De la carte heuristique au plan de projet
La conversion d'une carte heuristique en un plan de structure de projet concret est remarquablement facile et transparente. Il s'agit d'un simple changement de vue. Pour cela, changez votre type de vue en Répartition du travail > Entrée. Le résultat de votre session de réflexion apparaît désormais sous la forme d'une liste de groupes et d'activités. Cette conversion permet de traduire directement chaque activité de la carte heuristique dans la structure du projet.
La clarté apportée par un plan structuré élimine toute ambiguïté, en présentant les activités de manière claire et linéaire. Il est ainsi plus facile pour les membres de l'équipe de comprendre leurs rôles et leurs responsabilités. En outre, il permet une compréhension chronologique du projet, ce qui facilite la communication de l'état d'avancement général aux parties prenantes et la prise de mesures correctives si, par exemple, les délais ou les exigences budgétaires ne sont pas respectés.
Votre premier projet : La journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.
Prenons un exemple pratique : Vous faites partie d'un groupe de travail chargé d'organiser la journée portes ouvertes annuelle de VitaLeaf Botanicals Inc, un producteur fictif de plantes de haute qualité pour les ménages et les bureaux. Pour assurer le succès de l'événement, vous réunissez votre équipe pour discuter de toutes les exigences et de tous les souhaits. Au cours de cette réunion, vous lancez des réflexions et les organisez dans la carte heuristique du Merlin Project.
L'équipe génère de nombreuses idées sur les activités à venir. Après avoir laissé une large place à la collecte d'idées sans entrave, vous commencez à regrouper les idées en différents modèles. Les résultats de la séance de réflexion sont organisés en plusieurs branches d'activité distinctes pour la journée portes ouvertes de VitaLeaf Botanicals Inc.
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Tout d'abord, la branche Lieu et logistique implique la sélection d'un lieu approprié qui incarne l'essence verte et luxuriante de VitaLeaf Botanicals. Il s'agit notamment d'organiser le mobilier nécessaire, l'équipement audiovisuel, la signalisation et de prévoir les éventuels aléas météorologiques pour les espaces extérieurs.
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Dans la branche Gestion des invités, les activités comprennent la création et la gestion de la liste d'invitations, la conception et l'envoi des invitations, et la mise en place d'un système RSVP clair. Il s'agit également de planifier l'accueil des invités, l'enregistrement et de fournir des étiquettes nominatives le jour de l'événement.
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La branche Marketing et promotion se concentre sur les stratégies visant à faire connaître l'événement. Il s'agit notamment de créer un plan de marketing cohérent, d'utiliser les plateformes de médias sociaux, les campagnes d'e-mailing et la presse locale pour susciter l'intérêt et l'anticipation pour la journée portes ouvertes.
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Dans la branche Activités et engagement, l'accent est mis sur l'élaboration d'un programme attrayant. Il s'agit de programmer des ateliers, des visites des installations et des sessions interactives qui mettent en valeur les produits et l'expertise de VitaLeaf. En outre, la planification de démonstrations en direct sur l'entretien des plantes et leur intégration dans les bureaux et les environnements domestiques est également incluse.
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La branche Catering and Amenities s'occupe de l'expérience culinaire et du confort des invités. Elle couvre la sélection des traiteurs, la planification du menu en mettant l'accent sur les options biologiques et à base de plantes, et l'organisation des rafraîchissements pendant toute la durée de l'événement.
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Pour la branche Expérience de la marque, l'objectif est d'immerger les invités dans l'éthique VitaLeaf. Il s'agit de mettre en place des présentoirs de produits, des stands d'information et de distribuer du matériel promotionnel et des échantillons qui transmettent la qualité et les avantages des plantes proposées par VitaLeaf.
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Enfin, la branche Gestion post-événement décrit les activités postérieures à l'événement, telles que la collecte de commentaires par le biais d'enquêtes, l'envoi de notes de remerciement aux participants et la tenue d'un compte rendu avec l'équipe pour évaluer le succès de l'événement et les domaines à améliorer.
Une fois la réunion terminée, il vous suffit de convertir la carte heuristique en un plan de répartition du travail pour transformer les idées en tâches réalisables.
Pour l'instant, toutes les activités sont datées du même jour et manquent d'informations sur leur durée, les exigences de travail, la date de début, etc. Par conséquent, dans le prochain sous-chapitre, nous verrons comment contextualiser nos activités.
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