eine verspätete Möbellieferung gefährdet die Einrichtung des Arbeitsbereichs; Merlin Project dokumentiert dies mit Notfallplänen, wie z. B. der Anmietung von provisorischem Mobiliar, falls erforderlich.

Phase 5: Abschluss – Zusammenfassung und Dokumentation

Der Projektmanager schließt die Lieferantenverträge ab und verwendet die Berichtswerkzeuge von Merlin Project, um Kosten, Lieferantenleistung und wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu dokumentieren.

• Beispiel: Ein Abschlussbericht fasst die Ergebnisse der Lieferanten, die Gesamtkosten und die dokumentierten Risiken zusammen und unterstützt so die zukünftige Projektplanung.

Fazit

Die Kombination des PMBOK-Rahmens mit den Ressourcen- und Nachverfolgungsfunktionen von Merlin Project bietet einen effizienten, strukturierten Ansatz für das Beschaffungsmanagement. Mit einer klaren Kategorisierung, Vorlaufzeiten, Risikomanagement und Berichterstattung sorgt Merlin Project dafür, dass Ihre Beschaffungsaufgaben aufeinander abgestimmt sind, und hilft Ihnen, Ressourcen effektiv zu verwalten und Projekte von der Initiierung bis zum Abschluss auf Kurs zu halten.

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