Collaboration

La configuration d'utilisateurs dans Merlin Project s'avère particulièrement avantageuse lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet, apportant diverses modifications et perspectives. Cette fonction de configuration des utilisateurs vous permet de lier directement les commentaires et les ajustements à des utilisateurs spécifiques, garantissant ainsi la transparence et la responsabilité tout au long du projet. De plus, Merlin Project conserve les préférences individuelles des utilisateurs, telles que les modes d'affichage préférés, au sein de leurs profils d'utilisateur.

Dans notre exemple de journée portes ouvertes, la configuration des utilisateurs nous permet de partager le plan du projet avec l'équipe sans craindre des changements non désirés. Il suffit de fournir aux utilisateurs qui n'ont besoin que de lire le fichier le mot de passe d'un utilisateur disposant de l'autorisation "lecture".

Comment configurer les utilisateurs

1. Allez dans l'inspecteur de ressources et identifiez la ressource que vous voulez convertir en utilisateur. Si vous souhaitez apprendre à créer une nouvelle ressource, reportez-vous au chapitre sur les ressources.

2. Définir les droits de l'utilisateur : Par défaut, la ressource standard est configurée en tant qu'utilisateur, ce qui permet un accès anonyme aux documents sans mot de passe. Pour restreindre l'accès et stocker les configurations d'affichage, convertissez les ressources en utilisateurs. Chaque ressource utilisateur peut avoir des droits d'accès uniques. Pour ce faire, accédez au type de vue "Ressource", sélectionnez la ressource désignée et accédez à l'inspecteur. Activez ensuite la case à cocher "Est un utilisateur". Merlin Project vous demandera de décider si la ressource par défaut doit rester un utilisateur invité. En fonction de vos préférences, vous pouvez soit accepter de la conserver, soit supprimer la ressource par défaut.

3. Protection par mot de passe : Pour renforcer la sécurité, protégez les fichiers du projet avec des mots de passe et des autorisations d'accès individuels. Cliquez simplement sur le bouton "Définir le mot de passe" après avoir marqué une ressource en tant qu'utilisateur. Définissez et confirmez votre mot de passe. Chaque fois que vous ouvrirez Merlin Project via ce compte d'utilisateur, vous devrez saisir ce mot de passe.

4. Permissions : Personnalisez les droits d'accès pour chaque ressource utilisateur. Contrôlez si une ressource peut voir et/ou modifier les activités assignées en choisissant parmi des options telles que "Lire et écrire", "Lire" ou "Pas d'accès".

5. Login : Les documents protégés ne sont désormais accessibles qu'en entrant le nom d'utilisateur (nom de la ressource) et le mot de passe associé.

• Sur macOS, une boîte de dialogue d'authentification apparaît lors de l'ouverture d'un document protégé. Sélectionnez l'utilisateur dans le menu déroulant et saisissez le mot de passe.

• Sur iOS/iPadOS, une boîte de dialogue d'authentification invite l'utilisateur à sélectionner son nom et à saisir le mot de passe correspondant.

6. Préférences du profil : En option, les utilisateurs peuvent choisir de stocker leurs mots de passe dans le trousseau de leur appareil pour une saisie automatique lors d'un accès ultérieur.

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Imaginez que vous participez activement à l'organisation de la journée portes ouvertes et qu'un collègue sollicite votre aide dans l'espace extérieur du site. Ensemble, vous réalisez qu'une tâche spécifique nécessite plus de temps que prévu. Plutôt que de prendre une note et de vous en occuper plus tard, vous pouvez sortir votre iPad et apporter des ajustements en temps réel au plan du projet. Merlin Project permet une transition transparente entre votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou votre tablette, grâce à la synchronisation. Cette fonction garantit que votre projet reste à jour, quel que soit l'appareil que vous utilisez, ce qui facilite la collaboration dans un environnement d'équipe.

Configuration de la synchronisation

1. Activer la synchronisation: Dans la barre d'outils de Merlin Project, localisez le bouton "Sync". La première fois que vous cliquez dessus, une boîte de dialogue d'information apparaît, indiquant que le document n'est pas configuré pour le partage.

2. Partager votre document: Cliquez sur l'icône du nuage pour lancer le partage du document. Une boîte de dialogue sécurisée concernant l'emplacement de sauvegarde du document s'affiche, vous donnant la possibilité de l'enregistrer dans iCloud Drive ou Dropbox.

• Remarque : pour utiliser iCloud Drive et Dropbox, vous devez disposer d'un compte utilisateur. Il en va de même pour les autres utilisateurs qui souhaitent accéder à vos documents partagés.

3. Demande d'autorisation: Lors de l'enregistrement dans des dossiers cloud, macOS peut demander l'autorisation d'accéder aux fichiers. Cliquez sur le bouton "OK" pour accorder l'autorisation.

À partir de ce moment, votre document est partagé via le service cloud choisi et automatiquement synchronisé lorsqu'il est sauvegardé ou lorsque des modifications sont apportées.

Maintenant que la synchronisation est configurée, plongeons dans la façon dont les espaces de travail améliorent votre expérience de gestion de projet dans Merlin Project .

Espaces de travail privés et publics

Merlin Project offre des espaces de travail distincts : privé et public. Vous les trouverez dans la barre d'outils à côté de l'icône de synchronisation. Il s'agit du cercle avec trois points connectés.

• Espace de travail privé : Dans l'espace de travail privé, vous pouvez modifier votre projet sans synchronisation immédiate avec les autres utilisateurs. Cela vous permet de travailler sur votre projet sans affecter les autres jusqu'à ce que vous soyez prêt.

• Espace de travail public : Une fois satisfait de vos modifications, vous pouvez publier votre projet dans l'espace de travail public. Dans l'espace de travail public, tous les utilisateurs ayant accès au projet peuvent consulter vos dernières mises à jour et y collaborer.

En passant de manière transparente d'un espace de travail à l'autre, vous pouvez garantir un processus de collaboration fluide, garder le contrôle sur les modifications apportées au projet et faciliter le travail d'équipe synchronisé.

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Une communication efficace est cruciale pour la réussite de tout projet. Apprenez à tirer parti des commentaires dans Merlin Project pour communiquer de manière transparente avec votre équipe directement dans le logiciel, garantissant ainsi des discussions organisées et productives sur le projet.

Ajouter des commentaires :

1. Sélectionner l'élément : Cliquez sur l'élément que vous souhaitez commenter.

2. Insérer un commentaire : Utilisez le menu "Insérer > Commentaire" ou le raccourci ⌥+⌘+K pour ajouter un commentaire.

3. Panneau de commentaires: Dans l'inspecteur, naviguez jusqu'à l'onglet Annotations et cliquez sur "Commentaires" pour afficher et ajouter des commentaires.

4. Édition et suppression: Cliquez avec le bouton droit de la souris pour modifier ou supprimer des commentaires.

5. Ordre de tri: Utilisez le menu déroulant pour trier les commentaires par ordre de nouveauté ou d'ancienneté.

Pour voir les nouveaux commentaires provenant d'autres ressources d'utilisateurs, accédez à la fenêtre de notifications en cliquant sur "Fenêtre" > "Afficher les notifications" ou en appuyant sur F5.

Pour supprimer les commentaires lus de la fenêtre de notifications, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez "marquer comme lu". Ensuite, cliquez sur "Supprimer les commentaires lus" pour effacer tous les commentaires lus de la fenêtre.

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