10 défis communs dans la gestion de projet

La gestion d'un projet ressemble un peu à la résolution d'un Rubik's Cube : vous devez garder la trace de plusieurs éléments tout en tenant compte de plusieurs résultats différents ainsi que de la durée. Vous rencontrerez certainement des obstacles sur votre chemin.

Certaines difficultés sont également plus fréquentes que d'autres dans les projets, par exemple en termes de portée, de budget, de communication et bien plus encore. Nous vous présentons ci-dessous 10 des défis les plus courants en matière de gestion de projet et vous expliquons comment les surmonter.

1. Élargir la portée du projet

L'un des plus grands défis et des plus répandus dans la gestion de projet est que les exigences d'un projet changent par rapport aux accords initiaux au début du projet, ou même que la portée du projet s'étende.

Cela se produit notamment dans le cadre du développement de logiciels, lorsque des fonctionnalités supplémentaires étendent la portée fonctionnelle d'une application. Mais il n'est pas rare non plus, dans le secteur de la construction, qu'un client apporte des modifications non approuvées aux plans originaux d'un bâtiment.

Les modifications de la portée du projet affectent à la fois les produits livrables et l'objectif du projet. L'équipe de projet peut certainement y faire face, à condition qu'une augmentation du budget ou de la durée du projet soit possible.

Comment gérer l'expansion de la portée du projet

Afin d'éviter une extension de la portée du projet par la suite, soyez proactif dès la planification du projet. Si possible, essayez de réunir toutes les parties prenantes du projet autour d'une table afin de recueillir et d'examiner toutes les attentes avant le début du projet.

Sinon, l'utilisation d'une méthodologie de gestion de projet agile comme Scrum permet à votre équipe de se concentrer sur des objectifs spécifiques tout en revoyant continuellement les priorités et les plans. En raison des courtes parties du projet, appelées sprints, vous gardez la vue d'ensemble, mais restez toujours flexible si des ajustements sont nécessaires.

Avec Merlin Project, vous pouvez planifier des projets de manière classique mais aussi agile. En changeant simplement de vue, vous pouvez passer, par exemple, de la structure de répartition du travail au tableau Kanban - c'est la gestion de projet hybride.

2. Il manque des buts et des objectifs clairs

Pour mener à bien un projet, il est essentiel que vous sachiez clairement ce que vous devez faire. Il est donc essentiel de définir les objectifs du projet.

Le fait de ne pas fixer des buts et des objectifs adéquats peut entraîner toute une série de problèmes, notamment une mauvaise gestion des ressources et des parties prenantes. L'absence d'objectifs et de vision peut conduire à l'échec du projet.

Les objectifs doivent être clairement formulés et réalistes. Vous devez également être en mesure de montrer à l'équipe de projet comment chaque action les rapprochera de l'objectif. Cela signifie que vous pouvez mesurer l'impact de l'équipe et des membres individuels du projet.

Comment fixer des buts et des objectifs clairs

Une approche populaire pour fixer des objectifs commerciaux est la S.M.A.R.T.-Methode. méthode S.M.A.R.T.). S.M.A.R.T. est un acronyme anglais qui signifie specific – measurable – achievable – reasonable – time bound ou traduit par spécifique - mesurable - attractif - réaliste - limité dans le temps.

Les objectifs S.M.A.R.T. sont conçus pour fournir une structure et une orientation pendant un projet. Ils clarifient ce que vous voulez atteindre. Cette méthode aide efficacement votre personnel à fixer des objectifs en phase avec ceux de l'entreprise.

3. Contraintes et changements budgétaires

Lorsque la portée d'un projet et les exigences changent, le budget change également. Les chefs de projet doivent planifier leurs budgets avec précision et veiller à ce que les projets respectent le budget. La gestion du budget peut donc constituer un défi majeur.

Si l'équipe marketing a besoin de plus d'argent qu'initialement prévu pour le marketing en ligne afin de promouvoir un nouveau produit, la campagne doit utiliser les fonds disponibles ou demander plus de fonds.

Comment faire face aux contraintes et aux changements budgétaires.

Appliquer des stratégies efficaces de gestion des coûts pour éviter de dépasser le budget convenu. Envisagez toutes les options d'augmentation de la portée au stade de la planification et prévoyez un budget supplémentaire pour celles-ci afin d'éviter les dépassements de coûts.

Avec la gestion du budget dans Merlin Project, vous définissez et gérez le budget des tâches individuelles et de l'ensemble de votre projet. Les coûts supplémentaires peuvent être facilement demandés, approuvés et donc enregistrés de manière compréhensible. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble des coûts totaux du projet et du budget total restant.

4. Manque de communication

La communication est un moyen approprié pour dissiper les malentendus.
(Franz Schmidberger, publiciste allemand)

La communication peut déterminer le succès ou l'échec d'un projet. Il est important que les membres de l'équipe travaillent bien ensemble, que les tâches soient réparties efficacement et que les personnes concernées soient tenues au courant de l'avancement du projet.

Les discussions se font souvent oralement lors de réunions de projet, par e-mail ou même par SMS. Les considérations et les raisons des décisions se perdent dans le maquis de tous les courriels ou messages. Et lorsque ces derniers sont ensuite commentés par d'autres, la vue d'ensemble est généralement complètement perdue.

Comment gérer les problèmes de communication

S'il y a un problème de communication efficace, abordez-le de front. Que ce soit en réunissant des personnes pour résoudre le problème ou en créant un environnement de projet où le retour d'information constructif est valorisé comme moyen d'amélioration.

Là encore, Merlin Projectest un outil précieux. Commentez et discutez votre projet, chaque tâche, toutes les ressources et chaque pièce jointe directement dans le plan de projet. La fonction commentaire peut simplifier la communication, la collaboration mais aussi la documentation du projet pour l'équipe de projet. Les commentaires et remarques sur le projet se trouvent directement là où vous en avez besoin, dans le fichier du projet.

5. Conflits au sein de l'équipe

Un autre défi important dans la gestion de projet est le manque de direction stratégique et de leadership. Le manque de leadership est souvent une cause de conflit dans les projets. En outre, la mauvaise communication et les malentendus au sein de l'équipe constituent un obstacle majeur.

Les conflits d'équipe sont causés par un manque de vision commune, une mauvaise communication mais aussi des animosités et conduisent à la confusion et à la frustration.

Comment gérer les conflits d'équipe

Vous devez gérer les conflits au sein de l'équipe et en aucun cas les ignorer ou les minimiser. Essayez de trouver l'origine du problème et de le maîtriser.

Donnez à votre équipe la clarté et la cohésion nécessaires pour gérer efficacement les conflits. Dans certains cas, il est conseillé de sortir l'équipe de la routine quotidienne du projet et de la rapprocher à nouveau grâce à des mesures de renforcement de l'esprit d'équipe et seulement ensuite de s'attaquer à la résolution des conflits.

6. Des compétences d'équipe déséquilibrées

En tant que chef de projet, vous souhaitez créer un environnement de travail agréable et productif pour votre équipe. Celle-ci est créée lorsque les tâches sont confiées à des membres de l'équipe possédant les bonnes compétences. Si les affectations sont mauvaises, le projet deviendra inévitablement inefficace, ce qui peut conduire à l'échec.

L'expérience vous apprend quelles compétences sont nécessaires pour quelles tâches. Vous devez également bien connaître votre équipe afin de pouvoir comprendre et utiliser ses compétences et sa motivation.

Comment faire face à des compétences d'équipe inappropriées

Vérifier en permanence que chaque membre de l'équipe est effectivement affecté en fonction de ses compétences et de sa charge de travail.

Grâce à la vue des affectations, les valeurs de la charge de travail de chaque membre de l'équipe sont disponibles pour chaque jour dans Merlin Project . Dans le diagramme des phases temporelles, vous pouvez voir comment le travail est réparti entre les différents membres de l'équipe. Grâce à des outils simples, vous pouvez, si nécessaire, réagir à des évolutions imprévues dans la planification de vos ressources.

7. Manque de responsabilité

Chaque membre de votre équipe est responsable de ses décisions et de ses actions. Cette responsabilisation ne consiste pas à attribuer des responsabilités lorsque les choses vont mal. Il s'agit pour l'équipe de projet d'accomplir les tâches comme elle le souhaite, sans contrôler chaque étape.

La responsabilisation sur le lieu de travail est associée à un plus grand engagement professionnel et à de meilleures performances. En revanche, le manque de responsabilité, voire la microgestion sur le lieu de travail, peut entraîner un relâchement et un manque d'engagement envers l'objectif du projet.

Comment renforcer le sens des responsabilités

Veillez à ce qu'il soit clair dès le départ qui est responsable de quoi. La fixation de buts et d'objectifs permet de s'assurer que chacun a une idée claire de ses responsabilités.

Une vision partagée de l'avancement du projet, également en termes de tâches d'équipe, peut contribuer à accroître la responsabilité individuelle. Cela donne également aux membres de l'équipe l'occasion de discuter des difficultés et de demander du soutien si nécessaire.

Merlin Project fournit un modèle pour le suivi de l'avancement du projet et des coûts associés avec l'analyse de la valeur acquise. Les valeurs prévues et les valeurs réelles sont comparées. De cette façon, toutes les personnes impliquées dans le projet ont toujours une vue d'ensemble de l'état actuel du projet.

8. Des délais impossibles à respecter

Plus l'échéance est ridicule, plus la tentative de la respecter est fidèle.
(La sagesse du management)

Les délais irréalistes sont un moyen classique de faire trop de promesses.

En fait, vous connaissez les forces et les faiblesses de votre équipe et ce qu'elle peut fournir dans un certain délai. Néanmoins, vous pouvez être tenté de fixer des délais irréalistes juste pour remporter le projet.

Cependant, un tel projet vous frustrera, vous et votre équipe, affectera gravement les résultats du travail et finira par nuire à votre réputation.

Comment faire face à des délais irréalistes

Évitez les délais irréalistes dès la phase de planification ! Négociez des délais réalisables en fonction des forces et des faiblesses de votre équipe, sans précipiter le travail.

Pour fixer un délai réaliste, divisez le projet en petites tâches et donnez à chacune d'elles suffisamment de temps. Prévoyez toujours un peu de réserve pour l'imprévisible. Basez chaque estimation sur votre expérience de projets similaires déjà réalisés.

Un bon logiciel de gestion de projet comme Merlin Project vous aidera à planifier le projet et à fixer des délais réalistes.

9. Mauvaise gestion des risques

La gestion des risques est une gestion de projet pour adultes !
(Citation du livre Waltzing With Bears par Tom DeMarco et Tim Lister)

La gestion du risque dans les projets consiste à identifier de manière proactive les problèmes potentiels et futurs et à comprendre leurs conséquences, ce qui permet de prendre des décisions prospectives sur les projets.

Les risques doivent être évalués et gérés tout au long de la vie du projet. Néanmoins, vous n'êtes évidemment pas un voyant, et quelle que soit la qualité de votre planification, certains risques surviendront toujours.

Comment faire face aux risques

Atténuez l'impact de ces problèmes en identifiant des scénarios hypothétiques et en mettant en place des plans d'urgence. Veillez à ce que votre équipe puisse s'adapter si les choses deviennent incontrôlables.

Merlin Project vous aide à gérer les risques. Le logiciel comporte un élément d'attachement distinct appelé "risque". Vous pouvez attacher un risque à toute tâche, affectation ou ressource. Évaluez le risque qu'il se produise et réfléchissez à l'avance à une solution possible. Ce travail préparatoire vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de réagir rapidement lorsque le risque survient afin d'en atténuer l'impact sur l'ensemble du projet.

10. Trouver la bonne solution de gestion de projet

Il existe différentes approches de la gestion de projets. Cela va d'une collection de feuilles volantes à une feuille de calcul Excel à une solution professionnelle de gestion de projet.

Avec Merlin Project, vous disposez de tout, d'une carte mentale à un tableau Kanban en passant par un diagramme de Gantt complexe, y compris les rapports, la planification des ressources et la gestion des risques, le tout dans un seul logiciel. Cela permet de maîtriser facilement les défis de la gestion de projet décrits ci-dessus. Vous pouvez tester gratuitement le logiciel pour Mac et iPad pendant 30 jours.

Conclusion

Les problèmes imprévus peuvent vous coûter du temps et de l'argent en termes de budget gaspillé, d'exécutants frustrés et de conversations désagréables avec la direction lorsque les projets ne sont pas terminés à temps. Traitez les problèmes à temps, relevez les défis de la gestion de projet et menez votre projet à la réussite.