Time & Material (T&M) ist ein Vertragsmodell, bei dem der Auftraggeber die tatsächlich geleisteten Stunden zu festen Stundensätzen plus Material bezahlt; beim Festpreis zahlt er einen vorab vereinbarten Gesamtpreis. Der PMBOK Guide nennt außerdem Kostenerstattungsverträge wie CPFF, CPIF und CPAF. Die Vertragsart entscheidet, wer zahlt, wenn ein Projekt 20 % mehr Aufwand braucht.
Dieser Artikel vergleicht die gängigen Vertragsarten, rechnet Time & Material und Festpreis an einem Projekt durch und zeigt, wie Sie Budget, Stundensätze und Ist-Kosten in Merlin Project steuern.
Was bedeutet Time & Material (T&M)?
Time & Material (T&M, auch Time and Materials, auf Deutsch Abrechnung nach Aufwand) ist ein Vertrag, bei dem der Auftraggeber jede geleistete Arbeitsstunde zum vereinbarten Stundensatz und das Material zu den tatsächlichen Kosten bezahlt. Der Gesamtpreis steht erst am Ende fest.
Die US-Beschaffungsvorschrift FAR beschreibt den Stundensatz als festen Satz, der Löhne, Gemeinkosten, Verwaltungskosten und Gewinn enthält (FAR 16.601). Der Auftragnehmer verdient also an jeder Stunde. T&M passt, wenn sich Umfang oder Dauer zu Beginn nicht verlässlich schätzen lassen, etwa bei agiler Softwareentwicklung oder Beratung.
Was ist ein Festpreisvertrag?
Ein Festpreisvertrag (Firm Fixed Price, FFP) ist ein Vertrag, bei dem Auftraggeber und Auftragnehmer vorab einen Gesamtpreis für einen definierten Leistungsumfang vereinbaren. Kostet die Arbeit mehr, trägt der Auftragnehmer die Differenz; kostet sie weniger, behält er sie.
Ein Festpreis setzt eine genaue Leistungsbeschreibung voraus. Ohne ein Statement of Work mit Ausschlüssen und Abnahmekriterien streiten die Parteien bei jeder Änderung, ob sie im Preis enthalten ist. Änderungen des Umfangs regeln Sie über Nachträge (Change Requests).
Was ist ein Kostenerstattungsvertrag?
Ein Kostenerstattungsvertrag (Cost-Reimbursable) ist ein Vertrag, bei dem der Auftraggeber die tatsächlichen Kosten des Auftragnehmers erstattet und zusätzlich eine Vergütung (Fee) zahlt. Der PMBOK Guide unterscheidet drei Varianten, die US-Vorschrift FAR Part 16 definiert sie im Detail:
- CPFF (Cost Plus Fixed Fee): Kosten plus fester Zuschlag. Der Zuschlag steht bei Vertragsschluss fest und ändert sich nicht mit den tatsächlichen Kosten (FAR 16.306).
- CPIF (Cost Plus Incentive Fee): Kosten plus Anreizzuschlag. Liegen die Kosten unter dem Zielwert, steigt der Zuschlag bis zu einem Maximum; liegen sie darüber, sinkt er bis zu einem Minimum (FAR 16.405-1).
- CPAF (Cost Plus Award Fee): Kosten plus Leistungsprämie. Der Auftragnehmer verdient die Prämie ganz oder teilweise, je nachdem, wie der Auftraggeber Kosten, Termine und technische Leistung bewertet (FAR 16.405-2).
Kostenerstattung kommt dort vor, wo niemand die Kosten vorab kennt: Forschung, Entwicklung, Prototypen.
Welche Vertragsarten gibt es im Projektmanagement?
Im Projektmanagement gibt es drei Grundtypen: Festpreis, Time & Material und Kostenerstattung. Der PMBOK Guide teilt Festpreis und Kostenerstattung in je drei Varianten; Time & Material steht als Mischform dazwischen. Die Tabelle vergleicht alle acht Formen einschließlich T&M mit Obergrenze.
| Vertragsart | Vergütung | Kostenrisiko trägt | Änderungen | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|---|
| Festpreis (FFP) | Ein Gesamtpreis für den vereinbarten Umfang | Auftragnehmer | Aufwendig, nur per Nachtrag | Klar beschriebener Umfang, z. B. Softwareeinführung nach SOW |
| Festpreis mit Anreiz (FPIF) | Zielkosten, Zielgewinn, Preisobergrenze und Formel; der Gewinn sinkt, wenn die Kosten steigen (FAR 16.403-1) | Überwiegend Auftragnehmer, oberhalb der Preisobergrenze ganz | Per Nachtrag | Große Vorhaben mit gut schätzbarem Umfang |
| Festpreis mit Preisgleitklausel (FP-EPA) | Festpreis, der sich nach vereinbarten Indizes oder Material- und Lohnkosten nach oben oder unten anpasst (FAR 16.203-1) | Auftragnehmer, Preisschwankungen geteilt | Per Nachtrag | Mehrjährige Verträge, Bau mit Stahl- oder Energiepreisrisiko |
| Time & Material (T&M) | Stunden mal Stundensatz plus Material | Auftraggeber | Einfach, Umfang bleibt beweglich | Unklarer Umfang, agile Entwicklung, Beratung |
| T&M mit Obergrenze | Wie T&M, aber höchstens bis zum vereinbarten Höchstbetrag | Auftraggeber bis zur Obergrenze, darüber Auftragnehmer | Einfach innerhalb des Budgets | Unklarer Umfang bei festem Budget |
| Kosten plus fester Zuschlag (CPFF) | Erstattete Kosten plus fester Betrag | Auftraggeber | Einfach | Forschung, Entwicklung |
| Kosten plus Anreiz (CPIF) | Erstattete Kosten plus Zuschlag, der mit Kostenunterschreitung steigt | Überwiegend Auftraggeber, Abweichungen geteilt | Einfach | Entwicklung mit Kostenziel |
| Kosten plus Prämie (CPAF) | Erstattete Kosten plus Prämie nach Leistungsbewertung | Auftraggeber | Einfach | Leistungen, deren Qualität schwer messbar ist |
Wer trägt bei welcher Vertragsart das Risiko?
Das Kostenrisiko trägt beim Festpreis der Auftragnehmer und bei Kostenerstattung der Auftraggeber; alle anderen Vertragsarten verteilen es dazwischen. Je weiter rechts der orange Anteil endet, desto mehr Mehrkosten zahlt der Auftraggeber.
Risikospektrum der Vertragsarten
Wer zahlt, wenn das Projekt teurer wird als geplant?
CPFF Kosten plus fester Zuschlag
CPAF Kosten plus Prämie
T&M Time & Material
CPIF Kosten plus Anreiz
T&M + Cap mit Obergrenze
FP-EPA Festpreis mit Preisgleitung
FPIF Festpreis mit Anreiz
FFP Festpreis
Eigene schematische Einordnung nach der Vergütungsmechanik in FAR Part 16; die Balkenlängen zeigen die Reihenfolge, keine Messwerte.
Zwei Punkte entscheiden über die Position: ob der Gewinn des Auftragnehmers mit den Kosten wächst (T&M, CPFF) und ob eine Obergrenze existiert, oberhalb derer er selbst zahlt (FPIF, T&M mit Obergrenze, FFP).
Time & Material oder Festpreis: Was kostet weniger?
Time & Material kostet den Auftraggeber weniger, solange der tatsächliche Aufwand unter der Schätzung plus Risikoaufschlag bleibt; darüber ist der Festpreis günstiger. Das Rechenbeispiel zeigt die Grenze an einem Projekt.
Beispiel: Ein Ingenieurbüro führt ein Dokumentenmanagementsystem ein. Der IT-Dienstleister schätzt 400 Stunden zu 95 Euro, also 38.000 Euro nach Aufwand. Für einen Festpreis schlägt er 15 % für das Mengenrisiko auf und bietet 43.700 Euro an. Als dritte Variante steht T&M mit einer Obergrenze von 44.000 Euro zur Wahl. Der Risikoaufschlag ist eine Annahme für dieses Beispiel; in der Praxis hängt er davon ab, wie gut der Umfang beschrieben ist.
| Tatsächlicher Aufwand | Time & Material | Festpreis | T&M mit Obergrenze 44.000 € |
|---|---|---|---|
| 340 h (15 % unter Schätzung) | 32.300 € | 43.700 € | 32.300 € |
| 400 h (wie geschätzt) | 38.000 € | 43.700 € | 38.000 € |
| 460 h (15 % über Schätzung) | 43.700 € | 43.700 € | 43.700 € |
| 480 h (20 % über Schätzung) | 45.600 € | 43.700 € | 44.000 € |
| 560 h (40 % über Schätzung) | 53.200 € | 43.700 € | 44.000 € |
Was die Tabelle zeigt:
- Gleichstand bei 460 Stunden: 43.700 € ÷ 95 €/h = 460 h. Erst wenn das Projekt mehr als 15 % über der Schätzung landet, spart der Auftraggeber mit dem Festpreis. Die Schwelle entspricht genau dem Risikoaufschlag.
- Festpreis kostet Geld, wenn alles gut geht: Bei 400 Stunden zahlt der Auftraggeber 5.700 Euro mehr als nach Aufwand, bei 340 Stunden 11.400 Euro mehr.
- Die Obergrenze schützt den Auftraggeber: Bei 560 Stunden zahlt er mit Obergrenze 44.000 statt 53.200 Euro. Die Differenz von 9.200 Euro trägt der Auftragnehmer, beim reinen Festpreis wären es 9.500 Euro.
Für den Auftraggeber lohnt der Festpreis also, wenn er eine Überschreitung von mehr als 15 % für wahrscheinlich hält oder Budgetsicherheit wichtiger ist als der erwartete Preis.
Können Sie Time & Material und Festpreis in einem Projekt mischen?
Ja, Time & Material und Festpreis lassen sich in einem Projekt mischen, entweder nacheinander nach Phasen oder kombiniert in einem Vertrag. Vier Mischmodelle sind verbreitet:
- Phasenweise: Die Analyse läuft nach Aufwand, weil der Umfang noch offen ist. Ist die Leistungsbeschreibung fertig, folgt die Umsetzung zum Festpreis. Im Beispiel: Arbeitspaket Analyse (60 h) nach Aufwand, die übrigen 340 Stunden zum Festpreis.
- T&M mit Obergrenze (Not-to-exceed, Cap): Abrechnung nach Aufwand bis zu einem Höchstbetrag. Die FAR schreibt für T&M-Verträge eine solche Obergrenze vor, die der Auftragnehmer „auf eigenes Risiko“ überschreitet (FAR 16.601).
- Festpreis je Meilenstein: Jeder Meilenstein hat einen eigenen Festpreis. Ändert sich der Umfang, verhandeln Sie nur die offenen Meilensteine neu.
- Fixed Capacity: Der Auftraggeber bucht ein festes Team für einen festen Zeitraum, etwa drei Personen für zwei Wochen je Sprint, zu einem festen Preis. Der Umfang bleibt beweglich, das Budget pro Sprint steht fest. Das Modell passt zu agilen Projekten mit priorisiertem Backlog.
Halten Sie bei jedem Mischmodell im Vertrag fest, welche Leistung Sie nach welchem Modell abrechnen. Sonst ist unklar, ob ein Änderungswunsch zum Festpreis- oder zum Aufwandsteil gehört.
Werkvertrag oder Dienstvertrag: Wie ordnet das BGB die Modelle ein?
Das BGB unterscheidet nicht nach Abrechnungsmodell, sondern danach, ob ein Erfolg geschuldet ist: Beim Werkvertrag schuldet der Unternehmer ein Werk, beim Dienstvertrag nur die Tätigkeit. Festpreis und Time & Material sind Vergütungsformen, die in beiden Vertragstypen vorkommen.
- Werkvertrag (§ 631 BGB): Der Unternehmer schuldet „die Herstellung des versprochenen Werkes“, also einen Erfolg, zum Beispiel ein lauffähiges System. Der Besteller muss ein vertragsgemäßes Werk abnehmen (§ 640 BGB), und die Vergütung wird bei der Abnahme fällig (§ 641 BGB).
- Dienstvertrag (§ 611 BGB): Der Dienstverpflichtete schuldet die „versprochenen Dienste“, aber keinen bestimmten Erfolg. Typisch sind Beratung, Projektleitung auf Zeit oder Schulung.
Auch einen Werkvertrag können die Parteien nach Aufwand abrechnen; T&M macht einen Vertrag deshalb nicht automatisch zum Dienstvertrag. Rechnet ein Werkvertrag auf Basis eines unverbindlichen Kostenanschlags ab und zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Unternehmer den Besteller unverzüglich informieren; der Besteller darf dann kündigen (§ 649 BGB). Für die Vertragsgestaltung im Einzelfall ziehen Sie eine Rechtsberatung hinzu.
Wie steuern Sie Vertragskosten in Merlin Project?
In Merlin Project steuern Sie Vertragskosten, indem Sie den Vertragswert als Budget hinterlegen, Stundensätze an den Ressourcen pflegen und Ist-Werte gegen das Budget vergleichen. So gehen Sie vor:
- Stundensatz hinterlegen: Tragen Sie im Reiter Kosten des Ressourcen-Inspektors unter Geplante Kosten den Standardsatz ein, im Beispiel 95 €/h, und bei Bedarf den Überstundensatz. Merlin Project berechnet daraus die Arbeitskosten jedes Vorgangs (siehe Kosten einrichten).
- Vertragswert als Budget eintragen: Wählen Sie das Projekt (#0), öffnen Sie im Inspektor den Reiter Finanzen und im Tab Budget das Feld Genehmigt. Beim Festpreis tragen Sie 43.700 Euro ein, bei T&M mit Obergrenze die 44.000 Euro. Unter Von wählen Sie den Kunden.
- Festbeträge erfassen: Material, Lizenzen oder Pauschalen legen Sie im Tab Kosten als Kostenpunkte mit Geplantem Betrag und Fälligkeit an, etwa Fällig am Ende für eine Zahlung bei Abnahme.
- Ist-Werte erfassen: Tragen Sie im Tab Wirkliche Werte des Vorgangs Erledigt in Prozent oder die Wirkliche Arbeit ein. Merlin Project leitet daraus die erwarteten Kosten ab (siehe Soll/Ist-Vergleich).
- Abweichungen prüfen: Die Ansicht Soll/Ist-Vergleich (Kosten) zeigt Absolutes genehmigtes Budget, Geplante Kosten, Wirkliche Kosten und Erwartete Kosten mit Saldo. Negative Salden erscheinen rot; der Filter Kosten über Budget blendet alle Vorgänge ein, deren erwartete Kosten das Budget übersteigen.
Plan und Ist im Vertrag
Bei T&M mit Obergrenze zeigt der Saldo Budget/Erwartete Kosten laufend, wie viel bis zum Höchstbetrag bleibt. Beim Festpreis sehen Sie als Auftragnehmer früh, ob Ihre Marge schrumpft. Den Vertrag selbst legen Sie als Anhang vom Typ Datei am Projekt ab. Testen Sie Merlin Project 30 Tage kostenlos.
Wie Sie den Einkauf von Leistungen vom Make-or-Buy bis zum Vertragsabschluss planen, beschreibt der Artikel Beschaffungsmanagement im Projekt. Was das Budget eines Projekts ausmacht, erklärt der Glossareintrag Budget.
Quellen
- Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 6. Auflage, Kapitel 12 Projektbeschaffungsmanagement, Vertragsarten
- Federal Acquisition Regulation (FAR), Subpart 16.6 Time-and-Materials, 16.306 CPFF, 16.405-1 CPIF, 16.405-2 CPAF, 16.403-1 FPIF, 16.203-1 FP-EPA
- Bürgerliches Gesetzbuch: § 611, § 631, § 640, § 641, § 649
Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.
Häufige Fragen
Was bedeutet T&M?
T&M steht für Time and Material, auf Deutsch Abrechnung nach Aufwand. Der Auftraggeber bezahlt die geleisteten Stunden zum vereinbarten Stundensatz und das Material zu den tatsächlichen Kosten.
Ist ein Time-&-Material-Vertrag ein Dienstvertrag?
Nicht automatisch. Ob ein Werkvertrag nach § 631 BGB oder ein Dienstvertrag nach § 611 BGB vorliegt, hängt davon ab, ob ein Erfolg geschuldet ist. Auch einen Werkvertrag können die Parteien nach Aufwand abrechnen.
Können wir Time & Material und Festpreis gemischt in einem Projekt abrechnen?
Ja. Üblich sind eine Analysephase nach Aufwand mit anschließender Umsetzung zum Festpreis, T&M mit Obergrenze oder ein Festpreis je Meilenstein. Legen Sie im Vertrag fest, welche Leistung Sie nach welchem Modell abrechnen.
Welche Vertragsart passt, wenn der Auftraggeber Kostensicherheit will?
Der Festpreis (FFP) gibt die höchste Kostensicherheit, weil der Auftragnehmer Mehrkosten trägt. Ist der Umfang noch unklar, bietet T&M mit Obergrenze Kostensicherheit bis zum Höchstbetrag bei beweglichem Umfang.
Was ist das Fixed-Capacity-Modell?
Beim Fixed-Capacity-Modell bucht der Auftraggeber ein festes Team für einen festen Zeitraum zu einem festen Preis, etwa pro Sprint. Der Umfang bleibt beweglich, das Budget je Zeitraum steht fest. Im Unterschied zum Festpreis schuldet der Auftragnehmer keinen vorab definierten Gesamtumfang.
Was ist der Unterschied zwischen CPFF und CPIF?
Bei CPFF erhält der Auftragnehmer einen festen Zuschlag, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Bei CPIF sinkt der Zuschlag bis zu einem Minimum, wenn die Kosten den Zielwert übersteigen, und steigt bis zu einem Maximum, wenn sie darunter bleiben.
