Contrôle

Dans ce chapitre, nous abordons les principes fondamentaux du contrôle de projet, un élément essentiel dans le domaine de la gestion de projet. Le contrôle de projet est un aspect critique qui se concentre sur le suivi et le pilotage de l'avancement du projet, en veillant à ce que les objectifs soient atteints dans les délais et le budget spécifiés. Il implique la comparaison permanente de l'avancement réel du projet avec la trajectoire prévue, ce qui englobe le contrôle des coûts, la gestion du calendrier et l'évaluation des performances.

Un contrôle de projet efficace facilite l'identification et l'atténuation rapides des risques, en veillant à ce que les produits livrés soient conformes aux normes de qualité et aux attentes des parties prenantes. Ce processus est indispensable pour maintenir l'orientation générale et l'intégrité du projet, ce qui en fait un élément clé de sa réussite.

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Avant de vous plonger dans les subtilités de l'adaptation de votre plan de projet à de nouvelles circonstances, nous allons vous équiper d'une boîte à outils de concepts de gestion des tâches. Ces outils vous aideront à fixer des objectifs réalisables, à hiérarchiser votre travail et à structurer votre journée de manière efficace.

Dans le monde d'aujourd'hui, où le temps est une denrée précieuse, une gestion efficace des tâches est la clé du succès. Que vous soyez un étudiant qui jongle avec ses devoirs, un professionnel qui gère des projets ou que vous cherchiez simplement à tirer le meilleur parti de votre journée, une gestion efficace des tâches peut avoir un impact significatif sur votre productivité et l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

Fixer des objectifs SMART

Imaginez-vous à la fin de l'année. Vous vous êtes peut-être fixé des objectifs pour l'année suivante, mais vous les avez oubliés dès le début de la nouvelle année. Souvent, nous ne donnons pas suite à nos objectifs parce qu'ils ne sont pas réalisables. Il est donc essentiel de poser des bases solides en fixant des objectifs SMART. SMART signifie Sspécifique, Measurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini.

• Spécifique (S) : Définissez clairement votre objectif en apportant des réponses détaillées aux questions "qui", "quoi", "quand", "où", "lequel" et "pourquoi" afin de garantir une orientation et une compréhension précises.

• Mesurable (M) : Attribuez des mesures et des jalons à votre objectif pour suivre les progrès et rendre l'abstrait concret, en assurant un chemin tangible vers l'accomplissement.

• Acceptable (A) : Assurez-vous que votre objectif est inspirant mais réalisable en évaluant si vous avez ou pouvez obtenir les ressources et les compétences nécessaires, en le décomposant en étapes gérables si nécessaire.

• Réaliste ® : Alignez votre objectif sur des objectifs plus larges pour maintenir sa pertinence et sa faisabilité, en veillant à ce qu'il soit ancré dans la réalité de votre contexte organisationnel.

• Temporellement défini (T) : Ancrez votre objectif avec une date limite claire pour favoriser un sentiment d'urgence et de concentration, en fournissant un calendrier pour l'obtention de résultats spécifiques.

Ce cadre garantit que vos objectifs sont bien définis, réalisables et conformes à votre vision globale. En structurant vos objectifs de cette manière, vous donnez plus de clarté et de sens à vos tâches, ce qui facilite leur gestion et l'établissement de priorités.

Techniques de hiérarchisation

Une fois vos objectifs fixés, l'étape suivante consiste à établir des priorités. Toutes les tâches ne sont pas égales et il est essentiel de déterminer celles qui requièrent une attention immédiate et celles qui peuvent attendre. Voici quelques techniques de hiérarchisation à prendre en compte :

**Matrice d'Eisenhower : classez les tâches dans quatre quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance. Concentrez-vous sur les tâches qui sont à la fois urgentes et essentielles, en déléguant ou en planifiant les autres en conséquence. Pour en savoir plus sur la matrice d'Eisenhower, consultez notre blog.

Analyse SWOT: Évaluez les tâches de manière exhaustive en utilisant les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Organisez les tâches en fonction de ces catégories pour des décisions plus éclairées et une priorisation efficace. Pour en savoir plus sur l'analyse SWOT, consultez notre blog.

Matrice BCG: Visualisez les tâches à travers une matrice à quatre champs afin d'obtenir une meilleure perspective de leur importance et de leur impact. Cet outil permet de rationaliser la prise de décision dans la gestion de projet, la gestion des parties prenantes, l'évaluation des risques ou l'analyse SWOT. Pour en savoir plus sur la matrice BCG, consultez notre blog.

Le blocage du temps pour plus d'efficacité

Maintenant que vous avez défini vos objectifs SMART et hiérarchisé vos tâches, il est temps de les exécuter efficacement. L'une des approches les plus efficaces est le "blocage du temps". Cette technique consiste à diviser votre journée en blocs de temps spécifiques, en consacrant chaque bloc à une tâche particulière ou à un ensemble de tâches connexes.

Parmi les avantages du blocage du temps, citons la concentration, la réduction de la procrastination, la réduction du stress lié aux délais serrés et l'amélioration de l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée en prévoyant des blocs de temps pour les activités personnelles.

Maintenant, retournons à Merlin Project et voyons comment notre journée portes ouvertes se concrétise.

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Les projets se déroulent rarement exactement comme prévu, et c'est là que la gestion opérationnelle de projet joue un rôle central. En tant que chef de projet, votre rôle consiste à surveiller et à adapter en permanence le plan du projet au fur et à mesure de son avancement. Cela implique un suivi vigilant des valeurs réelles par rapport aux valeurs planifiées, ce qui est essentiel pour maintenir le cap et prendre des décisions en connaissance de cause.

Dans Merlin Project, vous pouvez configurer de manière transparente la vue de projet comparaison plan/réel pour faciliter ce processus. Accédez à la comparaison plan/réel via Structure de répartition du travail > Comparaison plan/réel (Temps) ou Comparaison plan/réel (Coût). La vue "Temps" présente un diagramme de Gantt avec des barres de référence illustrant les valeurs planifiées et réelles de la programmation. La vue "Coût" se concentre sur la disparité entre les coûts planifiés et réels et leur impact sur le budget global.

Supposons que vous rencontriez une activité qui nécessite plus de travail que prévu. Pour intégrer la réalité dans le plan du projet, sélectionnez l'activité et accédez à l'inspecteur "Activité : Valeurs réelles" (quatrième onglet). Saisissez la date exacte pour le "Début réel" afin de refléter le moment où le travail a réellement commencé. Ajustez le pourcentage d'achèvement en fonction des progrès réalisés, en précisant la quantité de travail effectuée et celle restant à accomplir.

Au fur et à mesure que les valeurs réelles sont saisies, la vue calcule et affiche automatiquement les disparités entre les valeurs "planifiées" et "réelles". Cela inclut le travail initial planifié par rapport au travail réel, les dates de début et de fin, ainsi que d'autres mesures pertinentes. Les valeurs planifiées, en gris, peuvent être stylisées dans l'inspecteur de style en modifiant la conception des "barres de référence".

Valeurs attendues : Les valeurs "attendues" sont mises à jour en fonction des valeurs réelles, ce qui permet d'avoir une idée de l'avenir du projet en tenant compte à la fois du plan initial et de l'exécution réelle.

Aligner la journée portes ouvertes sur la réalité

L'organisation d'une journée portes ouvertes pour VitaLeaf Botanicals Inc. pose des problèmes en termes de délais, de portée ou de coûts. Les circonstances potentielles entraînant des changements ou des retards sont les suivantes :

• Problèmes liés aux fournisseurs et à l'approvisionnement: Des pénuries ou des problèmes logistiques avec les fournisseurs pourraient retarder la mise en place, ce qui nécessiterait des changements dans l'organisation de l'événement ou des coûts accrus pour des remplacements de dernière minute.

• Complications liées au lieu de l'événement : des problèmes tels qu'une double réservation ou des travaux de maintenance inattendus peuvent entraîner des changements de date ou de lieu de l'événement, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

• Conditions météorologiques : Des conditions météorologiques imprévisibles peuvent nécessiter un changement de date pour les événements en plein air, ce qui a un impact sur le calendrier et entraîne des coûts supplémentaires.

• Difficultés liées au personnel : L'indisponibilité du personnel clé pour cause d'urgence peut avoir un impact sur l'exécution de l'événement, ce qui risque d'augmenter les coûts de main-d'œuvre.

D'autres circonstances affectant l'événement peuvent inclure des dépassements de budget, des difficultés techniques, des changements de réglementation, une affluence inattendue et des problèmes de communication. Une gestion proactive et souple de l'événement, associée à une communication transparente, est essentielle pour relever efficacement ces défis et maintenir la confiance des parties prenantes. Restez informé des circonstances entraînant des changements dans le plan du projet et adaptez-vous en conséquence.

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Dans le domaine de la gestion de projet, le vieil adage "attendez-vous à l'inattendu" est on ne peut plus approprié. Les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu, et c'est là que l'art de la gestion opérationnelle de projet entre en jeu. Avec Merlin Project, vous disposez d'un outil puissant qui vous permet d'identifier, d'évaluer et d'atténuer les risques, pour finalement orienter vos projets vers des résultats fructueux.

Voyons comment Merlin Project peut vous aider dans vos efforts de gestion des risques. La gestion des risques est stockée dans les pièces jointes. Pour ajouter un risque à une activité, il suffit de faire un clic droit sur la ligne et de sélectionner "Insérer" > "Pièce jointe" > "Risque". Cela vous permet de mener une gestion traditionnelle des risques au sein de votre projet, en vous concentrant sur les aspects clés suivants :

• Information sur le risque : Ajoutez une description, une évaluation de l'impact, une classification de l'état, des actions et une clôture du risque.

• Coûts du risque : Indiquez les coûts attribués au risque.

• Informations complémentaires : ajoutez des étiquettes, des champs et des annotations au risque pour afficher plus d'informations et faciliter la catégorisation des risques dans des groupes similaires.

Comment configurer et utiliser la pièce jointe "Risque" ?

1. Donnez un titre descriptif au risque identifié, ajoutez une date de création pour indiquer quand le risque a été identifié, regroupez-le dans un groupe et une classe spécifiques, et ajoutez la probabilité d'occurrence ainsi que le nom de la personne qui a signalé le risque et celui de la personne chargée de traiter le risque. Vous pouvez ajouter des informations complémentaires sur le risque dans le champ de texte ouvert "Description du risque".

2. Evaluez l'impact du risque en fonction du champ d'application, des coûts et du délai. Basé sur le modèle des triples contraintes, cela vous permet d'évaluer si la qualité du projet sera affectée par un certain risque.Il est essentiel de comprendre l'impact des risques sur votre projet. Merlin Project propose trois menus déroulants pour évaluer l'impact des risques :

• Portée : Évaluez comment le risque peut affecter le contenu du projet et le résultat qui lui est associé. Le résultat sera-t-il affecté par les risques ? Des adaptations de certains objectifs ou de certains jalons sont-elles nécessaires, et dans quelle mesure ces changements seront-ils perceptibles ?

• Coûts : Estimez l'impact potentiel sur les coûts si le risque se concrétise. Le risque nécessitera-t-il un budget supplémentaire ? Dans le menu déroulant, vous pouvez définir des augmentations de coûts allant d'insignifiantes à plus de 5 %.

• Date limite : Évaluez l'impact que le risque pourrait avoir sur le calendrier du projet et la date d'achèvement du projet. Dans quelle mesure le risque entraînera-t-il un retard dans les délais ? Choisissez entre "retards mineurs" et "retard de plus de 10 %".

Chacune de ces évaluations contribue à la note globale du risque, avec des valeurs allant de 0 à 5 points.

3. Merlin Project automatise le calcul de l'état du risque en fonction des informations que vous avez saisies :

• La probabilité est évaluée de 0 à 10 points.
• L'étendue est évaluée de 0 à 5 points.
• Les coûts sont évalués de 0 à 5 points.
• L'échéance est évaluée de 0 à 5 points.

La note globale du risque, reflétée dans = Total, se situe dans une fourchette de 0 à 25 points et sert à mesurer la gravité du risque. L'état du risque est calculé à partir de cette note. Les risques avec >= 15 points sont classés comme "risque élevé", les risques avec <= 8 points sont des "risques moyens", et les risques inférieurs sont des "risques faibles".

4. Pour définir l'action et les étapes prévues pour atténuer ou prévenir le risque, il suffit de les indiquer dans le champ de texte ouvert "Actions".

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5. Dans la section Clôture, vous disposez de plusieurs options pour suivre la progression du risque :

Marquez les risques comme étant "survenus" si le risque s'est effectivement matérialisé. Enregistrez ensuite tout retard causé par le risque. Précisez la durée en heures, jours, semaines, etc. Vous pouvez également indiquer les coûts encourus en raison du risque. Notez que ni le "Retard de clôture" ni les "Coûts" n'affectent les calculs de temps ou de coûts du projet. Ces champs sont simplement là pour vous donner des informations sur le risque. Toutes les adaptations du plan du projet doivent être effectuées par l'intermédiaire de l'inspecteur sur les "Valeurs réelles".

Dans le champ "Leçons tirées", décrivez les enseignements tirés du risque. Documentez vos expériences et les mesures prises pour minimiser ou éliminer des risques similaires dans des projets futurs. Cela vous permet de tirer des leçons des expériences passées et de prendre des décisions en connaissance de cause.

6. Ajoutez des éléments de coût qui peuvent être intégrés dans vos rapports de coût en allant dans l'onglet "Risque : Coûts". Pour ajouter des éléments de coût, cliquez sur le symbole plus. Merlin Project additionnera automatiquement tous les coûts pour vous dans le champ "Coûts de base". Pour les dates d'échéance des coûts, également appelées "Accrual", choisissez parmi des options telles que "Accroître immédiatement", "Accroître au début", "Accroître au prorata" ou "Accroître à la fin" en fonction des besoins de votre projet.

Merlin Project fournit un cadre complet pour la gestion efficace des risques, vous aidant à naviguer en toute confiance dans les eaux incertaines de la gestion de projet. En suivant ces étapes, vous pouvez renforcer la résilience de votre projet et améliorer vos capacités globales de gestion de projet.

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