Gestion des pièces jointes
Les pièces jointes jouent un rôle central dans Merlin Project, en fournissant un moyen polyvalent d'associer divers types d'informations supplémentaires à vos groupes, activités, jalons ou ressources. Semblable à l'ajout de pièces jointes aux courriels, cette fonction vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires au sein de vos projets. Il vous suffit de faire un clic droit sur l'objet auquel vous souhaitez associer une pièce jointe, puis de cliquer sur "Insérer > Pièce jointe". Sélectionnez la pièce jointe qui convient à votre utilisation. Dans Merlin Project, vous pouvez utiliser les types de pièces jointes suivants :
Liste de contrôle: Joignez une liste de mesures à prendre. Cette liste est idéale pour suivre les petites activités au sein d'un projet, telles que les tâches nécessaires à la réalisation de l'activité, mais trop petites pour constituer une activité à part entière.
Événement: Ajoutez des événements ou des rendez-vous supplémentaires. Cette fonction est particulièrement utile pour planifier des réunions, des rendez-vous ou des appels liés à des éléments spécifiques du projet.
Fichier: Inclure des fichiers en tant que pièces jointes. Ces fichiers font partie intégrante de votre document de projet et facilitent l'accès aux documents importants.
Informations: Joignez des bribes d'informations. Ces informations sont utiles pour documenter les décisions, les résultats clés, les protocoles de réunion ou tout autre type de détails supplémentaires.
Problème: Enregistrez des informations sur les problèmes ou les questions qui se posent. Ce type de pièce jointe vous permet de classer et de gérer efficacement les problèmes. Entre autres informations, vous pouvez assigner les ressources qui ont signalé le problème ou qui sont chargées de le résoudre. En outre, vous pouvez fixer des dates d'échéance jusqu'à ce que le problème soit résolu.
Risques: Gérez les risques du projet en joignant des informations relatives aux risques. Cela vous permet d'évaluer l'impact, la probabilité et les mesures d'atténuation de chaque risque. La gestion des risques est une discipline à part entière. C'est pourquoi nous avons consacré un sous-chapitre complet à ce sujet. Si vous ne pouvez pas attendre, il vous suffit de vous rendre au chapitre sur la gestion des risques.
Gestion des pièces jointes pour la journée portes ouvertes
Voici comment utiliser les pièces jointes pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.
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Liste de contrôle : Etapes pour préparer la zone de réception le jour de l'événement, y compris la mise en place de la signalisation, l'organisation des paquets de bienvenue et la préparation du comptoir d'enregistrement.
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Événement : La journée portes ouvertes proprement dite, prévue de 14 heures à 18 heures, comprenant un calendrier d'activités telles que des démonstrations d'usines, des visites d'installations et des séances de réseautage.
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Fichier : un document complet de planification de l'événement comprenant les contrats avec les fournisseurs, les biographies des intervenants et le programme de l'événement.
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Informations : Notes de la dernière réunion de planification comprenant les décisions sur les expositions finales de plantes, le menu de restauration convenu et un plan de secours en cas de mauvais temps.
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Problème : un enregistrement de l'annulation d'un conférencier à la dernière minute : Un enregistrement de l'annulation d'un conférencier à la dernière minute, avec les actions à entreprendre pour trouver un remplaçant et mettre à jour le programme de l'événement.
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Risque : une analyse du risque potentiel de faible participation en raison d'événements locaux concurrents, d'implications dues au mauvais temps, etc.
Conseils pour utiliser efficacement les pièces jointes dans Merlin Project :
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Lier à des ressources externes : Vous pouvez lier les URL des pièces jointes à des sites Web ou des documents externes pour faciliter la consultation.
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Tirez les leçons des projets passés : Dans le type de pièce jointe "Risque", utilisez la section "Leçons apprises" pour enregistrer les enseignements tirés de la gestion des risques. Ces connaissances peuvent éclairer les projets futurs.
En exploitant les pièces jointes dans Merlin Project, vous améliorez la documentation, vous rationalisez la collaboration et vous vous assurez que vos projets restent bien documentés et organisés. Que vous travailliez dans la construction, le développement de logiciels ou tout autre secteur, les pièces jointes peuvent s'avérer précieuses pour gérer efficacement les informations relatives aux projets.
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