Merlin Project vs. Microsoft Project Planner 3

Um Merlin Project kontinuierlich zu verbessern, beobachten wir kontinuierlich den Projektmanagement-Markt. An dieser Stelle wollen wir unsere Erfahrungen zu den einzelnen Anwendungen mit Ihnen teilen. Den Anfang macht Microsoft Project, ein Klassiker auf Windows-Systemen. Wir haben uns die Abo-Variante angesehen, um einen direkten Vergleich mit Merlin Project zu ermöglichen.

Microsoft Project Plan 3
Microsoft Project Plan 3 ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die sich an professionelle Anwender richtet. Sie ermöglicht die effiziente Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen und deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab.

Einrichtung und Trial-Phase

Microsoft Project Plan 3 erfordert eine umfassende Registrierung, die es dem Nutzer ermöglicht, die Software zunächst in einer kostenlosen Testphase zu erkunden. Diese Phase dient dazu, die Funktionen der Software kennenzulernen, bevor eine Entscheidung über den Kauf getroffen wird. Positiv zu vermerken ist, dass die Trial-Phase nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement übergeht, was Nutzern eine gewisse Sicherheit gibt.

Der Einstieg in Microsoft Project Plan 3 ist vergleichsweise umständlich. Bereits in der Trial-Phase ist eine vollständige Registrierung mit Name, Adresse, Telefonnummer und Zahlungsinformationen erforderlich. Dazu muss man ein Konto mit E-Mail-Adresse, Benutzernamen, einem von Microsoft vorgegebenen Domain-Namen (name@domain.onmicrosoft.com) und Passwort erstellen. Unklar bleibt, warum eine Handynummer zur Verifizierung benötigt wird und warum bereits für die Testphase Kreditkartendetails hinterlegt werden müssen.

Erster Eindruck und Benutzeroberfläche

Microsoft Project Plan 3 bietet eine moderne und aufgeräumte Oberfläche, die verschiedene Ansichten wie Grid, Board, Timeline, Charts, People und Goals bereitstellt. Jede dieser Ansichten ermöglicht es dem Nutzer, das Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und zu steuern, um so einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten.

Zu Anfang hat man die Möglichkeit die Software in einem kurzen Klick-Pfad kennenzulernen. Das bietet einen schnellen Start und erklärt die wesentlichen Funktionen in Kürze.

Danach fällt jedoch auf, dass die Benutzeroberfläche von Microsoft Project Plan 3 einige Schwächen aufweist. So öffnet sich bei der Umbenennung eines Projekts die Seitenleiste, in der nur wenig Anpassungen getätigt werden können. Man kann lediglich das Startdatum und die Arbeitswoche definieren. Weitere Anpassungen wie Enddatum, Arbeitsstunden oder freie Tage lassen sich nicht eintragen.

Funktionalitäten und Ressourcenmanagement

Schauen wir uns nun die Ansichten im Detail an. Wie bereits erwähnt, bietet Microsoft Project Plan 3 verschiedene Ansichten für Projekte, wie Grid, Board, Timeline, Charts, People und Goals. Während die Vielfalt an Ansichten theoretisch Vorteile bietet, mangelt es oft an der praktischen Umsetzung:

Kanban

Board-Ansicht: Die Kanban-Boards erlauben die Kategorisierung von Aufgaben in sogenannte „Buckets“. Diese Buckets haben jedoch keinen Einfluss auf den Fortschrittsstatus der Aufgaben. Um beispielsweise den Prozentsatz der erledigten Aufgaben zu aktualisieren, muss dies manuell erfolgen, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Timeline

Timeline-Ansicht: Die Möglichkeit, Aufgaben in der Timeline zu verknüpfen, ist grundsätzlich positiv. Allerdings zeigen sich hier auch erhebliche Bugs, die die Projektdarstellung verzerren und die Prioritätensetzung der Verknüpfungen nicht korrekt wiedergeben.

Ressourcen

Ressourcenmanagement: Ein erheblicher Nachteil ist, dass nur Personen mit einem Microsoft-Account als Ressourcen hinzugefügt werden können. Dies bedeutet, dass eine Planung nur innerhalb des Microsoft-Ökosystems sinnvoll ist, was in der Praxis unrealistisch ist, da nicht alle Projektbeteiligten über einen Microsoft-Account verfügen werden.

Die Nutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Software, insbesondere bei Projektmanagement-Tools, die von vielen verschiedenen Benutzern mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten genutzt werden. Ein intuitiver und fehlerfreier Anmeldeprozess sowie eine klare und übersichtliche Menüführung sind dabei essenziell.

Die Software weist mehrere Bedienungsprobleme auf, die die Nutzung erschweren:

Der Anmeldeprozess ist fehleranfällig. Während des Testzeitraums wurde der Zugang zum Konto mehrmals unerwartet gesperrt, was eine erneute Passwortrücksetzung erforderlich machte.

Zudem zeigen sich Fehler bei der Eingabe von Aufgaben: Beim Hinzufügen einer neuen Aufgabe verschiebt sich die gesamte Aufgabenliste im Grid nach rechts, was die Übersicht erschwert. Solche Darstellungsfehler beeinträchtigen die Benutzerfreundlichkeit erheblich, insbesondere wenn man viele Aufgaben gleichzeitig eingeben möchte.

Fehlende Funktionen und Einschränkungen

Microsoft Project Plan 3 zeigt deutliche Lücken in der Funktionalität, die für professionelles Projektmanagement notwendig wären:

• Meilensteine: Es fehlen die Möglichkeit, Meilensteine zu setzen, was die Strukturierung und Kontrolle von Projektphasen erheblich erschwert.

• Soll-Ist Vergleich: Es lassen sich keine reellen Werte nachtragen, sodass bei Verzögerungen der Plan jedes Mal angepasst werden muss. Dadurch werden Berichte nachträglich verfälscht, da die Planphase überschrieben wird. Der Vergleich zwischen Plan und Ist-Wert ist jedoch essenziell, um aus Projekten zu lernen und künftige Planungen zu verbessern.

• Ressourcen-Auslastung: Microsoft Project Plan 3 beschränkt sich auf die reine Projektplanung und bietet keine detaillierten Berichte zur Auslastung. Stattdessen gibt es nur einen allgemeinen Vergleich des Arbeitsaufwands je Person, der zeigt, wer wie viel Arbeit ins Projekt investiert hat, aber nicht, ob einzelne Personen über- oder unterlastet sind. Das ist ineffektiv. Eine Ansicht, die die tägliche Auslastung bewertet, wäre hier sinnvoll.

• Berichte und Analysen: Die vorhandenen Charts bieten nur rudimentäre Informationen, ohne detaillierte Einblicke in den Projektstatus. Eine echte Analyse oder der Vergleich von Plan- und Ist-Werten ist nicht möglich.

• Integration und Export: Obwohl es möglich ist, Dateien anzuhängen, sind diese Funktionen oft ausgegraut, ohne Erklärung, warum. Der Export von Projektdaten ist lediglich im Excel-Format möglich, andere gängige Formate wie PDF werden nicht unterstützt.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Microsoft Project Plan 3 ist eine kostenpflichtige Lösung, die mit günstigeren Tools konkurriert. Microsoft bietet mehrere Versionen von Project Plan an, deren Unterschiede unklar sind. Zwar gibt es eine Funktionsliste, doch in der Anwendung sind diese Funktionen oft schwer auffindbar. Beispielsweise sollen Berichte und Finanzanalysen enthalten sein, doch sind diese in der App nicht ersichtlich. Es bleibt unklar, ob die Testphase auf Microsoft Planner basiert, das diese Funktionen nicht bietet, da dies nirgendwo erwähnt wird. Ich habe den Test direkt über den Link für Project Plan 3 gestartet.

Mit 29 € pro Monat ist Microsoft Project Plan 3 teuer und bietet weniger Funktionen als Konkurrenten wie Merlin Project. Aufgrund der vielen Einschränkungen und fehlenden Funktionen halte ich den Preis für nicht gerechtfertigt.

Fazit

Microsoft Project Plan 3 eignet sich für einfache Aufgabenmanagement-Anwendungen, erfüllt jedoch nicht die Anforderungen, die ich für ein professionelles Projektmanagement-Tool habe. Es fehlen essenzielle Funktionen wie Meilensteine, umfassende Berichte und eine flexible Ressourcenplanung. Die zahlreichen Bugs und Bedienungsprobleme mindern zudem die Benutzerfreundlichkeit erheblich. Für den hohen Preis bietet die Software letztlich zu wenig Mehrwert, sodass alternative Tools wie Merlin Project oder sogar Excel für viele Anwender die bessere Wahl darstellen könnten.

Unser Fazit: Die Webanwendung "Project Planner" hat nichts mit dem Klassiker MS Project zu tun. Es fehlt eine Vielzahl an Funktionen, die im Projektmanagement benötigt werden. Im Gegensatz erhalten Sie mit Merlin Project eine vollumfängliche Projektmanagement-Software. Überzeugen Sie sich einfach selbst und starten Sie die kostenlose 30-tägige Testphase noch heute.