5 Fragen zum Projektmanagement
an Jeff Questad

Kurz vor dem Wochenende machen wir einen kleinen Stopp in der Kaffeeküche und tauschen uns unter Kollegen aus. So verstehen wir unsere „5 Fragen an“-Artikelserie, in der wir erfahrene Projektmanager zu ihren Best Practices befragen.

Heute treffen wir Jeff Questad. Er ist Senior Public Relationship Manager bei Backbeat Media in Austin, Texas. Das Projektgeschäft macht seit mehr als einer Dekade einen wichtigen Teil seiner Tätigkeit aus.

1. Herr Questad, was ist Ihre bevorzugte Projektmanagement-Methode?

In meinem Job habe ich wenige langfristige Projekt, aber zahlreiche tägliche To Dos. Ich nutze nicht zwingend Projektmanagement Software. Ich verwende eine Kombination aus digitalen und analogen Tools für meine Aufgabenorganisation. Um tägliche Aufgaben zu erfassen, nutze ich digitale Applikationen, aber ich schreibe einige davon auch per Hand in ein Notizbuch, um sie mir dann gezielt vorzunehmen. Meine digitale Inbox ist Things. BusyCal und einen einfachen Spiralblock nutze ich, um meine restlichen Aufgaben zu organisieren.

Wie viele Menschen bin ich der Meinung, dass mein Job einzigartig ist und es für eine App schwierig ist, alle meine Prozesse abzubilden. Also neige ich dazu, Dinge zu kombinieren und daraus meine ganz eigenen Prozesse zu bilden.

2. Setzen Sie für größere Projekte Software ein und falls ja, welche?

Things ist eher ein To-do Manager, es ermöglicht mir, meine Aufgaben zu planen. Ich nutze es allerdings nicht oft, da ich selten komplexe Projekte betreue.

Ich habe mich näher mit Projektmanagement Software beschäftigt, als ich intensiver mit anderen zusammengearbeitet habe. Unsere Firma hat ein kleines Team von Freelancern, die sich selbst managen. Wenn wir zusammenarbeiten, ist es manchmal wichtig, Aufgaben anderen zuzuweisen und Apps können sicherstellen, dass man Fortschritte im Projekt erzielt. Wenn zum Beispiel an meinem Rechner Datenbankveränderungen vorgenommen werden, möchte ich, dass andere an meiner Aufgabe weiterarbeiten können. Dann ist es sinnvoll, eine Projektmanagement Software zu haben, über die andere an meiner Aufgabe weiterarbeiten können.

Wenn ich eine Projektmanagemt Software nutzen würde, wäre es eine kostenlose oder kostengünstige, die man einfach nutzen kann, auch wenn sie dann vielleicht weniger Features hat. Wir arbeiten allerdings nicht in solchen komplexen Projekten und brauchen auch keine typische Projektmanagement Software.

3. Was ist Ihr Lieblingsritual im Projekt?

Ich führe ein Erfolgsjournal mit meinen täglichen Aufgaben. Es ist für mich wichtig, einen Wochen- und Monatsrückblick zu machen, um zu sehen, was ich geschafft habe. Das Journal und auch mein Logbuch in Things motivieren mich sehr, wenn ich so meine Erfolge sehen kann.

Außerdem bin ich eher Planer als Macher. Ich verliere mich leicht in der Planung von Aufgaben oder Projekten und verliere dann Schwung bei der Umsetzung. Das heißt: Ich liebe es zu planen und eine App mit vielen Planungsfunktionen wäre ein echter Zeitfresser für mich. Wenn Sie Ihre App mit vielen Funktionen ausstatten, machen Sie mich glücklich, aber wahrscheinlich auch weniger produktiv. :)

4. Was ist aus Ihrer Sicht einer der meistunterschätzten Faktoren für den Projekterfolg?

Um ehrlich zu sein, es ist Energie und Wohlbefinden. Ich experimentiere ziemlich mit der Art und Weise, wie ich meine Arbeit organisiere, ich spiele mit mir selbst, um fokussiert zu bleiben. Aber ich glaube, es gibt keine App auf der Welt, die so gut hilft wie früh aufzustehen, gut zu schlafen, Sport zu machen, Pausen zu machen, genug Wasser zu trinken und frische Luft zu atmen. Sie können Merlin Project mit keinem Feature ausstatten, das so viel zu meinem beruflichen Erfolg beiträgt wie mein persönliches Wohlbefinden.

Außerdem habe ich gelernt, dass Prozesse wichtiger sind als Ergebnisse. Ich manage meine Ziele nicht, in dem ich mich auf sie konzentriere, sondern indem ich auf den Prozess fokussiere. Statt darüber nachzudenken, wie ich 10 Kilo abnehme, denke ich lieber über tägliche Spaziergänge mit dem Hund nach, darüber genug Gemüse zu essen und viel Wasser zu trinken. Wenn ich mich auf Ergebnisse wie Verkaufszahlen konzentriere, überwältigt mich das schnell. Deswegen fokussiere ich auf kleinere Prozesse und vertraue darauf, dass ich das Ziel erreichen werde, wenn ich dem Prozess folge.

5. Was ist Ihr größter Zeitkiller?

Mein größter Zeitkiller ist es, morgens nicht klar zu wissen, mit welcher Aufgabe ich beginne. Es hilft mir sehr, wenn ich meinen Tag im Voraus plane und morgens in meinem Notizbuch bereits einige Aufgaben skizziert habe. Wenn ich zur Arbeit komme mit einer klaren Idee, was ich tun will, komme ich schnell in Gang und baue Momentum auf. Um es anders zu sagen: Mein größter Zeitkiller ist es, nicht zu wissen, was ich tun sollte. Ich ziehe es vor meinen Tag am Vorabend zu planen, wenn ich „warm“ bin statt morgens, wenn ich noch „kalt“ bin.

Vielen Dank für Ihre Zeit und viel Erfolg im nächsten Projekt.