Controlar
Introducción al control de proyectos
En este capítulo, nos sumergimos en los fundamentos del control de proyectos, un elemento fundamental en el ámbito de la gestión de proyectos. El control del proyecto es un aspecto crítico que se centra en supervisar y dirigir el progreso del proyecto, garantizando que se cumplan los objetivos dentro del plazo y el presupuesto especificados. Implica la comparación continua del avance real del proyecto con la trayectoria prevista, abarcando el control de costes, la gestión del calendario y la evaluación del rendimiento.
Un control eficaz del proyecto facilita la pronta identificación y mitigación de los riesgos, garantizando que los resultados del proyecto se ajusten a las normas de calidad y a las expectativas de las partes interesadas. Este proceso es indispensable para mantener la dirección general y la integridad del proyecto, lo que lo convierte en un componente clave para lograr el éxito del proyecto.
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Dominar la gestión de tareas
Antes de adentrarnos en los entresijos de la adaptación de su plan de proyecto a las nuevas circunstancias, vamos a equiparle con un juego de herramientas de conceptos de gestión de tareas. Estas herramientas le guiarán en el establecimiento de objetivos procesables, la priorización de su trabajo y la estructuración eficaz de su jornada.
En el acelerado mundo actual, donde el tiempo es un bien preciado, la gestión eficaz de las tareas es la clave del éxito. Tanto si es usted un estudiante que hace malabarismos con sus tareas, un profesional que gestiona proyectos o simplemente pretende sacar el máximo partido a su día, una gestión eficaz de las tareas puede repercutir significativamente en su productividad y en el equilibrio entre su vida laboral y personal.
Establecer objetivos SMART
Imagínese al final de un año. Quizá se haya fijado objetivos para el año siguiente, sólo para olvidarlos en cuanto empieza el nuevo año. A menudo, no actuamos en función de nuestros objetivos porque no son procesables. Por lo tanto, es crucial sentar unas bases sólidas estableciendo SMART. SMART son las siglas de específico, medible, alcanzable, razonable y limitado en el tiempo).
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Específico (S): Defina claramente su objetivo con respuestas detalladas al "quién", "qué", "cuándo", "dónde", "cuál" y "por qué" para garantizar una dirección y comprensión precisas.
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Medible (M): Asigne métricas e hitos a su objetivo para realizar un seguimiento de los progresos y concretar lo abstracto, garantizando un camino tangible hasta su consecución.
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Alcanzable (A): Asegúrese de que su objetivo es inspirador pero alcanzable evaluando si tiene o puede obtener los recursos y habilidades necesarios, dividiéndolo en pasos manejables si es necesario.
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Razonable (R): Alinee su meta con objetivos más amplios para mantener la relevancia y la viabilidad, asegurándose de que se basa en la realidad de su contexto organizativo.
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Limitado en el tiempo (T): Ancle su objetivo con una fecha límite clara para fomentar un sentido de urgencia y enfoque, proporcionando un calendario de cuándo deben lograrse los resultados específicos.
Este marco garantiza que sus objetivos estén bien definidos, sean alcanzables y estén alineados con su visión general. Al estructurar sus objetivos de esta manera, ganará claridad y propósito en sus tareas, lo que hará que sean más fáciles de gestionar y priorizar con eficacia.
### Técnicas de priorización
Una vez establecidos sus objetivos, el siguiente paso es el establecimiento de prioridades. No todas las tareas son iguales, y es esencial identificar cuáles requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar. He aquí algunas técnicas de priorización a tener en cuenta:
Matriz Eisenhower: Clasifique las tareas en cuatro cuadrantes en función de su urgencia e importancia. Céntrese en las tareas que son urgentes y esenciales, delegando o programando otras en consecuencia. Obtenga más información sobre la Matriz de Eisenhower en nuestro blog.
Análisis DAFO: Evalúe las tareas de forma exhaustiva utilizando las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Organice las tareas en función de estas categorías para tomar decisiones más informadas y establecer prioridades eficaces. Obtenga más información sobre el Análisis DAFO en nuestro blog.
Matriz BCG: Visualice las tareas a través de una matriz de cuatro campos para obtener una mejor perspectiva de su importancia e impacto. Esta herramienta puede agilizar la toma de decisiones en la gestión de proyectos, la gestión de las partes interesadas, la evaluación de riesgos o el análisis DAFO. Obtenga más información sobre la Matriz BCG en nuestro blog.
Bloqueo del tiempo para mayor eficacia
Ahora que ha definido sus objetivos SMART y priorizado sus tareas, es el momento de ejecutarlas con eficacia. Un enfoque muy eficaz es el "Bloqueo del tiempo". Esta técnica consiste en dividir su día en bloques de tiempo específicos, dedicando cada bloque a una tarea concreta o a un conjunto de tareas relacionadas.
Entre las ventajas del bloqueo del tiempo se incluyen la concentración focalizada, la reducción de la procrastinación, la reducción del estrés asociado a los plazos ajustados y la mejora del balance entre la vida laboral y personal mediante la programación de bloques de tiempo para actividades personales.
Ahora, volvamos al Merlin Project y seamos testigos de cómo se materializa nuestro evento de puertas abiertas.
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El plan frente a la realidad
Los proyectos rara vez se desarrollan exactamente según lo previsto, y es aquí donde la gestión operativa de proyectos desempeña un papel fundamental. Como gestor de proyectos, su papel implica la supervisión y adaptación continuas del plan del proyecto a medida que éste avanza. Esto implica un seguimiento vigilante de los valores reales frente a los previstos, crucial para mantener el rumbo y tomar decisiones con conocimiento de causa.
En gestión de proyectos, esto se conoce como línea de base. En Merlin Project utilizamos
para el concepto de valores planificados, esperados y reales. Encontrará más información sobre este término en nuestras FAQ.
En Merlin Project, puede configurar sin problemas la vista de proyecto comparación plan/real para facilitar este proceso. Acceda a la comparación plan/real a través de Estructura de desglose del trabajo > Comparación plan/real (Tiempo) o Comparación plan/real (Coste). La vista "Tiempo" presenta un diagrama de Gantt con barras de referencia que muestran los valores de planificación previstos y reales. La vista "Coste" se centra en la disparidad entre los costes planificados y los reales y su impacto en el presupuesto global.
Supongamos que se encuentra con una actividad que requiere más trabajo del previsto. Para integrar la realidad en el plan del proyecto, seleccione la actividad y navegue hasta el Inspector de "Actividad: Valores reales" (cuarta pestaña). Introduzca la fecha exacta para el "Inicio real" a fin de reflejar cuándo comenzó realmente el trabajo. Ajuste el porcentaje de finalización en función del progreso realizado, especificando cuánto trabajo se ha hecho y cuánto queda para completarlo.
A medida que se introducen los valores reales, la vista calcula y muestra automáticamente las disparidades entre los valores "planificados" y "reales". Esto incluye el trabajo inicial planificado frente al trabajo real, las fechas de inicio y fin y otras métricas relevantes. Los valores planificados, en gris, pueden estilizarse en el inspector de estilo modificando el diseño de las "Barras de referencia".
Valores previstos: Los valores "Esperados" se actualizan en función de los valores reales, ofreciendo una visión del futuro del proyecto teniendo en cuenta tanto el plan inicial como la ejecución real.
Consejo: Si el alcance de su proyecto cambia, por ejemplo, si se añaden varias tareas u otras ya no parecen tan importantes, cree una copia del proyecto. Esto le permitirá hacer comparaciones con el plan original más adelante.
Alinear el acto de puertas abiertas con la realidad
La ejecución de un evento de puertas abiertas para VitaLeaf Botanicals Inc. presenta retos que afectan al tiempo, el alcance o el coste. Entre las circunstancias potenciales que provocan cambios o retrasos se incluyen:
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Problemas con proveedores y suministros: La escasez o los problemas logísticos con los proveedores podrían retrasar el montaje, haciendo necesarios cambios en el alcance del evento o un aumento de los costes por sustituciones de última hora.
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Complicaciones relacionadas con el lugar de celebración: Cuestiones como la doble reserva o un mantenimiento inesperado podrían provocar cambios en la fecha o el lugar del evento, incurriendo en costes adicionales.
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Condiciones meteorológicas: Un tiempo imprevisible puede obligar a reprogramar los actos al aire libre, lo que repercutirá en el calendario e incurrirá en costes adicionales.
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Dificultades de personal: La indisponibilidad de personal clave debido a emergencias podría afectar a la ejecución del evento, incrementando potencialmente los costes de mano de obra.
Otras circunstancias que afectan al evento podrían ser los excesos presupuestarios, las dificultades técnicas, los cambios normativos, una asistencia inesperadamente elevada y los problemas de comunicación. Una gestión proactiva y ágil del evento, unida a una comunicación transparente, es esencial para abordar estos retos con eficacia y mantener la confianza de las partes interesadas. Manténgase informado sobre las circunstancias que provocan cambios en el plan del proyecto y adáptese en consecuencia.
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Gestión de riesgos
En el ámbito de la gestión de proyectos, el viejo adagio "espere lo inesperado" no podría ser más adecuado. Los proyectos no siempre se desarrollan según lo previsto, y aquí es donde entra en juego el arte de la gestión operativa de proyectos. Con Merlin Project, dispondrá de una potente herramienta para identificar, evaluar y mitigar los riesgos y, en última instancia, dirigir sus proyectos hacia resultados satisfactorios.
Profundicemos en cómo Merlin Project puede potenciar sus esfuerzos de gestión de riesgos. La gestión de riesgos se almacena en los adjuntos. Para añadir un riesgo a una actividad, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en la fila y seleccionar "Insertar" > "Adjunto" > "Riesgo". Esto le permite llevar a cabo una gestión de riesgos tradicional dentro de su proyecto, centrándose en los siguientes aspectos clave:
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Información sobre el riesgo: Añada una descripción, evaluación del impacto, clasificación del estado, acciones y cierre del riesgo.
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Costes del riesgo: Indique los costes atribuidos al riesgo
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Información adicional: Añada etiquetas, campos y anotaciones al riesgo para mostrar más información y permitir una fácil categorización de los riesgos en grupos similares.
Cómo configurar y utilizar el adjunto "Riesgo
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Proporcione un título descriptivo para el riesgo identificado, añada una fecha de creación para saber cuándo se ha identificado el riesgo, agrúpelo en un grupo y clase específicos y añada la probabilidad de que se produzca, así como la persona que informó del riesgo y la persona encargada de gestionarlo. Puede añadir más información sobre el riesgo en el campo de texto abierto "Descripción del riesgo".
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Evalúe el impacto del riesgo por alcance, costes y plazo. Basado en el modelo de triple restricción, esto le permite evaluar si la calidad del proyecto se verá afectada por un determinado riesgo. Comprender el impacto de los riesgos en su proyecto es crucial. Merlin Project ofrece tres menús desplegables para evaluar el impacto de los riesgos:
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Alcance: Evalúe cómo puede afectar el riesgo al contenido del proyecto y al resultado asociado al mismo. ¿Se verá afectado el resultado por los riesgos? ¿Son necesarias adaptaciones a determinados objetivos o hitos, y cómo de notables serán estos cambios?
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Costes: Estime el impacto potencial de los costes si el riesgo se materializa. ¿Requerirá el riesgo un presupuesto adicional? En el desplegable, puede establecer incrementos de costes desde insignificantes hasta > 5% de incremento de costes.
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Fecha límite: Evalúe cómo podría afectar el riesgo a los calendarios del proyecto y a la fecha de finalización del mismo. ¿En qué medida provocará el riesgo un retraso en la fecha límite? Elija entre "retrasos menores" y "> 10% de retraso en el plazo".
Cada una de estas evaluaciones contribuye a la puntuación global del riesgo, con valores que van de 0 a 5 puntos.
- Merlin Project automatiza el cálculo del estado del riesgo basándose en la información que ha introducido:
- La probabilidad se califica de 0 a 10 puntos.
- El alcance se califica de 0 a 5 puntos.
- Los costes se califican de 0 a 5 puntos.
- El plazo se califica de 0 a 5 puntos.
La puntuación global del riesgo, reflejada en = Total, se sitúa en el intervalo de 0 a 25 puntos y sirve como medida de la gravedad del riesgo. El Estado del riesgo se deriva de esta puntuación. Los riesgos con >= 15 puntos se clasifican como "Riesgo Alto", los riesgos con <= 8 puntos son "Riesgos Medios" y los riesgos por debajo de esa puntuación son "Riesgos Bajos".
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Para definir la acción y los pasos previstos para mitigar o prevenir el riesgo, basta con indicarlos en el campo de texto abierto "Acciones".
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En la sección Cierre, dispone de varias opciones para seguir el progreso del riesgo:
Marque los riesgos como "Se ha producido" si el riesgo se ha materializado efectivamente. A continuación, registre cualquier retraso temporal causado por el riesgo. Especifique la duración en horas, días, semanas, etc. Puede indicar además los costes ocasionados por el riesgo. Tenga en cuenta que ni el "Retraso de cierre" ni los "Costes" afectan a los cálculos de tiempo o costes del proyecto. Estos campos están ahí simplemente para darle información sobre el riesgo. Todas las adaptaciones del plan del proyecto deben hacerse a través del Inspector en "Valores reales".
En el campo "Lecciones aprendidas", describa los conocimientos obtenidos del riesgo. Documente sus experiencias y las medidas adoptadas para minimizar o eliminar riesgos similares en futuros proyectos. Esto le permitirá aprender de las experiencias pasadas y tomar decisiones con conocimiento de causa.
- Añada elementos de coste que puedan integrarse en sus informes de costes yendo a la pestaña "Riesgo: Costes". Para añadir elementos de coste, haga clic en el símbolo más. Merlin Project sumará automáticamente todos los costes por usted en el campo "Costes base". Para las fechas de vencimiento de los costes, también conocidas como "Devengo", elija entre opciones como "Devengo inmediato", "Devengo al inicio", "Devengo prorrateado" o "Devengo al final" en función de las necesidades de su proyecto.
Merlin Project proporciona un marco completo para gestionar los riesgos con eficacia, ayudándole a navegar con confianza por las inciertas aguas de la gestión de proyectos. Siguiendo estos pasos, podrá aumentar la resistencia de su proyecto y mejorar sus capacidades generales de gestión de proyectos.
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