Création du projet

La phase initiale de tout nouveau projet implique une réflexion sur toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet. C'est à ce stade que la collaboration avec l'ensemble de votre équipe est essentielle pour identifier et définir toutes les exigences. Étant donné que la réflexion repose sur un flux non structuré de pensées et d'idées, l'établissement d'un plan de structure du projet n'est pas efficace en tant que première étape. Nous vous recommandons de commencer votre projet en rassemblant toutes les données dans une carte heuristique.

Créer une carte heuristique dans Merlin Project

Pour lancer votre carte heuristique dans Merlin Project, allez dans le menu principal et sélectionnez le type de vue Plan Réseau > Mind-Map. Le nœud central de cette carte, également le point focal, peut être édité en appuyant simplement sur la touche ⏎. L'ajout de nouveaux éléments est simple : pour insérer une nouvelle activité, cliquez sur "Insérer > Nouvelle activité" ou utilisez le raccourci ⌘+N. Pour introduire une nouvelle branche ou (link : support/faq/pmknowledge/milestone text : milestone) au même niveau, c'est "Insert > Milestone" ou ⌘+⌥+M. Pour ajouter une feuille un niveau en dessous de la sélection, c'est " Insérer > Enfant " ou ⌘+⌥+G.

L'ajustement de la mise en page de votre carte heuristique est tout aussi intuitif. Glissez-déposez avec votre souris pour déplacer les nœuds, ou utilisez des raccourcis clavier tels que ⌘+⌃+← et ⌘+⌃+→ pour les ajustements horizontaux, ou ⌘+⌃+↑ et ⌘+⌃+↓ pour les ajustements verticaux.

Zoom et filtrage pour une meilleure perspective

Au cours d'une séance de réflexion, il est fréquent que votre carte heuristique s'agrandisse considérablement. Pour aider les utilisateurs à gérer le trop-plein d'informations, Merlin Project propose des fonctions de zoom et de filtrage. Naviguez vers "Affichage > Zoom" pour accéder à des niveaux de zoom allant de 10 % à 500 %. Les raccourcis clavier ⌘+⌥++ et ⌘+⌥+- permettent d'ajuster rapidement le zoom. Et pour les fois où certains détails vous gênent, la fonction de filtre peut vous aider à rationaliser ce que vous voyez. En sélectionnant "Affichage > Filtre" ou l'icône de filtre dans la barre d'outils, vous pouvez activer des filtres prédéfinis ou même en créer de nouveaux pour répondre à vos besoins. Pour en savoir plus sur les filtres, consultez le chapitre 6 sur les rapports de projet.

En résumé, si la réflexion est le berceau des idées, des outils comme Merlin Project vous permettent de transformer ces idées en plans structurés et exploitables, en veillant à ce que le parcours de votre projet soit aussi cohérent que sa vision. Pour créer un plan de projet structuré, avec une logique et un contexte ajoutés à chaque activité, il est temps de convertir la carte heuristique en une structure de répartition du travail. Le prochain sous-chapitre vous expliquera comment procéder.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

La conversion d'une carte heuristique en un plan de structure de projet concret est remarquablement facile et transparente. Il s'agit d'un simple changement de vue. Pour cela, changez votre type de vue en Répartition du travail > Entrée. Le résultat de votre session de réflexion apparaît désormais sous la forme d'une liste de groupes et d'activités. Cette conversion permet de traduire directement chaque activité de la carte heuristique dans la structure du projet.

La clarté apportée par un plan structuré élimine toute ambiguïté, en présentant les activités de manière claire et linéaire. Il est ainsi plus facile pour les membres de l'équipe de comprendre leurs rôles et leurs responsabilités. En outre, il permet une compréhension chronologique du projet, ce qui facilite la communication de l'état d'avancement général aux parties prenantes et la prise de mesures correctives si, par exemple, les délais ou les exigences budgétaires ne sont pas respectés.

Votre premier projet : La journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.

Prenons un exemple pratique : Vous faites partie d'un groupe de travail chargé d'organiser la journée portes ouvertes annuelle de VitaLeaf Botanicals Inc, un producteur fictif de plantes de haute qualité pour les ménages et les bureaux. Pour assurer le succès de l'événement, vous réunissez votre équipe pour discuter de toutes les exigences et de tous les souhaits. Au cours de cette réunion, vous lancez des réflexions et les organisez dans la carte heuristique du Merlin Project.

L'équipe génère de nombreuses idées sur les activités à venir. Après avoir laissé une large place à la collecte d'idées sans entrave, vous commencez à regrouper les idées en différents modèles. Les résultats de la séance de réflexion sont organisés en plusieurs branches d'activité distinctes pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.

• Tout d'abord, la branche Lieu et logistique implique la sélection d'un lieu approprié qui incarne l'essence verte et luxuriante de VitaLeaf Botanicals. Il s'agit notamment d'organiser le mobilier nécessaire, l'équipement audiovisuel, la signalisation et de prévoir les éventuels aléas météorologiques pour les espaces extérieurs.

• Dans la branche Gestion des invités, les activités comprennent la création et la gestion de la liste d'invitations, la conception et l'envoi des invitations, et la mise en place d'un système RSVP clair. Il s'agit également de planifier l'accueil des invités, l'enregistrement et de fournir des étiquettes nominatives le jour de l'événement.

• La branche Marketing et promotion se concentre sur les stratégies visant à faire connaître l'événement. Il s'agit notamment de créer un plan de marketing cohérent, d'utiliser les plateformes de médias sociaux, les campagnes d'e-mailing et la presse locale pour susciter l'intérêt et l'anticipation pour la journée portes ouvertes.

• Dans la branche Activités et engagement, l'accent est mis sur l'élaboration d'un programme attrayant. Il s'agit de programmer des ateliers, des visites des installations et des sessions interactives qui mettent en valeur les produits et l'expertise de VitaLeaf. En outre, la planification de démonstrations en direct sur l'entretien des plantes et leur intégration dans les bureaux et les environnements domestiques est également incluse.

• La branche Catering and Amenities s'occupe de l'expérience culinaire et du confort des invités. Elle couvre la sélection des traiteurs, la planification du menu en mettant l'accent sur les options biologiques et à base de plantes, et l'organisation des rafraîchissements pendant toute la durée de l'événement.

• Pour la branche Expérience de la marque, l'objectif est d'immerger les invités dans l'éthique VitaLeaf. Il s'agit de mettre en place des présentoirs de produits, des stands d'information et de distribuer du matériel promotionnel et des échantillons qui transmettent la qualité et les avantages des plantes proposées par VitaLeaf.

• Enfin, la branche Gestion post-événement décrit les activités postérieures à l'événement, telles que la collecte de commentaires par le biais d'enquêtes, l'envoi de notes de remerciement aux participants et la tenue d'un compte rendu avec l'équipe pour évaluer le succès de l'événement et les domaines à améliorer.

Une fois la réunion terminée, il vous suffit de convertir la carte heuristique en un plan de répartition du travail pour transformer les idées en tâches réalisables.

Pour l'instant, toutes les activités sont datées du même jour et manquent d'informations sur leur durée, les exigences de travail, la date de début, etc. Par conséquent, dans le prochain sous-chapitre, nous verrons comment contextualiser nos activités.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

Dans la gestion de projet, il est crucial d'ajouter du contexte aux activités. Dans Merlin Project, vous pouvez enrichir les activités, les jalons et les groupes avec des informations supplémentaires et les relier entre eux pour établir des dépendances. En outre, vous pouvez incorporer du temps supplémentaire pour garantir des délais conservateurs en intégrant lead/lag aux dépendances.

Intégrer les dépendances : Créer une logique dans les projets

Comme nous l'avons vu dans le chapitre précédent, nous avons converti nos activités d'une carte heuristique en une structure de répartition du travail. Désormais, ces activités peuvent être organisées en catégories thématiques, représentant diverses phases du projet, telles que la " préparation ", l'" exécution " et les " activités de suivi. " Le regroupement d'activités similaires réduit la complexité, simplifie la planification et révèle souvent des effets de synergie.

Vous pouvez créer des groupes de différentes manières :

1. Indenter et outdenter les activités : Merlin Project vous permet d'indenter les activités pour créer des groupes ou de les outenter pour revenir à des activités individuelles. Appuyez simplement sur ⌃+⌘+→ pour indenter les activités et sur ⌃+⌘+← pour les outenter. Vous pouvez également trouver cette fonction sous "Structure > Indenter" ou "Structure > Outdent".

2. **Sélectionnez une ou plusieurs activités et déposez-les sur une autre activité existante. Cette dernière se transforme alors en groupe, tandis que les activités précédemment sélectionnées sont désormais des activités en retrait - également appelées "enfant". Vous pouvez également créer directement une activité enfant en sélectionnant une activité et en appuyant sur [⌥+⌘+G].

Une fois que vous avez regroupé toutes les activités qui présentent des points communs logiques, il est temps d'ajouter des jalons. Les jalons diffèrent des activités car ils désignent un point de référence, par exemple le début et la fin d'un projet, ainsi que les événements intermédiaires. Nous vous recommandons de définir au moins un jalon pour le début et la fin du projet, ainsi que pour chaque phase du projet. Cela vous permet de toujours faire référence à la date prévue pour l'achèvement de la phase ou du projet.

Pour notre journée portes ouvertes, vous avez déjà regroupé vos activités en les regroupant en différentes branches. Pour mieux comprendre les différentes phases temporelles, vous divisez les branches/groupes en activités de préparation, exécution et suivi.

Vous devez maintenant estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque activité. Dans Merlin Project, cela se fait à travers les concepts de Travail et Durée.

Pour saisir des données sur le travail et la durée d'une activité spécifique, il suffit de se rendre dans l'inspecteur d'activité. Vous verrez une liste de 6 icônes. Pour l'instant, nous nous concentrerons sur la première, "Activité : Plan". Vous pouvez y saisir des valeurs temporelles pour le travail et la durée, les deux premiers champs de l'inspecteur. Vous pouvez saisir des valeurs temporelles en heures, jours, etc. ou utiliser les valeurs heures.é, jours.é pour inclure les vacances, les week-ends et autres événements que vous avez marqués comme du temps non travaillé. La différence entre ces deux champs est assez simple : Le travail explique le nombre concret d'heures, de jours, etc. nécessaires à l'accomplissement de la tâche. La durée décrit le laps de temps au cours duquel ce travail est effectué. Cela peut signifier que le travail et la durée sont égaux. Cependant, dans certains cas, la durée d'une activité est plus longue que le travail nécessaire pour la mener à bien. Mettons ces idées en pratique :

Intégrer les dépendances : Création d'une logique pour notre journée portes ouvertes

La différence entre le travail et la durée peut être facilement illustrée par notre journée portes ouvertes. Si l'on prend l'exemple du groupe "Restauration et aménagements", on peut s'attendre à ce que la sélection du bon service de restauration nécessite deux semaines. Plusieurs options sont possibles : une fois contactés, nous attendons leur offre, puis nous comparons toutes les offres en termes de prix et de choix de plats et de boissons. Pendant ces deux semaines, nous ne travaillerons pas sans relâche pour discuter et évaluer les traiteurs. Par conséquent, nous entrons le temps dans le champ Durée et non dans le champ Travail.

Remarque : dans le cas de notre journée portes ouvertes, nous pouvons nous attendre à ce que certaines activités soient réalisées au cours d'un week-end. Sur la base du calendrier de travail prédéfini, le week-end est considéré comme une période non travaillée. Pour planifier les activités du week-end, vous pouvez adapter le temps de travail en cliquant sur "Paramètres du projet" > "Calendrier" et en allant dans "Exceptions". Ici, vous pouvez ajouter un nouveau jour en cliquant sur le symbole plus, puis entrer la date et dessiner les temps de travail avec votre souris dans le champ "Intervalles de travail". Pour plus d'informations sur les paramètres du projet et la configuration du calendrier de travail, consultez notre (lien : support/documentation texte : manuel).

Il est maintenant temps de créer des dépendances.

L'essence même de la gestion de projet consiste à comprendre le flux d'activités. Souvent, une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas terminée. Merlin Project vous offre plusieurs façons de créer de telles dépendances. Vous pouvez créer ces dépendances en sélectionnant deux activités ou plus, en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant "Lien", puis en sélectionnant le type de dépendance que vous souhaitez créer. Par défaut, une connexion Fin à Début est créée, ce qui signifie que la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée. Cependant, vous pouvez également créer des dépendances en maintenant la touche Option enfoncée et en reliant vous-même les activités ou en utilisant l'inspecteur des dépendances. Examinons ces deux dernières options en détail :

1. Avec la touche Option: C'est la façon la plus simple de créer des dépendances. Maintenez la touche Option enfoncée et survolez une activité avec votre souris. Vous verrez un point noir au début (à gauche) ou à la fin (à droite) de l'activité que vous survolez. En cliquant, vous créez une flèche. Il vous suffit de la faire glisser jusqu'au début ou à la fin d'une autre activité pour créer une dépendance. Le fait de commencer au début ou à la fin de l'activité initiale déterminera s'il s'agit d'une dépendance de fin à... ou de début à....

2. Avec l'outil Inspecteur: L'inspecteur des dépendances de Merlin Project permet de jeter un coup d'œil rapide et d'éditer les dépendances. Ici, vous pouvez rapidement ajuster le type de dépendance et intégrer des tampons si nécessaire. Cliquez simplement sur une flèche de connexion et ouvrez l'inspecteur en cliquant sur l'icône à l'extrême droite de la barre d'outils. Ici, vous pouvez facilement adapter le type de connexion (de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout).

Intégrer Lead / Lag : L'importance des tampons

Alors que nous discutons déjà de l'inspecteur des dépendances, ajoutons un tampon entre les activités. Ce tampon vous permet de souffler un peu avant le début de la tâche suivante.

Merlin Project introduit ce concept sous le nom de lead/lag. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir un délai spécifique entre les activités connectées. Dans l'inspecteur de dépendances, il vous suffit d'ajouter le temps que vous souhaitez allouer comme tampon dans le champ Lead/Lag. Ce champ suit la même logique que le travail et la durée. Ainsi, vous pouvez utiliser les heures, les jours, etc. ou les eHeures, les eJours, etc. pour saisir votre délai d'exécution. Cela permet de s'assurer que votre projet est non seulement structuré de manière logique, mais aussi planifié de manière réaliste.

Pour passer du Plan Réseau à la Structure de répartition du travail dans Merlin Project, vous devez vous concentrer sur l'établissement de connexions claires entre les activités et comprendre le rôle des tampons ou des passerelles. En regroupant des activités similaires, en établissant des dépendances et en intégrant des tampons, vous pouvez créer une structure de projet solide et efficace, à la fois logique et flexible.

Intégrer Lead/Lag dans l'événement de la journée portes ouvertes

Pour en revenir à notre journée portes ouvertes et à l'activité de sélection des traiteurs, nous ne savons pas si deux semaines suffiront pour mener à bien cette tâche. Ces derniers temps, nous avons constaté que plusieurs adaptations de l'offre, ainsi que des négociations sur les prix, jouaient un rôle croissant dans la sélection d'un traiteur approprié. Nous voulons donc éviter que cette activité ne devienne un goulot d'étranglement qui retarde les phases futures du projet. Pour tenir compte de cette incertitude, nous ajoutons un tampon d'une semaine supplémentaire pour cette activité dans le champ avance/retard de l'inspecteur des dépendances.

Maintenant que vous avez mis en place la logique générale du projet et ajouté le contexte initial, vous êtes chargé de coordonner votre équipe pour exécuter le projet et donner une première évaluation des coûts pour planifier et exécuter la journée portes ouvertes. Il est donc temps d'examiner les coûts et les ressources. Ces aspects seront abordés dans les deux chapitres suivants.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

La planification budgétaire et la répartition des coûts sont des aspects vitaux de la gestion de projet, et Merlin Project vous fournit les outils nécessaires pour les gérer efficacement. Voici un guide concis pour vous aider à démarrer :

Pour commencer, sélectionnez les activités, les jalons, les groupes ou les affectations auxquels vous souhaitez attribuer des budgets et des coûts dans la vue principale. Cliquez sur l'inspecteur et passez au troisième onglet - celui avec l'image de pièces de monnaie et un signe de dollar. L'inspecteur des finances comporte trois onglets : Budget, Coût et Solde.

L'onglet Budget

L'onglet "Budget" vous permet de gérer et de contrôler les budgets des éléments sélectionnés. Vous pouvez définir des budgets demandés et des budgets approuvés.

Conseil : Si vous n'avez pas de budget et que vous souhaitez saisir les coûts de base du projet, utilisez l'onglet "Finances → Coût".

L'onglet Coût

Dans l'onglet "Coût", vous pouvez saisir des coûts de base pour les activités et les missions. Saisissez une position de coût en cliquant sur la flèche qui ouvre le champ. Appuyez ensuite sur le symbole plus pour saisir une nouvelle position. Pour ajouter plusieurs postes de coûts, cliquez plusieurs fois sur le symbole plus. Merlin Project additionnera automatiquement ces coûts pour vous dans le champ "Coût de base".

Conseil : Pour les dates d'échéance des coûts, également appelées "Accumulation", choisissez des options telles que "Accumuler immédiatement", "Accumuler au début", "Accumuler au prorata" ou "Accumuler à la fin" en fonction des besoins de votre projet.

L'onglet Bilan

Dans l'onglet Bilan, vous obtiendrez une vue d'ensemble des coûts, classés en Attendu, Planifié et Réel - dans chaque segment séparé par coûts de base, coûts de travail et coûts d'attachement et soustrait du budget approuvé pour calculer le bilan.

Astuce : Cliquez sur le projet de la ligne 0 et passez à l'inspecteur "Finances → Solde" pour voir la somme totale de tous les éléments de coût du projet classés par budget prévu, planifié et réel.

En examinant les inducteurs de coûts pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc, plusieurs considérations financières émergent :

• Pour l'aspect "Lieu et logistique", les dépenses les plus importantes proviendront probablement de la location de l'espace événementiel, qui doit refléter l'esthétique verdoyante de la marque. Les dépenses supplémentaires dans ce domaine comprennent la location de mobilier, la mise en scène et l'équipement audiovisuel de pointe pour créer une expérience immersive. Les coûts de production de la signalétique et des panneaux d'information sont également importants, sans oublier les dispositions indispensables pour faire face aux aléas climatiques, qui peuvent impliquer la location de tentes ou d'autres équipements de protection.

• En ce qui concerne la Gestion des invités, les engagements financiers englobent la conception créative et l'impression des invitations, ainsi que les frais d'affranchissement pour un envoi traditionnel. L'investissement dans un système d'inscription fiable et efficace pour gérer les RSVP, associé au personnel requis pour l'accueil et la coordination des invités le jour même, représente un autre centre de coûts.

• Les efforts de marketing et de promotion entraîneront des dépenses pour la publicité ciblée sur les médias sociaux, la production de matériel promotionnel de haute qualité et, éventuellement, l'engagement de services de relations publiques pour obtenir une couverture de la presse locale. Ces efforts sont essentiels pour susciter l'enthousiasme et garantir une participation élevée.

• Dans le secteur Activités et engagement, la budgétisation des sessions interactives et des ateliers peut inclure l'embauche de conférenciers ou d'animateurs experts, l'achat de matériel pour des démonstrations en direct, et peut-être des coûts associés à des caractéristiques spéciales ou à des attractions pour engager les participants.

• La catégorie Catering and Amenities comprend non seulement les frais de restauration, mais aussi les considérations pour un menu varié qui s'aligne sur le thème botanique, y compris des rafraîchissements biologiques et à base de plantes qui reflètent les valeurs de l'entreprise.

• Pour l'Expérience de la marque, les dépenses seront consacrées à la création d'expositions de produits et de stands d'information de haute qualité, avec un budget supplémentaire réservé aux échantillons gratuits et aux cadeaux promotionnels conçus pour impressionner les participants et laisser une impression durable de la marque.

• Enfin, la Gestion post-événement générera des coûts associés aux outils de collecte et d'analyse des commentaires, ainsi qu'à la production de communications de remerciement personnalisées aux invités, qui contribueront à un processus de suivi complet et professionnel.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

Mise en place des ressources pour la journée portes ouvertes

Pour une exécution efficace et rationalisée de la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc., l'équipe de base pourrait être composée d'un chef de projet chargé de superviser l'ensemble de l'événement, d'un coordinateur logistique chargé des spécificités du lieu et de l'installation, d'un spécialiste du marketing chargé de gérer les promotions et les relations publiques, et d'un responsable des relations avec les visiteurs chargé de superviser l'expérience des participants. Cette équipe restreinte travaillera de concert, chacun ayant des responsabilités précises, afin de s'assurer que tous les aspects de l'événement, de la planification à l'exécution, sont gérés avec précision et dans le respect des normes de l'entreprise.

Voici un guide étape par étape sur la manière de procéder dans Merlin Project :

1. Commencez par cliquer sur l'onglet "Ressources" de la barre d'outils, représenté par l'image d'une personne. Cette action ouvre la fenêtre Ressources.
2. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer de nouvelles ressources en cliquant sur "Nouvelle ressource".
3. Donnez un nom à votre ressource et appuyez sur Entrée. Vous pouvez directement assigner cette ressource à certaines ou à toutes les activités du projet en sélectionnant les activités auxquelles la ressource doit être liée et en cochant la case "Assigner".

**Autres façons d'affecter des ressources

L'affectation de ressources à des activités spécifiques est très simple. Il suffit de glisser-déposer la ressource souhaitée depuis la fenêtre des ressources sur l'activité, le groupe ou le jalon où vous voulez qu'elle soit impliquée.

Pour une vue et une gestion plus détaillées de vos ressources:

Vous pouvez accéder à la vue des ressources, indiquée par une flèche pointant vers la droite (→) dans la fenêtre des ressources. Dans la vue des ressources, vous avez la possibilité d'ajouter des informations plus complètes sur vos ressources, y compris des images, des coordonnées et d'autres données pertinentes.

Quelques conseils supplémentaires:

• N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'affecter des ressources immédiatement ; vous pouvez le faire ultérieurement, au fur et à mesure de l'avancement de votre projet.

• Les ressources peuvent être affectées individuellement à des activités spécifiques ou à des activités groupées, en fonction des besoins de votre projet.

• Vous pouvez séparer la fenêtre des ressources de la barre d'outils en cliquant sur la flèche située en haut de la fenêtre et en la maintenant enfoncée. Il vous suffit ensuite de l'éloigner de la barre d'outils pour que la fenêtre reste à l'endroit où vous l'avez positionnée.

Maintenant que nous avons configuré nos ressources, ajoutons-leur une valeur monétaire. Dans le prochain chapitre, nous examinerons les coûts des ressources individuelles et du projet dans son ensemble.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

Les pièces jointes jouent un rôle central dans Merlin Project, en fournissant un moyen polyvalent d'associer divers types d'informations supplémentaires à vos groupes, activités, jalons ou ressources. Semblable à l'ajout de pièces jointes aux courriels, cette fonction vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires au sein de vos projets. Il vous suffit de faire un clic droit sur l'objet auquel vous souhaitez associer une pièce jointe, puis de cliquer sur "Insérer > Pièce jointe". Sélectionnez la pièce jointe qui convient à votre utilisation. Dans Merlin Project, vous pouvez utiliser les types de pièces jointes suivants :

Liste de contrôle: Joignez une liste de mesures à prendre. Cette liste est idéale pour suivre les petites activités au sein d'un projet, telles que les tâches nécessaires à la réalisation de l'activité, mais trop petites pour constituer une activité à part entière.

Événement: Ajoutez des événements ou des rendez-vous supplémentaires. Cette fonction est particulièrement utile pour planifier des réunions, des rendez-vous ou des appels liés à des éléments spécifiques du projet.

Fichier: Inclure des fichiers en tant que pièces jointes. Ces fichiers font partie intégrante de votre document de projet et facilitent l'accès aux documents importants.

Informations: Joignez des bribes d'informations. Ces informations sont utiles pour documenter les décisions, les résultats clés, les protocoles de réunion ou tout autre type de détails supplémentaires.

Problème: Enregistrez des informations sur les problèmes ou les questions qui se posent. Ce type de pièce jointe vous permet de classer et de gérer efficacement les problèmes. Entre autres informations, vous pouvez assigner les ressources qui ont signalé le problème ou qui sont chargées de le résoudre. En outre, vous pouvez fixer des dates d'échéance jusqu'à ce que le problème soit résolu.

Risques: Gérez les risques du projet en joignant des informations relatives aux risques. Cela vous permet d'évaluer l'impact, la probabilité et les mesures d'atténuation de chaque risque. La gestion des risques est une discipline à part entière. C'est pourquoi nous avons consacré un sous-chapitre complet à ce sujet. Si vous ne pouvez pas attendre, il vous suffit de vous rendre au chapitre sur la gestion des risques.

Gestion des pièces jointes pour la journée portes ouvertes

Voici comment utiliser les pièces jointes pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.

• Liste de contrôle : Etapes pour préparer la zone de réception le jour de l'événement, y compris la mise en place de la signalisation, l'organisation des paquets de bienvenue et la préparation du comptoir d'enregistrement.

• Événement : La journée portes ouvertes proprement dite, prévue de 14 heures à 18 heures, comprenant un calendrier d'activités telles que des démonstrations d'usines, des visites d'installations et des séances de réseautage.

• Fichier : un document complet de planification de l'événement comprenant les contrats avec les fournisseurs, les biographies des intervenants et le programme de l'événement.

• Informations : Notes de la dernière réunion de planification comprenant les décisions sur les expositions finales de plantes, le menu de restauration convenu et un plan de secours en cas de mauvais temps.

• Problème : un enregistrement de l'annulation d'un conférencier à la dernière minute : Un enregistrement de l'annulation d'un conférencier à la dernière minute, avec les actions à entreprendre pour trouver un remplaçant et mettre à jour le programme de l'événement.

• Risque : une analyse du risque potentiel de faible participation en raison d'événements locaux concurrents, d'implications dues au mauvais temps, etc.

Conseils pour utiliser efficacement les pièces jointes dans Merlin Project :

• Lier à des ressources externes : Vous pouvez lier les URL des pièces jointes à des sites Web ou des documents externes pour faciliter la consultation.

• Tirez les leçons des projets passés : Dans le type de pièce jointe "Risque", utilisez la section "Leçons apprises" pour enregistrer les enseignements tirés de la gestion des risques. Ces connaissances peuvent éclairer les projets futurs.

En exploitant les pièces jointes dans Merlin Project, vous améliorez la documentation, vous rationalisez la collaboration et vous vous assurez que vos projets restent bien documentés et organisés. Que vous travailliez dans la construction, le développement de logiciels ou tout autre secteur, les pièces jointes peuvent s'avérer précieuses pour gérer efficacement les informations relatives aux projets.

Retour à la vue d'ensemble

Étape suivante

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin

Dans Merlin Project, la bibliothèque est un outil puissant pour rationaliser la gestion de projet en offrant un référentiel de contenu prédéfini qui s'intègre sans effort dans vos projets. Elle fournit un espace centralisé pour stocker des modèles, des ressources et d'autres composants personnalisés, améliorant ainsi l'efficacité et garantissant la cohérence entre les projets.

Accès à la bibliothèque :

Pour accéder à la bibliothèque, cliquez sur le menu "Fenêtre" dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez "Afficher la bibliothèque" ou appuyez sur la touche F3. Notez que sous MacOS, vous devez appuyer sur 'fn' en même temps que sur la touche F correspondante pour accéder aux touches de fonction.

L'un des principaux avantages de la bibliothèque est la possibilité d'enregistrer des structures de projet, des séquences de tâches et d'autres composants fréquemment utilisés en tant que blocs de construction réutilisables. Lorsque vous faites glisser et déposez vos groupes de tâches ou votre contenu dans la bibliothèque, ils sont automatiquement stockés en vue d'une utilisation ultérieure. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour les phases récurrentes ou les activités communes aux projets de votre organisation. Vous pouvez trouver vos éléments personnalisés dans chaque section sous "Éléments propres" dans la Bibliothèque.

Organisation de votre bibliothèque :

Pour que votre bibliothèque soit bien organisée, créez des dossiers. Cela simplifie la localisation et la catégorisation de votre contenu, en particulier lorsque vous collaborez avec plusieurs membres de l'équipe. Cliquez sur la section concernée (par exemple, "Activités") dans la bibliothèque, puis sélectionnez l'icône à trois points dans le coin inférieur droit et choisissez "Nouveau dossier" dans la liste déroulante.

En exploitant les capacités de la bibliothèque, vous pouvez mettre en place de nouveaux projets plus rapidement, réduire les efforts de duplication du contenu et maintenir une approche standardisée de vos projets, ce qui, en fin de compte, stimule la productivité et l'efficacité de la gestion de projet.

Retour à la vue d'ensemble

Chapitre suivant

Avez-vous des questions ou souhaitez-vous vous connecter avec nous sur les médias sociaux ? Alors cliquez sur les boutons ci-dessous.

• E-mail
• Linkedin