Del mapa mental al plan de proyecto
Convertir un mapa mental en un plan de estructura de proyecto concreto es extraordinariamente fácil y sin complicaciones. Implica un simple cambio dentro de las vistas. Para ello, cambie su tipo de vista a Desglose del trabajo > Entrada. El resultado de su sesión de lluvia de ideas aparece ahora como una lista de grupos y actividades. Esta conversión garantiza una traducción directa de cada actividad del mapa mental a la estructura del proyecto.
La claridad que aporta un plan estructurado elimina la ambigüedad, exponiendo las actividades de forma clara y lineal. Esto facilita a los miembros del equipo la comprensión de sus funciones y responsabilidades. Además, proporciona una comprensión cronológica del proyecto, lo que ayuda a comunicar el progreso general a las partes interesadas y facilita la adopción de medidas correctivas si, por ejemplo, no se cumplen los plazos o los requisitos presupuestarios.
Su primer proyecto: La jornada de puertas abiertas en VitaLeaf Botanicals Inc.
Consideremos un ejemplo práctico: Usted forma parte de un grupo de trabajo que planifica la Jornada de Puertas Abiertas anual en VitaLeaf Botanicals Inc., un productor ficticio de plantas de alta calidad para hogares y oficinas. Para garantizar el éxito del evento, reúne a su equipo para discutir todos los requisitos y deseos. Durante esta reunión, usted hace una lluvia de ideas y las organiza dentro del mapa mental del Merlin Project.
El equipo genera numerosas ideas sobre las próximas actividades. Tras dejar un amplio margen para la recopilación desinhibida de ideas, usted comienza a agruparlas en diferentes patrones. Los resultados de la sesión de lluvia de ideas se organizan en varias ramas de actividad distintas para el evento de puertas abiertas de VitaLeaf Botanicals Inc.
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En primer lugar, la rama Lugar y logística implica seleccionar un lugar adecuado que encarne la esencia verde y exuberante de VitaLeaf Botanicals. Incluye la organización del mobiliario necesario, el equipo audiovisual, la señalización y la planificación de posibles contingencias meteorológicas para los espacios al aire libre.
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En la rama de Gestión de invitados, las actividades implican crear y gestionar la lista de invitados, diseñar y enviar las invitaciones y establecer un sistema claro de RSVP. Esto también abarca la planificación de la recepción de invitados, el registro y el suministro de etiquetas con los nombres el día del evento.
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La rama de Marketing y Promoción se centra en las estrategias para dar publicidad al evento. Esto incluye la creación de un plan de marketing cohesivo, la utilización de plataformas de medios sociales, campañas de correo electrónico y prensa local para generar expectación y expectación por la jornada de puertas abiertas.
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En la rama Actividades y compromiso, la atención se centra en la elaboración de un programa atractivo. Se trata de programar talleres, visitas a las instalaciones y sesiones interactivas que pongan de relieve los productos y la experiencia de VitaLeaf. Además, también se incluye la planificación de demostraciones en directo sobre el cuidado de las plantas y su integración en entornos de oficina y domésticos.
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La rama Catering y servicios se ocupa de la experiencia culinaria y la comodidad de los invitados. Abarca la selección de empresas de catering, la planificación del menú haciendo hincapié en las opciones orgánicas y vegetales, y la organización de refrigerios durante todo el evento.
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Para la rama Experiencia de marca, el objetivo es sumergir a los invitados en la ética de VitaLeaf. Esto implica montar expositores de productos, puestos informativos y distribuir material promocional y muestras que transmitan la calidad y los beneficios de la oferta vegetal de VitaLeaf.
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Por último, la rama Gestión posterior al evento describe las actividades posteriores al evento, como la recopilación de comentarios a través de encuestas, el envío de notas de agradecimiento a los asistentes y la realización de una reunión informativa con el equipo para evaluar el éxito del evento y los aspectos que deben mejorarse.
Una vez concluida la reunión, basta con convertir el mapa mental en un plan de división des trabajo para convertir las ideas en tareas realizables.
Hasta ahora, todas las actividades están fechadas el mismo día y carecen de información sobre su duración, requisitos de trabajo, fecha de inicio y mucho más. Por lo tanto, en el siguiente subcapítulo, vamos a explorar cómo contextualizar nuestras actividades.
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