Mise en place des coûts
La planification budgétaire et la répartition des coûts sont des aspects vitaux de la gestion de projet, et Merlin Project vous fournit les outils nécessaires pour les gérer efficacement. Voici un guide concis pour vous aider à démarrer :
Pour commencer, sélectionnez les activités, les jalons, les groupes ou les affectations auxquels vous souhaitez attribuer des budgets et des coûts dans la vue principale. Cliquez sur l'inspecteur et passez au troisième onglet - celui avec l'image de pièces de monnaie et un signe de dollar. L'inspecteur des finances comporte trois onglets : Budget, Coût et Solde.
L'onglet Budget
L'onglet "Budget" vous permet de gérer et de contrôler les budgets des éléments sélectionnés. Vous pouvez définir des budgets demandés et des budgets approuvés.
Conseil : Si vous n'avez pas de budget et que vous souhaitez saisir les coûts de base du projet, utilisez l'onglet "Finances → Coût".
L'onglet Coût
Dans l'onglet "Coût", vous pouvez saisir des coûts de base pour les activités et les missions. Saisissez une position de coût en cliquant sur la flèche qui ouvre le champ. Appuyez ensuite sur le symbole plus pour saisir une nouvelle position. Pour ajouter plusieurs postes de coûts, cliquez plusieurs fois sur le symbole plus. Merlin Project additionnera automatiquement ces coûts pour vous dans le champ "Coût de base".
Conseil : Pour les dates d'échéance des coûts, également appelées "Accumulation", choisissez des options telles que "Accumuler immédiatement", "Accumuler au début", "Accumuler au prorata" ou "Accumuler à la fin" en fonction des besoins de votre projet.
L'onglet Bilan
Dans l'onglet Bilan, vous obtiendrez une vue d'ensemble des coûts, classés en Attendu, Planifié et Réel - dans chaque segment séparé par coûts de base, coûts de travail et coûts d'attachement et soustrait du budget approuvé pour calculer le bilan.
Astuce : Cliquez sur le projet de la ligne 0 et passez à l'inspecteur "Finances → Solde" pour voir la somme totale de tous les éléments de coût du projet classés par budget prévu, planifié et réel.
En examinant les inducteurs de coûts pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc, plusieurs considérations financières émergent :
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Pour l'aspect "Lieu et logistique", les dépenses les plus importantes proviendront probablement de la location de l'espace événementiel, qui doit refléter l'esthétique verdoyante de la marque. Les dépenses supplémentaires dans ce domaine comprennent la location de mobilier, la mise en scène et l'équipement audiovisuel de pointe pour créer une expérience immersive. Les coûts de production de la signalétique et des panneaux d'information sont également importants, sans oublier les dispositions indispensables pour faire face aux aléas climatiques, qui peuvent impliquer la location de tentes ou d'autres équipements de protection.
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En ce qui concerne la Gestion des invités, les engagements financiers englobent la conception créative et l'impression des invitations, ainsi que les frais d'affranchissement pour un envoi traditionnel. L'investissement dans un système d'inscription fiable et efficace pour gérer les RSVP, associé au personnel requis pour l'accueil et la coordination des invités le jour même, représente un autre centre de coûts.
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Les efforts de marketing et de promotion entraîneront des dépenses pour la publicité ciblée sur les médias sociaux, la production de matériel promotionnel de haute qualité et, éventuellement, l'engagement de services de relations publiques pour obtenir une couverture de la presse locale. Ces efforts sont essentiels pour susciter l'enthousiasme et garantir une participation élevée.
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Dans le secteur Activités et engagement, la budgétisation des sessions interactives et des ateliers peut inclure l'embauche de conférenciers ou d'animateurs experts, l'achat de matériel pour des démonstrations en direct, et peut-être des coûts associés à des caractéristiques spéciales ou à des attractions pour engager les participants.
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La catégorie Catering and Amenities comprend non seulement les frais de restauration, mais aussi les considérations pour un menu varié qui s'aligne sur le thème botanique, y compris des rafraîchissements biologiques et à base de plantes qui reflètent les valeurs de l'entreprise.
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Pour l'Expérience de la marque, les dépenses seront consacrées à la création d'expositions de produits et de stands d'information de haute qualité, avec un budget supplémentaire réservé aux échantillons gratuits et aux cadeaux promotionnels conçus pour impressionner les participants et laisser une impression durable de la marque.
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Enfin, la Gestion post-événement générera des coûts associés aux outils de collecte et d'analyse des commentaires, ainsi qu'à la production de communications de remerciement personnalisées aux invités, qui contribueront à un processus de suivi complet et professionnel.
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