El plan frente a la realidad
Los proyectos rara vez se desarrollan exactamente según lo previsto, y es aquí donde la gestión operativa de proyectos desempeña un papel fundamental. Como gestor de proyectos, su papel implica la supervisión y adaptación continuas del plan del proyecto a medida que éste avanza. Esto implica un seguimiento vigilante de los valores reales frente a los previstos, crucial para mantener el rumbo y tomar decisiones con conocimiento de causa.
En gestión de proyectos, esto se conoce como línea de base. En Merlin Project utilizamos
para el concepto de valores planificados, esperados y reales. Encontrará más información sobre este término en nuestras FAQ.
En Merlin Project, puede configurar sin problemas la vista de proyecto comparación plan/real para facilitar este proceso. Acceda a la comparación plan/real a través de Estructura de desglose del trabajo > Comparación plan/real (Tiempo) o Comparación plan/real (Coste). La vista "Tiempo" presenta un diagrama de Gantt con barras de referencia que muestran los valores de planificación previstos y reales. La vista "Coste" se centra en la disparidad entre los costes planificados y los reales y su impacto en el presupuesto global.
Supongamos que se encuentra con una actividad que requiere más trabajo del previsto. Para integrar la realidad en el plan del proyecto, seleccione la actividad y navegue hasta el Inspector de "Actividad: Valores reales" (cuarta pestaña). Introduzca la fecha exacta para el "Inicio real" a fin de reflejar cuándo comenzó realmente el trabajo. Ajuste el porcentaje de finalización en función del progreso realizado, especificando cuánto trabajo se ha hecho y cuánto queda para completarlo.
A medida que se introducen los valores reales, la vista calcula y muestra automáticamente las disparidades entre los valores "planificados" y "reales". Esto incluye el trabajo inicial planificado frente al trabajo real, las fechas de inicio y fin y otras métricas relevantes. Los valores planificados, en gris, pueden estilizarse en el inspector de estilo modificando el diseño de las "Barras de referencia".
Valores previstos: Los valores "Esperados" se actualizan en función de los valores reales, ofreciendo una visión del futuro del proyecto teniendo en cuenta tanto el plan inicial como la ejecución real.
Consejo: Si el alcance de su proyecto cambia, por ejemplo, si se añaden varias tareas u otras ya no parecen tan importantes, cree una copia del proyecto. Esto le permitirá hacer comparaciones con el plan original más adelante.
Alinear el acto de puertas abiertas con la realidad
La ejecución de un evento de puertas abiertas para VitaLeaf Botanicals Inc. presenta retos que afectan al tiempo, el alcance o el coste. Entre las circunstancias potenciales que provocan cambios o retrasos se incluyen:
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Problemas con proveedores y suministros: La escasez o los problemas logísticos con los proveedores podrían retrasar el montaje, haciendo necesarios cambios en el alcance del evento o un aumento de los costes por sustituciones de última hora.
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Complicaciones relacionadas con el lugar de celebración: Cuestiones como la doble reserva o un mantenimiento inesperado podrían provocar cambios en la fecha o el lugar del evento, incurriendo en costes adicionales.
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Condiciones meteorológicas: Un tiempo imprevisible puede obligar a reprogramar los actos al aire libre, lo que repercutirá en el calendario e incurrirá en costes adicionales.
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Dificultades de personal: La indisponibilidad de personal clave debido a emergencias podría afectar a la ejecución del evento, incrementando potencialmente los costes de mano de obra.
Otras circunstancias que afectan al evento podrían ser los excesos presupuestarios, las dificultades técnicas, los cambios normativos, una asistencia inesperadamente elevada y los problemas de comunicación. Una gestión proactiva y ágil del evento, unida a una comunicación transparente, es esencial para abordar estos retos con eficacia y mantener la confianza de las partes interesadas. Manténgase informado sobre las circunstancias que provocan cambios en el plan del proyecto y adáptese en consecuencia.
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