Primeros pasos
Primeros pasos con Merlin Project
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Al iniciar Merlin Project, le aparecerá el último proyecto en el que haya trabajado o verá una ventana que le ofrece opciones para crear un nuevo proyecto (basado en un documento vacío o en una plantilla preestablecida) o abrir uno reciente. Además, puede acceder a nuestra sección de ayuda e instrucciones para obtener enlaces a nuestro equipo de asistencia y a nuestro canal de YouTube o crear y abrir sus plantillas. Si alguna vez tiene dudas, el manual de Merlin Project está a su disposición para ofrecerle respuestas.
Por ahora, empecemos con un lienzo en blanco. Abra un nuevo proyecto a partir de un documento vacío.
Navegación en Merlin Project
En primer lugar, vamos a presentarle la ventana principal de Merlin. Está dividida en cuatro zonas. En la parte superior, encontrará la Barra de herramientas (1), su puerta de acceso a las funciones más utilizadas. Justo debajo, se encuentra la Barra de funciones (2), que le ofrece el control sobre la visualización de sus proyectos. La parte izquierda de la barra de funciones indica el tipo de vista y la vista del proyecto que se mostrará en el espacio de trabajo inferior. Si alguna vez tiene dudas sobre una función o un botón, simplemente pase el ratón por encima. Aparecerán unas amistosas sugerencias amarillas que ofrecen un texto explicativo para mayor claridad. En caso de que la ayuda dinámica esté desactivada, haga clic en el símbolo de interrogación situado a la derecha de la barra de herramientas. Esta ayuda intuitiva se extiende a todos los campos, columnas y comandos de menú. Para los usuarios de iPad, si mantiene el dedo sobre un objeto obtendrá una ayuda similar.
El espacio de trabajo (3) es el corazón y el alma de Merlin Project. Cada tipo de vista ofrece múltiples vistas del proyecto que muestran diversa información del proyecto en el espacio de trabajo. Según el tipo de vista seleccionado a través de la barra de funciones, podrá ver el desglose del trabajo de su proyecto, los planes de red, los recursos, las asignaciones, los informes y los archivos adjuntos.
En el Inspector (4), puede editar los detalles en función de los elementos que seleccione. Actualmente, muestra la información general de un proyecto, ya que aún no se han añadido actividades, grupos ni nada más a la ficha del proyecto. Una vez que haya añadido más elementos, podrá ver, añadir o modificar los detalles a través del inspector. El inspector está configurado por defecto como "siempre oscuro". Si lo desea, puede cambiar el aspecto en los ajustes (pulse ⌘+, o vaya a "Merlin Project > Ajustes...") en "General > Aspecto del inspector > Ajustar automáticamente".
Tipos de vista en Merlin Project
El tipo de vista División del trabajo es fundamental en Merlin Project, ya que presenta elementos del proyecto como actividades, hitos, grupos y recursos en un diseño jerárquico. Este formato simplifica las modificaciones de la estructura del proyecto y la gestión de la asignación de recursos. Puede utilizar esta vista para visualizar plazos, duraciones y dependencias. También puede acceder a esta vista con el método abreviado ⌘+1.
El tipo de vista Plano de red ofrece diferentes visualizaciones en comparación con la línea de tiempo clásica:
La vista de proyecto Flow enfatiza las secuencias de actividades.
Kanban* agrupa las actividades en función del estado, lo que la hace ideal para el seguimiento del progreso en la gestión ágil de proyectos configuraciones
- El Mapa mental y el Organigrama le permiten mapear y agrupar actividades basándose en puntos en común, especialmente útiles para los métodos de gestión creativa de proyectos. También puede acceder a esta vista con el atajo de teclado ⌘+2.
El tipo de vista Recursos proporciona información detallada sobre los recursos de su proyecto, incluyendo personal, materiales, empresas y equipos, junto con sus costes de proyecto asociados. Esta vista sienta las bases para el control del proyecto, en el que profundizaremos en próximos capítulos. También puede acceder a esta vista con el atajo de teclado ⌘+3.
La vista Asignaciones ayuda en la coordinación y el análisis de los recursos, ofreciendo información sobre las expectativas de costes, comparaciones entre los valores previstos y los reales para los requisitos de costes y tiempo, y los calendarios y cargas de trabajo de los recursos. Garantiza que todos los miembros del proyecto estén bien utilizados y que no se asignen recursos de más o de menos. También puede acceder a esta vista con el atajo de teclado ⌘+4.
La vista Informes le permite ver, exportar y compartir la información del proyecto. Puede utilizar informes preestablecidos o crear los suyos propios, que estudiaremos más a fondo en el capítulo sobre Control de proyectos. También puede acceder a esta vista con la combinación de teclas ⌘+5.
La vista Adjuntos permite añadir y visualizar adjuntos, información adicional, relacionados con actividades o hitos específicos. Entre ellos se incluyen listas de comprobación, eventos, archivos, información, problemas y riesgos. Esto minimiza las asimetrías de información al almacenar todos los datos relacionados con el proyecto dentro de su documento, garantizando que la información crítica esté disponible para todos los usuarios. También puede acceder a esta vista con el atajo de teclado ⌘+6.
Ahora vamos a profundizar en los tipos de vista más importantes, viendo cómo se alinean con tres metodologías de gestión de proyectos: tradicional, ágil y creativa, e identificando qué tipo de vista se adapta mejor a sus necesidades.
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Introducción a los modos de vista
para la gestión tradicional de proyectos
Introducción a los modos de vista
para la gestión tradicional de proyectos
Dentro de Merlin Project, un espectro de tipos de vista se adapta para dar vida a las prácticas tradicionales de gestión de proyectos, cada uno de los cuales ofrece perspectivas distintas sobre la organización y estructura de su proyecto. El modo de vista División des trabajo reina en el reino de la gestión tradicional de proyectos, presentando un diagrama de Gantt que esboza la jerarquía de las actividades de su proyecto. Esta vista proporciona una visión completa de la composición y el calendario de su proyecto.
Para acceder a la vista división des trabajo en Merlin Project, abra un proyecto existente o cree uno nuevo. En la barra de funciones, elija simplemente el tipo de vista "División des trabajo". Aquí descubrirá una serie de elementos del proyecto: Actividades, hitos, grupos, recursos y sus interdependencias, todos meticulosamente estructurados y organizados visualmente.
En su esencia, la división des trabajo funciona como un marco jerárquico. El "Título del proyecto" (#0) significa el nivel más alto, seguido de los grupos y las actividades individuales anidadas dentro de esos grupos. Estos grupos actúan como secciones globales, consolidando múltiples actividades o hitos para una visión general más racionalizada.
La gran flexibilidad de la vista división des trabajo le permite adaptar la estructura del proyecto según sus necesidades. Las actividades y los hitos pueden reposicionarse sin esfuerzo mediante la función de arrastrar y soltar, y la información relativa a recursos, costes y anexos adicionales puede integrarse y asignarse sin problemas a actividades específicas. Esta función mejora su capacidad para elaborar estrategias y ejecutar el proyecto con precisión.
Además, el desglose del trabajo agiliza el establecimiento de dependencias, un elemento indispensable en la gestión de proyectos. Estas dependencias garantizan la secuencia correcta de ejecución de las tareas, reduciendo el riesgo de pasar por alto los caminos críticos. Además, puede crear y personalizar estas dependencias directamente dentro de la vista.
Cuando procedamos a crear nuestro proyecto inicial, en el capítulo 3, se detallarán más detalles sobre la creación y la mejora de su proyecto.
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Introducción a los modos de vista
para la gestión ágil de proyectos
Introducción a los modos de vista
para la gestión ágil de proyectos
Merlin Project introduce el concepto de gestión ágil de proyectos mediante la utilización de un tablero Kanban. Kanban, un método visual de gestión de proyectos, consiste en organizar las actividades como tarjetas en un tablero, cada una de las cuales representa una tarea con diversos atributos como título, estado, recursos asignados y anexos adicionales. He aquí una guía sobre la creación de un tablero Kanban en Merlin Project:
1. Abrir o crear un proyecto
Para empezar con Kanban en Merlin Project, acceda a un proyecto existente o cree uno nuevo.
2. Seleccione la vista Kanban
Dentro de Merlin Project, navegue hasta "Plano de red" y elija "Kanban" o "Kanban compacto" en el menú. Esta acción mostrará la información "Esta vista requiere una agrupación por un campo de estado".
Al entrar en la vista Kanban, sus actividades aparecerán como tarjetas dentro de columnas que representan el estado actual de las actividades. Las columnas, conocidas en Merlin Project como "campos de estado", suelen incluir "Por hacer", "En curso/realizando" y "Hecho", simbolizando el flujo de trabajo de izquierda a derecha, indicando el progreso de la tarea. También tiene la flexibilidad de configurar campos personalizados para adaptar la vista a sus necesidades específicas. Para definir este flujo, tendrá que establecer estos campos de estado.
3. Definir campos de estado
Acceda al asistente Kanban y cree nuevos campos a partir de una plantilla o elija campos personalizados que se adapten a sus necesidades. Defina o agrupe los campos en función de los atributos existentes. Puede establecer los valores de estado, vincularlos a la finalización y limitar el número de actividades en curso para un mejor control. Utilicemos por ahora la plantilla "Kanban simple".
Una vez que su tablero Kanban esté configurado con las columnas y los valores de estado adecuados, las actividades se rellenarán automáticamente como tarjetas dentro de sus respectivas columnas en función de su estado.
Navegación dentro de Kanban
Puede mover manualmente las tarjetas dentro de las columnas para ajustar el estado de las actividades a medida que avanzan. Esta representación visual ayuda a seguir el progreso de las actividades y a organizarlas en consecuencia.
Además, puede adjuntar archivos e información adicional a las tarjetas Kanban. Seleccionando una o varias tarjetas y haciendo clic en "Adjuntar", puede añadir archivos o información, señalados con el icono de un clip.
Para crear nuevas tarjetas Kanban, puede hacer clic en el icono más o utilizar la combinación de teclas ⌘+N. Estas tarjetas representarán nuevas actividades en su proyecto.
Adjuntar archivos e información: Puede adjuntar archivos e información adicional a las tarjetas Kanban. Seleccione una o varias tarjetas, haga clic en Adjuntar para añadir archivos o información. Los archivos adjuntos se representan con el icono de un clip.
Merlin Project ofrece la flexibilidad necesaria para transitar sin problemas entre las vistas tradicionales de gestión de proyectos y las vistas ágiles de Kanban, lo que le permite adaptar su enfoque de gestión de proyectos según sus necesidades. Esta integración de metodologías le dota de una herramienta robusta para gestionar proyectos que se alinean con las preferencias de su equipo y los requisitos del proyecto.
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Introducción a los modos de vista
para la gestión creativa de proyectos
Introducción a los modos de vista
para la gestión creativa de proyectos
Bienvenido al mundo de la gestión de proyectos creativos en Merlin Project. Para realizar una lluvia de ideas y planificar sus proyectos creativos, utilice la vista Mapa Mental.
Los mapas mentales destacan como una herramienta inestimable de lluvia de ideas por su capacidad para transformar ideas intrincadas y polifacéticas en elementos visuales claros y manejables. Esta técnica mejora la concentración y profundiza la comprensión al deconstruir conceptos complejos en subtemas estructurados. Fomenta un entorno en el que se optimiza la retención de la memoria mediante el uso de imágenes vívidas y colores. Este método se alinea bien con el enfoque meticuloso y estructurado que a menudo se prefiere en los entornos profesionales.
La naturaleza dinámica de los mapas mentales fomenta la libre asociación, lo que permite la aparición de soluciones innovadoras que podrían eludir métodos de lluvia de ideas más lineales. Aprovecha la tendencia natural del cerebro a conectar conceptos relacionados, lo que lo convierte en una potente herramienta en el proceso de resolución de problemas. Además, los mapas mentales agilizan la organización de los pensamientos, resultando muy eficaces en escenarios en los que el tiempo apremia y las ideas requieren un desarrollo y una comunicación rápidos.
Los mapas mentales prosperan en contextos de colaboración, proporcionando un lenguaje visual que los equipos pueden comprender colectivamente y sobre el que pueden construir. Su flexibilidad para adaptar y reestructurar ideas con facilidad lo convierte en una herramienta ideal para la planificación y la gestión de proyectos. Encarna la adaptabilidad y la precisión necesarias en los entornos profesionales. En esencia, el mapa mental es más que una herramienta para captar la complejidad; es un marco para potenciar la innovación colaborativa y la planificación estratégica.
Si aprovecha la vista mapa mental y otras funciones de Merlin Project, podrá planificar, gestionar y ejecutar proyectos creativos de forma eficaz. Esta herramienta garantiza la flexibilidad y la colaboración dentro de su equipo. La vista mapa mental ofrece un enfoque visual y organizado para capturar y perfeccionar sus ideas creativas, lo que la convierte en un activo inestimable para la gestión de proyectos creativos.
Ahora que ya conoce la utilidad de estos tipos de vista, embarquémonos en la creación de nuestro propio proyecto. ¿Está listo para empezar?
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Crear proyectos con IA en segundos
con el Asistente Inteligente
Crear proyectos con IA en segundos
con el Asistente Inteligente
Desde la versión 9 de Merlin Project, puede generar proyectos completos con nuestro asistente inteligente. El asistente, asistido por IA, crea automáticamente una estructura de proyecto completa, incluidas tareas, dependencias y recursos, a partir de una simple introducción de texto.
Una vez generado el proyecto, puede personalizarlo como desee. De este modo, no empieza con un plan de proyecto vacío, sino que ya dispone de una plantilla inicial. A diferencia de las plantillas ya hechas, ésta se adapta exactamente a su proyecto.
Cómo utilizar el asistente inteligente
- Abra Merlin Project y aparecerá el menú de inicio
- Ahora seleccione el asistente inteligente en la pestaña «Nuevo documento
- Haga clic en «Crear» y se abrirá una nueva ventana
Ahora se abrirá el asistente inteligente. Introduzca aquí una breve descripción de su proyecto, defina el idioma del proyecto, especifique la longitud del proyecto y qué otros elementos debe generar el asistente. Puede elegir entre los siguientes elementos
- Costes de mano de obra
- Dependencias
- Recursos
- Hitos
- Riesgos
Descripción del proyecto
Utilizamos ChatGPT para generar los planes del proyecto. Un modelo de lenguaje amplio como ChatGPT genera contenido basado en un „prompt“. Un "prompt" bien formulado da instrucciones claras y reduce las desviaciones en el resultado, especialmente con el uso repetido.
Sea específico: cuanta más información tenga la IA, más probable será que el proyecto cumpla sus expectativas. Estos son algunos consejos para las instrucciones orientadas a objetivos:
-
Especifique los formatos de tiempo: Si es necesario, indique el formato deseado.
Ejemplo: "Describa la cantidad de trabajo en días." -
Especifique la programación: Proporcione instrucciones de programación.
Ejemplo: "Planifique de forma conservadora; el proyecto durará al menos tres meses."
*Incluir riesgos:** Señalar los riesgos conocidos.
Ejemplo: "Considere los riesgos al cambiar la gestión del proyecto."
Por supuesto, esto es sólo la punta del iceberg. Pruebe ChatGPT con distintas variantes para perfeccionar constantemente la indicación. Esto le ayudará a determinar la información óptima para sus proyectos.
Idioma del proyecto
La opción "Reconocer el idioma del proyecto" está activada por defecto. Esto significa que el idioma del proyecto se basa automáticamente en el idioma de la consulta.
Sin embargo, si desea un idioma de salida diferente independientemente del idioma de la consulta, puede ajustarlo manualmente en la lista desplegable. Esto es especialmente útil si trabajas en equipos internacionales y el idioma de entrada difiere de tus preferencias. Simplemente escriba su idioma preferido y seleccione el idioma deseado para el proyecto. El asistente inteligente generará el proyecto en el idioma seleccionado.
Longitud del proyecto
Especifique la longitud deseada del proyecto para dar a la IA una orientación sobre el número de tareas. El número exacto puede variar, pero aquí tiene una guía aproximada:
- Pequeño**: 20 - 30 actividades
- Mediano**: 40 - 50 actividades
- Grande**: >50 actividades
Generación de proyectos
¿Ha descrito suficientemente su proyecto? Entonces haga clic en "Crear".
El asistente generará ahora su proyecto. Mientras la barra de progreso está visible en la barra de herramientas, el proyecto permanece bloqueado. Las tareas, cargas de trabajo, recursos, dependencias, hitos y riesgos se crean ahora en base a sus especificaciones.
En cuanto aparezca el título del proyecto en la barra, podrá realizar cambios. ¡Buena suerte con su proyecto y nuestro asistente inteligente!
En el próximo capítulo, crearemos un proyecto desde cero.
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